○和光市公文例規程
平成8年3月15日
訓令第6号
和光市公文例規程(昭和56年訓令第4号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義)
第2条 この訓令において公文書とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図面をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、市長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 市長が、市議会の議決を経なければならない事件(条例の制定及び改廃を除く。)について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項本文又は第180条第1項の規定に基づき、市長が市議会に代わってその議決すべき事件(条例の制定及び改廃を除く。)を処分するもの
(3) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(4) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 市長が、下級機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 上級機関が、下級機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権で、これらのものに対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(5) 削除
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用い、日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び堅い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(8) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(9) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いる。
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(2) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第5条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
(委任)
第6条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第15号)
この訓令は、平成14年7月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の和光市公文例規程の規定は、この訓令の施行の日以後に公布される条例及び規則並びに規程形式による告示及び訓令について適用し、同日前に公布される条例及び規則並びに規程形式による告示及び訓令については、なお従前の例による。
附則(平成24年訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
