第1　この要領は、電子契約サービスを利用して行う阿智村(以下「村」という。)の契約の締結について、必要な事項を定めるものとする。また、この要領に定めのないものについては、それぞれの入札等に係る実施要領等の定めるところによる。

(用語の定義)

第2　この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　電子契約サービス　サービス提供事業者が村及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。

(2)　サービス提供事業者　電子契約サービスを提供する事業者をいう。

(3)　電子署名　電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(4)　タイムスタンプ　サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。

(5)　電子契約書　法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。

(6)　契約書一式　紙で契約書を作成・製本する場合と同一のものをいう。

(7)　アカウント　電子契約サービスに接続するための権利をいう。

(8)　パスワード　電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。

(9)　承認者　契約相手方に電子契約書を送信する際、当該電子契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。

(10)　担当者　契約相手方に電子契約書を送信する等、電子契約サービスを利用した契約手続きの実務を主に行う者をいう。

(対象とする契約)

第3　電子契約サービスは、村が締結する電子契約に利用するものとする。ただし、次に掲げるものは除く。

(1)　書面で行うことが法令等で規定されているもの

(2)　契約期間に保存期間を加えた期間が10年を超えるもの

(3)　自動更新条項付契約

(4)　その他電子契約によることが適当でないと認められる契約

(電子契約の運用管理者)

第4　電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、総務課長をもってこれに充てる。

2　運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。

(1)　電子契約サービスの利用可能な状態の維持

(2)　電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保

(3)　電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理

(4)　その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項

(承認者の設置)

第5　予算執行者(所属)毎に承認者を置き、所属長又は所属長が指定する者をもってこれに充てる。

(アカウント等の取扱い)

第6　アカウントは、運用管理者が設定し、各所属に付与する。

2　アカウントの変更は、運用管理者が行う。

3　アカウントの取扱いは、担当者が適正に行う。

4　パスワードの管理、設定及び変更は、担当者が行う。

5　担当者は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理する。

(電子メールの確認)

第7　予算執行者は、契約の相手方から電子契約による契約の利用申出と並行して希望の確認を行い、希望する回答が得られた場合、契約の相手方から電子契約利用申出書(様式第1号)により、電子契約による契約締結の同意及び契約の相手方の指定する電子メールアドレスの報告を受ける。

(電子契約書のアップロード)

第8　担当者は、次の手順で電子契約書のアップロードを実施する。

(1)　所属の電子メールアドレス及びパスワードにより、電子契約サービスにログインする。

(2)　PDFに変換した決裁済みの契約書一式をアップロードする。

(注：契約書様式の「収入印紙」及び「印」の記載は削除する。)

(3)　書類情報、契約の相手方の詳細情報等を入力し、電子契約書の送信順等の設定を行う。

(契約内容の確認)

第9　担当者は、前条により電子契約サービス上に電子契約書をアップロードした時は、速やかに相手方に連絡し、電子契約サービスによる電子契約書の内容の確認(同意)を依頼する。

承認者は相手方の確認(同意)後、電子契約書の内容及び送信先の相手方メールアドレスを確認し、承認する。

(契約の締結)

第10　承認者の電子契約の確認・同意により、タイムススタンプを確定させる。

(電子契約の保存)

第11　電子契約データは、村長の定める方法により、適切に保存し、及び管理しなければならない。

(契約内容の修正)

第12　担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな契約書一式及び修正・削除内容等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続き(注：第8～第10に定める事務処理)を行う。なお、修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。

(変更契約)

第13　担当者は、変更契約が生じた場合は、変更契約書について電子契約手続きを行う。なお、変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。

(契約の解約又は契約の解除)

第14　担当者は、契約の解約又は解除となった場合は、電子契約書の書類情報に記録する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。

附則