○個人情報の開示請求等の特例に係る要領

平成23年8月1日

訓令第18号

(趣旨)

第1条 この要領は、雲南市個人情報保護条例(平成16年雲南市条例第16号。以下「条例」という。)第22条の規定による個人情報の開示請求等の特例について必要な事項を定める。

(対象とする個人情報の範囲及びその内容)

第2条 条例第22条第1項の規定により口頭により開示請求できる個人情報は、当該個人情報に係る事務を所管する課(室)の長が、あらかじめ総務部総務課長(以下「総務課長」という。)と協議のうえ、次に掲げる内容を考慮して定める。

(1) 情報に係る本人からの開示に対する需要の高いもの

(2) 開示について特に即時性が要求されるもの

(3) 情報の記録形態が定型的で、あらかじめ開示に対する判断を一律に行っておくことができるもの

(4) 実務上、即時の開示に対応することが可能なもの

2 所管課(室)長は、前項の規定により口頭により開示請求できると定めたもののうち、各種試験の結果については、原則として得点又は順位により開示を行うこととする。なお、得点又は順位以外の判定要素を含む場合は、それぞれの試験の性質、内容、開示に対する需要、開示した場合の影響等を勘案したうえで判断する。

(口頭により開示請求することのできる個人情報の公表)

第3条 所管課(室)長は、口頭により開示請求をすることができる個人情報を定めたときは、次に掲げる事項について総務課長に通知する。なお、通知した内容を変更及び廃止するときも同様とする。

(1) 口頭開示を行う試験等の名称及び開示の内容

(2) 口頭開示を行う期間

(3) 口頭開示を行う場所

(開示の期間)

第4条 口頭開示を行う期間は、個人情報の性質、内容、記録形態、対象となる個人数等を勘案し、原則として、口頭開示を開始する日から30日以内とする。また、口頭開示を開始する日は、原則として合否発表の日とする。ただし、特別の理由がある場合には、それ以外の日とすることができる。

(開示の受付及び開示の場所)

第5条 開示の受付及び開示の場所は、原則として所管課(室)長が定めた場所で行う。

(本人確認)

第6条 本人確認の方法は、次のとおりとする。

(1) 特例による開示請求は、本人に限る。

(2) 試験結果等の開示の本人確認は、自動車運転免許証、パスポート、学生証、その他官公庁が発行する写真添付の証明書、その他本人であることを確実に確認することができる書類により行う。

(開示の方法)

第7条 開示の方法は、次のとおりとする。

(1) 開示は口頭又は閲覧によって行い、写しの交付は行わない。

(2) 開示の対象とする文書に請求者以外の情報が記録されている場合には、当該部分を紙等で覆って閲覧に供する。

(受験者への通知)

第8条 特例により口頭開示を実施する所管課(室)の長は、開示請求の特例を利用できることについて、次に掲げる事項を受験案内等に記載し、当該試験等の受験者に通知する。

(1) 口頭による開示請求ができること。

(2) 口頭開示の内容

(3) 口頭開示の受付期間

(4) 口頭開示の受付時間

(5) 口頭開示を行う場所

(6) 本人確認のための書類等の持参が必要なこと。

(7) 電話照会は受け付けないこと。

(その他)

第9条 その他必要な事項は、所管課(室)長と総務部総務課長が協議して定める。

附 則

この訓令は、平成23年8月1日から施行する。

個人情報の開示請求等の特例に係る要領

平成23年8月1日 訓令第18号

(平成23年8月1日施行)