○宇土市文書管理規則

平成19年12月28日

規則第28号

(趣旨)

第1条 この規則は,宇土市文書管理条例(平成13年条例第3号。以下「文書管理条例」という。)の施行その他文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則における用語の意義は,文書管理条例に定めるもののほか,次の各号に掲げる用語の区分に従い,当該各号に定めるところによる。

(1) 収受 文書を受け取り,その件名,発信元,受取日等を記録し,文書番号を付すことをいう。

(2) 起案 事務の内容について意思決定を行うため,原案を作成することをいう。

(3) 主管課 当該文書に係る事案を担当する課をいう。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第3条 文書管理条例第5条に規定するファイル責任者は課長又は同等職の者をもって充て,ファイル担当者は係長又は同等職の者をもって充てる。

(文書の種別)

第4条 文書管理条例第9条に定める文書の種別は,次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの

 規則 法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき処分し,又は決定した事項を一般に知らせるために公示するもの

 公告 告示以外で一定の事項を特定の者又は一般に知らせるために公示するもの

(3) 令達文書

 訓令 市長が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するもの

 達 特定の個人,法人又は団体に対して権限に基づいて命令,禁止,取消し等の処分をするもの

 指令 特定の個人,法人又は団体の申請,願い出等に対して許可,認可,承認等をするもの

(4) 通達文書 所属の機関又は職員に対して,事務処理上の方針,細目等を指示するもの

(5) 往復文書 照会,回答,請求,督促,諮問,答申,報告,協議,申請,建議,進達,副申,具申,内申,勧告,通知,送付,依頼等

(6) 内部文書 伺い,復命書,供覧,事務引継書等

(7) その他の文書 議案文,証明文,契約文,表彰文,儀式文等前各号に掲げる公文書以外の文書

(文書番号)

第5条 次の各号に掲げる文書には,当該各号に定めるところにより,記号及び番号を付さなければならない。

(1) 条例及び規則 記号はその区分に従い「宇土市条例」及び「宇土市規則」とし,番号は総務課においてその区分ごとに宇土市条例番号簿(様式第1号)及び宇土市規則番号簿(様式第2号)により公布の日付順に一連番号を付する。

(2) 訓令,告示及び公告 記号はその区分に従い「宇土市訓令」,「宇土市告示」及び「宇土市公告」とし,番号は総務課においてその区分ごとに宇土市訓令番号簿(様式第3号),宇土市告示番号簿(様式第4号)及び宇土市公告番号簿(様式第5号)により公示の日付順に一連番号を付する。

(3) 指令及び達 記号は「宇市( )指令」及び「宇市( )達」の文字の( )内に課ごとに定める記号を付けたものとし,番号は宇土市指令番号簿(様式第6号)及び宇土市達番号簿(様式第7号)により令達の日付順に課ごとに一連番号を付する。

(4) 前3号に掲げる文書以外の文書 記号は「宇市」の文字の後に各課の記号を付けたものとし,番号は文書収発簿(様式第8号)により課ごとの一連番号を付ける。ただし,次に掲げる文書については記号及び番号を省略することができる。

 市の組織内に発する文書

 挨拶文書その他これに類する文書のうち,保存を行わない文書

 請求書,領収書その他これに類する文書

2 文書の番号は,前項第1号及び第2号に掲げる文書にあっては毎年1月1日を,同項第3号及び第4号に掲げる文書にあっては毎年4月1日を起点とする。

3 既に番号を付けた文書に関連がある文書を収受し,又は起案する場合においては,枝番号を付し,処理することができる。

(文書等の受領及び配布)

第6条 市に郵送等により到着した文書等は,原則として総務課長が受領し,主管課を確認するため開封する必要がある場合を除いて開封せず,主管課ごとに仕分けして総務課の文書仕分棚により配布する。

2 前項の到達文書のうち配達記録,配達証明,書留等の表示のある文書は,特殊郵便物受付簿(様式第9号)に必要事項を記載の上,各課へ配布する。

(郵便料金未払等文書の取扱い)

第7条 前項に規定する文書等のうち,料金が未払又は不足のものは,官公庁から発送したものその他必要と認めるものに限り,その料金を支払い,これを受領するものとする。

(電磁的記録の受信等)

第8条 通信回線を利用して到達した電磁的記録の受信は,次に掲げるとおりとする。

(1) 情報通信網を利用し専用のソフトウェアを介してやりとりする電磁的記録は所管課が受信する。

(2) 総務課において受信した電磁的記録で総務課の所管に属さないものは,総務課が所管課に転送する。

(受領した文書の収受)

第9条 各課においては,配布を受け,又は直接受領した文書を,次に掲げるとおり速やかに処理するものとする。

(1) 普通文書は,余白に受付日付印を押した上,文書収発簿に収発番号を記載し,収受月日,文書件名,発信者その他必要な事項を登録する。

(2) 親展文書は,名宛人に配布する。この場合において,名宛人が閲覧後,前号の規定により処理をする必要があると認めるときは,同号の規定による処理を行う。

(3) 不受理申出等その他到達時刻が権利の得失に関係あるものは,受付印の下に到達時刻を明記する。

(4) 前条の規定により受信した電磁的記録(軽易なものを除く。)は,速やかに紙に出力し,第1号の規定による処理を行う。

(起案)

第10条 文書の起案は全て起案用紙(様式第10号)を用い,起案理由,参考事項及び添付した関係書類等について付記しなければならない。ただし,定例のもの又は簡易なものについては,起案用紙を用いず,次に掲げるとおり処理することができる。

(1) 収受文書の余白に決裁欄印を押し,処理案又は施行案を記載する方法

(2) 作成した案の複写物の余白に決裁欄印を押し,伺い文を記載する方法

(文書の持回り)

第11条 急を要する文書又は機密その他重要な文書は,持回り決裁を受けることができる。この場合においては,内容を説明できる職員が当たらなければならない。

(文書の発信者名)

第12条 発送する文書の発信者名は,市長名を用いる。ただし,次の各号に掲げる場合においては,当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(1) 庁内の文書及びこれに類するもの 特に重要な事案を除き,副市長名又は部課長名

(2) 対外的に発送する文書のうちその内容が軽易であるもの 決裁権を有する者の職及び氏名又は市役所名

2 発送する文書の末尾に主管する課係名,担当者名及び連絡先を表示するものとする。

(公印,契印及び割印)

第13条 文書は,宇土市公印規程(平成12年訓令第2号。この条において「公印規程」という。)第12条の規定による承認を得た上で公印を押し,発送又は施行の手続をしなければならない。

2 発送する文書のうち,その施行を確認する必要があるものには,原議書と契印するものとする。

3 契約書その他差替え等を防ぐ必要がある文書には,そのとじ目に当該文書に使用した公印で割印をするものとする。この場合においては,パンチによる刻印を行うことにより割印に代えることができる。

4 前3項に定めるもののほか,公印の押印に関し必要な事項は,公印規程の定めるところによる。

(文書及び物品の発送)

第14条 文書又は物品の発送を要するときは,主管課において次に掲げるとおり処理しなければならない。

(1) 郵送文書等は,はがきを除き,封筒に入れ,又は堅固に荷造りをして発送先を記載し,午後3時までに郵便物差出票を添えて総務課に届けなければならない。

(2) 書留,速達,配達記録,親展等の取扱いを要するものは,封筒又は荷造り表面にその旨を朱書きしなければならない。

(3) 電報,ファクシミリ又は電子メール(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成14年法律第26号)第2条第1号に規定する電子メールをいう。以下同じ。)による発送は主管課において発信するものとする。

2 総務課は,前項の規定により郵便文書等を預かったときは,その日分を取りまとめ,料金後納郵便差出票を添えて郵便局に差し出さなければならない。

(文書の保管用具)

第15条 文書管理条例第17条第1項に定める専用の容器は,ファイリング用3段式キャビネット(以下「キャビネット」という。)とする。

2 前項の規定にかかわらず,キャビネットに収納することが不適当な文書については,総務課長と協議の上,保管庫,図面庫,書棚等に収納することができる。この場合において,職員は,当該文書の名称,収納場所等を記載した所在カードをキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

3 主管課における保管用具の増減は,文書の収納状況を調査の上,総務課長が決定する。この場合において,主管課が保管用具の増を要望する場合は,文書管理用品要望書(様式第11号)によるものとする。

(文書の保管及び整理)

第16条 職員は,職務中を除き,文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は,同種の事務に属し,かつ,原則保存期間を同じくする文書をまとめ,文書名を記載したラベルを貼った文書フォルダ(以下「個別フォルダ」という。)に収納し,キャビネットの所定の位置に保管する。ただし,キャビネット以外に保管する文書については,それに適したファイル用具に編さんし,保管するものとする。

3 保管する文書は,次に掲げるところにより整理するものとする。

(1) 文書管理条例第15条に規定する小分類(個別フォルダ)に含まれる文書の量は50枚を原則とする。

(2) 文書管理条例第15条に規定する中分類(第2ガイド)に含まれる個別フォルダの数は10冊を原則とする。

(3) 文書管理条例第15条に規定する大分類(第1ガイド)に含まれる中分類(第2ガイド)の数は5個を原則とする。

4 文書管理条例第18条ただし書に規定する継続文書を収納する個別フォルダには,所定の箇所に朱書きで「継」の表示をするものとする。

5 キャビネットは,原則として,上段及び中段の引き出しに現会計年度文書を収納し,下段の引き出しに前会計年度文書を収納するものとする。

6 当日中に処理の終わらない文書で,収納すべき個別フォルダが作成されていない文書は,事務担当者ごとのやりかけフォルダに収納し,常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

7 決裁途中の文書は,退庁時はキャビネット内のやりかけフォルダの前に収納しなければならない。

(ファイル基準表等の保管)

第17条 ファイル責任者は,文書管理条例第7条の規定により作成した前年度文書のファイル基準表(様式第12号)及びファイル基準表総括表(様式第13号)を電子データとして保管し,当該データを総務課に送付しなければならない。

2 ファイル基準表の原本は,前項の規定により送付され,総務課が保管するものとする。

(文書の引継ぎ及び保存)

第18条 ファイル責任者は,文書管理条例第19条の規定により,ファイル基準表の配列順に個別フォルダを整理し,毎年度末に総務課に引き継がなければならない。

2 文書の引継ぎは,総務課文書管理担当職員と主管課職員とで行い,ファイル基準表順に配列された個別フォルダを順番に取り出し,保存期間ごとの保存箱に収納しなければならない。

3 総務課は,前2項の規定により引継ぎを受けた文書については,書庫に整理し,保存するとともに,ファイル基準表に整理し番号を付し,保存箱の位置を速やかに検索できるようにしなければならない。

(保存期間)

第19条 文書管理条例第21条第3項の保存期間の基準は,別表のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず,文書のうち電子メールの保存期間は,10年とする。

(書庫の管理)

第20条 書庫は,開閉を厳重にし,その鍵は総務課において保管する。

2 書庫の出入りについては,鍵借用表(様式第14号)に必要事項を記載するとともに,総務課の指示に従わなければならない。

(保存文書の利用)

第21条 保存文書を利用しようとする職員は,公文書一時貸出管理台帳(様式第15号)に必要な事項を記入し,総務課長の指示に従い貸出しを受けるものとする。

2 保存文書の貸出期間は,原則として,1月以内とする。

3 職員は,保存文書の抜取り,取替え,添削,転貸等をしてはならない。

4 職員は,貸出しを受けた保存文書を紛失し,又は汚損したときは,直ちに総務課長及び当該文書の主管課のファイル責任者に報告しなければならない。

(文書の廃棄等)

第22条 総務課長は,年1回以上,保存期間が満了した文書を調査し,当該文書所管の主管課と協議の上廃棄するものとする。

2 主管課のファイル責任者は,保存期間の満了した文書であっても,更に保存が必要と認められる文書については,総務課に届け出て保存期間を延長するものとする。

3 前項の規定により保存期間を延長した文書は,毎年度保存期間を見直すものとする。

4 第1項の規定にかかわらず,次の各号のいずれかに該当する文書については,随時廃棄することができる。

(1) 容易に再取得できる文書その他特に保存の必要がないと認められるとき。

(2) 条例第24条第1項第1号又は第2号に該当するとき。

(庁外持出しの禁止)

第23条 文書管理条例第26条に規定する文書の滅失等を防ぐため,文書は庁外に持ち出すことができない。ただし,やむを得ない事情がある場合は,保管文書は主管課のファイル責任者の,保存文書は総務課長の許可を得た上で,庁外に持ち出すことができる。

2 前項に規定する許可を得るための申請は,公文書庁外使用申請書兼許可書(様式第16号)によるものとする。

(文書管理の日)

第24条 文書管理条例第27条に規定する点検作業は文書管理の日・点検表(様式第17号)により実施するものとする。

2 主管課は,点検作業後に文書管理の日・点検表を課内で回覧し,その写しを総務課に提出しなければならない。

(文書管理委員会)

第25条 市長は,本市における文書管理を組織的及び効率的に維持管理し,事務の適正化及び能率化を図るために行政機関の職員で構成する文書管理委員会を設置する。

2 文書管理委員会は,行政機関における文書管理状況について調査し,適切な指導及び助言をしなければならない。

(その他)

第26条 この規則の定めるもののほか,文書管理に関し必要な事項は別に定める。

附 則

この規則は,公布の日から施行する。

附 則(平成20年規則第28号)

この規則は,平成20年10月1日から施行する。

附 則(平成25年規則第2号)

この規則は,公布の日から施行し,この規則による改正後の別表の規定は同日までに廃棄されず,又は平成25年3月31日以後に保存期間を満了する文書について,様式第11号は平成24年度以後の文書に係るファイル基準表について適用する。

附 則(平成30年規則第23号)

1 この規則は,公布の日から施行する。

2 改正後の様式第12号は,平成30年度以後の文書に係るファイル基準表について適用する。

別表(第19条関係)

文書の保存期間及び保存区分基準

(1) 30年

番号

文書の種類

備考

1

条例,規則その他の例規の制定改廃並びに解釈及び運用に関する文書


2

市議会の会議録,決議書並びに質問及び答弁等に関する文書


3

境界変更及び配置分合に関する文書


4

訴訟等に関する文書


5

職員の身分,進退,賞罰,任免等人事に関する文書のうち重要なもの


6

予算,決算等財務に関する文書


7

公有財産の取得,管理,処分等に関する文書


8

叙位,叙勲等表彰に関する文書


9

事務の創始及び改廃に関する文書


10

機関の設置及び廃止に関する文書


11

許可,認可等の行政処分に関する文書のうち当該処分に係る期間が10年を超えるもの


(2) 10年

番号

文書の種類

備考

1

事務引継ぎに関する文書

特に重要なものは30年。軽易なものは5年

2

庁議等に関する文書

特に重要なものは30年

3

審議会等に関する文書

特に重要なものは30年

4

宇土市行政手続条例(平成8年条例第1号)第5条の審査基準及び第12条の処分基準に関する文書


5

許可,認可等の行政処分に関する文書のうち当該処分に係る期間が5年を超えるもの


6

行政代執行に関する文書

特に重要なものは30年

7

審査請求その他の争訟に関する文書


8

契約に関する文書

特に重要なものは30年。軽易なものは5年

9

工事,物品等に関する文書

軽易なものは5年

10

事業計画及びその実施に関する文書

特に重要なものは30年。軽易なものは5年

11

統計に関する文書

特に重要なものは30年。軽易なものは5年

12

市債及び借入金に関する文書

特に重要なものは30年

13

損害賠償及び損失補償に関する文書

特に重要なものは30年

(3) 5年

番号

文書の種類

備考

1

報告及び届出に関する文書

重要なものは10年。軽易なものは3年

2

許可,認可等の行政処分に関する文書のうち当該処分に係る期間が3年を超えるもの


3

請願,陳情等に関する文書

重要なものは10年

4

出納,経理に関する文書

証拠文書として重要なものは10年。権利の得喪に関するものは30年

5

市税及び税外諸収入に関する文書


6

補助金等の交付に関する文書

国費等の負担を伴うものは10年

7

職員の給与及び旅費並びに服務等に関する文書


8

公文書の開示決定等に関する文書

重要なものは10年

9

監査に関する文書


10

各種台帳

重要なものは10年

(4) 3年

番号

文書の種類

備考

1

許可,認可等の行政処分に関する文書のうち当該処分に係る期間が1年を超えるもの


2

通知,照会及び回答に関する文書

重要なものは5年

3

文書の受付及び発送に関する文書

軽易なものは1年

4

証明に関する文書


5

30年,10年及び5年に掲げたもののうち軽易なもの


(5) 1年

番号

文書の種類

備考

1

軽易な願い,届出等の往復文書で後日参照を必要としないもの


2

台帳に記載した申請書及び届出書


3

主務課以外の課における共通文書


(6) 1年未満

番号

文書の種類

備考

1

資料的文書


2

広報誌,情報誌等


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宇土市文書管理規則

平成19年12月28日 規則第28号

(平成30年10月23日施行)

体系情報
第6類 情報管理/第1章 文書管理
沿革情報
平成19年12月28日 規則第28号
平成20年9月18日 規則第28号
平成25年3月4日 規則第2号
平成30年10月23日 規則第23号