○雲南市農業委員会文書管理規程

平成19年8月31日

農業委員会告示第4号

(趣旨)

第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、雲南市農業委員会(以下「委員会」という。)における文書(マイクロフィルム文書を含む。)の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書はすべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、能率的に処理しなければならない。

(職員)

第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書責任者)

第4条 委員会に文書責任者をおく。

2 文書責任者は、会長の承認を得て局長の指定する事務局職員をもってこれに充てる。

3 文書責任者は、局長の命を受け、そのグループにおける文書事務の処理を推進し、完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。

4 局長は、必要と認めるときは、文書責任者の補助者を置くことができる。

(文書責任者の職務)

第5条 文書責任者は、上司の命を受け次の各号に掲げる事務を掌理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の処理促進に関すること。

(4) 文書の編纂及び成冊についての審査、指導に関すること。

(5) 文書の保存及び引継ぎに関すること。

(6) その他文書の処理に関すること。

(収受)

第6条 到着した文書は、すべて収発簿に記載し、収受印を押し番号を記入した上、直ちにグループに配付し、受領印を徴するものとする。ただし、軽易なものについては、収発簿への登載を省略することができる。

(処理)

第7条 文書はすべて、関係者の合議を求め、職員、グループリーダー、局長、管理監、統括監の順に回議して、会長の決裁を受けなければならない。

(起案)

第8条 起案を要するものについては、担当者は直ちに着手し、前条の順を経て会長の決裁を受けなければならない。

2 調査等のため日数を要するもの以外は、前条及び前項の決裁は同時に行うものとする。

(決裁文書の処理)

第9条 決裁文書は、すべて次の各号のいずれかにより処理しなければならない。

(1) 発送を要するものは、使送、郵送に区分して処理すること。

(2) 法規文書、公示文書及び令達文書は、浄書、校合の上、掲示及び送達すること。

(3) 案件処理後は、文書責任者の指示に従い保管すること。

(4) 処理未済の文書は、一定の書箱に収納し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の編纂)

第10条 決裁文書で所定の手続を終ったもの(以下「完結文書」という。)は、各ガイドごとに区分し、文書責任者の審査、指導のもとに編纂成冊するものとする。

2 完結文書は、会計年度ごとに編纂する。ただし、暦年ごとに区分することが適当なものについてはこの限りではない。

3 編纂紙数が少量のときは、数年分を1冊とすることができる。

4 成冊する場合は、表紙及び背表紙をつけ、文書の種別等を明らかにしなければならない。

(文書の保存区分)

第11条 完結文書は、次の4種に区分して保存しなければならない。

第1種 永久保存の必要があるもの

第2種 10年保存の必要があるもの

第3種 5年保存の必要があるもの

第4種 1年、2年又は3年保存の必要があるもの

2 保存年限は、局長が定める。

3 文書の種別は、別表のとおりとする。

4 局長は、特に必要があると認めた場合には、保存年限を変更することができる。

(保管の方法)

第12条 編纂を終えた文書、簿冊は文書保存台帳に登載し、年次を追って所定の場所に収納しておくものとする。

2 マイクロフィルム文書は、グループにおいて保管するものとする。

(廃棄)

第13条 保存期間の満了した文書は、文書責任者において会長の決裁を経て廃棄の手続きをするものとする。

2 マイクロフィルム文書化した原文書は、局長が特に保存を必要と認めたものを除き、前項の手続に従って廃棄するものとする。

(文書の持出し禁止)

第14条 文書は、局長が承認した場合を除き、庁外に持出してはならない。

(その他)

第15条 この規程に定めるものの外、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年4月18日農委告示第10号)

この告示は、平成20年4月1日から施行する。

別表 略

雲南市農業委員会文書管理規程

平成19年8月31日 農業委員会告示第4号

(平成20年4月1日施行)