○大衡村文書取扱規程

平成18年4月1日

訓令第6号

大衡村文書取扱規程(平成13年訓令第4号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第16条)

第3章 文書の処理(第17条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第33条)

第5章 文書の整理及び保存(第34条―第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,大衡村における文書の取扱いに関し,別に定めるもののほか,必要な事項を定めるものとする。

(文書の意義)

第2条 この規程で定める文書とは,行政組織規則(平成28年大衡村規則第7号)及び教育委員会行政組織規則(昭和55年教委規則第1号)に規定する本庁,出先機関及び教育委員会の職員(以下単に「職員」という。)が,職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真,及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式,磁気的方式そのほか人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして本庁等が保有するものとする。

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職責)

第4条 総務課長は,文書事務を総括し文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行い,報告を求め,又は指導しなければならない。

(文書取扱責任者)

第5条 主務課長は,当該課の文書事務の責任者とし,課内における文書事務を適正かつ円滑に運営するために,課内の調整及び課員の指導を行う。

(文書取扱主任及び担当者の設置)

第6条 文書に関する事務を処理させるため,各課(班)に文書取扱主任(以下「主任」という。)及び文書取扱担当者(以下「担当者」という。)を置く。

2 主任は,各課長が総務課長に協議して所属の職員のうちから命ずる。

3 文書取扱担当者は,各課長が所属の職員から選任する。

(主任の職務)

第7条 主任は,次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(2) 施行文書の審査に関すること。

(3) 文書の保存及び廃棄の指揮に関すること。

(4) 例規の整備に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか,文書事務に関すること。

(文書取扱担当者の職務)

第8条 担当者の事務は,次の各号とする。

(1) 文書の収受及び配布に関すること。

(2) 課内における文書の整理及び保管に関すること。

(3) 前各号に掲げるもののほかは主任の指示に従う。

(文書関係帳簿)

第9条 総務課には,次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 特殊文書受付簿(様式第1号)

(2) 布令簿(様式第2号)

(3) 指令簿(様式第3号)

(4) 公示簿(様式第4号)

(5) 親展文書発送簿(様式第5号)

2 各課には,文書件名簿(様式第6号)を備えなければならない。

(文書の記号及び番号)

第10条 文書には,記号及び番号を付けなければならない。

2 文書の記号は,別表のとおりとする。

3 文書の番号は,第12条第1項の規定により付された番号を用い,それ以外の場合は,第28条の規定により回議書に付された番号による。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の受領及び配布)

第11条 村に到達した文書は,原則的には総務課が受領する。ただし,課の所管事務に係る文書で主管課に直接到達したものは,当該課で受領し,収受できる。

2 普通文書は,主管課が不明の場合を除き,開封せず,文書棚により主管課に配布する。

3 親展文書,書留,配達記録,配達証明,内容証明等の特殊な取り扱いがされたもの並びに電報等(以下「特殊文書」という。)は,開封せず,受付日付印(別記1)を封皮に押印し,特殊文書受付簿を記入した後,直接名宛人へ配布し,受領印を徴す。

(文書の収受)

第12条 文書が配布されたとき,点検の上,収受しなければならない文書については,その余白に収受日付印(別記2)を押印し番号を付す。ただし,刊行物,ポスター,あいさつ状その他これらに類する軽易な文書については,収受日付印の押印を省略することができる。

2 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書と認められるものは,収受日付印の下に収受時間を明記し,かつ,取扱者の認印を押印し,その封皮を添付する。

3 2以上の課に関連のある文書は,その関係の最も深い課に配布する。

4 主管が明らかでない文書は,総務課長が調整により主管課を決定する。

(料金未納等郵便物の収受)

第13条 料金の未納又は不足の文書があるときは,官公署又は学校から発送したもの及び総務課長が必要と認めたものに限り,その料金を支払い,受け取ることができる。

(誤配文書の回送)

第14条 配布を受けた文書で,その主管に属さないものがあったときは,直ちに該当の課に回付する。又,総務課において特殊文書受付簿に登載されている文書や主管課が明らかでないときは,総務課に返付しなければならない。

(勤務時間外に到達した文書の収受等)

第15条 勤務時間外に到達した文書は,当直者を経て総務課が受領する。

(官報及び県公報)

第16条 官報及び県公報は,総務課で管理及び保存する。又,村に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは,村長及び副村長の閲覧に供する。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第17条 主務課長は,配布された文書を閲覧し,自ら必要な処置をとるほか,所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

2 施行期日が指定され,又は予定されている事案の処理は,回議,決議等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(文書の起案)

第18条 文書の起案は,次の各号により処理できるものを除き,起案用紙(様式第7号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので所定の様式により施行するもののうち,用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの

2 前項の規定にかかわらず,緊急を要するものについては,上司の指示を受け,電話又は口頭で処理することができる。この場合においては,軽易なものを除き,その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(文書の処理期限)

第19条 主務課長は,処理期限のある文書については,当該期限内に処理するように努めなければならない。

2 特別の事情により処理期限内に処理しがたい場合においては,その旨及び理由をあらかじめ総務課長に連絡し,了解を受けなければならない。

(起案の要領)

第20条 起案に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 用字及び用語は,当用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)現代かなづかい(昭和61年内閣告示第1号)及び送りがなのつけ方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。

(2) 文体は,口語体とし,その事案の内容を適確に,しかも平易かつ簡明に表わすこと。

(回議書の作成要領)

第21条 回議書の作成に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は,原則としてインク(電子計算機等による印字を含む。)をもって記載すること。

(2) 回議書には,事案が定例又は軽易なものを除き,起案理由,経過の概要,関係法規その他参考となる事項を付記するとともに,関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は,その処理順序にまとめて綴り,まとめて綴りがたいときは,所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除又は,訂正したときは,軽易なものを除き,その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち,機密を要するもの,重要なもの及び急を要するものは,その旨を回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し特別の取扱いを要するものは,「親展」,「書留」,「配達記録」,「速達」,「配達証明」,「内容証明」,「小包」,「電報」等と回議書の所定欄に朱書すること。

(回議の要領)

第22条 回議書を回議するときは,職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

2 回議書の内容が他の課に関連するものであるときは,その関連する課長の査閲又は決裁を受けなければならない。

3 前項の回議事項について,関連する課との間で意見を異にするときは,村長又は副村長が決定するものとする。

(文書の審査)

第23条 回議書のうち村長及び副村長名で施行する文書については,主務課長の決裁又は査閲を終った後(他の課長に合議を要するものについては,合議を終った後)総務課長の審査を受けなければならない。ただし,軽易な文書又は定型的反復的な文書については,主務課の主任の審査を受けるものとする。

2 課長名で施行する文書については,課の主任の審査を受けなければならない。

3 総務課長又は主任は,回議書の内容及び形式について審査し,形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し,その他のものにあっては主務課又は起案者に連絡して加除,訂正その他の措置を求めるものとする。

4 総務課長又は主任は,審査にあたりその事案について説明を求め,又は参考資料を提出させることができる。

5 総務課長は,文書の審査を職員を指定しその業務を行わせることができる。

(決裁済の表示)

第24条 決裁が終った回議書(以下「原議」という。)には,決裁済の年月日を原議の所定欄に記載するものとする。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第25条 施行を要する原議は,特に施行日を指定されたもののほか,速やかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は,別に決裁を受けなければ,廃棄にし,又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第26条 文書の施行者名は,村長名とする。ただし,法令等に別段の定めがあるときは,この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず,施行する文書の軽重により,副村長又は課長の名で施行することができる。

(文書の日付け)

第27条 施行する文書の日付けは,発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第28条 施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は,布令簿,指令簿及び親展文書発送簿に登録し,原議に番号を付さなければならない。ただし,収受された文書に係る原議については,収受の際に付された番号と同一のものを付す。

2 文書の番号は,会計年度ごとに一連番号とする。ただし,往復文のうち,同一案件に関するものについては,当該案件が完結するまで同一のものを用い,その案件が2年度以上にわたるものについては,次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3 条例,規則並びに規程形式を用いる訓令及び告示は,公示簿に登録し,原議に番号を付さなければならない。ただし,前項の規定にかかわらず,暦年ごとに一連番号とする。

(浄書及び校合)

第29条 施行する文書は,主務課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の省略)

第30条 施行する文書には,公印を押さなければならない。ただし,次の各号に掲げるものについては,公印の押印を省略できる。

(1) 県の機関又は県内の市町村宛てに発するもので次に掲げる往復文

 会議,研修会,打合せ会等の開催に関する文書

 会議,研修会,打合せ会等の出席者の回答,報告に関する文書

 図書,刊行物,資料,ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書。ただし,法令等で様式の定めがあるものを除く。

 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの

 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの

(2) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷に付したもの

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 行政処分,契約,登記又は証明に関する書類,その他特に必要と認める文書には,契印,割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書の発送)

第31条 施行する文書は,総務課において発送しなければならない。ただし,特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは,あらかじめ,総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。

2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができるもののうち,同項第1号に掲げる文書の発送については,郵送,使送により行うほか,電送(ファクシミリ及び電子計算機による送信をいう。以下同じ。)により行うことができる。この場合において,電送による発送は,主務課において行わなければならない。

(発送済の表示)

第32条 発送済の原議には,主務課において所定欄に発送年月日を記載するものとする。

(処理中の文書の管理)

第33条 主務課長は,処理期限のある文書について,その処理状況を常に把握し,未処理文書のものがある場合には,速やかにその処理にあたらなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書分類)

第34条 文書は,系統的に秩序立てて管理するため,別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。

2 各主務課は,次の各号に掲げる事由が生じた場合には,速やかに細分類項目の変更を検討し,総務課に申出なければならない。

(1) 新たな事業等が生じ,既存の文書分類表の細分類項目に該当しないタイトルの作成が必要となった場合

(2) 文書の移し換えや廃棄の際に,文書の保存年限等の見直しを行った場合

3 総務課は,変更内容を確認のうえ,速やかに文書分類表を変更し,各主務課に提示しなければならない。

4 各主務課は,次の各号に掲げる事由が生じた場合には,速やかに,大分類項目,中分類項目,及び小分類項目の変更を検討し,総務課と調整を行わなければならない。

(1) 新しい事務分掌が設けられること等により,既存の分類項目では文書の分類が困難な場合

(2) 各分類項目における文書量が多くなり,文書の検索に不都合が生じた場合

(文書の整理)

第35条 文書の整理は,簿冊により行う。

2 簿冊には,背表紙に次の各号に掲げる事項を記入した簿冊タイトル(様式第8号)を記載又は添付する。

(1) 保存種別

(2) 保存番号

(3) 所属年度

(4) 分類番号

(5) 簿冊名

(6) サブタイトル

(7) 主管課名

(8) 廃棄年度

3 簿冊名には,文書分類表の細分類名のみを使用するものとする。

(簿冊の編さん)

第36条 文書を簿冊に編さんするときは,毎件施行月日の順に整理し,最終文書が最下位となるように編さんしなくてはならない。

2 文書に添付された図面及び資料等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは,箱,袋等を用いることにより別に整理し,関係簿冊にはその旨記載するものとする。

3 簿冊の厚さは10センチメートルを基準とし,それを超える場合には適宜分冊する。

4 事件が2年以上にわたるものは,完結した年度に帰する文書として編集する。

5 保存年限が異なる文書を同一の簿冊に綴る場合は,保存書庫のスペースの効率化を考慮して,第1種の保存文書だけは別の簿冊にするなど別に綴る工夫をする。

(文書の保存年限)

第37条 文書の保存年限は,特に定めのあるものを除き,次の各号に掲げる5種とする。

(1) 第1種 11年以上保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 文書の保存年限は,当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(常用簿冊)

第38条 主務課長は,年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用簿冊として指定することができる。

2 常用簿冊に指定することができる文書は,次の各号に掲げるものとする。

(1) 未完結文書

(2) 台帳,名簿等の使用頻度の高い簿冊

(文書目録の添付)

第39条 簿冊には,綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため,簿冊の最初の頁に目次として文書目録(様式第9号)を添付する。

2 文書目録は,原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。

3 同一の簿冊に複数の年度(年)の文書が綴られている場合には,文書目録は年度(年)ごとに別葉で作成しなければならない。

4 簿冊に新たな文書を綴るときは,見出しを貼付するとともに番号を順次記入し,文書目録に番号及び文書名を追加記入しなければならない。

5 簿冊の大きさ,形状等により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は,文書担当者が一括して保管するものとする。

(文書の保管)

第40条 文書の保管は,主任及び担当者が,事務室等において次の各号に掲げる方法により行うものとする。

(1) 担当者は,第37条第1項第1号を除く簿冊全てについて簿冊リスト(様式第10号)を作成し,各主務課の文書取扱主任に提出する。

(2) 各主務課の主任は,簿冊リストと簿冊を照合,確認したうえで,総務課に提出する。

(3) 総務課は,提出された簿冊リストに受付印を押印し,原本を保管し,その写しを各主務課へ配付する。

(4) 主任は,簿冊リストの写しを保管する。

2 簿冊は,原則として保存年限起算日より1年間については事務室内において保管し,その後は保存年限に応じて総務課の指定する書庫に移動し管理する。ただし,常用簿冊については保存年限にかかわらず事務室内において保管するものとする。

(文書の移し換え)

第41条 各主務課の主任は,保管期間の経過した文書のうち,保存年限が満了していない文書を対象に,移し換えを行うものとする。

2 文書の移し換えは,担当者が各主務課の主任の指定する場所に収納することによって行う。

3 移し換えは,次の各号の方法で行うものとする。

(1) 簿冊リストの写しに該当する簿冊の廃棄年月日欄を朱書きし,主任に提出する。

(2) 主任は,総務課が保管している簿冊リストに該当する簿冊の廃棄年月日欄を朱書きで転記する。

(文書の保存)

第42条 文書は,各主務課でそれぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存する。

2 総務課は,各主務課において文書の保存のために書庫を必要とする場合の書庫の割り振りを行う。

3 各主管課は,各課に割り当てられた書庫の管理等を行う。

(文書の引継ぎ)

第43条 各課は,第37条第1項第1号に定める簿冊(以下「第1種保存文書」という。)について,毎年5月から6月の文書整理期間に引継ぎを行う。

2 引継ぎは,次の各号の方法で行うものとする。

(1) 担当者は,毎年,総務課の指定する時期に引継ぎを行う簿冊を集め,文書引継書(様式第11号)を作成し,文書引継書とそこに記載されている簿冊を文書取扱主任に提出する。

(2) 主任は,文書引継書と簿冊を対照したうえで,総務課の指定する日に保存書庫に運び,総務課の指定する場所に簿冊を収納する。

(3) 総務課は,文書引継書に受付印を押印し,原本を保管し,その写しを主任に交付する。

(4) 主任は,文書引継書の写しを保管する。

(保存簿冊の利用)

第44条 第1種保存文書を利用する場合は,総務課長の許可を得て,鍵を借り,書庫に入り,文書の探し出し及び閲覧をする。

2 第1種保存文書を保存書庫から持ち出す場合は,原則として1週間以内とする。ただし,総務課長が承認した場合はこの限りではない。

3 返却するときは,総務課の確認を受け,文書を元の位置に収納する。

4 各課の管理されている簿冊を利用する場合は,各主管課の主任の指示に従い閲覧等を行う。

(文書の廃棄)

第45条 保存年限満了文書の廃棄は,毎年5月から6月の文書整理期間の総務課が指定する日に総務課立ち会いのもと,各主務課において行う。

2 文書の廃棄は,次の各号に掲げる方法により行うものとする。

(1) 担当者は,保存期間が満了した簿冊等で廃棄するものをとりまとめ,主任が保管している簿冊リストの写しの該当する簿冊等の廃棄年月日欄に,あらかじめ総務課の指定する廃棄年月日を朱書きし,文書取扱主任に提出する。

(2) 主任は,廃棄年月日を朱書きした簿冊リストの写しを総務課に提出し,廃棄対象文書を総務課の指定する日に指定された場所へ運ぶ。

(3) 総務課は,廃棄年月日を朱書きした簿冊リストの写しと廃棄対象文書を対照し,確認後受領する。

(4) 総務課は,廃棄年月日を朱書きした簿冊リストの写しから,文書引継書に廃棄年月日を転記し,簿冊リストの写しを主任に返却する。

(歴史的・文化的価値ある文書の保存)

第46条 総務課長は,前条の規定により廃棄しようとする文書で,歴史的・文化的価値を有すると認められるものについては,主務課長と協議の上,これを保存できる。

附 則

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成19年4月1日より施行する。

附 則(平成23年4月1日訓令第10号)

この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月9日訓令第4号)

1 この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第9号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第7号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月7日訓令第1号)

この要綱は,平成31年4月1日から施行する。

別表(文書の記号)

(1) 法規文,公示文及び令達文

文書の記号

大衡村条例第 号

大衡村規則第 号

大衡村告示第 号

大衡村公告第 号

大衡村訓令第 号

大衡村指令第 号

(2) 親展文書

文書の記号

衡親第 号

(3) 普通文書

文書の記号

主管課等名

衡議第 号

議会事務局

衡監第 号

監査委員会

衡総第 号

総務課

衡選管第 号

選挙管理委員会

衡企第 号

企画財政課

衡住第 号

住民生活課

衡税第 号

税務課

衡健第 号

健康福祉課

衡産第 号

産業振興課

衡農委第 号

農業委員会

衡会第 号

会計室

衡都第 号

都市建設課

衡都(水)第 号

都市建設課(水道事業)

衡教学第 号

学校教育課

衡教社第 号

社会教育課

衡小第 号

小学校

衡中第 号

中学校

衡ふ美第 号

ふるさと美術館

衡公第 号

公民館

衡学給第 号

学校給食センター

衡消第 号

消防団

別記1(受付印)

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別記2(収受印)

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大衡村文書取扱規程

平成18年4月1日 訓令第6号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年4月1日 訓令第6号
平成19年3月29日 訓令第2号
平成23年4月1日 訓令第10号
平成24年3月9日 訓令第4号
平成25年4月1日 訓令第9号
平成28年3月30日 訓令第7号
平成31年3月7日 訓令第1号