(目的)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び和光市個人情報保護法施行条例(令和4年条例第17号。以下「個人情報保護条例」という。)に基づき、市が保有する個人情報及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、和光市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程における用語の意義は、個人情報保護法、番号法及び個人情報保護条例(以下「個人情報関係法令」という。)において使用する用語の例による。

(総括保護管理者)

第3条　市長は、保有個人情報等の管理に関する事務を統括させるため、総括保護管理者を1名置くものとし、副市長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　市長は、各課所等における保有個人情報等を適切に管理させるため、保有個人情報等を取扱う各課所等に保護管理者を1名置くものとし、当該各課所等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　市長は、保護管理者を補佐し、各課所等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当させるため、保有個人情報等を取扱う各課所等に保護担当者を1名以上置くものとし、保護管理者が指定する者をもって充てる。

(監査責任者)

第6条　市長は、保有個人情報等の適切な管理を検証させるため、監査責任者を1名置くものとし、総務部長をもって充てる。

(組織体制)

第7条　総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設置し、会議を開くことができる。

(教育研修)

第8条　総括保護管理者は、職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第9条　職員は、個人情報関係法令の趣旨に則り、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第10条　保護管理者は、保有個人情報等にアクセスをする権限を有する職員を指定するときは、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスをする権限を有する職員の範囲と当該権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第11条　保護管理者は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う職員が次に掲げる行為をするときは、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定することができる。この場合において、職員は、保護管理者の指示に従い当該行為を行うものとする。

(誤りの訂正等)

第12条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見したときは、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(誤送付等の防止)

第14条　職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は保有個人情報等が記録されている媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認等の必要な措置を講ずる。

(廃棄等)

第15条　職員は、保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となったときは、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元若しくは判読が不可能な方法による当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(保有個人情報等の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、個人情報ファイル又は特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第17条　保護管理者は、職員の個人番号の利用については、番号法に定められる事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第18条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第19条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第20条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第21条　保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(外的環境の把握)

第22条　保護管理者は、保有個人情報等が外国において取り扱われるときは、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第23条　保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第35条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセスの制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第24条　保護管理者は、保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期若しくは随時に分析するため及びアクセスの記録の改ざん、窃取又は不正な削除を防止するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第25条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切な、アクセスの記録の定期的な確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第26条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された場合における被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正なアクセスを防止するための必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条　保護管理者は、不正なプログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等を防止するための必要な措置を講ずる。

(情報システムにおける保有個人情報等の処理)

第29条　職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行うときは、その対象を必要最小限に限り、処理を行った後は不要となった情報を速やかに消去する。

(暗号化)

第30条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第31条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第32条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第33条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第34条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第35条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第36条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第37条　保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(電算計算機室等の管理)

第38条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電子計算機室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(保有個人情報の提供)

第39条　保護管理者は、個人情報保護法の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報(特定個人情報を除く。次条及び第41条において同じ。)を提供するときは、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。

(特定個人情報の提供)

第40条　保護管理者は、番号法で明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。

(業務の委託等)

第41条　保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。

(事案の報告及び再発防止措置)

第42条　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生したときは、その事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

(公表等)

第43条　保護管理者は、個人情報関係法令の規定による個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要しない場合であるかにかかわらず、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずる。

(監査)

第44条　監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、保有個人情報等の管理の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。第46条において同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第45条　保護管理者は、各課所等における保有個人情報等を記録する媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第46条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(その他)

第47条　この規程に定めるもののほか、保有個人情報等の適切な管理のための措置に関し必要な事項は、市長が別に定める。