○小谷村農業再生協議会事務処理及び文書取扱規程

平成16年6月22日

告示第11号の2

小谷村農業再生協議会事務処理及び文書取扱規程

(目的)

第1条 この規程は、小谷村農業再生協議会(以下「協議会」という。)における事務処理及び文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書による事務処理を適正、かつ、能率的にすることを目的とする。

(事務処理及び文書取扱の原則)

第2条 協議会における事務処理は、軽易なものを除き、全て文書をもって行わなければならない。

2 ファクシミリ、電子メールその他で照会、回答、報告又は打合せを行ったときは、文書に準じて処理する。

3 協議会の事務処理に当たっては、迅速、正確を期し、かつ、機密を重んじ関係者間の連絡に遺漏のないように努め、責任の所在を明らかにしておかなければならない。

4 文書は、事件の当初から完結までのものを一括してつづるものとする。一括することができないものがあるときは、その旨を明らかにしておかなければならない。

第3条 文書は、確実、迅速に処理し、かつ、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合は、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(文書の発行名義人)

第4条 文書は、小谷村農業再生協議会会長及び事務局長以外の名により発行してはならない。ただし、事務連絡等軽微な文書を除く。

(文書管理責任者)

第5条 協議会に文書管理責任者を置く。

2 文書管理責任者は、小谷村農業再生推進協議会会計処理規程(平成16年小谷村告示第11号の1)第8条第2項の経理責任者を兼務することができる。

(帳簿)

第6条 帳簿は、次に掲げるものを備えるものとする。

(1) 文書登録簿

(2) 簡易文書整理簿

(3) 文書保存簿

(文書の接受及び配布)

第7条 封書は、会長宛及び事務局宛のものは開封し、その内容が緊急、かつ、適正に処理を要するものについては、受付印(別に定める。)を押印のうえ、事務担当者宛配布する。

2 前項以外の特定の名義人宛の封書は、そのまま、当該名義人宛配布し、当該名義人は、開封のうえ、その内容が前項に準じるもので必要と認める場合には、受付印を押印するものとする。

(文書の登録)

第8条 接受した文書により起案した文書及び発議により起案した文書は、文書登録簿に登録する。

2 前項の登録は、当該文書の件名、差出人、文書番号、接受年月日、登録年月日その他必要な事項を記載してするものとする。

3 軽微な通知、照会等簡易な内容の文書及び発行名義人が事務局長に係る文書は、前2項の規定にかかわらず、簡易文書整理簿に所要事項を登録して整理するものとする。

(起案)

第9条 文書は、事件ごとに起案するものとする。ただし、2以上の事件で、その間に相互に関連のあるものについては、これらを1件とみなし、一の起案により処理することができる。

2 接受文書については、特別の事情のあるものを除き、接受の日から7日以内に起案しなければならない。

第10条 文書の起案をする場合には、別に定める起案用紙を用いなければならない。この際、起案年月日、決裁年月日、施行年月日など所定の年月日は、必ず記入しなければならない。

(文書の決裁)

第11条 決裁文書には、その決裁に係る事項について処理案の要旨及び理由を記述した伺文を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が軽微なものであるときは、この限りでない。

(決裁等の順序)

第12条 起案文書の決裁等の順序は、原則として会長、副会長、事務局長、事務局の逆の順序とする。

2 起案文書は、文書管理責任者及び経理責任者の決裁を受けなければならない。

(後伺い)

第13条 決裁権者が不在で緊急を要する場合には、最終決裁権者を除き、当該決裁権者を後伺いとして処理できる。

(文書の専決)

第14条 起案文書は、別に定めるところにより専決にすることができる。

(文書の代決)

第15条 副会長は、特に必要と認められる場合は、会長の代決をすることができる。

(供覧文書)

第16条 供覧文書については、起案文書によらず、接受文書の余白にゴム印による決裁欄を設けて供覧することとして、差し支えない。

(文書番号)

第17条 文書番号は、次のとおりとする。

(1) 発行名義人が協議会会長にあっては

○○小谷再生協第番号 (○○は年度)

(2) 発行名義人が事務局長にあっては

○○小谷再生協事第番号 (○○は年度)

2 文書番号は、対策の種類ごとに小区分を設ける。

3 文書番号は、規約に定める事業年度ごとに起番するものとする。

(文書の施行)

第18条 文書の施行に当たっては、文書登録簿又は簡易文書整理簿に所要事項を記入し、当該文書の発行名義人の公印を押印するものとする。

2 起案文書と施行文書との契印は、施行のための浄書文書と起案文書とを照合し、誤りのないことを確認したうえで行うものとする。

(発送)

第19条 文書管理責任者は、文書の発送に当たって通常郵便物のほか速達、書留その他特殊扱いにすることを指定することができる。

第20条 協議会の近傍に所在する関係機関等に宛て発送する場合には、第18条の定めによらないで使送により送付することができる。

(文書の完結)

第21条 文書の決裁、供覧又は発送が終わったことにより、当該文書に係る事件が終了したときは、文書登録簿又は簡易文書整理簿に完結の旨を記入することとする。

(保存期間)

第22条 文書の保存期間は、他の規定によるもののほか、次に掲げるとおりとする。


(類別区分)

(保存期間)

第1類

永年

第2類

10年

第3類

5年

第4類

2年

2 文書の保存期間は、文書が完結した時点から起算する。

3 類別区分の標準は、別に定めるところによるものとする。

(保存文書の廃棄)

第23条 文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。ただし、保存期間を経過した後もなお、保存の必要のあるものは、この旨を明らかにして保存しておくものとする。

(その他)

第24条 この規程の実施に関し必要な事項は、(幹事会の承認を経て)会長が定める。

附 則

この告示は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月27日告示第26号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年3月27日告示第16号)

この規程は、公布の日から施行する。

小谷村農業再生協議会事務処理及び文書取扱規程

平成16年6月22日 告示第11号の2

(平成25年3月27日施行)