(目的)

第1条　この規程は、小谷村農業再生協議会(以下「協議会」という。)における事務処理及び文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書による事務処理を適正、かつ、能率的にすることを目的とする。

(事務処理及び文書取扱の原則)

第2条　協議会における事務処理は、軽易なものを除き、全て文書をもって行わなければならない。

第3条　文書は、確実、迅速に処理し、かつ、丁寧に取り扱うとともに、これを保管する場合は、常にその所在を明確にしておかなければならない。

(文書の発行名義人)

第4条　文書は、小谷村農業再生協議会会長及び事務局長以外の名により発行してはならない。ただし、事務連絡等軽微な文書を除く。

(文書管理責任者)

第5条　協議会に文書管理責任者を置く。

(帳簿)

第6条　帳簿は、次に掲げるものを備えるものとする。

(文書の接受及び配布)

第7条　封書は、会長宛及び事務局宛のものは開封し、その内容が緊急、かつ、適正に処理を要するものについては、受付印(別に定める。)を押印のうえ、事務担当者宛配布する。

(文書の登録)

第8条　接受した文書により起案した文書及び発議により起案した文書は、文書登録簿に登録する。

(起案)

第9条　文書は、事件ごとに起案するものとする。ただし、2以上の事件で、その間に相互に関連のあるものについては、これらを1件とみなし、一の起案により処理することができる。

第10条　文書の起案をする場合には、別に定める起案用紙を用いなければならない。この際、起案年月日、決裁年月日、施行年月日など所定の年月日は、必ず記入しなければならない。

(文書の決裁)

第11条　決裁文書には、その決裁に係る事項について処理案の要旨及び理由を記述した伺文を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が軽微なものであるときは、この限りでない。

(決裁等の順序)

第12条　起案文書の決裁等の順序は、原則として会長、副会長、事務局長、事務局の逆の順序とする。

(後伺い)

第13条　決裁権者が不在で緊急を要する場合には、最終決裁権者を除き、当該決裁権者を後伺いとして処理できる。

(文書の専決)

第14条　起案文書は、別に定めるところにより専決にすることができる。

(文書の代決)

第15条　副会長は、特に必要と認められる場合は、会長の代決をすることができる。

(供覧文書)

第16条　供覧文書については、起案文書によらず、接受文書の余白にゴム印による決裁欄を設けて供覧することとして、差し支えない。

(文書番号)

第17条　文書番号は、次のとおりとする。

(文書の施行)

第18条　文書の施行に当たっては、文書登録簿又は簡易文書整理簿に所要事項を記入し、当該文書の発行名義人の公印を押印するものとする。

(発送)

第19条　文書管理責任者は、文書の発送に当たって通常郵便物のほか速達、書留その他特殊扱いにすることを指定することができる。

第20条　協議会の近傍に所在する関係機関等に宛て発送する場合には、第18条の定めによらないで使送により送付することができる。

(文書の完結)

第21条　文書の決裁、供覧又は発送が終わったことにより、当該文書に係る事件が終了したときは、文書登録簿又は簡易文書整理簿に完結の旨を記入することとする。

(保存期間)

第22条　文書の保存期間は、他の規定によるもののほか、次に掲げるとおりとする。

(保存文書の廃棄)

第23条　文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。ただし、保存期間を経過した後もなお、保存の必要のあるものは、この旨を明らかにして保存しておくものとする。

(その他)

第24条　この規程の実施に関し必要な事項は、(幹事会の承認を経て)会長が定める。