○小谷村文書取扱規程

昭和35年12月27日

訓令第8号

小谷村文書取扱規程

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 公文方式(第6条―第10条)

第3章 文書の取扱

第1節 収受配布(第11条―第14条)

第2節 文書処理(第15条―第46条)

第4章 完結文書の保存(第47条―第55条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本庁内各課、出先機関及び附属機関における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条 事務の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条 文書は、事務が能率的に処理されるように、正確迅速に取り扱わなければならない。

(課長等の職責)

第4条 本庁内部の各課長並びに出先機関及び附属機関(以下「出先機関等」という。)の長は、その所管に係る文書事務が正確迅速に取り扱われるよう常に部下職員の指揮監督に当たらなければならない。

第5条 総務課長は、本庁各課、出先機関等の文書事務について、必要に応じて指導し、適正に処理されるように努めなければならない。

第2章 公文方式

(文書の記名)

第6条 文書の記名は、村長名(委任に基づくものは受任者名)とする。

2 軽易な文書にあっては、役場名その他出先機関等の名とすることができる。

(文書の日付)

第7条 発送の日付は、施行する日とする。

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には、年次、記号及び番号を付さなければならない。

2 年次は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとし、条例、規則、訓令及び告示にあっては公布又は発する日の属する年次により、その他の文書にあっては当該文書を受付け又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

3 記号は、別表第1に定めるところによるものとする。

4 番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとし、条例、規則、訓令及び告示にあっては毎年1月1日から、その他の文書にあっては4月1日から起こすものとする。

(令達の種類)

第9条 令達の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 村内の全部又は一部に公示するもの

(4) 達 団体又は個人に指示命令するもの

(5) 訓令 所属機関及び職員に指示命令するもの

(6) 訓 所属機関及び職員に各別に指示命令するもの

(7) 内訓 訓令又は訓でその内容が秘密にわたるもの

(8) 指令 団体及び個人の申請願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの

(公文例)

第10条 令達、公告及び往復文の文例は、別表第2のとおりとする。

第3章 文書の取扱い

第1節 収受配布

(収受及び配布)

第11条 到達した文書及び物品は、総務課において収受し、次により処理しなければならない。

(1) 文書(課及び課長宛のものを除く。)は、開封し、受付印(様式第1号)を押し、文書件名簿(様式第2号)に登載し、番号その他必要事項を記入し、件名簿と共に上司の検閲を受け、主管課に配布しなければならない。

(2) 前号の場合において、訴願書、審査請求書その他収受年月日が権利得喪に関係ある文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 親展文書及び親展電報は、封をしたまま親展文書配布簿(様式第3号)によって村長、役場宛のものは総務課長に、その他のものは各名宛に配布すること。

(4) 金券(現金及び小切手為替等の有価証券を含む。)を添えた文書はその余白に所要事項を記入したうえ第1号の取扱いをし、金券は金券配布簿(様式第4号)によって、会計管理者又は主管課に配布すること。

(5) 電報は、電報配布簿(様式第5号)によって直ちに、主管課に配布すること。

(6) 課及び課長宛の文書は、そのまま主管課に配布すること。

(7) 物品は、物品配布簿(様式第6号)によって主管課に配布すること。

(8) 書留郵便物は、書留郵便物取扱簿(様式第7号)に登載したうえ前各号の取扱いをすること。

2 差出人又はその関係人が出向いて処理を待つ文書は、その上部欄外に「参庁」の印を押し、前項の処理をしなければならない。

3 総務課以外で直接受理した文書は、直ちに総務課に回付して、第1項各号の処理を経なければならない。

4 本庁内部課で収受すべきでない文書及び物品は、総務課において返送又は回送等必要な処置をとらなければならない。

(時間外到達文書等の取扱い)

第12条 休日又は退庁時後に到達した文書及び物品の取扱いは、別に定めるところによる。

(処理)

第13条 主管課で文書及び物品の配布を受けたときは、課長は、自ら処理するもののほか、事務担当者に配布し、これを処理させなければならない。

2 配布を受けた文書及び物品でその主管でないと認められるものは、直ちに符箋用紙を用いて、総務課長に送付しなければならない。

3 文書の主管について、各課でその意見を異にするときは、村長又は副村長の指示を受けて処理しなければならない。

(経由「進達」文書の処理)

第14条 経由又は進達する文書で副申を要しないものは、その文書に「経由進達」印(様式第8号)を押して処理しなければならない。

2 前項の文書処理は、文書経由進達処理簿(様式第9号)を本庁内部々局、出先機関及び附属機関に各1冊を設け、これに記載して処理しなければならない。

第2節 文書処理

(処理の原則)

第15条 文書は、即日処理に着手し、速かに処理しなければならない。ただし、特別の事由によりあらかじめ上司の承認を受けたときは、この限りでない。

第16条 文書は、課長の責任において処理しなければならない。

(文書の処理促進)

第17条 課長は、適時文書の処理状況を調査し、未処理のものについては、必要な指示する等の方法により処理の促進を図らなければならない。

(起案)

第18条 文書の起案は、常用漢字、現代かなづかい及び口語体を用い、文章は平易簡明に、文字は明確に書かなければならない。

2 内容が定例的な文書の起案は、例文によりするようにしなければならない。

3 例文は、主管課、出先機関等において定めるものとする。この場合において、令達文は、総務課長に合議しなければならない。

第19条 文書の起案は、第22条から第25条までの規定による場合を除き、起案用紙(様式第10号)を用い、処分案を記載し、必要がある場合には、起案理由を記載し、関係書類を添えなければならない。

第20条 電報の起案は、特に簡明に行い、略号があるときは、必ずこれを用い、宛先にはかたかなでふりがなを付さなければならない。

第21条 起案文書は、その内容又は取扱区分によって、上部欄外に「急」、「重」、「秘」、「親展」、「書留」、「速達」、「例規」、「即発」、「新聞登載」、「公報登載」等と朱書きしなければならない。

(余白及び帳簿処理)

第22条 内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処分案を朱書きし、又は伺簿(様式第11号)を設けて処理するようにしなければならない。

(符せん処理)

第23条 不備ある文書を整備させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符箋用紙(様式第12号)を用いて処理するようにしなければならない。

(照復用紙処理)

第24条 軽易な照会及び回答は、照復用紙(様式第13号)を用いて処理するようにしなければならない。

(電話等による処理)

第25条 口頭又は電話による照会、回答、通知等(軽易なものを除く。)は、事案の軽重により、口頭電話記録用紙(様式第14号)によって所要の手続をとらなければならない。

(秘密又は緊急事案の処理)

第26条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速かに正規の手続をとらなければならない。

(持廻り)

第27条 起案文書で重要なもの及び秘密を要するものについて、決裁を受け、又は合議するときは、事務担当者が持参しなければならない。

(決裁及び合議の促進)

第28条 決裁及び合議の際起案文書に認印する者は、原則として事案に関係の深い者とし、努めて少数にとどめて、決裁及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(起案文書の訂正等)

第29条 起案文書を訂正し又は添削したときは、その経過を明らかにしなければならない。

(再回付等)

第30条 合議を受けた起案文書について、その結果を知ろうとするときは「施行前(施行後)要再回付」と表示し、再回を受けたときは表示の下に認印して送付しなければならない。

2 起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁がなされたとき、又は廃案となったときは、その旨を関係者に連絡しなければならない。

(押印)

第31条 施行文書には、相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したもの及び軽易な文書には、公印を省略することができる。

2 達、指令その他重要な施行文書には、公印を押すほか画像(「契印」という。)を押さなければならない。

(文書の整理)

第32条 文書は、紛失、火災、盗難等を防ぐため常に整理し、非常災害時には、重要なものを直ちに持出しできるようにしておかなければならない。

第33条 文書は、未完結文書及び完結文書に区分して整理しておかなければならない。

(保存区分)

第34条 文書の保存区分は、法令に別段の定めがあるものを除き、事案の軽重に従い次のとおりとする。

永年保存

10年保存

5年保存

2年保存

2 前項の保存期間は、文書の完結の翌年(翌年度)から起算するものとする。

(編冊基準)

第35条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準表及び次によらなければならない。

(1) 暦年又は会計年度によって区分すること。

(2) 数個年(数個年度)にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年(年度)の分として、区分すること。

(3) 1冊の厚さを約6センチメートルとし、これを超えるものは適宜分冊すること。

(4) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ、又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。

(5) 永年保存及び10年保存その他特に必要とするものには、索引(様式第15号)を付けること。

(合議)

第36条 事案が他の課の所管の範囲にわたるとき、又は他の課の所管事務に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

2 前項の場合において、課外に合議するときは、課長に合議の後に行うものとする。

3 条例、規則、告示及び訓令(軽易、定例的なものは除く。)は、総務課長に合議しなければならない。

4 合議を受けたときは、特別の事情がある場合を除き速やかに処理しなければならない。この場合において、意見を異にするときは、関係の課長と協議し、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

(決裁月日)

第37条 村長、副村長又は課長の決裁を終わった起案文書には、決裁月日を記入し、主管課(課長決裁のものを除く。)に回付しなければならない。

(文書の番号)

第38条 条例、規則、告示、達、訓令及び訓の番号は総務課において令達件名簿(様式第16号)に、指令及び往復文書の番号は主管課で文書件名簿によって起こさなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、親展文書で秘密を要するものの番号は主管課で別に設け、往復文書で軽易なものの番号は号外で処理することができる。

(浄書及び照合)

第39条 発送を要するものの原議は、浄書照合し直ちに発送できるものはその手続をし、その他の者は原議とともに主管課において保管しなければならない。

2 浄書及び照合を終わったときは、その責任を明らかにするため、浄書者及び照合者は、原議の所定欄に認印しなければならない。

(発送)

第40条 発送文書は、原議(親展文書にあっては親展文書発送簿(様式第17号))とともに午後3時(土曜日にあっては正午まで)に総務課に送付しなければならない。

2 前項の規定により発送する小包には、小包郵便物差出表(様式第18号)を添えなければならない。

第41条 総務課において封かん又は包装すべきものはこれをし、前条第1項の規定により送付を受けたものは決裁等の有無及び封かん又は包装、郵便種別等の適否を点検したうえ発送しなければならない。この場合において、不適当と認めるものは、所要の補正をさせなければならない。

2 文書を発送するときは、最低料金で行うように努めなければならない。

3 前条第1項に規定する時刻後に送付を受けたものは、急施を要するもののほか事務の都合により翌日発送することができる。

(時間外発送)

第42条 休日又は退庁時後に緊急の文書を発送する必要があるときは、事務担当者自ら原議(親展文書発送簿)とともに日宿直員に送付しなければならない。

2 前項の規定により日宿直員が送付を受けた文書の取扱いは、別に定めるところによる。

(施行済原議の処理)

第43条 文書を発送したときは、文書件名簿に処理の経過を記載し、その原議(親展文書を含む。)に施行月日を記入して認印しなければならない。

2 主管課で文書を施行したときは、その原議(親展文書を含む。)の所定欄に所要事項を記載しなければならない。

(未処理文書の調査)

第44条 総務課長は、毎日その日から3週間前の日に配布した文書について文書件名簿により処理状況を調査し、未処理のものは、未処理文書調査表(様式第19号)によって主管課長に通知しなければならない。

2 主管課長が前項の規定による通知を受けたときは、その事由等を未処理文書調査表に記入させ、これを総務課に送付するとともに、未処理のものについては、処理促進について必要な指示をしなければならない。

(電話の使用)

第45条 区域外電話を使用する場合には、市外電話使用表(様式第20号)により決裁を受けなければならない。

(用人の使用)

第46条 緊急用務その他用人の必要あるときは、傭人回議簿(様式第21号)により村長の決裁を受けなければならない。

第4章 完結文書の保存

(編冊等)

第47条 完結文書は、主管課において第34条及び第35条の規定により編冊しなければならない。

2 完結文書で保存を要しないものは、前項の規定にかかわらず、主管課において副村長及び総務課長と協議の上廃棄することができる。

第48条 編冊した完結文書は、翌年(翌年度)中に総務課長の指定する日までに、文書引継書(様式第22号)によって総務課に引き継がなければならない。

2 前項の規定により編冊した完結文書の引継ぎを受けたときは、編冊が適確になされているかを点検しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、編冊した完結文書で日常使用の必要があって主管課において保管しようとするものは、その理由を付記し総務課長の承認を受けて主管課にとどめておくことができる。

4 前項の規定により承認したときは、文書保管承認簿(様式第23号)にその要旨を登記しておかなければならない。

(保存)

第49条 前条第1項の規定によって引継ぎを受けた完結文書は、その保存区分及び完結年を記載し、文書保存目録(様式第24号)に登記したうえ保存しなければならない。

2 文庫に納めた完結文書(以下「保存文書」という。)は、種別及び保存区分別に分け、暦年又は会計年度に従って整理配列しておかなければならない。

第50条 保存文書の保存については、毎年1回文書保存目録と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(1) 文庫内は、常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。

(2) 文庫内で喫煙し、又は一切の火気を使用させないこと。

(3) 文庫の開閉は執務時間中とし、その鍵は総務課長において保管し、退庁時後は鍵を日宿直員に引き継ぐこと。ただし、特別必要のあるときは、臨時開庫することができる。

(文書の閲覧)

第51条 庁員が保存文書を閲覧しようとするときは、文書閲覧書(様式第25号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

2 文書の閲覧期間は、3日以内とする。ただし、総務課長が閲覧者に特別の事由があると認めて承認した場合は、この限りでない。

3 文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 他の者に転貸しないこと。

(2) 抜取り、取換又は訂正しないこと。

(3) 破損し、汚損し、又は紛失したときは、直ちに総務課長に報告し、その指示を受けること。

(4) 庁外に搬出しないこと。

(文書の携出等)

第52条 庁員が、公務のために保存文書を携出する必要があるときは、主管課長は、総務課長の承認を受けなければならない。

(部外者の文書の閲覧)

第53条 官公庁等から保存文書の閲覧又は謄写の申出があったときは、主管課長は、総務課長に合議のうえ、村長の決裁を受けてこれをさせることができる。この場合においては、総務課員の立会いを得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第54条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書の廃棄をしなければならない。この場合10年保存にかかる保存文書にあっては、主管課長と協議しなければならない。

2 保存期間を経過しない保存文書であっても、保存の必要がないときは、主管課長と協議のうえ廃棄することができる。

3 保存文書を廃棄したときは、文書保存目録からその部分を削除し、その経過を記載しなければならない。

第55条 廃棄すべき文書は、その都度会計室に引き継がなければならない。

2 会計室において、前項の引継ぎを受けたときは、その文書の要部を塗抹し、又は裁断後処分しなければならない。

附 則

この訓令は、昭和36年1月1日から施行する。

附 則(昭和36年3月1日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、昭和36年3月1日から施行する。

(小谷村文書取扱規程の廃止)

2 小谷村文書取扱規程(昭和34年小谷村訓令第3号)は、廃止する。

附 則(昭和38年5月30日訓令第2号抄)

1 この訓令は、昭和38年6月1日から施行する。

附 則(昭和41年9月1日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、昭和41年9月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令施行前に改正前の規定に基づいて調製された用紙は、職名等を訂正のうえ当分の間使用することができる。

附 則(昭和46年3月31日訓令第6号)

この訓令は、昭和46年4月1日から施行する。

附 則(昭和48年1月4日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、昭和48年1月4日から施行し、改正後の小谷村文書取扱規程の規定は、昭和48年1月1日から適用する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の別表第1、2中北診療所の規定については、当分の間なお従前の例による。

附 則(昭和49年2月1日訓令第3号)

この訓令は、昭和49年2月1日から施行する。

附 則(昭和51年9月1日訓令第3号)

この訓令は、昭和51年9月1日から施行する。

附 則(昭和52年7月1日訓令第6号)

この訓令は、昭和52年7月1日から施行する。

前 文(抄)(昭和57年3月25日訓令第2号)

昭和57年4月1日から施行する。

附 則(平成元年12月26日訓令第3号)

この訓令は、平成元年12月26日から施行する。

前 文(抄)(平成4年3月25日訓令第1号)

平成4年4月1日から施行する。

前 文(抄)(平成10年10月1日訓令第1号)

平成10年10月1日から施行する。

附 則(平成13年3月23日訓令第1号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成15年6月23日訓令第4号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成17年3月22日訓令第1号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年12月25日訓令第6号)

この訓令は、平成19年12月25日から施行し、改正後の小谷村文書取扱規程の規定は、平成19年7月1日から適用する。

附 則(平成22年3月23日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年12月1日訓令第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年3月24日訓令第2号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(令和3年5月17日訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行し、令和3年4月1日から適用する。

別表第1(第8条関係)

1 本庁内部課

課室の名称

記号

総務課

住民福祉課

観光地域振興課

建設水道課

会計室

2 出先機関

出先機関の名称

記号

診療所

社会就労センター

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様式第20号(第45条関係) (省略)

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小谷村文書取扱規程

昭和35年12月27日 訓令第8号

(令和3年5月17日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・統計
沿革情報
昭和35年12月27日 訓令第8号
昭和36年3月1日 訓令第5号
昭和38年5月30日 訓令第2号
昭和41年9月1日 訓令第2号
昭和46年3月31日 訓令第6号
昭和48年1月4日 訓令第1号
昭和49年2月1日 訓令第3号
昭和51年9月1日 訓令第3号
昭和52年4月1日 訓令第4号
昭和52年7月1日 訓令第6号
昭和57年3月25日 訓令第2号
平成元年12月26日 訓令第3号
平成4年3月25日 訓令第1号
平成10年10月1日 訓令第1号
平成13年3月23日 訓令第1号
平成15年6月23日 訓令第4号
平成17年3月22日 訓令第1号
平成19年12月25日 訓令第6号
平成22年3月23日 訓令第2号
平成23年12月1日 訓令第3号
平成27年3月24日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第1号
令和3年5月17日 訓令第4号