○戸籍の届出における本人確認等事務処理要綱

平成15年8月1日

告示第54号

(目的)

第1条 この要綱は,戸籍の届書を持参した者(以下「来庁者」という。)について,来庁者の本人確認をし,届書に記載されている届出人(以下「届出人」という。)へ届書を受理した旨の通知(以下「事務連絡」という。)を行うことにより,第三者からの虚偽の戸籍届出を防止し,併せて,村民の個人情報を保護するとともに,戸籍の記録の正確性を確保することを目的とする。

(対象となる届の範囲)

第2条 創設的届出のうち,婚姻届,離婚届,養子縁組届及び養子離縁届を対象とする。

(本人確認の対象者)

第3条 届書を持参した者(当該届書に係る届出人のすべて及び届出人以外の者を含む。届出人以外の者を以下「使者」という。)を対象とする。

(来庁者の本人確認方法)

第4条 来庁者の本人確認は,来庁者の氏名等が記載されている官公署等の発行する身分を証する書面(以下「身分証明書等」という。)の提示を求め,確認票(様式第1号)の手順に従い行う。

2 身分証明書等の範囲は,印鑑の登録及び証明に関する条例施行規則(平成11年大衡村規則第2号)第3条第1項及び第2項を準用する。

(執務時間外の届出に対する本人確認)

第5条 夜間や休日等の守衛室での届出に対する取扱いについては,本人確認を行わないものとし,届出人のすべてに事務連絡を送付する。

(届出人に対する通知)

第6条 当該届書に係る届出人すべての本人確認ができなかった場合,次の各号の区別に従い,事務連絡(様式第2号)を行う。この場合,来庁者には「届出があったことを連絡する。」旨を告知しなければならない。

(1) 一部の届出人が確認できた場合

本人確認できなかった届出人のすべてに事務連絡を送付する。

ただし,縁組・離縁届出において当該届出人が夫婦で同一住所の場合,夫婦の一方が確認できたときは事務連絡を省略することができる。

(2) 来庁者が使者の場合

当該使者の本人確認が出来た場合でも,当該届書に係る届出人すべてに事務連絡を行う。

(3) 持参しなかった場合及び提示を拒否した場合等の措置

身分証明書等を持参しなかった場合及び提示を拒否した場合等においては,戸籍法その他省令,通知等に定める審査を行った上受理し,届出人のすべてに事務連絡を送付する。

(郵送による届出があった場合の事務処理方法)

第7条 郵送による届出があった場合は,戸籍法その他省令,通知等に定める審査を行った上受理し,届出人のすべてに事務連絡を送付する。

(事務連絡の処理方法等)

第8条 事務連絡の処理方法等については,次のとおりとする。

(1) 宛先と宛名

 宛先は,届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票上の住所とするものとする。届出日と同日以後に住所の変更がされている場合には,変更前の住所とする。

 届出により氏が変更となる者についての宛名は,変更前の氏とする。

(2) 返送された場合の処理

宛先不明等により返送された通知は,再送することなく確認票とともに本人確認処理簿に保管するものとする。

(本人確認後の整理及び記録等)

第9条 本人確認後の事務連絡発送等,確認後の処理については,本人確認処理簿(様式第3―1,3―2号)に必要事項を記入して行う。

2 届書の処理について

(1) 届出人の本人確認ができた場合は,当該届出人欄外隣接に「本人確認済」のゴム印を押す。

(2) 本人確認ができず,事務連絡の通知する場合は「事務連絡通知」のゴム印を押す。

(3) 縁組・離縁届において,当該届出人が夫婦で同一住所の場合,夫婦の一方が確認できたため事務連絡を省略する場合は「事務連絡通知省略」のゴム印を押す。

3 本人確認台帳の保存期間は5年とし,保管及び管理には万全を期す。

附 則

この要綱は,平成15年8月1日から施行する。

附 則(平成28年3月28日告示第37号)

(施行期日)

第1条 この告示は,行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。

(戸籍の届出における本人確認等事務処理要綱の一部改正に伴う経過措置)

第2条 この告示の施行の際,第1条の規定による改正前の戸籍の届出における本人確認等事務処理要綱の様式による用紙で,現に残存するものは,当分の間,所要の修正を加え,なお使用することができる。

附 則(平成28年3月30日告示第41号)

この告示は,平成28年4月1日から施行する。

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戸籍の届出における本人確認等事務処理要綱

平成15年8月1日 告示第54号

(平成28年4月1日施行)