○宇都宮市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和47年2月15日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は,宇都宮市文書取扱規程(昭和36年訓令第2号。以下「文書取扱規程」という。)第41条第3項の規定に基づき,マイクロフィルム文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(平6訓令2・平23訓令1・一部改正)

(用語の意義)

第2条 この規程において,「文書」,「各課長」,「原文書」及び「マイクロフィルム文書」とは,文書取扱規程第2条第1号,第4条第4項及び第41条第2項に規定する文書,各課長,原文書及びマイクロフィルム文書をいう。

2 この規程において,「マスターフィルム文書」とは,法的証拠能力の保有その他活用フィルム文書の作成等のため,行政総務課長が管理するマイクロフィルム文書をいい,「活用フィルム文書」とは,マスターフィルム文書から複製したマイクロフィルム文書で,日常使用するため各課長が管理するものをいう。

(平6訓令2・平15訓令5・平19訓令6・平23訓令1・令2訓令2・一部改正)

(撮影する文書の範囲)

第3条 次の各号に掲げる文書は,マイクロフィルムに撮影するものとする。ただし,第1号に規定する文書であつても,法定保存文書等で行政総務課長が撮影を不適当と認めるものについては,この限りでない。

(1) 永年保存文書及び10年保存文書

(2) 前号以外の文書で行政総務課長が特に必要と認めたもの

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(撮影計画及び撮影)

第4条 行政総務課長は,毎年度当初に前条に定める文書について関係各課長し協議のうえ,当該年度においてマイクロフィルムに撮影する文書を決定し,マイクロフィルム撮影計画書を作成し,これを関係各課長に通知しなければならない。

2 各課長が前項の通知を受けたときは,当該文書を撮影しやすいように整理し,マイクロフィルム文書作成依頼書を添えてこれを行政総務課長に提出しなければならない。

3 行政総務課長は,前項の規定により撮影を依頼されたときは,撮影する文書に,撮影指示書を添えて,撮影の手続きをしなければならない。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(マイクロフィルム文書の作成の委託)

第5条 マイクロフィルム文書の作成は,これを業者に委託することができる。

2 前項の規定によりマイクロフィルム文書の作成を業者に委託するときは,その都度マイクロフィルム文書作成仕様書(以下「仕様書」という。)を作成し,これにより指示しなければならない。

(昭51訓令10・平6訓令2・一部改正)

(撮影の場所及び撮影立会者)

第6条 文書の撮影は,行政総務課長が指示する場所で行なうものとし,関係各課長は,撮影に立ち会う者(以下「撮影立会者」という。)を定めて,その者を撮影に立ち会わせなければならない。

(平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(撮影証明書)

第7条 行政総務課長は,文書の撮影が終了したときは,撮影証明書を作成し,撮影者及び撮影立会者にも署名押印させなければならない。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(検収及び検査)

第8条 第5条の規定により,委託してマイクロフィルム文書を作成した場合においては,仕様書に定める基準により検収しなければならない。

2 前項の検収については,宇都宮市契約規則(平成17年規則第12号)第44条から第47条までに規定するところによる。

3 前2項の規定にかかわらず行政総務課長は,マイクロフィルム文書を,別に定める基準により検査しなければならない。

(昭51訓令10・平6訓令2・平15訓令5・平17訓令5・令2訓令2・一部改正)

(認証)

第9条 マスターフィルム文書は,これを認証するものとする。ただし,特に法的証拠能力を保有させる必要のないものについては,この限りでない。

(平6訓令2・一部改正)

(文書認証人)

第10条 マスターフィルム文書認証のため,文書認証人を置き,行政総務課長をもつてこれにあてる。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(文書認証人の職務)

第11条 文書認証人は,次の各号に掲げる事務を行う。

(1) 原文書の存在を確認し,マスターフィルム文書の内容が,原文書と相違なく,かつ原文書から正写されたものであることを確認し,これを証明すること。

(2) 再製されたマスターフィルム文書が,損傷等を受けた認証済マスターフィルム文書と相違ないことを確認し,これを証明すること。

(平6訓令2・一部改正)

(マイクロフィルム文書の認証)

第12条 マイクロフィルム文書の認証は,委託作成に係るものにあつては第8条第1項の規定による検収後,その他のものにあつては別に定める基準による検査の後,文書認証人において,当該マイクロフィルム文書の末尾に別に定める方法によりマイクロフィルム文書認証書を貼付することにより行う。

2 前項の認証が前条第2号に該当するものであるときは,当該損傷等を受けた認証済マスターフィルム文書を検査し,継続認証に支障がないと認められるものに限り,これを認証するものとする。

3 文書認証人は,前2項の認証を終了したときは,マイクロフィルム文書認証記録簿に記載するものとする。

(平6訓令2・一部改正)

(マスターフィルム文書の管理の方法)

第13条 マスターフィルム文書は,マイクロフィルム文書保存カードを作成のうえ,長期保存に支障のない安全な方法により管理しなければならない。

(平6訓令2・一部改正)

(保存区分)

第14条 マイクロフィルム文書の保存区分は,当該原文書の保存区分によるものとする。

(平6訓令2・一部改正)

(定期検査)

第15条 行政総務課長は,マスターフィルム文書の保存状況について,別に定める基準により定期検査を行い,その結果をマイクロフィルム文書保存カードに記入しなければならない。

2 行政総務課長は,前項の規定による検査の結果,マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは,速やかに原因を除去し,必要があるときは,原文書を再撮影し,原文書が存在しないときは,マスターフィルム文書再製の措置を講じなければならない。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(再撮影及び再製)

第16条 前条の規定によりマスターフィルム文書を再撮影又は再製するときは,行政総務課長は,マイクロフィルム文書再撮影・再製指示書を作成して,撮影の措置を講じなければならない。

2 第5条から第9条まで,第11条第1号第12条第2項及び第3項の規定は,マスターフィルム文書の再撮影及び再製に準用する。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(閲覧及び複写)

第17条 マスターフィルム文書を閲覧しようとする者又は複写の交付を受けようとする者は,依頼簿により行政総務課長に届けなければならない。

2 前項の閲覧(複写)は,行政総務課長の指定する場所で行わなければならない。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(貸出禁止)

第18条 マスターフィルム文書は,貸出ししないものとする。ただし,行政総務課長が特に必要と認めたときは,この限りでない。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(活用フィルム文書の作成)

第19条 活用フィルム文書の作成については,行政総務課長が関係各課長と協議し,必要あるものについて作成するものとする。

(平6訓令2・平15訓令5・令2訓令2・一部改正)

(廃棄)

第20条 マイクロフィルム文書の廃棄については,文書取扱規程第45条の規定を準用する。

(平6訓令2・平23訓令1・一部改正)

(原文書の廃棄)

第21条 マイクロフィルム文書について別に定める定期検査を終了したときは,当該マイクロフィルム文書に係る原文書で支障のないものは,これを廃棄することができる。

(平6訓令2・一部改正)

(様式)

第22条 この規程に規定する計画書等の様式は,別に定める。

(平6訓令2・追加)

(補則)

第23条 この規程に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

(平6訓令2・旧第22条繰下・一部改正)

附 則

この訓令は,公布の日から施行し,昭和46年12月21日から適用する。

附 則(昭和51年10月16日訓令第10号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成6年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成15年3月31日訓令第5号)

この訓令は,平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月25日訓令第5号)

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月31日訓令第6号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成23年2月28日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第2号)

この訓令は,令和2年4月1日から施行する。

宇都宮市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和47年2月15日 訓令第3号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3類 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和47年2月15日 訓令第3号
昭和51年10月 種別なし第10号
平成6年3月 種別なし第2号
平成15年3月31日 訓令第5号
平成17年3月25日 訓令第5号
平成19年3月31日 訓令第6号
平成23年2月28日 訓令第1号
令和2年3月31日 訓令第2号