○宇都宮市文書取扱規程

平成23年2月28日

訓令第1号

宇都宮市文書取扱規程(昭和36年訓令第2号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 本市における文書の取扱いについては,別に定めがあるもののほか,この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し,又は取得した書類及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして,本市が保有しているものをいう。

(2) 電子文書 文書のうち,電磁的記録であって,書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて保存されているものをいう。

(3) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(4) 文書の取扱い 文書の受領,収受,供覧,起案,決裁,施行,完結,保管,引継ぎ,保存等を経て廃棄に至る一連の手続をいう。

(5) 文書管理システム 文書の取扱いのうち,文書の収受,供覧,起案,決裁,保存等の処理及び文書に係る総合的な管理を行う電子計算組織をいう。

(6) 文書の施行 文書による意思表示の最終段階で,文書の決裁後,当該文書の効力を発生させるために行う公印の押印又は電子署名,発送等の手続をいう。

(7) 文書の完結 施行した文書又は供覧若しくは決裁によって処理が終了する文書について,登録又は整理を行うことにより,保管前に当該文書に係る処理を完結させることをいう。

(平30訓令1・一部改正)

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書は,意思決定に至る過程並びに各課の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,作成しなければならない。

2 文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,市政が適正かつ効率的に運営されていることを立証するとともに,本市が市政の諸活動を市民に説明する責務を全うするため,常に整理保管しなければならない。

3 文書の取扱いは,他の電子計算組織により処理されている事務を除き,原則として文書管理システムによって行わなければならない。

(行政総務課長等の職務)

第4条 行政総務課長は,本市における文書及びこれに付随する物品の収受,配付及び発送,文書の審査及び浄書並びに文書の保存に関する事務を掌理しなければならない。

2 行政総務課長は,経営管理課長と連携し,文書管理システムの運用管理に必要な措置を講ずるものとする。

3 行政総務課長は,各課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)の文書事務の処理状況について,随時調査し,必要な措置を講ずるものとする。

4 各課長(課長に準ずるものを含む。以下同じ。)は,その所管に係る文書の取扱いが適正かつ円滑に処理されるように努めなければならない。

(令2訓令2・令3訓令3・一部改正)

(文書取扱主任)

第5条 各課長の文書事務を補助するため,各課に文書取扱主任を置く。

2 各課長は,各課の庶務を担当する職員を文書取扱主任として指名するものとする。

3 文書取扱主任は,次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の収受,配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理,保管,保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書の引継ぎに関すること。

(5) 文書に関する事務の指導及び改善に関すること。

(6) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか,文書事務の処理に関すること。

(備付帳簿)

第6条 各課において備え付ける帳簿は,次のとおりとする。

(1) ファイル管理簿

(2) 保存ファイル目録

(3) 廃棄ファイル目録

2 前項に規定するもののほか,行政総務課においては,次の各号に掲げる帳簿を備え付けるものとする。

(1) 特殊文書収受簿

(2) 物品・私文書収受簿

(3) 郵便切手等受払簿

(4) 公示令達文書整理簿

(5) 議事処理件名簿

(令2訓令2・一部改正)

(文書の分類)

第7条 文書の取扱手続上の分類は,次のとおりとする。

(1) 収受文書 本市が受領した文書で,収受手続を経たものをいう。

(2) 供覧文書 上司の閲覧に供する文書をいう。

(3) 起案文書 本市の意思を決定するため,事案処理の原案を記載した文書をいう。

(4) 決裁文書 起案後,本市の意思を決定する権限のある者の決裁を受けた文書をいう。

(5) 完結文書 文書の完結に至った文書をいう。

(6) 保管文書 各課で保管している文書(保存文書を除く。)をいう。

(7) 保存文書 保管期間を経過した文書で,定められた保存期間の終了まで保存しているものをいう。

(公文の種別等)

第8条 公文の種別は,次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(3) 告示 管内一般又はその一部に公示するものをいう。

(4) 訓令 市長が本庁,所属出先機関又は所属職員に対し指揮命令するもので,公示するものをいう。

(5) 訓 市長の指揮命令のうち,公示しないものをいう。

(6) 達 特定の個人又は団体に対し指示又は命令するものをいう。

(7) 指令 申請,願等に対し処分の意思を表示するものをいう。

(8) 通達 市長がその指揮監督権に基づき,一定の事項を通知するものをいう。

(9) 依命通達 市長の命によりその補助機関が自己の名をもって通達すべき事項を通知するものをいう。

(10) その他公文 通知,報告,進達,内申,副申,伺,申請,願,届,照会,回答,諮問,答申,建議,嘱託,委嘱,依頼,証明,辞令,復命等をいう。

2 公文の書式等は,宇都宮市公文例式及び文体用語等に関する規程(昭和36年訓令第3号)の定めるところによる。

(文書の受領)

第9条 郵便,使送等により到着した文書(電子文書を除く。以下次条から第14条までにおいて同じ。)及び物品は,行政総務課において受領するものとする。

2 前項の規定により受領した文書及び物品については,次の各号に定めるところにより取り扱うものとする。

(1) 普通文書(第3号の特殊文書及び物品以外の文書をいう。以下同じ。)は,開封せず,主管課長(当該文書を主管する課長をいう。以下同じ。)に配付すること。ただし,主管課が不明の文書は,開封することができる。

(2) 前号ただし書の規定により開封した文書に現金,有価証券又は物品が封入されているときは,次により処理すること。

 現金,物品又は1,000円以上の有価証券が封入されているとき 在中の旨の表示印を押し,行政総務課職員が認印した上,特殊文書収受簿に記載して主管課長に配付し,受領印を徴すること。

 1,000円未満の有価証券が封入されているとき 在中の旨の表示印を押し,その額を添え書きし,行政総務課職員が認印すること。

(3) 特殊文書(書留郵便物,簡易書留郵便物,特別送達郵便物,電報その他行政総務課長が特別な取扱いを必要と認めるものをいう。以下同じ。)は,開封せず,封筒表面に収受印を押し,特殊文書収受簿に記載して速やかに主管課長に配付し,受領印を徴すること。ただし,主管課が不明の文書については,開封することができる。

(4) 物品は,物品・私文書収受簿に記載して速やかに主管課長に配付すること。

3 2以上の課に関係ある文書は,最も関係の深いと認められる課に配付するものとする。

4 私文書は,名あて人に配付する。この場合において,当該私文書が第2項第2号ア若しくは同項第3号又は第4号のいずれかに該当するときは,物品・私文書収受簿に記載して配付するものとする。

(令2訓令2・一部改正)

(郵便料金未納等の文書の受領)

第10条 郵便料金が未納又は不足の文書又は物品が到着したときは,官公署から発せられたものその他特に必要と認めるものに限り,その料金を支払い,受領することができる。

(文書の配付及び誤配等の処理)

第11条 普通文書の配付は,別に定めるところにより,行政総務課職員又は逓送車により定時に行うものとする。ただし,次の各号に掲げる文書については,この限りでない。

(1) 大量の印刷物,冊子等で集配が困難なもの

(2) 行政総務課長が集配を不適当と認めたもの

2 配付を受けた文書が誤配であるとき又はその主管でないときは,各課長は,付せんにその旨を表記し,直ちに行政総務課へ返送しなければならない。ただし,配付を受けた各課において主管課が明らかなときは,付せんに当該課名を表記し,回付することができる。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の収受)

第12条 各課長は,行政総務課から文書の配付を受けたとき又は各課において直接文書を受領したときは,次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書管理システムに必要な事項を登録し,文書番号を取得すること。

(2) 文書管理システムへの登録に当たっては,収受した文書をスキャナで読み取り,電子文書として添付し,当該電子文書を原本として保管すること。

(3) 前号の規定により,スキャナで読み取られた文書は,廃棄すること。ただし,当該文書のうち,押印がある等の理由により収受した文書の原本が必要なものは,原本も別途保管すること。

(4) 第2号の規定にかかわらず,文書が大量であり,又はその特性から文書の全体を電子文書とすることが適当でないものについては,スキャナでは読み取らず,別途保管すること。

(5) 第1号の規定にかかわらず,大量又は定例的に取り扱う申請,届等で,同号の手続に代わる手続が明確にされているものについては,その手続により処理すること。

2 前項第1号の文書番号は,会計年度による追次番号とし,照会その他の目的で発送した文書に対応して収受した文書には,当該発送文書の文書番号に枝番を付して用いるものとする。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の供覧)

第13条 供覧文書は,次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 収受文書のうち,前条第1項第2号の規定により処理したもの又は上司に文書の内容を迅速に伝達するために作成した報告書等の文書については,文書管理システムにより供覧すること。

(2) 収受文書のうち,前条第1項第4号の規定により処理したものについては,文書管理システムにより作成した供覧票とともに供覧すること。

(3) 収受文書のうち,他の課に関係のあるものは,関係課に供覧すること。この場合において,供覧手続に代え,その文書の写しを送付する等適宜の措置を講ずることができる。

2 会議形式により意思決定がされた場合については,その会議の開催日時,場所,参加者,案件の可否等を記載した会議記録を作成の上,会議資料とともに,文書管理システムにより当該会議の主管課において供覧しなければならない。

(経由文書の取扱い)

第14条 本市を経由して行政庁等に進達しなければならない文書は,次の各号に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 副申を必要とする経由文書は,本市にあてて提出された文書と同様に取り扱うこと。

(2) 副申を必要としない経由文書は,収受印を押して「経由」の表示をし,決裁を経ること。ただし,この処理は,経由文書処理簿により行うことができる。

(ファクシミリで受信した文書の取扱い)

第15条 前3条の規定は,ファクシミリで受信した文書の収受について準用する。

(電子文書の取扱い)

第16条 各課長は,受領した電子文書について,文書管理システムに必要事項を登録し,第12条第1項の規定により文書番号を取得し,当該電子文書を保管しなければならない。

2 各課長は,電子メールにより受信した電子文書が他の課の所管に係るものであることが判明したときは,当該電子メールを速やかにその所管課に転送するものとする。

3 第13条及び第14条の規定は,電子文書の処理について準用する。

(文書の起案)

第17条 すべての起案の処理は,文書によるものとする。

2 文書の起案は,次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(1) 起案に添付する文書(以下「添付文書」という。)がない場合又は添付文書の全部を電子文書とすることができる場合は,文書管理システムにより電子的に起案すること。

(2) 添付文書を電子文書とすることが困難であり,かつ,当該文書が意思決定の重要な要素でない場合は,当該添付文書を要約した電子文書を添付して文書管理システムにより電子的に起案すること。

(3) 添付文書を電子文書とすることが困難であり,かつ,当該文書が意思決定の重要な要素である場合は,文書管理システムにより作成した起案票とともに回議すること。

(4) 法令等で規定されている様式がある場合又は独自の様式で起案することが合理的である場合は,当該様式により起案すること。

(起案の要領)

第18条 文書を起案するときは,文意を正確かつ簡明なものとしなければならない。

2 起案文書には,起案理由,関係法令及び参考となる事項を記述し,かつ,関係書類を添付しなければならない。ただし,定例的又は軽易な事案については,これを省略することができる。

3 起案文書は,専決,委任及び補助執行について別に定めるものを除き,係長,課長補佐,課長,部次長,部長及び副市長の順による決裁を経て,市長の決裁を受けなければならない。

(例規審査委員会の審査を要する文書の起案)

第19条 条例,規則,訓令,訴訟その他宇都宮市例規審査委員会規程(昭和38年訓令第5号)第1条に規定する宇都宮市例規審査委員会(以下「例規審査委員会」という。)の審査の対象となる事案については,各課長は,あらかじめこれを例規審査委員会の審査に付し,その審査済の結果に基づいて起案するよう行政総務課長に依頼しなければならない。

2 行政総務課長は,前項の規定による依頼を受けたときは,例規審査委員会の審査に付し,その審査済の結果に基づいて起案するものとする。

(令2訓令2・令2訓令6・一部改正)

(合議)

第20条 他の部課に関係のある事案は,同一部内にあっては主管課長,他の部にわたるものにあっては主管部長の決裁後,当該関係部課長に合議しなければならない。

2 合議を要する文書は,あらかじめ主管課長又は主管課の職員において,電話連絡,会議,口頭その他の方法によって関係課と調整を行うことにより,合議先を特に必要なものにとどめるものとする。この場合において,合議先が複数の部にわたるときは,前項の決裁後に同時合議をすることができる。

3 次の各号に掲げる文書は,行政総務課長に合議しなければならない。

(1) 市議会に提出する文書(以下「市議会関係文書」という。)

(2) その他市政に影響を及ぼす重要な文書

4 前項第1号の文書のうち,予算に係るものは財政課長に,同項第2号に掲げるものは政策審議室長に,あらかじめ合議しなければならない。

5 前条第2項の規定により行政総務課長が起案する例規審査委員会の審査済の文書については,同条第1項の規定による依頼をした主管部課長に合議するものとする。

(令2訓令2・令2訓令6・一部改正)

(決裁文書及び施行文書)

第21条 決裁文書は,主管課において決裁年月日を登録又は記入するものとする。ただし,第19条第2項の規定により行政総務課において起案した決裁文書については,行政総務課において決裁年月日を登録するものとする。

2 決裁文書のうち,文書の施行を要する文書(以下「施行文書」という。)は,直ちに施行しなければならない。ただし,当該決裁において,定められた日に施行する決定を受けたときは,その日に施行しなければならない。

(令2訓令6・一部改正)

(市議会関係文書等の取扱い)

第22条 行政総務課長は,市議会関係文書について,主管課長から提案の要求を受けたときは,これを審査の上,議案を作成し,議事処理件名簿に記入して,付議手続をしなければならない。

2 行政総務課長は,前項の文書が市議会の議決を経たとき又は同意等を得たときは,その旨を主管課長に通知しなければならない。

3 行政総務課長は,条例に係る議案について議決を経たときは,これに公布文を付し,市長の署名を得て公布手続をとらなければならない。規則について市長の決裁を受けたときも,同様とする。

(令2訓令2・一部改正)

(公示令達文書の取扱い)

第23条 宇都宮市公告式条例(昭和25年条例第31号)の規定により公布する文書その他公示令達を必要とする文書(以下「公示令達文書」という。)のうち例規審査委員会の審査済の文書を除いたものについては,決裁後直ちに文書管理システムにより公示の依頼をするとともに,行政総務課長に送付しなければならない。

2 行政総務課長は,公示令達文書のうち例規審査委員会の審査済の文書を公布又は公示するときは,当該文書に文書管理システムにより公布又は公示の年月日を登録して処理を行うとともに,当該公布又は公示に係る文書を保存しなければならない。

(令2訓令2・令2訓令6・一部改正)

(文書の記号,番号,発信名及びあて名)

第24条 公文には,次の各号に定めるところにより,記号及び番号を付さなければならない。

(1) 条例,規則,告示,訓令及び訓には,市名及び当該種別を記載し,行政総務課において種別ごとに,文書管理システムにより取得した追次番号を付すること。

(2) 通達及び依命通達には,行政総務課において種別ごとに,文書管理システムにより取得した追次番号を付すること。

(3) 指令及び達には,市名及び当該種別の次に別に定める課名略号を記載し,文書管理システムにより取得した追次番号を付すること。

(4) 前各号以外の公文には,「宮」の文字の次に別に定める課名略号を記載し,文書管理システムにより取得した追次番号を付すること。ただし,軽易なものについては番号を省略し,号外にすることができる。

(5) 第12条第2項の規定は,照会その他の目的で収受した文書に対応して発送する文書について準用する。この場合において,「発送」とあるのは「収受」と,「収受」とあるのは「発送」と読み替えるものとする。

2 前項の番号は,市議会関係文書及び公示令達文書(指令を除く。)にあっては暦年により,その他の一般文書にあっては会計年度によるものとする。ただし,一般文書のうち行政総務課長が必要と認めるものは,暦年によることができる。

3 施行文書は,市長名をもって施行しなければならない。ただし,次の各号に掲げる文書については,当該各号に定める発信名を用いることができる。

(1) 庁外に対して発送する文書(以下「対外文書」という。)で軽易なもの 市名,機関名又は施設名

(2) 庁内に対して発送する文書(以下「対内文書」という。) 主管部課等の長名

4 対外文書で主管課の扱いを明示する必要があるものは,市長名,市名,機関名等の発信者名の下に当該課扱を括弧書で表示するものとする。

5 対内文書のあて名は,発送先の部課等の長名を用いることができる。

(令2訓令2・一部改正)

(公印等の使用)

第25条 施行文書のうち,対外文書は,法令等で定めるものを除き,公印を押印しなければならない。ただし,軽易な文書にあっては,これを省略することができる。

2 前項本文の規定により公印を押印する場合において,当該公印の処理に携わる者は,宇都宮市公印規則(昭和36年規則第38号)に定めるところにより適正に行わなければならない。

3 施行文書のうち,対内文書は,別に定めがある場合を除き,職印及び当該部課長等の認印を省略するものとする。

4 第1項本文の規定により公印を押印しなければならない文書のうち,特に発送部数が多く,かつ,支障がないと認めるものは,同項の規定により公印等を押印した原本を複写したものを正本として用いることができる。

(文書の浄書)

第26条 浄書又は印刷を要する文書については,浄書・印刷依頼書に必要事項を記入し,浄書又は印刷の完成希望期日の3日前(表彰状等については1週間前)までに,原稿を添えて行政総務課長に依頼しなければならない。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の発送)

第27条 各課長は,文書(次条に定める文書を除く。)を発送するときは,次の各号に定めるところにより,郵送等の手続をとらなければならない。

(1) 郵送する文書に郵便送付票を添えて,行政総務課長の指定する時間までに,行政総務課に差し出すこと。ただし,第11条第1項各号に掲げる文書を除く。

(2) 第11条第1項各号に掲げる文書を発送する場合又はやむを得ない理由により行政総務課長の指定する時間外に郵送しなければならないときは,あらかじめ行政総務課長に申し出て指示を受け,主管課において発送すること。

(3) 主管課長又はその指定する者が封筒に入れて携行し,送達する文書にあっては,直接名あて人又は当該文書の受領について権限を有する者に手交すること。

(4) 郵便切手又は郵便はがき(以下「郵便切手等」という。)を使用して発送する必要のある文書は,郵便切手等交付請求書により行政総務課長から郵便切手等の交付を受け,これを使用して主管課において直接発送すること。この場合において,郵便切手等の交付を受けている者は,郵便切手等受払簿により適正に管理し,その結果を毎年度終了後,速やかに郵便切手等受払報告書を行政総務課長に提出することにより報告しなければならない。

(5) 第3種及び小包郵便物とするものは,主管課において封入し,又は包装すること。

(6) 電報により発送する文書は,主管課において直接発送すること。

2 料金受取人払郵便物を発送する場合は,あらかじめ料金受取人払制度利用申請書を行政総務課長に提出しなければならない。

3 第1項第1号の規定により郵送する文書は,別に定めるところにより,行政総務課職員又は逓送車により定時に収集するものとする。

4 行政総務課長は,前項の規定により郵送する文書を収集したときは,料金後納郵便又は料金別納郵便の取扱いにより郵便局に差し出すものとする。

5 行政総務課長は,郵便切手等受払簿により郵便切手等の受払いを整理しなければならない。

(令2訓令2・一部改正)

(電子的方法で施行できる文書)

第28条 次の各号のいずれにも該当する文書は,ファクシミリ又は電子メールによる送信等の電子的方法により発送することができる。

(1) 権利義務の関係にないもの

(2) 秘密を保持する必要のないもの

(3) 公印の押印を省略することができるもの

(4) 相手方が電子的方法で施行することを了承したもの

2 前項の規定にかかわらず,国又は地方公共団体(以下「国等」という。)に対して発送する文書であって,国等が電子的方法で施行することを了承したものは,国等が定める電子的方法により発送することができる。この場合において,発送する文書については,第25条第1項の規定にかかわらず,公印の押印に代えて,電子署名をして発送することができる。

3 前項後段の規定により電子署名をして発送する場合において,当該電子署名の処理に携わる者は,別に定めるところにより適正に行わなければならない。

4 施行文書のうち,対内文書は,原則として庁内情報ネットワークシステムを活用し,電子的方法により施行するものとする。

(平30訓令1・一部改正)

(文書の完結)

第29条 供覧又は決裁によって処理が終了する文書については,当該供覧又は決裁の日を登録し,又は記入して,文書の完結を行うものとする。

2 施行文書については,次の各号に掲げる区分に応じ,当該各号に定める施行年月日,文書番号等の必要事項を登録し,又は記入して,文書の完結を行うものとする。

(1) 市議会関係文書(条例を含む。) 起案文書の決裁日

(2) 公示令達文書(例規審査委員会の審査済の文書を除く。) 行政総務課長に第23条第1項の送付を行った日

(3) 前2号に掲げる文書以外の文書 発送その他の施行の処理を行った日

(令2訓令2・令2訓令6・一部改正)

(文書の整理区分及び保管単位)

第30条 文書は,完結文書と処理を完結していない文書(以下「未完結文書」という。)とに区分して整理するものとする。

(完結文書の整理及び保管)

第31条 完結文書は,次の各号に定めるところにより整理し,保管しなければならない。

(1) 現年度文書と前年度文書とに区分すること。

(2) 会計年度ごとにファイル管理簿に基づき保管すること。

(3) 完結文書の内容が2以上の分類(フォルダー名又は簿冊名)に関係する場合は,最も関係の深い分類に整理すること。

(4) 処理が2年以上にわたる文書は,完結の年度に属する分類に整理すること。

(5) 編冊する文書は,前各号に定めるほか,次により整理すること。

 編冊は,第39条の保存区分の分類の基準に従うこと。

 編冊は,文書管理システムにおいて作成した文書ファイル情報に基づき,簿冊を作成すること。

 簿冊には,ファイル管理簿に基づき,ファイル背表紙をつけること。

(6) 電子文書は,文書管理システムで保管することとし,文書管理システムに必要事項を登録して電子的な簿冊(以下「電子簿冊」という。)を作成すること。

2 完結文書の保管期間は,原則として当該文書が発生した日の属する年度の翌年度末までとする。

(文書分類表及びファイル基準表)

第32条 各課長は,完結文書を整理し,保管するため,毎年度,行政総務課長が指定する期日までに翌年度の文書分類表及びファイル基準表(以下「文書分類表等」という。)を作成しなければならない。

2 各課長は,毎年度終了後,速やかに文書分類表等を整理したファイル管理簿を作成し,行政総務課長に提出するものとする。

3 行政総務課長は,前項の規定により提出された各課のファイル管理簿をとりまとめ,文書ファイル公開目録として,市民の利用に供するものとする。

4 各課長は,文書分類表等について,その内容の変更を必要とする理由が生じたときは,その都度,加除訂正するものとする,

(令2訓令2・一部改正)

(未完結文書の整理及び保管)

第33条 未完結文書は,常に処理状況がわかるように整理し,担当者以外の者でも当該文書の所在を知ることができるように保管しておかなければならない。

(文書の適正な整理及び保管)

第34条 文書は,常に整理し,紛失,盗難,損傷等を防止するとともに,重要なものについては,非常災害時に際して持出しができるよう,あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

2 文書は,的確に整理及び保管をし,必要に応じて目的のものを迅速に取り出して利用できるよう管理しなければならない。

(保管文書の持出し及び貸出し)

第35条 主管課の職員が使用するために保管文書の持出しをするときは,その使用後,ファイル管理簿に基づき,当該文書を元の位置に収納しなければならない。

2 主管課以外の職員が保管文書の貸出しを受けるとき又は主管課の職員が保管課以外に持出しをするときは,当該職員は,保管文書貸出票を提出し,主管課長の承認を得なければならない。

3 前項の規定により貸出しをした文書の返還を受けるときは,ファイル管理簿に基づき当該文書を元の位置に収納しなければならない。

(文書の移替え)

第36条 キャビネットで保管している完結文書は,毎年4月1日に上2段から,下2段に移替えを行わなければならない。ただし,キャビネットで保管している常時使用する完結文書については,移替えを行わないことができる。

2 キャビネット以外で保管している完結文書については,前項の例により,保管場所の移替えを行うものとする。

(文書の引継ぎ)

第37条 各課長は,保管期間を経過した完結文書で,保存を要するものについては,行政総務課長に引継ぎをしなければならない。ただし,文書管理システムに登録した電子文書については,引継ぎを行わないものとする。

2 前項本文の引継ぎは,文書管理システムに登録し,次の各号に定めるところにより処理をした後,保存ファイル目録を提出した上,当該保管文書とともに行わなければならない。

(1) 別表に定める永年の保存文書及びキャビネット以外に保管する完結文書については,原則として編冊すること。

(2) 前号以外の文書については,保存区分ごと,ファイル別に文書保存箱に収納すること。

(3) 保存簿冊及び文書保存箱には,整理番号及びファイル一覧表を付すこと。

3 主管課において,保存を必要とする完結文書については,行政総務課長の承認を得て当該主管課で保存することができる。

4 保管文書の引継ぎは,原則として毎年8月末日までに行わなければならない。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の保存区分)

第38条 文書の保存期間の区分(以下「保存区分」という。)は,永年,10年,5年及び1年とする。

2 文書の保存期間の起算日は,暦年によるものは処理完結の日の属する年の翌年1月1日から,会計年度によるものは当該会計年度の末日の翌日からとする。

(保存区分の分類の基準)

第39条 前条第1項に定める保存区分の分類の基準は,別表のとおりとする。ただし,法令等で保存期間等が別に定められているものについては,この限りでない。

(文書の保存)

第40条 行政総務課長は,第37条第1項本文の規定により保管期間を経過した完結文書の引継ぎを受けたときは,次の各号に定めるところにより,これを書庫に収蔵しなければならない。

(1) 文書管理システムに文書保存箱の入庫情報を登録し,引継保存箱一覧表を各課に配布すること。

(2) 文書保存箱の中に収納されている文書及び保存簿冊と保存ファイル目録とを照合すること。

2 保存期間を経過した保存文書であっても,なお保存の必要があると認められるものについては,行政総務課長の承認を得て,保存期間を延長することができる。この場合において,文書管理システムにおいて登録した保存期間は,修正しなければならない。

(令2訓令2・一部改正)

(マイクロフィルム文書)

第41条 文書の管理上適当と認める場合は,当該文書をマイクロフィルムに撮影することができる。

2 前項の規定によってマイクロフィルムに撮影した撮影済の文書(以下「原文書」という。)が保存文書であるときは,当該文書を撮影したマイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)を当該原文書に代えて保存するものとする。ただし,特に必要があるときは,原文書の保存を妨げない。

3 前項に規定するもののほか,マイクロフィルム文書に関し必要な事項は,別に定める。

(保存文書の貸出し)

第42条 職員が使用するため,第37条第1項の規定により引継ぎを行った文書の貸出しを受け,又は閲覧をしようとするときは,保存文書貸出(閲覧)票を提出し,行政総務課長の承認を得なければならない。

2 前項の規定により貸出しをした文書の返還を受けるときは,保存ファイル目録に基づき当該文書を元の位置に収納しなければならない。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の庁外持出し等の禁止)

第43条 文書は,庁外に持ち出し,又は貸出しを受けた後に転貸することはできない。ただし,特別の事情がある場合で,上司の承認を得たときは,この限りでない。

(書庫の管理)

第44条 行政総務課長は,書庫を管理し,常にその整理整とんに努めなければならない。

2 書庫の開閉は,原則として執務時間内とし,書庫内においては,喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(令2訓令2・一部改正)

(文書の廃棄)

第45条 各課長は,完結文書で保管の必要のないものは,直ちに廃棄をしなければならない。

2 各課長は,第32条の規定により各課において保管している文書で,保管期間を経過し,かつ,保存の必要のないものについては,速やかにこれを廃棄しなければならない。

3 行政総務課長は,第37条第1項本文の規定により引継ぎを受けた文書で,保存期間を経過したものについては,廃棄ファイル目録に記載されている文書ファイル名と廃棄する文書ファイルとを照合の上,廃棄しなければならない。

4 前項の規定は,第37条第3項の規定により主管課が保存する文書について準用する。この場合において「行政総務課長」とあるのは「主管課長」と読み替えるものとする。

5 各課長は,保管文書及び保存文書を廃棄するときは,文書管理システムにより行政総務課長に廃棄依頼を行わなければならない。

6 行政総務課長は,前項の規定により各課の廃棄依頼を受けたときは,その内容を審査し,廃棄処理を行うものとする。

(令2訓令2・一部改正)

(電話又は口頭により受理した事項)

第46条 電話又は口頭により受理した事項は,その要旨を記録して取り扱わなければならない。ただし,軽易なものについては,この限りでない。

(出先機関の文書の取扱い)

第47条 出先機関(宇都宮市行政組織規則(昭和41年規則第4号)第4条に規定する出先機関をいう。)の文書の取扱いについては,別に定めがあるもののほか,この規程の例による。

(様式)

第48条 この規程に規定する帳簿等の様式は,別に定める。

(補則)

第49条 この規程に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

附 則 抄

(施行期日)

1 この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 平成22年4月1日前に作成し,又は取得した文書については,なお従前の例による。

(国体・障害者スポーツ大会局の設置に伴う起案の要領の特例)

3 令和2年4月1日から令和5年3月31日までの間における第18条第3項の規定の適用については,同項中「部次長,部長」とあるのは,「部次長,部長(国体・障害者スポーツ大会局にあっては,局次長,局長)」とする。

(令2訓令2・追加)

附 則(平成28年3月31日訓令第1号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第1号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第2号)

この訓令は,令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年11月30日訓令第6号)

この訓令は,令和3年1月1日から施行する。

附 則(令和3年3月24日訓令第3号)

この訓令は,令和3年4月1日から施行する。

別表(第39条関係)

(平28訓令1・一部改正)

保存期間

文書の種別

永年

(1) 市政の総合計画及び市政運営の基本方針に関する文書

(2) 事務事業の計画及びその実施に関する文書で特に重要なもの

(3) 隣接市町村との廃置分合及び境界変更に関する文書

(4) 条例,規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書

(5) 通達に関する文書で重要なもの

(6) 告示その他公示に関する文書で重要なもの

(7) 議決書その他市議会に関する特に重要な文書

(8) 訴訟及び審査請求に関する文書で重要なもの

(9) 許可,取消し等の行政処分に関する文書で特に重要なもの

(10) 市長及び副市長の事務引継ぎに関する文書

(11) 職員の任免及び賞罰に関する文書

(12) 儀式,表彰及び行事に関する文書で特に重要なもの

(13) 予算の編成及び執行並びに決算に関する文書で特に重要なもの

(14) 契約,協定等に関する文書で特に重要なもの

(15) 補助金の申請及び交付に関する文書で多額であるものその他特に重要なもの

(16) 公有財産の取得,管理,処分等に関する文書で特に重要なもの

(17) 調査研究,統計等に関する文書で特に重要なもの

(18) 台帳,原簿等で特に重要なもの

(19) 前各号に掲げる文書に類するものその他保存期間を永年とする必要がある文書

10年

(1) 事務事業の計画及びその実施に関する文書で重要なもの

(2) 通達に関する文書

(3) 告示その他公示に関する文書

(4) 市議会に関する重要な文書

(5) 訴訟及び審査請求に関する文書

(6) 許可,取消し等の行政処分に関する文書で重要なもの

(7) 儀式,表彰及び行事に関する文書で重要なもの

(8) 予算の編成及び執行並びに決算に関する文書で重要なもの

(9) 金銭の出納に関する文書で消滅時効が10年であるものその他重要なもの

(10) 契約,協定等に関する文書で重要なもの

(11) 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの

(12) 公有財産の取得,管理,処分等に関する文書で重要なもの

(13) 調査研究,統計等に関する文書で重要なもの

(14) 台帳,原簿等で重要なもの

(15) 前各号に掲げる文書に類するものその他保存期間を10年とする必要がある文書

5年

(1) 事務事業の計画及びその実施に関する文書

(2) 市議会に関する文書

(3) 許可,取消し等の行政処分に関する文書

(4) 職員の給与,服務,厚生,研修等に関する文書

(5) 儀式,表彰及び行事に関する文書

(6) 予算の編成及び執行並びに決算に関する文書

(7) 金銭の出納に関する文書

(8) 契約,協定等に関する文書

(9) 補助金の申請及び交付に関する文書

(10) 公有財産の取得,管理,処分等に関する文書

(11) 調査研究,統計等に関する文書

(12) 台帳,原簿等

(13) 前各号に掲げる文書に類するものその他保存期間を5年とする必要がある文書

1年

(1) 事務事業の計画及びその実施に関する文書で軽易なもの

(2) 市議会に関する文書で軽易なもの

(3) 職員の給与,服務,厚生,研修等に関する文書で軽易なもの

(4) 予算の編成及び執行並びに決算に関する文書で軽易なもの

(5) 契約,協定等に関する文書で軽易なもの

(6) 公有財産の取得,管理,処分等に関する文書で軽易なもの

(7) 調査研究,統計等に関する文書で軽易なもの

(8) 台帳,原簿等で軽易なもの

(9) 前各号に掲げる文書に類するもの

備考

1 10年の項各号に掲げる文書は,永年の項各号に掲げる文書を含まないものとする。

2 5年の項各号に掲げる文書は,永年の項各号に掲げる文書,10年の項各号に掲げる文書及び1年の項に掲げる文書を含まないものとする。

3 この表において「特に重要なもの」とは,本市の変遷,特色,行事,災害,住民の意識等を将来において確認し,検証するために必要なもので,歴史的な資料その他の文書となり得るものをいう。

4 この表において「重要なもの」とは,各課の事務事業の実績を検証する必要性の高いもので,中長期にわたり反復して活用され得る資料その他の文書をいう。

5 この表において「軽易なもの」とは,定例的に作成される資料その他の文書で,反復利用のないものをいう。

宇都宮市文書取扱規程

平成23年2月28日 訓令第1号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3類 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
平成23年2月28日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第1号
平成30年3月30日 訓令第1号
令和2年3月31日 訓令第2号
令和2年11月30日 訓令第6号
令和3年3月24日 訓令第3号