○八千代市文書管理規則

平成12年9月18日

規則第30号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 受領,配布及び収受(第9条―第13条)

第3章 文書の作成等(第14条―第22条)

第4章 施行(第23条―第27条)

第5章 整理及び保存(第28条―第40条)

第6章 雑則(第41条・第42条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は,市の文書の管理に関し,別に定めがある場合を除くほか,必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画,写真,フィルム及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって,市の職員が組織的に用いるものとして,市が保有しているものをいう。ただし,次に掲げるものを除く。

 一般に容易に入手することができるもの又は一般に利用することができる施設において閲覧若しくは視聴に供されているもの

 市の施設において,歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として公にされ,又は公にすることが予定されているもの

(3) 部長 部の長をいう。

(5) 課長 課の長をいう。

(6) 副主幹等 副主幹及び主査をいう。

(平16規則12・平19規則19・平24規則23・平30規則14・一部改正)

(文書作成の原則)

第3条 市の意思決定並びに事務及び事業の実績については,文書を作成することを原則とする。ただし,次に掲げる場合については,この限りでない。

(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項第1号の場合においては,事後に文書を作成するものとする。

(文書の取扱いの基本)

第4条 文書は,正確,迅速,丁寧に取扱い,事務が適正かつ能率的に行われるように処理し,及び管理しなければならない。

(文書担当課長の職務)

第5条 文書担当課長は,市の文書事務を総括する。

(文書主任の設置)

第6条 文書主任は,班を置く課にあっては班に,班を置かない課にあっては課に置く。

2 文書主任は,前項の規定により文書主任を置くこととされる班又は課に置かれる副主幹等(副主幹等が置かれない班又は課にあっては当該班又は課の所属職員)のうちから課長が指名する。

3 文書主任は,上司の命を受け,次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の分類に関すること。

(3) 文書の整理,保管及び引継ぎに関すること。

(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(5) その他文書の事務に関すること。

(平16規則12・一部改正)

(文書管理帳票)

第7条 文書を処理するために使用する帳票の種類は,別表第1のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には,別に定めがある場合を除き,次に掲げるところにより別表第2に掲げる文書記号(以下「文書記号」という。)及び番号を付さなければならない。

(1) 令達文書の記号は,八千代市と表示した後に令達種目を付し,文書担当課において令達番号簿又は告示・公告番号票により暦年による一連番号を付する。ただし,指令及び達にあっては,文書記号を市名の次に追加し,課において指令・達番号簿により会計年度による一連番号を付する。

(2) 令達文書以外の文書の記号は,文書記号をもって付し,番号は,当該文書の記号ごとに文書管理簿により会計年度による一連番号を付する。

(3) 同一種類の文書のうち文書担当課長が必要であると認める同一件名の文書については,あらかじめ,同一件名のものごとに1の番号を定め,当該番号ごとに枝番号を表示することができる。

第2章 受領,配布及び収受

(到達文書の取扱い)

第9条 本市に到達した文書は,文書担当課長が受領する。ただし,各課に直接到達した文書は,当該課長において受領する。

2 文書担当課長は,前項の規定により受領した文書を次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 開封しないで,文書区分箱により配布する。ただし,配布先の明確でないものについては,開封し,配布先を確認した上で,その封皮を添付して配布する。

(2) 書留,配達証明,内容証明及び特別送達文書にあっては書留文書配布簿に,現金書留にあっては現金書留配布簿に所要事項を記載した上で,受取印を徴して配布する。

(3) 2以上の課に関係がある文書は,最も関係の深い課に配布する。

(平16規則12・平24規則23・一部改正)

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第10条 勤務時間外に到達した文書は,守衛が受領し,翌日直ちに文書担当課長に引き継がなければならない。

(平16規則12・平24規則23・一部改正)

(即日配布及び即日受取)

第11条 文書担当課長は,受領した文書をすべて即日に配布するものとする。ただし,即日配布が困難なときは,当該文書を厳重に保管し,翌日直ちに配布しなければならない。

2 文書主任は,毎日1回以上文書の配布を受けなければならない。

(文書の収受)

第12条 文書主任は,文書担当課長から配布を受けた文書及び各課において直接受領した文書を次に掲げるところにより収受しなければならない。

(1) 直ちに開封し,文書処理カードをはり付けるとともに,文書処理カード及び文書管理簿に収受年月日,文書記号,番号,分類記号及び保存期間を記載する。

(2) 前号の文書処理カードをはり付ける位置は,横書きの文書にあってはその右上部と,縦書きの文書にあってはその左上部とする。

2 前項の規定にかかわらず,年間又は特定の期間に同一の件名で相当数収受すべき申請書等については,文書主任は,文書担当課長の承認する方法により収受することができる。

(通信回線の利用による受信)

第13条 電子メール,ファクシミリ等通信回線による受信は,課において行うものとする。この場合において,受信した内容は,速やかに出力し,紙に記録しなければならない。

2 前項の規定により記録がなされた紙は,各課において直接受領した文書とみなし,前条の規定を準用する。

3 受信した電子メールを紙に記録し,収受したときは,当該電子メールを電磁的記録として保存しなければならない。

(平16規則12・平24規則23・平30規則14・一部改正)

第3章 文書の作成等

(起案)

第14条 起案は,別に定めがある場合を除き,すべて起案用紙を用いるものとする。ただし,定例的に取り扱う事案に係る起案については,文書担当課長の承認を得て,一定の帳票を用いて行うことができる。

(起案の要領)

第15条 起案文書は,次に掲げるところにより,適切な用字用語で簡明かつ平易に起案しなければならない。

(1) 必要事項を記載して起案者が署名押印又は記名押印をしなければならない。

(2) すべて件名を付け,起案理由,関係規定,予算関係等を記載し,関係書類,参考資料があるときは,これを添付しなければならない。

(3) 決裁区分を次に掲げる符号により所定欄に表示しなければならない。

1 市長の決裁を受けるもの

2 副市長の専決を受けるもの

3 部長の専決を受けるもの

4 課長の専決を受けるもの

(4) 起案文書を訂正しようとするときは,訂正を加えた箇所に朱線2本を引き,起案者が証印する。

(5) 秘密を要する起案文書は,特に封筒に入れる等適切な処置を講じなければならない。

(平19規則19・一部改正)

(発信者名)

第16条 施行する文書の発信者名は,すべて市長名を用いなければならない。ただし,文書の性質又は内容により特に必要がある場合は,市名,副市長名,会計管理者名又は部課長名を用いることができる。

2 前項の発信者名は,市名を用いる場合を除き,職名及び氏名を表示するものとする。ただし,その内容により氏名を省略することができる。

(平19規則19・一部改正)

(文書管理簿への記載)

第17条 起案者は,起案文書の作成が終わったときは,直ちに当該起案文書の起案年月日,文書記号,番号,分類記号及び件名を文書管理簿に記載しなければならない。

(回議)

第18条 起案文書は,下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容を修正したときは,修正者は,修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(合議)

第19条 起案文書の内容が他の部及び課の事務に関係がある場合は,当該起案文書を関係する部長又は課長に合議しなければならない。この場合において,同一部内の他の課の事務に関係がある場合にあっては関係のある課長の合議を経て担当部長に回議するものとし,他の部の事務に関係がある場合にあっては担当部長の回議を経てから関係のある部の部長及び課長に合議するものとする。

2 前項の場合において,合議を受けた者が当該事案の処理に関し異議があるときは,相互に協議して調整するものとし,調整ができないときは,意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。

(再回議又は再合議)

第20条 回議又は合議の過程で起案文書の内容に重大な修正があったとき,又は起案が廃案となったときは,必要と認められる範囲内において既に回議又は合議をした者にその旨を通知し,又は再び回議若しくは合議しなければならない。

(決裁年月日等の記載)

第21条 起案者は,決裁された起案文書(以下「決裁文書」という。)及び文書管理簿に決裁年月日及び保存期間を記載しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,市長及び副市長の決裁文書にあっては,秘書担当課長が決裁年月日を記載するものとする。

3 起案者は,起案が廃案となったときは,当該起案文書に「廃案」と表示して廃案年月日を記載し,文書管理簿に廃案の旨及び廃案年月日を記載しなければならない。

(平19規則19・一部改正)

(供覧)

第22条 文書主任は,収受の手続を終了した文書を直ちに課長の閲覧に供し,課長は,上司の指示を受ける必要があると認められる文書を直ちに上司に供覧する。

第4章 施行

(浄書及び照合)

第23条 決定された事案を施行する場合においては,必要に応じて当該施行に用いようとする文書を浄書し,当該事案に係る決裁文書を照合する。この場合において,照合した者は,当該決裁文書の浄書照合欄に押印する。

(公印)

第24条 前条の規定による照合を終了した施行に用いる文書には,八千代市公印規則(昭和48年八千代市規則第25号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし,軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして,その押印を省略することができる。

(平16規則12・平24規則23・一部改正)

(完結年月日の記載)

第25条 起案者は,文書が完結したときは,直ちに決裁文書及び文書管理簿に完結年月日を記載しなければならない。

(文書の発送)

第26条 文書を発送しようとするときは,文書担当課長が郵送する。

2 郵送の方法は,料金後納とする。ただし,必要に応じて切手又ははがきによって郵送することができる。

3 文書主任は,必要事項を記載した郵便物発送依頼票に発送しようとする文書を添えて,午後3時までに文書担当課長に提出する。

4 文書担当課長は,料金後納郵便物差出票に必要事項を記載し,日本郵便株式会社の営業所に提出する。

(平16規則12・平19規則36・平24規則23・平25規則7・一部改正)

(通信回線の利用による送信)

第27条 電子メール,ファクシミリ等通信回線による送信は,課において行う。

(平16規則12・平24規則23・一部改正)

第5章 整理及び保存

(文書の整理)

第28条 文書主任は,その取扱文書について常に分類し,整理するとともに,重要なものは非常時に際していつでも持ち出すことのできるよう適正な処置をし,紛失,焼失,盗難等の防止策を講じておかなければならない。

(文書の分類)

第29条 文書担当課長は,事務の性質及び内容に応じた系統的な文書の分類の基準(以下「分類基準」という。)を作成しなければならない。

2 前項の分類基準は,原則として,3段階から成る階層構造によるものとする。ただし,必要に応じて階層の数を追加することができる。

3 第1項の分類基準は,年1回見直しを行い,必要に応じて改定するものとする。

4 文書担当課長は,分類基準の作成又は見直しに当たっては,文書主任にその所属する課又は班の所管する事務に関する分類基準の案又は見直し案を提出させなければならない。

(保管期間)

第30条 文書主任は,完結した文書を当該文書が完結した年度の翌年度の末日まで課において保管する。ただし,必要があるときは,文書担当課長の承認を得て,保管の期間を延長することができる。

(常用文書)

第31条 文書主任は,課又は班において常時使用する必要がある文書(以下「常用文書」という。)を当該使用の必要がなくなるまでの間保管することができる。

(文書の引継ぎ)

第32条 文書主任は,保存期間が3年以上であって常用文書以外の文書を保存箱に収納し,第30条に規定する保管期間が満了した年度の翌年度に文書担当課長に引き継ぐものとする。

2 文書主任は,文書担当課長に引き継ぐ文書について書面を作成して文書担当課長に提出するものとする。

(保存期間の設定)

第33条 文書主任は,別表第3の文書保存期間基準表に従い,その所属する課又は班の文書の保存期間を定めなければならない。

(保存期間の延長)

第34条 次の各号に掲げる文書については,前条の保存期間の満了する日後においても,その区分に応じてそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において,いずれかの区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

(1) 現に監査,検査等の対象になっているもの 当該監査,検査等を終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 八千代市情報公開条例(平成12年八千代市条例第1号。以下「情報公開条例」という。)第11条による決定の日の翌日から起算して1年間

2 文書主任は,前項の規定により保存期間を延長したときは,文書管理簿にその旨を記載しなければならない。

第35条 課長は,保存期間が満了した文書について,職務遂行上必要があると認めるときは,文書担当課長の承認を得て,当該保存期間を延長することができる。この延長した期間が満了した後,更に期間を延長しようとするときも同様とする。

2 前条第2項の規定は,前項の保存期間の延長について準用する。

(保存期間の起算日)

第36条 第33条の規定による保存期間は,文書の完結した日の属する年又は年度の終了した日の翌日から起算する。ただし,次に掲げる文書については,当該各号に掲げるところによる。

(1) 保存期間が1年未満の文書 文書の完結した日の翌日

(2) 常用文書 常用期間を終了した日の属する年度の終了した日の翌日

(3) 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 前会計年度の終了した日の翌日

(保存文書の整理)

第37条 文書担当課長は,引継ぎを終了した文書(以下「保存文書」という。)を常に整理しておかなければならない。

(保存文書の利用)

第38条 保存文書を利用しようする者は,文書担当課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書の利用期間は,15日以内とする。ただし,文書担当課長の承認を受けたときは,この限りでない。

(文書の廃棄)

第39条 文書担当課長は,年1回以上文書担当課長が保存する文書のうち保存期間の満了した文書を廃棄しなければならない。

2 文書担当課長は,前項の規定により文書を廃棄したときは,廃棄した文書の件名,廃棄年月日等を記録した書面を作成しなければならない。

3 課長は,年1回以上その所管する課で保管する文書のうち保存期間の満了した文書を廃棄しなければならない。

4 課長は,前項の規定により文書を廃棄したときは,廃棄した文書の件名,廃棄年月日等を書面で文書担当課長に報告しなければならない。

5 課長は,文書担当課長が保存する文書のうち保存期間が満了しない文書について,その保存の必要がないと認めるときは,文書担当課長の承認を得て,当該文書を廃棄することができる。

6 文書主任は,前項の規定により文書が廃棄されたときは,文書管理簿にその旨を記載しなければならない。

(平28規則10・一部改正)

(廃棄の方法)

第40条 廃棄の方法は,文書の内容に応じたものとし,当該文書に情報公開条例第7条に規定する不開示情報が記録されているときは,当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。

第6章 雑則

(文書管理簿の写しの提出)

第41条 文書主任は,文書管理簿を月ごとにまとめ,その写しを翌月の10日までに情報公開担当課長に提出しなければならない。

(補則)

第42条 この規則に定めるもののほか,この規則の施行について必要な事項は,市長が別に定める。

附 則

この規則は,平成12年10月1日から施行する。

附 則(平成14年規則第6号)

この規則は,公布の日から施行する。

附 則(平成14年規則第44号)

この規則は,平成14年12月1日から施行する。

附 則(平成16年規則第12号)

この規則は,平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年規則第24号)

(施行期日)

1 この規則は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年規則第15号)

この規則は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年規則第19号)

この規則は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年規則第36号)

(施行期日)

1 この規則は,平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年規則第16号)

この規則は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年規則第41号)

この規則は,平成20年11月1日から施行する。

附 則(平成23年規則第6号)

この規則は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年規則第23号)

この規則は,公布の日から施行する。ただし,別表第2の改正規定は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年規則第7号)

この規則は,公布の日から施行する。ただし,別表第2産業活力部の部農業研修センターの項及び八千代ふるさとステーションの項を削る改正規定は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成27年規則第14号)

この規則は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年規則第10号)

(施行期日)

1 この規則は,平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則施行の際現に存するこの規則による改正前の規則の様式の用紙は,当分の間,これを取り繕い使用することができる。

附 則(平成28年規則第39号)

この規則は,平成28年11月1日から施行する。

附 則(平成30年規則第14号)

この規則は,平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年規則第18号)

(施行期日)

1 この規則は,平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年規則第4号)

(施行期日)

1 この規則は,令和元年10月7日から施行する。

別表第1(第7条)

様式

様式番号

令達番号簿

第1号様式

告示・公告番号票

第2号様式

指令・達番号簿

第3号様式

文書管理簿

第4号様式

書留文書配布簿

第5号様式

現金書留配布簿

第6号様式

文書処理カード

第7号様式

起案用紙

第8号様式

郵便物発送依頼票

第9号様式

料金後納郵便物差出票

第10号様式

別表第2(第8条)

(平18規則15・全改,平19規則19・平20規則16・平20規則41・平23規則6・平24規則23・平25規則7・平27規則14・平28規則10・平28規則39・平30規則14・平31規則18・令元規則4・一部改正)

部名

課名

文書記号

企画部

企画経営課

男女共同参画センター

男女セ

シティプロモーション課

秘書課

広報広聴課

情報管理課

総務部

総務課

庁舎総合整備課

法務課

危機管理課

コミュニティ推進課

コ推

市民活動サポートセンター

市活

消費生活センター

消生

戸籍住民課

八千代台支所

八支

勝田台支所

勝支

米本支所

米支

高津支所

高支

村上支所

村支

睦連絡所

睦連

職員課

財務部

財政課

契約課

資産管理課

資管

納税課

納税

市民税課

市税

資産税課

資税

健康福祉部

健康福祉課

健福

生活支援課

生支

長寿支援課

障害者支援課

児童発達支援センター

児支

障害者福祉センター

障セ

健康づくり課

健づ

保健センター

保セ

国保年金課

子ども部

子育て支援課

子支

高津児童会館

高児

村上児童会館

村児

子ども保育課

子保

ゆりのき台保育園

ゆ保

八千代台保育園

八保

米本南保育園

米保

八千代台西保育園

八西保

高津南保育園

高保

八千代台南保育園

八南保

村上北保育園

村保

睦北保育園

睦保

子ども支援センターすてっぷ21勝田台

子勝

子ども支援センターすてっぷ21大和田

子大

子ども福祉課

子福

母子保健課

経済環境部

商工観光課

農政課

環境保全課

クリーン推進課

ク推

清掃センター

清セ

都市整備部

都市計画課

建築指導課

開発指導課

公園緑地課

土木管理課

土木建設課

土建

土木維持課

土維

 

会計課

別表第3(第33条)

(平28規則10・一部改正)

文書保存期間基準表

種別

文書の区分

30年

1 条例,規則等の決裁文書

2 前号に掲げるもの以外の例規となる重要なもの

3 廃置分合及び境界変更に関する文書

4 市行政の総合的企画及び運営に係る基本方針の決定に関する文書

5 行政施策の基本となるべき重要な事業計画の策定に関する文書

6 市議会提出案件の決裁文書並びに会議結果の報告書及び議決通知書

7 職員の任免及び賞罰に関する文書

8 予算書,決算書,歳入簿及び歳出簿

9 公有財産の取得及び処分に係る契約書並びに登記又は登録関係書類で重要なもの

10 行政処分の契約書(前号に掲げるものを除く。)で特に重要なもの

11 争訟に関する文書

12 表彰に関する文書

13 前各号に掲げるもののほか,事務事業の執行に関する文書で特に重要なもの

10年

1 事業計画の策定に関する文書で30年保存以外のもののうち重要なもの

2 金銭出納の証拠書類のうち重要なもの

3 公有財産の取得及び処分に係る契約書及び登記又は登録関係書類で30年保存以外のもののうち重要なもの

4 行政処分の決裁文書及び契約書で30年保存以外のもののうち重要なもの

5 前各号に掲げるもののほか,10年保存を必要とする文書

5年

1 事業計画の策定に関する文書で30年及び10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

2 金銭出納の証拠書類で10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

3 金銭出納に関する台帳

4 行政処分の決裁文書及び契約書で30年及び10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

5 前各号に掲げるもののほか,5年保存を必要とする文書

3年

1 一般行政の施策に関する文書

2 金銭出納に関する文書で10年及び5年保存以外のもの

3 照会,回答,通知,依頼,報告,申請等に関する文書(軽易な文書を除く。)

4 公有財産の管理に関する文書

5 前各号に掲げるもののほか,3年保存を必要とする文書

1年

1 照会,回答,通知,依頼,報告,申請等に関する軽易な文書

2 庶務に関する文書

3 前2号に掲げるもののほか,30年,10年,5年及び3年保存以外の文書

1年未満

1 随時発生し,短期に廃棄する軽易な文書

第1号様式

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第2号様式

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第3号様式

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第4号様式

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第5号様式

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第6号様式

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第7号様式

(平19規則19・平28規則10・一部改正)

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第8号様式

(平19規則19・平28規則10・一部改正)

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第9号様式

(平16規則12・平28規則10・一部改正)

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第10号様式

(平16規則12・平28規則10・一部改正)

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八千代市文書管理規則

平成12年9月18日 規則第30号

(令和元年10月7日施行)

体系情報
処  務
沿革情報
平成12年9月18日 規則第30号
平成14年3月11日 規則第6号
平成14年9月30日 規則第44号
平成16年3月25日 規則第12号
平成17年3月30日 規則第24号
平成18年3月20日 規則第15号
平成19年3月30日 規則第19号
平成19年9月28日 規則第36号
平成20年3月31日 規則第16号
平成20年9月30日 規則第41号
平成23年3月25日 規則第6号
平成24年3月30日 規則第23号
平成25年2月26日 規則第7号
平成27年3月30日 規則第14号
平成28年3月15日 規則第10号
平成28年10月31日 規則第39号
平成30年3月29日 規則第14号
平成31年3月28日 規則第18号
令和元年6月28日 規則第4号