2　文書は、公文書の開示に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

3　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

2　主務課長は、和光市情報公開条例(平成12年条例第48号)の定めるところにより文書の開示又は不開示の区分を定めなければならない。

2　文書主任は、次に掲げる事務を処理しなければならない。

3　主務課長は、課に置いた文書主任が不在のときは、前項に掲げる事務を処理することができる。

4　第1項及び前項の規定は、組織規則第2条第3項の表の右欄に掲げる機関及び施設(この項において「出先機関等」という。)において和光市事務専決規則(平成14年規則第36号。以下「専決規則」という。)第13条第2項ただし書の規定により当該出先機関等の長が専決を行うために必要であると当該出先機関等を所管する課の長が認める場合について準用する。この場合において第1項中「主務課長」とあるのは「出先機関等を所管する課の長」と、「課」とあるのは「出先機関等」と、「統括主査以上の職にある者」とあるのは「出先機関等の職員のうち職員の給与に関する条例(昭和26年条例第2号)第3条第1項の給料表に定める職務の級が5級以上のもの」と、前項中「主務課長」とあるのは「出先機関等の長」と、「課に置いた」とあるのは「出先機関等に置かれた」と読み替えるものとする。

5　主務課長は、文書主任を指名したとき又は変更したときは、その者の氏名を速やかに総務課長に報告しなければならない。

2　ファイリング担当者は、文書主任を補佐し、ファイリング・システムの維持管理に当たらなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、当日配布できない文書については、封筒等の余白に受付印(様式第1号)を押し、主務課に配布するものとする。

3　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

4　郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

2　起案に着手する前に回覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に回覧しなければならない。

2　起案に当たっては、次に掲げるところによるものとする。

2　令達文書のうち通達及び指令に係るものにあっては、前項の文書記号の前に通達又は指令の記号を付するものとする。

3　文書記号は、次に掲げる文字を順に組み合わせて作成する。この場合において、同一の文書記号が複数生じるときは、総務課長が別に定めるところによる。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは意見を付しておくものとする。

3　合議をする者が不在のときの合議については、専決規則第9条第3項及び第4項並びに第10条から第12条までの規定を準用する。

2　起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

3　専決規則の規定により専決する起案文書には、起案用紙の決裁欄の所定の箇所に専の記号を記入しなければならない。

4　専決規則の規定により代決する起案文書には、起案用紙の決裁欄の所定の箇所に代の記号を記入して認印しなければならない。

5　前条第3項の規定により準用する合議の起案文書には、起案用紙の合議欄の所定の箇所に代の記号を記入して認印しなければならない。

6　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

7　主務課長は、起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、回議又は合議済みの関係部長及び課長にその旨を通知しなければならない。

2　文書主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程並びに第15条から第17条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

3　浄書又は照合をした者は、決裁文書の所定の欄に認印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、普通文書で軽易なものにあっては、公印の押印を省略することができる。

2　主務課は、郵送により文書を発送しようとするときは、発送しようとする日の前日(前日が市の休日(和光市の休日を定める条例(平成2年条例第1号)第1条第1項各号に掲げる日をいう。以下この項において同じ。)にあたるときは、その日前においてその日に最も近い市の休日でない日)の午後5時までに総務課に当該文書を回付するものとする。ただし、急を要する文書その他特別の理由のある文書は、その都度主務課で発送するものとする。

3　前項本文の場合において、書留、速達、親展その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明示するものとする。

4　郵送による発送は、料金後納郵便扱いにより行うものとする。ただし、特別の理由のある場合は、郵便切手又は官製はがきによることを妨げない。

5　総務課長は、日本郵便株式会社が別に定める料金後納郵便差出票を備え、料金後納郵便扱いにより発送した文書の種別、通数、料金等を明らかにしておかなければならない。

6　総務課長は、別に定める受払簿を備え、郵便切手及び郵便葉書の出納を明らかにしておかなければならない。

7　前条第2項の規定により公印の押印を省略した文書は、ファクシミリにより発送することができる。

2　キャビネットは、原則として課ごとに1箇所に集中配列し、順序は左から、段数は上から順次数え、序数を付する。

2　主務課長は、毎年3月末日までに確定した基準表及び総括表を3部作成し、1部を保管し、2部を総務課長に提出するものとする。

3　主務課長は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、その旨を総務課長に報告するものとする。

2　キャビネットの引き出しの使用区分は、原則として上2段を現年度と、下1段を前年度とし、現年度は白の、前年度は青の引き出しラベルをもって色別に表示するものとする。

3　文書は、常にその所在を明らかにし、執務中を除き、自己の手元に置いてはならない。

4　当日中に処理が済まない文書は、自己の懸案フォルダーに収納し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、年度にかかわりなく継続して使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書等単年度で区分することが不適当な文書については、現年度扱いとし、移替えを行わないものとする。

3　前項に規定する移替えを行わない文書は、個別フォルダーの所定の箇所にその旨を表示する。

2　総務課長は、必要に応じて各課の文書の保管状況を調査し、必要な指導を行うものとする。

2　保存する文書は、原則として文書の保存年限が3年以上の完結文書とする。

2　文書の保存年限は、別表に定める基準に基づき主務課長が定めるものとする。

2　総務課長は、前項の規定により付した整理番号を第35条第3号の規定により提出された基準表の所定の箇所に転記し、転記後の基準表の写しを主務課に交付するものとする。

2　保存文書の貸出しの期間は、原則として3日以内とする。

3　保存文書の貸出し又は閲覧を受けた職員は、当該文書について、転貸、抜き取り、取替え、庁外への持出し等の行為をしてはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

2　前項の協議により、総務課長が引き続き保存する必要があると認めるときは、改めて保存年限を定めて保存することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に総務課又は主務課において保存している文書の分類及び保存は、この訓令の規定にかかわらず、なお従前の例によるものとする。この場合において、文書の保存年限は、従前の定めにより既に保存した期間をこの訓令第33条に規定する保存年限に通算するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(ファイリング・システムによる文書取扱い規程の廃止)

2　ファイリング・システムによる文書取扱い規程(平成8年訓令第5号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際、現に改正前の和光市文書規程(以下「旧規程」という。)の規定により保管し、又は保存している文書の取扱いについては、なお従前の例による。

4　この訓令の施行の際、現に旧規程様式第5号の規定により作成されている用紙は、当分の間使用することができる。

この訓令は、平成10年1月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年7月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成24年8月1日から施行する。

この訓令は、平成29年1月1日から施行する。

この訓令は、平成30年11月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(準備行為)

2　この訓令を施行するために必要な準備行為は、この訓令の施行の日前においても行うことができる。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の和光市文書規程の様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の和光市文書規程の規定は、この訓令の施行の日以後に行う起案について適用し、同日前に行った起案については、なお従前の例による。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。