○小谷村公文書公開の事務処理要領

平成11年12月24日

訓令第6号

小谷村公文書公開の事務処理要領

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第1 趣旨

この要領は、本村における公文書公開制度がスムーズに行われることを目的として、その取扱い事務について定めるものである。

第2 総務課及び所管課で行う事務

1 総務課で行う事務

公文書公開制度の円滑な運営を図るため、総務課の行う事務は、次のとおりとする。

(1) 公文書の公開に係る事務についての連絡調整に関すること。

(2) 公文書公開についての相談、案内に関すること。

(3) 公文書公開請求書の受付に関すること。

(4) 公文書の閲覧及び写しの交付の実施に関すること。

(5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(6) 公文書の公開に係る不服申立ての受付に関すること。

(7) 公文書の検索資料の整備に関すること。

(8) 公文書公開審査会の事務に関すること。

2 所管課で行う事務

公文書の公開の請求に係る公文書を作成又は取得した課(以下「所管課」という。)の行う事務は、次のとおりとする。

(1) 公文書公開請求書の受理に関すること。

(2) 公文書公開請求に係る公文書の検索に関すること。

(3) 可否の決定及び決定通知に関すること。(起案、通知書の送付)

(4) 第三者情報に係る意見聴取に関すること。

(5) 公文書の公開に係る不服申立ての処理に関すること。

(6) 公文書の公開実施時の職員の立会いに関すること。

第3 条例施行後における情報提供による公文書公開等の取扱い

条例施行後、従来から行われている情報提供による資料提供等は、次のように取り扱う。

1 従来からの情報の流れ

従来から行っている村から外部への情報の流れを区分すると、おおむね次のように分類できる。

(1) 情報提供による公開

例:広報の発行、行政資料の刊行、各種相談業務、議員又は報道機関への資料提供

(2) 法令その他の定めによる閲覧等の制度

例:住民基本台帳の閲覧、選挙人名簿の縦覧等

(3) 法令その他の定めによる公表義務制度

例:条例・規則の公布、財政状況の公表

(4) 会議の公開

例:村議会の本会議

(5) 通常業務(当事者及び利害関係者)における公開

例:関係住民への資料提供、窓口での相談等

2 条例施行後の取扱い

従来から行っている公文書の閲覧や写しの交付を行う場合は、従来の方法で行い、この条例を適用しない。(条例による請求手続は不要)。ただし、条例を適用し、請求手続が必要となるか否か判断に迷うことも想定されるので、次のように取り扱うものとする。

なお、条例の適用となるものは、請求の手続が必要となる。

(1) 「情報提供による公開」の場合

公表を前提として作成された印刷物等に記載されているもの。従来から求めにより閲覧に応じていたもの

条例の適用外

従来から閲覧をさせなかったもの

条例の適用

(2) 「法令その他の定めによる閲覧等の制度」の場合

ア 請求者の範囲が限定されている場合

限定されている対象者

条例の適用外

それ以外のもの

条例の適用

イ 期間が限定されている場合

当該限定されている期間内

条例の適用外

それ以外の期間

条例の適用

ウ 公文書の範囲が限定されている場合

法令その他の定めにより、一事案の一部についてのみ限定している場合には、当該限定されている部分

条例の適用外

その他の部分

条例の適用

(3) 「法令その他の定めによる公表義務制度」の場合

既に公表されているものについては、この条例を適用しない。

(4) 「会議の公開」の場合(会議録の作成必要)

公開が前提となる会議に提出された案件やそれに付随する資料や会議記録

条例の適用外

秘密会の会議記録

条例の適用

(5) 「通常業務(当事者及び利害関係者)における公開」の場合

事務事業の執行に当たり、当該事務事業の公正・円滑な実施の必要上行われるものをいい、当該事務事業の目的に則して、個人別、具体的に判断する。

3 法令等の定めによる閲覧等の制度による文書

(1) 閲覧情報

担当

根拠法令条文

例示

住民福祉課住民係

1 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第11条の2(個人又は法人の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧)

・市町村長は、次に掲げる活動を行うために住民基本台帳の一部の写しを閲覧することが必要である旨の申出があり、かつ、当該申出を相当と認めるときは、当該申出を行う者(以下この条及び第51条において「申出者」という。)が個人の場合にあっては当該申出者又はその指定する者に、当該申出者が法人(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。以下この条及び第12条の3第4項において同じ。)の場合にあっては当該法人の役職員又は構成員(他の法人と共同して申出をする場合にあっては、当該他の法人の役職員又は構成員を含む。)で当該法人が指定するものに、その活動に必要な限度において、住民基本台帳の一部の写しを閲覧させることができる。

(1) 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、総務大臣が定める基準に照らして公益性が高いと認められるものの実施

(2) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められるものの実施

(3) 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市町村長が定めるものの実施

住民基本台帳

2 小谷村手数料徴収条例(平成12年小谷村条例第5号)第2条

・手数料の種類及び金額は、次のとおりとする。

(30) 住民基本台帳の閲覧

住民票

選挙管理委員会

1 公職選挙法(昭和25年法律第100号)第29条第2項(通報及び閲覧等)

・市町村の選挙管理委員会は、選挙の期日の公示又は告示の日から選挙の期日後5日に当たる日までの間を除き、選挙人名簿の抄本を閲覧に供し、その他適当な便宜を供与しなければならない。

選挙人名簿

2 公職選挙法第192条第4項(報告書の公表、保存及び閲覧)

・何人も、前項の期間内においては当該選挙に関する事務を管理する選挙管理委員会の定めるところにより、報告書の閲覧を請求することができる。

選挙運動に関する収支の報告書

観光振興課建設係

1 小谷村手数料徴収条例(平成12年小谷村条例第5号)第2条

・手数料の種類及び金額は、次のとおりとする。

(38)公簿、公文書又は図面の閲覧

公図、土地台帳

住民福祉課

1 墓地・埋葬に関する法律(昭和23年法律第48号)第15条第2項(図面・帳簿書類の備付又は閲覧の義務)

・管理者は、墓地使用者、焼骨収蔵委託者、火葬を求めた者その他死者に関係のある者の請求があったときは、閲覧を拒んではならない。(関係者閲覧)

施設の図面、墓籍

総務課

1 小谷村政治倫理の確立のための村長の資産等の公開に関する条例(平成7年小谷村条例第26号)第5条第2項(資産等報告書等の保存及び閲覧)

・何人も、村長に対し、前項の規定により保存されている資産等報告書及び資産等補充報告書、所得等報告書並びに関連会社等報告書の閲覧を請求することができる。

資産等報告書、資産等補充報告書等

2 小谷村行政手続条例(平成8年小谷村条例第2号)第18条(文書等の閲覧)

・当事者及び当該不利益処分がされた場合に自己の利益を害されることとなる参加人…当該事案についてした調査の結果に係る調書その他の当該不利益処分の原因となる事実を証する資料の閲覧を求めることができる。

不利益処分の原因となる資料

(2) 縦覧情報

担当

根拠法令条文

例示

税務係

1 地方税法(昭和25年法律第226号)第416条(固定資産台帳の縦覧)

・市町村長は、毎年4月1日から同月20日までの間、固定資産課税台帳をその指定する場所において関係者の縦覧に供しなければならない。

固定資産課税台帳

2 地方税法第419条第4項及び第6項(固定資産の価格等の修正に関する都府県知事の勧告)

・市町村長は、前項の規定によって、固定資産の価格等を修正して登録した場合においては、その登録のあった日から20日間、当該固定資産課税台帳をその指定する場所において関係者の縦覧に供しなければならない。

固定資産課税台帳

選挙管理委員会

1 公職選挙法第23条第1項(縦覧)

・市町村の選挙管理委員会は、前条第1項の規定による登録については9月3日から同月7日までの間小谷村選挙管理委員会が指定した場所において、前条の規定により選挙人名簿に登録した者の氏名、住所及び生年月日を記載した書面を縦覧に供さなければならない。

選挙人名簿

2 農業委員会等に関する法律(昭和26年法律第88号)第11条(公職選挙法の準用)

・公職選挙法、小谷村農業委員会の選挙による委員の選挙について準用する。

(縦覧期間毎年2月23日から15日間)

選挙人名簿

観光振興課建設係

1 道路法(昭和27年法律第180号)第18条第1項(道路の区域の決定及び供用の開始等)

・路線が指定され、又は路線の認定若しくは変更が公示された場合においては、…一般の縦覧に供しなければならない。

村道路線区域決定、区域変更

2 道路法第18条第2項(道路の区域の決定及び供用の開始等)

・道路の供用を開始し、又は廃止しようとする場合においては、…これを表示した図面を一般の縦覧に供しなければならない。

村道路線供用開始

農業委員会

1 農地法(昭和27年法律第229号)第7条第2項(公示及び通知)

・農業委員会は、前項の規定による買収をすべき農地又は採草放牧地があると認めたときは、次に掲げる事項を公示し、かつ、公示の日の翌日から起算して1月間、その事務所で、これらの事項を記載した書類を縦覧に供しなければならない。

(1) その農地又は採草放牧地の所有者の氏名又は名称及び住所

(2) その農地又は採草放牧地の所在、地番、地目及び面積

(3) その他必要な事項

所有してはならない小作地の台帳

2 農地法第9条第3項(買収令書の交付及び縦覧)

・買収令書の謄本の交付を受けたときは…これを縦覧に供しなければならない。

買収令書

3 農業委員会に関する法律第27条(議事録)

・会長は、議事録を作成し、これを縦覧に供しなければならない。

議事録

第4 公文書の起案時における公開に係る判断

1 第1次判断

公開請求のあった公文書について、原則として公開することとなるが、小谷村情報公開条例(平成11年小谷村条例第28号。以下「条例」という。)第6条第1項に該当する公文書については、公開をしないことができることとなっている。

公開をしないことができる公文書かどうかの判断は、条例第6条第1項各号の趣旨に従い、小谷村非公開とすることができる公文書の運用基準(平成11年小谷村訓令第5号)によって行うものとするが、この判断を慎重かつ適性に行うため公文書の起案、回覧時に公開に係る判断(以下「第1次判断」という。)を行うこととする。

2 第1次判断の方法

(1) 対象文書

第1次判断は、起案文書、回覧文書等全ての公文書について行うことを原則とする。ただし、次に掲げるものについては、省略することができる。

ア 会計帳票類、伝票類(請求書、支払証明等で個々の文書の内容によらなくても、総括的に一定の判断が可能なもの)

イ 帳簿、台帳類(決裁を受けた内容を単に転記するにすぎないもので、本案決裁時に判断済のもの)

ウ 村の機関のうち、制度を実施している機関から取得したもの(発信側において判断済のもの)

エ その他これに類するもの

(例示)公文書の第1次判断方法

1 起案するもの

文書の種類

第1次判断

(1) 起案用紙によるもの

用紙の「公開・非公開欄」に記入する。

(2) 決裁印(余白処理印)によるもの

決裁印の横又は空白部分に公開判断印を押印し、記入する。

(3) 帳票によるもの


ア 申請書等で決裁欄が一緒になっているもの

欄外に公開判断印を押し、記入する(同種の申請書については、最初のものについて、判断し、後は省略する。)

イ 申請書等で決裁欄が一緒になく、起案用紙等に添付して決裁がなされるもの

申請書等には、公開判断印を押印せず、起案用紙により処理する。

ウ 請求書、支払証明書等で全庁共通な帳票

公開判断印を押印せず、特に公開、非公開の判断をしない。

エ 帳簿、名簿等で、起案用紙等により決裁を得た後、作成されるもの

公開判断印を押印せず、特に公開、非公開の判断をしない(決裁時に判断済とする。)

2 起案しないもの(収受文書で起案を要しないもの)

文書の種類

第1次判断

(1) 村の外部(国、県、民間等)から収受したもので、単に課内等で閲覧するもの

公開判断印を押印せず、特に公開、非公開の判断をしない。

(2) 村の外部(国、県、民間等)から収受したもので、課内等で閲覧した後、何らかの処理をするもの

上記起案するものの1(1)(2)により処理する。

(3) 官報、県報、各種出版物等公表することを前提として作成したものを収受し、課内等で閲覧するもの

公開判断を押印せず、特に公開、非公開の判断をしない。

(4) 村の内部(他の実施機関、同じ実施機関の中の他の課)から収受したもの

公開判断印を押印せず、特に公開、非公開の判断をしない。

(2) 決裁

第1次判断は、職員が文書を起案し、又は回覧を行う際に、小谷村非公開とすることができる公文書の運用基準に基づいて、公開・非公開を判定し、起案用紙中の公開・非公開区分欄を記入の上、当該起案又は回覧等に係る決裁権者(事務処理規定)の決裁を受けて行うものとする。

(決裁権者は、当該文書の内容の決裁と同時に、公開・非公開の区分も合わせて決裁するものとし、起案用紙等の決裁欄への押印をもって決裁とする。)

この場合において、同一の事務事業で、同様の事務処理が行われ、公開をしない部分、理由等が一定している文書については、年度当初の1件について第1次判断を行うことにより、2件目以後は省略できるものとする。

(3) 第1次判断関係様式の記載方法

ア 起案用紙中「公開・非公開区分」欄

公開、一部非公開、非公開の三つの区分のうち、該当する区分を○で囲む。

イ 「非公開(公開)とする部分・理由」欄

条例第6条第1項の該当項数を記入する。非公開とする理由が複数ある場合には、主な理由を2ないし3記入する。

「一部非公開」の場合にも、非公開とする部分が条例第6条第1項の該当項数を記入し、非公開とする部分、理由等を簡潔に記入する。

ウ 「公開可能時期」欄

公開しないこととする理由が消滅する時期又は条件を第1次判断の際に明示できる場合(一定期間が経過すれば公開が可能となる事が明らかである場合)には、当該時期又は条件を記入する。

公開・非公開区分

公開・一部非公開・非公開

非公開とする部分・理由

小谷村情報公開条例第6条第1項第 号に該当

(                       )

公開可能時期

年  月

第5 公開請求(条例第9条)

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請求書作成(3部)

請求者用・窓口用・所管課用

◎請求者の記入事項

・郵便番号・住所・氏名・連絡先(電話)

・公開の方法

・公開を請求する公文書の内容(統一窓口の職員、担当職員と相談の上、文書名を記入する)

・請求者の区分

◎職員の記入事項(備考欄)

・請求者が法人の場合は、担当者の氏名及び連絡先等

・その他必要な事項

(注)1 個別法に基づき、閲覧又は謄本、抄本の交付等を求められたときは、当該の法令の定めるところによるので、この場合は、担当課へ案内する。

2 資料提供によるものは、速やかに提供する。なお、各課等に係るものは該当する課等へ案内する。

1 公開請求に係る相談・案内

総務課が行う事務

所管課が行う事務

1 公文書の特定に必要な事項の聴取

2 条例第9条に基づく請求であることの確認

3 所管課の特定及び連絡

4 請求書を受け付けた場合の説明

5 請求書の記載内容の確認及び補正の指導

6 請求書の受付

7 所管課への請求書の送付

1 公文書の有無の確認

2 公文書の特定

請求者来庁

知りたい内容の確認

(統一窓口)

公開の請求を必要とするもの

公開請求

法令等による閲覧・縦覧

閲覧・縦覧

公表済の情報・情報提供等

情報提供

請求者が来庁した場合には、請求しようとする内容を十分に聴き、相談に応じ、その内容がこの条例に基づく公開請求によるものか、それ以外のものかを確認するものとし、情報提供に係るものについては、速やかに提供するものとする。

なお、聞き取りに際して請求しようとする者の求める情報が明らかに条例第6条第1項各号(公開しないことができる公文書)のいずれかに該当するため、請求されても公開できないと思われるときは、その旨を請求しようとする者に対し説明することは差し支えない。ただし、請求を拒むことはしない。

(1) 確認の内容

ア 対象情報であることの確認

請求しようとする者の求める情報が、条例第2条第1号に規定する公文書に記録されたものであることを確認する。

公文書以外のものに記録されているときは、この条例は適用しない。しかし、できる限り情報提供を行うなどして請求しようとする者の利便を図るものとする。

イ 従来から情報提供による公開等で対応している情報であるか否かの確認

従来から情報提供による公開等で対応している情報については、この条例の施行にかかわらず、従来どおりの方法で対応する。

ウ 条例第18条に該当しない情報であることの確認

「他の法令の規定に基づき公文書の公開を求めることができるとき」については、この条例は適用しない。

エ 請求者であることの確認

条例第5条による対象者であることの確認をする。

請求者が未成年である場合は請求する情報の内容がある程度理解でき、また、請求事項が記載できる場合は本人(おおむね中学生以上)が行えるものとする。それ以外の未成年については、親権者が行うものとする。

オ 条例適用日(平成12年4月1日)以後に作成又は取得した公文書であることの確認

対象となる公文書は、条例適用日以後に作成又は取得した公文書であるため、担当課に問い合わせるなどして確認する。

2 公開請求

(1) 公開請求の窓口

公開請求の統一窓口は、総務課庶務係に置くものとする。

他課等へ直接請求があった場合には、統一窓口で受け付ける旨を説明し、案内をするものとする。

(2) 公開請求の方法

ア 請求書の提出

公開の請求は、その事実関係を明確にしておく必要があるので、請求書の提出によるものとし、公文書公開請求書(小谷村情報公開条例施行規則(平成11年小谷村規則第14号。以下「条例施行規則」という。)第3条に規定する様式第1号)により行うものとする。

イ 請求書の提出を要しないもの(情報提供)

アの特例として、実施機関が請求を要しないと認める公文書は、口頭により請求できるものとする。これを例示すると次のとおりである。

(ア) 一般に周知することを目的として、実施機関において作成した刊行物等

(イ) 次に掲げる公文書で公表されたもの

a 実施機関が作成した統計書、調査報告書及び条例等の手引書

b 実施機関の附属機関の答申書、報告書及び意見書

c 実施機関宛に提出された要望書、意見書、陳情書及び請願書

なお、請求書の提出を要しないものとして口頭により請求されたものについては、実施状況の公表(条例第17条)の際その件数が必要となるので、口頭請求処理表により統一窓口において整理しておくものとする。

口頭請求処理表(条例第9条ただし書による。)

整理番号

請求年月日

請求者の住所・氏名

請求・依頼の別

請求の区分

公文書の件名

担当課名

公開年月日

写しの交付部分

備考











ウ 郵送又は電話による請求

公開の請求は、請求書によることを原則とするが、郵送又は電話による請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

(ア) 郵送による場合

次の事項が記載されている場合には、受領するものとし、内容の記載不備なものについては、内容を整備するよう指導するものとする。

a 住所、氏名及び連絡先(電話)

b 知りたい事項(公文書が特定できる程度に表現されているもの)

c 閲覧又は写しの交付の表現

d 請求者の区分

(イ) 電話による場合

請求は、原則として文書によることを説明し、請求書の提出を求めるものとする。

3 公開請求書の記載、受領

(1) 請求内容の聴取

請求の内容を聴取するに当たり、次のことに留意するものとする。

ア 請求対象公文書を、どこで管理している。

イ 請求書の提出を要するものであるか否か。

(2) 公文書の特定及び請求書の記載

公文書の特定に当たっては、請求者から知りたい事項等の聴き取りを十分に行うものとする。

ア 請求書の記載は、公文書目録を参照し、必要に応じて各課に公文書の有無、内容等を確認(電話照会等)し、公文書を特定した上で行うものとする。

なお、統一窓口の職員が公文書を特定し得ない場合は、各所管課の職員が窓口に出向き、請求者から内容を聞き特定するものとする。

イ 請求者は、3部複写(請求者控、所管課控、統一窓口保管)とし、統一窓口の職員は、提出された請求書の所定欄に必要事項が記入されているか確認をするとともに、下欄に公文書に関する必要事項を記入する。

ウ 請求書の受領は、公文書を特定した上で行うものであるので、請求内容が広範多岐にわたるもの等で公文書の特定に時間を要する場合には、請求者にその場で受領できないこと、後日公文書が特定できた時点で受領することを説明し、保留の上預かるものとする。

(3) 請求書の受領(受付印の押印)

請求書の受領に際しては、次に掲げる事項を請求者に説明するものとする。

ア 公開、非公開の決定には、日時を要すること(請求のあった日から起算して最長15日かかること。)

イ 公開、非公開の決定については、後日決定通知書を送付すること。

ウ 公開する場合の閲覧等の日時及び場所は、決定通知で示すものであること。

エ 公開することにより汚損、破損するおそれ等があると認められる公文書については、その写しにより公開することがあること。

オ 写しの交付には、費用の負担が必要であること。

(4) 請求書の送付

統一窓口において請求書を受領したときは、請求書の控1部を請求者にその場で渡すものとし、1部を統一窓口で保管し、1部を所管課へ送付するものとする。

4 加工による情報提供

公文書の公開又は情報の提供を求められた場合において、当該公文書又は情報に係る事務を管理する課長等は、次に掲げる場合には、現に保有する情報を集計し、要約化し、類型化するなどの方法により整理、加工して提供するよう努めるものとする。

ただし、時間及び経費の面で比較的容易に加工を行うことが可能であり、かつ、当該課長等が必要と認めたときに限るものとする。

(1) 提供の求めがあった情報そのものは存在しないが、現に保有する他の情報を加工することにより求める情報として提供できる場合

(2) 条例の規定による公開の請求があった公文書そのものは公開できないが、当該公文書は、現に保有する情報を加工することにより求める情報として提供できる場合

第6 公開、非公開の決定

総務課が行う事務

所管課が行う事務

1 内部調整

1 請求書の受理

2 請求に係る公文書の検索

3 公文書の内容の検討

4 請求に対する可否の決定

5 決定内容の通知等

6 公開の準備等

1 決定の方法

条例第9条の規定による請求書の提出があったときは、速やか(原則としては、即時処理)に当該請求に係る公文書の公開、非公開の決定を行うものとする。

(1) 決定の内容は、次に掲げるとおりとする。

ア 請求のあった公文書のすべてを公開とする旨の決定(条例施行規則第4条に規定する様式第2号)

イ 請求のあった公文書の一部を公開とする旨の決定(条例施行規則第4条に規定する様式第3号)

ウ 請求のあった公文書を公開しない旨の決定(条例施行規則第4条に規定する様式第4号)

(2) 決定の期間(条例第10条)

請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行うものとする。

「14日以内」とは、公開するかどうかの判断に要する期間の限度を示すものであり、公開の請求があったときは、速やかに公開するかどうかの決定を行わなければならないものである。

決定期間満了の日が休庁日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。

(3) 決定期間の延長(条例第10条第3項)

次のようなやむを得ない理由により、決定期間内に決定できないときは、公文書公開決定期間延長通知書(条例施行規則第4条に規定する様式第5号)により決定期間の延長をすることができるものとする。

決定期間の延長は、例外を除いて「15日以内」とする。

ア 第三者に関する情報が記録されている公文書であって、当該第三者の意見を聴取するなど公開、非公開の判断に慎重な手続を要する場合

イ 請求に係る公文書の情報量が膨大で、情報の内容確認や関係課等との調整が必要であるなど、相当な日数を要する場合

ウ 予測し得ない突発的な業務の増大、風水害等緊急を要する業務を処理するため、公開、非公開の判断手続の処理する時間がない場合

エ 年末年始など公務を行われない場合等相当の理由がある場合

2 請求書を受領してからの事務処理

受領した請求書が送付された各課等における事務処理は、次に掲げるとおりとする。

・請求書の内容を確認して受理(文書処理簿への登載)すること。

・公開の請求に係る公文書について、条例第6号第1項各号の規定に沿って、小谷村非公開とすることができる運用基準に従い、第1次判断を参考にして公開をしないことができる公文書に該当するかどうかの検討を行うこと。

・検討を行うに際しては、決定の正確、統一を期するため、十分な調査と内部調整を行うこと。

(1) 決定

請求のあった公文書を公開するかどうかの決定(以下「第2次判断」という。)は、当該公文書を作成し、又は取得した各課等において起案用紙を用い、請求書、通知書の案、個人・法人・国・県等の村以外の情報(以下「第三者に関する情報」という。)で、意見聴取した場合には、その意見聴取の記録等を併せて決裁を得るものとする。(公開日については、事前に統一窓口と調整をしておくこと。)

(2) 決裁権者

第2次判断の決裁権者は、小谷村事務処理規則(昭和54年小谷村規則第5号)等に定めるところにより次のとおりとする。

ア 村長部局……副村長

イ 教育委員会……教育長

ウ その他の実施機関……各長

(3) 決定を行うに当たっての留意事項

公開できるかどうかの決定は、条例第6条第1項各号に該当するかどうかを判断して行うものであるが、その際は、次に掲げる事項に留意して行うものとする。

ア 公開の原則に立ち、安易に非公開とすることのないよう、慎重な検討を行うこと。

決定は、条例第6条第1項各号に該当するかどうか小谷村非公開とすることができる公文書の運用基準を参考としながら行うものであるが、特に適用除外事項に該当し非公開とする場合は、非公開とするに足りる具体的な理由の存否を十分に検討すること。

イ 公開請求に係る公文書の内容がほかの課と関連がある場合は、適宜調整委員会議等を開いて、十分な連絡調整を図ること。

(調整委員会は課長会議とする。)

3 決定に当たっての調査

個人、法人、国・県等、村以外の者に関する情報については、その取扱いを慎重に行うことが必要であるので、決定を行うに当たっては、次により十分な調査を行うものとする。この調査は、決定を慎重に行うものであるので、その決定が各課等において容易にできるもの以外のものについて行うものとする。

(1) 調査の内容

ア 個人に関する情報が記載されている公文書のうち、条例第6条第1項第1号ウに該当するものについては、プライバシー侵害の有無

イ 法人等に関する情報が記載されている公文書については、法人等が受ける不利益の有無、程度

ウ 国、県、村以外の市町村に関する情報が記録されている公文書については、協力関係等の支障の有無

(2) 調査の方法

調査は、原則として口頭により行うものとする。

(3) 調査結果の記録

調査を行った場合は、請求処理状況調書を作成し、その内容を記録しておくものとする。

4 内部調整

公開の請求に係る公文書を公開するかどうかの判断が難しいものについては、次により内部調整を行うものとする。

(1) 総務課への協議

調整等を行うべき事案が生じた課等は、総務課へ協議し、調整するものとする。

(2) 調整委員会における調整

(1) において調整がつかない事案については、小谷村情報公開調整委員会(以下「調整委員会」という。)へ提案し、調整するものとする。

(3) 経過的取扱い

公開・非公開の決定を慎重に行うとともに、決定内容の統一を図るため、当分の間、公開請求を受けた課等は、全事案についてあらかじめ総務課と協議し、調整するものとする。

5 通知書の記入方法

(1) 決定通知書(条例施行規則様式第2号)

ア 決定通知者…決定通知者はそれぞれの実施機関名とする。

イ 請求年月日等…請求書の受付年月日を記入する。

ウ 公開請求のあった公文書…請求書の「公開請求をする公文書」を転記する。

エ 公開する日時…実施機関の指定する公文書の公開を行う年月日及び時間を記入する。

なお、通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮するとともに、あらかじめ電話等により請求者と連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するようにする。

オ 公開する場所…原則として統一窓口(総務課)を指定する。なお、郵送希望の場合には必要がないので欄全体に斜線を引く。

カ 事務所管課等…公開請求のあった公文書の担当課名、係名及び電話番号を記入する。

(2) 部分公開決定通知書(条例施行規則様式第3号)

ア 公開することができない部分…公開できない内容を理解できるよう具体的に記入する。

【例】個人の住所、氏名

イ 公開することができない理由…公開することができない情報が条例第6条第1項各号のいずれかに該当するか、該当する号を明記する(複数の号に該当するときは、それぞれ該当する号を明記する。)

【例】小谷村情報公開条例第6条第1項第1号に該当

特定個人の家族構成、扶養関係、年収等の個人に関する情報の記載があるため、公開することにより当該個人が識別され得る可能性があるため。

(3) 非公開決定通知書(条例施行細則様式第4号)

ア 公開できる期日…非公開とした部分について、公開できるようになる期日がおおむね1年以内に到来し、かつ、期日を明示できるときは期日を記入する。

【例】議会に対し議案として提出した後であれば公開できる場合

6 決定の通知

公開するかどうか決定したときは、請求者に対してその結果を速やかに小谷村情報公開決定通知書等(以下「通知書」という。)により通知するものとする。

(1) 決定通知書の記載及び送付

通知書は3部複写とし、次により各担当課において処理するものとする。

○正本…請求者へ送付

○副本…1部(各課所用)を当該所管課で保管

1部(統一窓口用)を総務課へ

(2) 「部分公開決定通知書」及び「非公開決定通知書」については、必ず配達証明による郵送とする。

7 部分公開(条例第6条第2項)の取扱い

(1) 条例第6条第1項により、請求のあった公文書に同項各号に該当する情報が記録されている場合には、当該公文書の公開をしないことができる。しかし、当該公文書に、条例第6条第1項各号に該当しない情報が記録された部分が含まれており、更に、その部分を容易に、かつ、合理的に分離できる場合は、その部分については、公開をしなければならないものである。

ア 「容易」に分離できるか否かは、時間的、経済的観点から総合的に判断するものとする。

イ 「合理的に分離できる」か否かは、公開請求の内容に照らして、公開しなければならない部分だけの公開によっては、正確な情報が伝達されず、かえって混乱を生ずるおそれがあるか否か等を考慮して判断しなければならない。この場合においては、必要に応じ、当該請求者と直接連絡をとることによって確認の上判断するものとする。

(2) 部分公開の方法

条例第6条第2項の規定による部分公開は、原則として、次に掲げる方法によるものとする。

ア 公開する部分と非公開とする部分とが、別のぺージに記載されている場合には、当該非公開部分を取りはずして公開する。

イ 公開する部分と非公開とする部分とが、同一ぺージに記載されている場合には、当該非公開とする部分を何らかの方法で覆って複写したものか、又は該当するページのすべてを複写した上で、非公開とする部分をマジック等で消し、それをもう一度複写したものをもって公開する。

第7 公開の方法

[公開の手順]

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1 公開の日時、場所

(1) 公開の日時及び場所は、村長が指定する。(条例施行規則第5条)

公開の日時は、請求者の都合と、請求者が来庁したときに説明を行う所管課の職員が対応できるかどうかを考慮し決定する。ただし、統一窓口と時間的調整を事前に行うものとする。

(2) 公開の場所は、原則として統一窓口及び会議室等とする。

ただし、請求に係る文書が大量な場合、事務執行上室外へ持ち出せない場合等理由のある場合は、当該文書の所管課内において公開することができるものとする。

2 公開の方法

公文書の公開は、原則として次により行い、貸出しはしないものとする。

(1) 原本による公開(条例第11条)

公開は、原則として原本により行うものとする。したがって、公開請求のあった公文書と、それ以外の公文書が一括編冊されている場合には、請求部分とそれ以外の部分を分離して公開するものとする。ただし、物理的に取り外しが不可能な場合は、写しにより公開することができる。

(2) 写しによる公開

歴史的な意味をもつ公文書や公開の請求がしばしば予想される公文書などで、公開することにより汚損又は損傷するおそれがあると認めるとき、その他相当な理由があると認められるときは、その写しにより公開できるものとする。

3 閲覧者との対応

指定した日時、場所において請求者に応じることとするが、原則として主管課の職員が立ち会うものとする。

なお、統一窓口の職員は、条例第4条に定める適正使用の趣旨と、公文書を汚損又は損傷した場合は、閲覧を中止又は禁止する場合もあることを事前に説明するものとする。

4 写しの作成と費用の徴収

原則として、統一窓口の職員が、写しの作成と費用の徴収をするものとする。ただし、写しの作成については、適宜、公文書を管理している課等の職員も行うものとする。

写しの作成は、原則として乾式複写機により行うものとする。ただし、地図、図画その他の公文書であらかじめ業者と複写委託契約により、その複写が可能なものについては、当該委託契約により納入される複写物により行うことができるものとする。

(1) 写しの作成

ア どの部分の写しをとるか請求者に確認すること。

イ 写し作成ぺージ数及びそれに伴う費用を計算し、請求者に確認すること。

ウ 写しを作成し、請求者に提示確認すること。

(2) 費用の徴収(1枚 円)

ア 写しを作成後、複写に要した費用を現金により徴収し、写しと現金領収書を交付する。

イ 複写に要した費用は、統一窓口により処理する。

(3) 郵送の場合

写しの作成費用は現金で、郵送費は切手で送付するように求め、現金及び切手が送付されてきた後、写しと領収書を送付する。

第8 救済制度(不服申立てがあった場合)

条例第10条の規定による処分に対し、行政不服審査法((昭和37年法律第160号)以下「審査法」という。)に基づく不服申立てがあった場合、小谷村情報公開審査会(以下「審査会」という。)の審査を経て決定する。

なお、実施機関が行う決定についてなされる不服申立ては、実施機関に対する「異議申立て」となる。したがって、不服申立ての受付は、異議申立書を受け付けることにより行う。

1 情報公開審査会

審査会は、異議申立ての決定の公正さを保つために、附属機関として設置されたものである。

なお、その組織及び運営は、条例及び小谷村情報公開審査会規則(平成11年規則第15号。以下「審査会規則」という。)の定めるところによる。

2 異議申立て

(1) 異議申立てに関する事務

総務課が行う事務

所管課が行う事務

1 異議申立書の受付(受領)

2 審査会事務局

1 異議申立書の受理

2 審査会への諮問

3 異議申立てに関する決定

4 異議申立人への決定内容の通知

異議申立てに対する決定に係る決裁権者は、各実施機関の長とし、各長は、審査法の定めるところにより審査をするものとする。

(2) 異議申立書の受付

異議申立書は、可否の決定を行った実施機関に対して提出される。しかし、異議申立人の利便を考慮し、総務課において統一して受付を行う。

ア 総務課は、異議申立書の提出を受けたときは、速やかに当該異議申立書を各所管課に送付する。なお、異議申立ての受付に当たっては、次の点に注意する。

(ア) 異議申立ては、審査法第48条の規定により書面(異議申立書)を提出しなければならない。したがって、口答又は電話による異議申立ては認められない。こうした異議申立てについては、書面による正規の手続をとるように指導する。

(イ) 総務課は、異議申立書の提出を受けた際に、次の(3)に掲げる事項に不備又は不足する部分があるときは、異議申立人に対し訂正、加筆を求めて所管課の行う受理の事務が円滑に行われるよう配慮する。

(3) 異議申立書の受理

所管課は、審査法第15条の規定による次の記載事項の記入を審査し、小谷村文書取扱規程(昭和35年小谷村訓令第8号)等に基づき受理の手続を行う。この場合、当該異議申立書の記載に不備又は不足があるため当該異議申立書が不適法である場合は、所管課は、その補正を命じるものとする。

ア 異議申立書の記載事項

(ア) 異議申立て人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

(イ) 異議申立てに係る処分

(ウ) 異議申立てに係る処分があったことを知った年月日

(エ) 異議申立ての趣旨及び理由

(オ) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

(カ) 異議申立ての年月日

(キ) 代理人申請の場合は、代理人の氏名及び住所

(ク) 異議申立て人の押印

イ 不適法な異議申立て

「異議申立てが不適法である場合」とは、異議申立書の記載内容の不備又は不足により不適法となる場合のほか、次に掲げる場合がある。

(ア) 異議申立書が法定の期間後に提出されたとき。

(イ) 異議申立ての対象が、初めから不存在のとき又はその後消滅したとき。

(ウ) 異議申立てができない事項であったとき。

(エ) 異議申立ての資格のないものからなされたとき。

(4) 審査会の審査

ア 審査会への諮問

異議申立てを受理した場合、実施機関は、当該異議申立てを不適法であることを理由として却下するとき及び職権で非公開を取り消すときを除き、総務課を経由して全てを諮問する。諮問は、諮問書のほかに次に掲げる書類を添付し、審査会事務局である総務課に提出する。

(ア) 添付書類

a 異議申立書及び添付書類の写し

b 公文書公開請求書の写し

c 当該異議申立てに係る決定通知書の写し

d その他異議申立てについて審査を行う上で必要と認められる資料

総務課は、上記により諮問書を受け付けたときは、速やかに審査会長の命を受け審査会の開催手続をするものとする。

イ 答申

審査会は、条例等の定めるところに従って審査し、答申するものとする。

(5) 異議申立てに対する決定

審査会から答申を受けたときは、各実施機関は、答申の趣旨を尊重し、決定書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付し、異議申立てに対する決定をするものとする。

なお、決定については、総務課へあらかじめ協議するものとする。

(6) 異議申立人への決定内容の通知

実施機関は、異議申立てに対する決定を行ったときは、速やかに異議申立人に対し決定書の謄本1通を送付するとともに、統一窓口にその写しを送付するものとする。

なお、送付に当たっては、直接交付するか、郵便による配達証明扱いとする。

【異議申立ての処理】

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3 書式例

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3 容認決定の場合の主文は、「本件異議申立てに係る    処分は、これを取り消す。」とする。この場合、「行政不服審査法第47条第3項を適用して」とする。

4 異議申立人に送付する決定書は、謄本であるので、その末尾に次のように記載する。

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小谷村公文書公開の事務処理要領

平成11年12月24日 訓令第6号

(平成11年12月24日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・統計
沿革情報
平成11年12月24日 訓令第6号