○情報公開事務取扱要綱

平成11年12月27日

訓令第8号

第1 趣旨

この要綱は,別に定めるもののほか,大衡村情報公開条例(平成11年大衡村条例第27号。以下「条例」という。)による情報の公開に関する事務について必要な事項を定めるものとする。

第2 情報公開窓口等

1 情報の公開の窓口は,総務課とする。

2 情報公開窓口の事務

(1) 情報の公開についての相談及び案内に関すること。

(2) 情報の公開についての連絡調整に関すること。

(3) 情報の公開に係る請求書の受理に関すること。

(4) 情報の公開の実施に関すること。

(5) 情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(6) 情報の公開に係る審査請求の受理に関すること。

(7) 情報の検索資料の整備に関すること。

(8) 情報提供に関すること。

3 主管課等で行う事務

公開請求に係る情報を主管する課(以下「主管課等」という。)で行う事務は,次のとおりとする。

(1) 情報の公開についての相談及び案内に関すること。

(2) 情報の公開に係る請求書の受理に関すること。

(3) 公開請求に係る情報の検索に関すること。

(4) 公開請求に対する決定に関すること。

(5) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。

(6) 情報の公開に係る審査請求の処理に関すること。

(7) 情報提供に関すること。

第3 情報の公開事務

1 案内及び相談等

(1) 案内及び相談

情報公開窓口では,担当者が面談により,来訪者が求めている情報の種類内容等を把握し,来訪者の要求に最も適切に対応し得る情報の提供手段を選択するとともに,来訪者の求めに応じ,相談,案内等を行うものとする。

(2) 他の制度による閲覧等との調整

条例第14条に規定する情報の閲覧及び写しの交付については,条例第2章の情報の公開に関する規定は適用されないので,情報の公開に係る情報がこれに該当するかどうかを確認するものとする。

なお,情報の公開の請求に係る情報が条例第14条の規定に該当し,他の法令が適用されるものである場合は,その内容を説明するとともに,当該事務を所掌する主管課等へ案内するものとする。

2 情報公開窓口における公開請求の手続事務

(1) 請求書の受理

請求書は,情報公開窓口においてのみ受理するものとし,主管課等に問い合わせがあった場合は,当該主管課等において行政資料等による情報提供で対応できることを除き,情報公開窓口に案内するものとする。

(2) 情報の特定

公開請求等のあった情報については,文書管理目録,文書分類表及び文書件名目録による検索又は主管課等との連絡により,当該情報の存在の有無の確認及び当該情報の内容の特定を行うものとする。

なお,同一内容の情報が複数の主管課等に存在する場合は,当該情報を作成した主管課又は当該情報に係る事務事業の主体となっている主管課等を当該情報の公開に関する事務の担当課とする。

(3) 請求書の受理に当たっての留意事項

ア 公開請求は,原則として主管課等ごとに,請求内容1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし,同一の主管課等に同一人から複数の情報の公開の請求があった場合は,「請求する公文書の内容」の欄に記入することができる範囲で,1枚の請求書により行うことができるものとする。

イ 公開請求は,本人が行うことを原則とするが,委任状等の代理関係を証明する書類の提出があった場合は,代理人により行うことができるものとする。

ウ 郵送又はファクシミリによる公開請求は,請求書に必要事項がすべて記入されており,かつ,これらの記入事項によって,公開請求に係る情報の件名又は内容等を明確に特定することができる場合に限り,受理するものとする。

エ 電話又は口頭による公開請求は,条例第8条の規定が請求書を提出することを定めているので,認めないものとする。

(4) 請求書の記入欄の確認事項等

ア 「住所,氏名,電話番号」欄

(ア) 本人又は代理人による請求であるかどうかの確認,公開決定等の通知先の特定及び連絡調整に必要なので,正確に記入してあること。

(イ) 押印は,要しないものであること。

(ウ) 電話番号は,自宅,勤務先等連絡が容易な連絡先の番号が記入してあること。

イ 「請求する公文書の内容」欄は,請求の対象となる情報を特定するための欄であるから,内容が特定できるように情報の件名又は知りたいと思う事項が日本語により具体的に記入してあること。

ウ 「請求の目的」欄は,情報の特定,部分公開をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判定,制度利用状況の把握の参考資料等として必要があるので,日本語により具体的に記入してあること。ただし,この欄の記入は,請求者の任意であること。

エ 「請求者の連絡先」欄は,住所,氏名欄と一致していない連絡先が記入されている場合は,請求者に対して公開決定等の通知先を確認しておくこと。

オ 「公開方法の区分」欄は,該当番号が○で囲まれていること。

(5) 請求書の補正

請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な個所がある場合には,請求者に対して,当該個所を補筆し,又は訂正するよう求めるものとする。

(6) 請求書を受理した場合の説明等

請求書を受理した場合は,当該請求書に収受印を押印し,その控えを請求者に交付するとともに,次の事項について説明するものとする。

ア 情報の公開は,公開決定等に日時を要するため,原則として請求書受理と同時には行われないこと。

イ 公開決定等は,請求書を受理した日から起算して15日以内に行い,情報公開決定通知書(規則様式第2号),情報部分公開決定通知書(規則様式第3号)又は情報非公開決定通知書(規則様式第4号)(以下「決定通知書」という。)により通知するものであること。

ウ 事務処理上の困難その他正当な理由があるときには,イに規定する期間を45日を限度として延長することがあり,この場合に決定期間延長通知書(規則様式第5号)により通知するものであること。

エ 情報の写しの交付その他の物品の供与(以下「写しの交付等」という。)には,費用の負担が必要であること。

3 請求書を受理した後の取扱い

請求書を受理した場合は,請求書の控えを保管するとともに,請求書を主管課等へ送付すること。

4 主管課等における公開請求の手続事務

主管課等は,情報公開窓口から請求書の送付を受けたときは,形式的要件の具備を確認するとともに,公開請求に係る情報を検索し,その存在を確認後受理するものとする。

公開請求に係る情報が存在しないことが判明したときなど請求書を受理できないときは,次により処理をするものとする。

ア 請求者に対し,速やかに請求書を受理できない旨を連絡し,請求書の取下げを要請すること。

イ 取下げがされない場合は,別記様式第1号により請求書を受理できない旨を通知するとともに,その写しを情報公開窓口に送付するものとする。

なお,請求書は請求者に返送するものとし,その控えは情報公開窓口において保管するものとする。

ウ 他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについてはその旨を併せて連絡,又は通知すること。

5 公開の決定等

(1) 情報の内容の検討

主管課等は,請求書を受理したときは,情報の公開の請求に係る情報の内容について,条例第6条各号に該当するかどうかを検討するものとする。

(2) 公開の決定等の期間

情報公開窓口において請求書を受理した日をもって,条例第9条第1項に規定する公開請求のあった日として取り扱うものとし,請求書を受理した日から起算して15日以内に公開の決定等を行うものとする。

(3) 公開の決定等の決裁

ア 公開決定等は,事務決裁規程(昭和48年規程第3号)の定めるところによる。

イ 公開決定等に当たっては,回議用紙を用いて回議するものとする。この場合,起案文書には,公開決定等の内容の案及び審査内容を記載するとともに,決定通知書の案,第三者への意見聴取等をした場合は,その意見書を添付するものとする。

(4) 内部調整

公開決定等に当たっては,次により内部調整を行うものとする。

ア 主管課等は,公開決定等に当たっては,総務課長(情報公開窓口)に協議すること。

イ 関係課等との連絡及び調整

主管課等は,公開請求に係る情報が他の課等に関連するものである場合又は村の他の機関が作成したものである場合には,当該課等又は当該機関との連絡を取り,調整を行うこと。

(5) 第三者に対する意見の聴取等

第三者の権利利益の保護の観点から公開決定等を慎重かつ公正に行うため,必要に応じ,第4に定めるところにより,村以外の個人,法人(国及び地方公共団体を含む。)その他の団体(以下「第三者」という。)に対し意見の聴取等を行うものとする。

(6) 決定通知書の記入要領

決定通知書は,次により作成するものとする。

ア 「公文書の内容」欄(規則様式第2号,規則様式第3号及び規則様式第4号)には,当該情報の件名,文書番号等を正確に記入すること。なお,1枚の請求書により複数の公開請求があった場合は,1枚の決定通知書に複数の情報の件名を記入することができること。

イ 「公開の日時」欄(規則様式第2号及び規則様式第3号)は,決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し,到達予定日から数日以後の通常勤務時間内の日時を指定すること。この場合,事前に請求者及び情報公開窓口と電話等で連絡を取り合い,互いに都合のよい日時を指定するよう努めること。なお,意見の聴取を行った第三者が当該情報の公開に反対の意見を表示した意見書を提出した場合において,公開決定をするときは,公開決定の日との間に2週間を置くものとする。

ウ 「公開の場所」欄(規則様式第2号及び規則様式第3号)は,総務課(情報公開窓口)とすること。

エ 「一部について公開をしない理由」欄(規則様式第3号)及び「公開をしない理由」欄(規則様式第4号)は,条例第6条各号のいずれかに該当する場合,その該当号及びその理由を具体的に記入すること。また,同条各号の複数の号に該当する場合は,各号ごとにその理由を具体的に記入すること。

オ 「一部について公開をしない理由がなくなる期日」欄(規則様式第3号)及び「公開をしない理由がなくなる期日」欄(規則様式第4号)は,おおむね1年において,一定の期間が経過することにより,第6条各号に該当する理由が消滅することが確実であり,情報の公開をすることができるようになる期日を記入すること。

(7) 公開決定等の期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由により,公開決定等の期間を延長する場合は,決定期間延長通知書(規則様式第5号)により,請求者に通知するものとする。この場合,次のことに留意するものとする。

ア 延長期間は,45日を限度とする。

イ 決定期間延長通知書は,情報公開窓口で請求書を受付けた日から起算して15日以内に請求者に到達するよう送付すること。

ウ 主管課等は,決定期間延長通知書の控えを情報公開窓口に送付すること。

エ 決定期間延長通知書の「公文書の内容」欄については,(6)のアに規定するところによるものとする。

オ 決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には,事務処理上の困難その他正当な理由を具体的に記入するものとする。

(8) 決定通知書の送付

ア 公開決定等をした場合は,速やかに決定通知書を作成し,請求者に送付すること。

イ 決定通知書の控えを情報公開窓口に送付すること。

(9) 過去に公開の実績のある情報の取扱い

主管課等は,公開請求のあった情報が過去に公開の実績があり,直ちに公開決定できるものについては,速やかに公開するよう努めるものとする。

6 情報の公開の方法

(1) 閲覧の方法

ア 文書,図画及び写真(以下「文書等」という。)の場合

原則として,原本を閲覧に供するものとする。原本を閲覧に供することにより,それを汚損し,又は破損するおそれがあるときその他の相当の理由があるときは,原本を複写した物を閲覧に供するものとする。

イ スライドフィルムの場合

スライドプロジェクターにより行う。

ウ マイクロフィルムの場合

マイクロリーダー又はリーダープリンターにより行う。

(2) 写しの交付の方法

ア 文書等の場合

文書等の原本又はそれを複写したものについて乾式複写機により作成した写しを交付することにより行う。

イ スライドフィルム及びマイクロフィルムの場合

リーダープリンターにより作成した写しを交付することにより行う。

(3) 部分公開の方法

部分公開をする場合は,おおむね次の方法により公開をしない部分の分離を行い情報の公開をするものとする。

ア 公開ができる部分とできない部分とがページ単位で区分できるとき。

公開ができない部分を紙袋で覆うなど公開ができない部分について閲覧できない措置を講じ,公開ができる部分についてのみ情報の公開を行う。

イ 公開ができる部分とできない部分とが同一ページにあるとき。

公開ができない部分を覆って複写した物又は該当ページを複写した上で公開ができない部分を黒インク等で塗りつぶし,再度複写した物で情報の公開を行う。

7 電磁的記録の公開の方法

(1) 電磁的記録の種別

ア 磁気テープ(デジタルオーディオテープ等)

イ 磁気ディスク(フロッピーディスク・ハードディスク等)

ウ 録音テープ(カセットテープ等)

エ 録画テープ(ビデオテープ)

オ 光ディスク(CD=ROM等)

カ 光磁気ディスク(MO等)

(2) 閲覧の方法

原則として,原本又は写しを下記の方法により閲覧に供するものとする。原本での閲覧により,それを汚損し,又は破損するおそれがあるとその他の相当の理由があるときは,複製物を閲覧に供するものとする。

ア 磁気テープの場合

プリンターにより作成した写しにより行う。

イ 磁気ディスクの場合

パーソナルコンピューター又はワードプロセッサにより行う。

ウ 光ディスク及び光磁気ディスクの場合

パーソナルコンピューターにより行う。

(3) 視聴の方法

原則として,原本を下記の方法により視聴に供するものとする。原本での視聴により,それを汚損し,又は破損するおそれがあるときその他の相当の理由があるときは,複製物で視聴に供するものとする。

ア 録音テープの場合

テープレコーダーにより行う。

イ 録画テープの場合

ビデオテープレコーダーにより行う。

ウ 光ディスク及び光磁気ディスクの場合

パーソナルコンピューターにより行う。

(4) 写しの交付等の方法

ア 磁気テープの場合

プリンターにより作成した写しを交付することにより行う。

イ 磁気ディスク・光ディスク・及び光磁気ディスクの場合

プリンターにより作成した写しを交付すること。又はパーソナルコンピューター若しくはワードプロセッサにより作成した複製物を供与することにより行う。

ウ 録音テープの場合

テープレコーダーにより作成した複製物を供与することにより行う。

エ 録画テープの場合

ビデオテープレコーダーにより作成した複製物を供与することにより行う。

(5) 部分公開の方法

電磁的記録の部分公開をする場合は,公開できる部分とできない部分とが,適当な方法により容易に区分できるときには,例えば,公開できない部分を特定の記号に置き換え,又は表示されないようにするなど,公開ができない部分について閲覧又は視聴ができない措置を講じ,公開ができる部分についてのみ電磁的記録の公開を行うものとする。

8 情報の公開の実施事務

(1) 日時及び場所

情報の公開は,決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。

(2) 指定した日時以外の情報の公開の実施

請求者が,やむを得ない事情により,指定した日時に情報の公開を受けることができない場合は,請求者の求めに応じ,別の日時に情報の公開を実施することができるものとする。

この場合,新たに決定通知書の送付は要しないものとする。

なお,日時を変更した場合は,その旨を情報公開窓口に連絡するものとする。

(3) 情報の閲覧・視聴の際の担当職員の立会い

情報(複写した物を含む。(4)から(6)までにおいて同じ。)を閲覧又は視聴に供するときは,主管課等の職員が閲覧又は視聴をさせ,必要に応じて情報公開窓口の職員が立ち会うものとする。

(4) 情報の写しその他の物品の送付等

ア 情報の写しの場合

主管課等は,情報の写しを交付することとなる場合は,原則として公開の日の前日までに,情報の写しを作成し,用紙の規格ごとに枚数を確認して,公開の場所として指定した情報公開窓口に送付するものとする。ただし,請求者が,情報を閲覧した後に当該情報の一部を指定して写しの交付を受けることを希望している場合は,この限りでない。

イ 電磁的記録の場合

主管課等は,電磁的記録の複製物を供与することとなる場合は,原則として公開の日の前日までに,当該複製物を作成するとともに,その内容を確認して,公開の場所として指定した情報公開窓口に送付するものとする。

(5) 決定通知書の提示

情報の公開を実施する際は,決定通知書の提示を求めるものとする。

(6) 情報の写しの交付の手続き

情報の写しの交付の手続きは,情報公開窓口において次により行うものとする。

ア 交付申請書の提出

情報の写しの交付をするときは,請求者に対して,情報の写しの交付申請書(別記様式第2号)の提出を求めるものとする。

イ 費用の徴収

(ア) 情報の写しの交付申請書の提出があったときは,写しの交付に要する費用を現金により領収するものとする。

(イ) 郵送による場合にあっては,(ア)に掲げるもののほか写しその他の物品の郵送等に要する費用を現金書留又は普通為替により納付させるものとする。

(7) 実施に当たっての注意事項

情報の閲覧又は視聴を実施するに当たって,請求者が情報を汚損し,又は破損するおそれがあるときは,情報の閲覧又は視聴を中止,又は禁止するものとする。

第4 第三者情報の取扱い

1 第三者に対する意見照会の手続き

公開請求のあった情報に第三者に関する情報が記録されている場合は,第三者の権利利益の保護の観点から公開決定等を慎重かつ公正に行うため,必要に応じ,当該第三者に対する意見照会を行うものとする。

2 意見照会の方法

主管課等は,第三者(対象となる第三者が複数の場合は,必要な範囲の第三者)に対して,当該第三者の情報が記録されている情報について公開請求があった旨を書面(規則様式第6号)により照会し,原則として書面(規則様式第7号)で意見を求めるものとする。この場合,意見書はおおむね1週間以内に提出するよう努力を求めるものとする。

3 意見照会の内容

第三者に意見を照会する場合の内容は,おおむね次のとおりとする。

(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については,プライバシー侵害の有無

(2) 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については,当該法人等又は当該個人の権利競争上の地位その他正当な利害の侵害の有無

(3) その他の公共団体に関する情報については,事務事業の意思形成に対する支障の有無,又は事務事業の目的達成の困難性若しくは公正円滑な執行に対する支障の有無

4 調査書の作成

意見照会を行った場合は,第三者の氏名及び住所(法人その他の団体にあっては,その名所及び主たる事務所の所在地),照会年月日並びに照会の内容又は当該第三者の意見その他必要な事項を記録した調査書を作成するものとする。

5 第三者への通知

第三者情報について意見照会を行った場合は,公開決定等をした後に,当該第三者に対し,次の事項を書面(別記様式第3号)により通知するものとする。

(1) 決定の内容

(2) 情報の内容

(3) 情報の公開の期日

(4) その他必要な事項

第5 審査請求

公開決定等について審査請求があった場合は,次により取り扱うものとする。

1 審査請求書の受理

(1) 情報公開窓口における受理

情報公開窓口へ審査請求書(別記様式第4号)が提出された場合は,当該審査請求書を受理し,直ちに当該審査請求書に係る公開決定等した主管課等に送付するものとする。

(2) 主管課等における受理

主管課等へ審査請求書が提出された場合は,当該審査請求書を受理するとともに,その写しを情報公開窓口に送付するものとする。

2 審査請求書の審査

(1) 記載事項の確認

審査請求は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき,次の要件について確認するものとする。

ア 審査請求書の記載事項の確認

(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ) 審査請求に係る処分の内容

(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ) 審査請求の趣旨及び理由

(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容

(カ) 審査請求の年月日

(キ) 審査請求人が,法人その他の社団若しくは財団であるとき,総代を互選したとき,又は代理人によって審査請求をするときは,その代表若しくは管理人,総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ 審査請求人の押印の有無

ウ 代表若しくは管理人,総代又は代理人があるときは,それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(例えば,法人登記事項証明書,代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録の写し,代理人委任状等)

エ 公開決定等のあったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内の審査請求かどうか。

オ 異議の申立て適格の有無(公開決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者かどうか。)

(2) 審査請求書の補正

主管課等は,審査請求が(1)の要件を満たさず不適法であっても補正することができるものであるときは,相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

なお,補正を命ずる場合は,総務課長と協議するものとする。

(3) 審査請求についての却下の裁決

主管課等は,審査請求が次のいずれかに該当する場合には,当該審査請求について却下の裁決を行い,裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに,その写しを情報公開窓口に送付するものとする。

なお,却下の裁決をする場合は,総務課長と協議するものとする。

ア 審査請求が不適法であり,かつ,補正不能である場合

イ 補正命令に応じなかった場合

ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合

3 審査会への諮問

主管課等は,審査請求を却下する場合を除き,速やかに,次により大衡村情報公開審査会(以下「審査会」という。)へ諮問するものとする。

(1) 諮問書の作成

主管課等は,次に掲げる事項を記載した諮問書(別記様式第5号)を作成する。

(2) 諮問書の提出

主管課等は,諮問書に次に掲げる書類を添付して情報公開窓口へ提出するものとする。

ア 審査請求書(写し)

イ 情報公開請求書(写し)

ウ 決定通知書(写し)

エ 審査請求に係る経過説明書

オ その他必要な書類(当該審査請求の対象となった情報の写し等)

4 審査会の意見聴取等への対応

主管課等は,審査会からの必要な書類の提出を求められた場合又は説明若しくは意見を求められた場合は,これに応じるものとする。

5 審査会の審議及び答申

審査会からの答申があったときは,情報公開窓口は,答申書(別記様式第6号)を主管課等へ送付するとともに,その写しを保管するものとする。

6 審査請求に対する裁決

(1) 主管課等は,答申書の送付があったときは,速やかに,決裁を経て当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。

(2) 主管課等は,当該審査請求に対する裁決をしたときは,審査請求人に対して裁決書(別記様式第7号)の謄本を送達するとともに,その写しを情報公開窓口へ送付するものとする。

(3) 主管課等は,審査請求に対する裁決が,第4の1に基づき意見照会を行った第三者に関する情報が記録されている情報についての公開決定等を変更することとなった場合には,その旨を当該第三者に通知するものとする。

第6 検索資料の作成

1 検索資料

条例第16条に規定する情報の検索に必要な資料(以下「検索資料」という。)は,文書管理目録のほか,文書分類及び文書件名目録とする。

2 検索資料の作成及び送付

主管課等は,次により検索資料を作成し,情報公開窓口に送付すること。

(1) 文書管理目録

(2) 文書分類表

(3) 文書件名目録

(4) 電磁的記録管理目録

3 検索資料の閲覧

検索資料は,情報公開窓口に据え置き,一般の閲覧に供するものとする。

第7 実施状況の公表

情報公開窓口は,毎年度始めに前年度の実施状況について,各実施機関分を取りまとめ,次の事項を大衡村広報に登載することにより公表するものとする。

(1) 情報の公開請求の件数

(2) 公開決定等の件数

(3) 審査請求の処理の件数

(4) その他必要な事項

附 則

この要綱は,平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成17年6月24日訓令第4号)

この要綱は,公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際,第1条の規定による改正前の情報公開事務取扱要綱,第4条の規定による改正前の大衡村未熟児養育医療等実施要領,第5条の規定による改正前の大衡村老人医療事務取扱細則,第6条の規定による改正前の大衡村社会福祉法人等による介護サービス利用者負担の軽減に関する要綱及び第7条の規定による改正前の大衡村国民健康保険一部負担金の減免又は徴収猶予に関する事務取扱要綱に規定する様式による用紙で,現に残存するものは,当分の間,所要の修正を加え,なお使用することができる。

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情報公開事務取扱要綱

平成11年12月27日 訓令第8号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報公開・保護等
沿革情報
平成11年12月27日 訓令第8号
平成17年6月24日 訓令第4号
平成28年3月30日 訓令第9号