○山鹿市物品管理規則

平成29年11月27日

規則第19号

(趣旨等)

第1条 この規則は、本市の物品の管理に関する事項について、法令その他別に定めるものを除くほか、必要な事項を定めるものとする。

2 この規則は、一般会計及び山鹿市特別会計条例(平成17年山鹿市条例第55号)第1条に規定する特別会計(以下「一般会計等」という。)に属する物品の管理について適用する。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 物品 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第239条第1項に規定する物品をいう。

(2) 課等の長 各課等(市長の事務部局の課、議会事務局、監査委員事務局、選挙管理委員会事務局、公平委員会、会計課、福祉事務所、農業委員会事務局、教育委員会事務局教育部の課、消防本部及び消防署の課並びに水道局の課をいう。以下同じ。)の長(公平委員会にあっては上席の事務職員。以下同じ。)をいう。

(3) 物品の出納 消耗、売却、亡失、毀損、分類替え(物品をその属する分類から他の分類に移し替えることをいう。以下同じ。)、所管換え(異なる会計間において物品の所管を移すことをいう。以下同じ。)、所属替え(物品の所管を一の物品出納員又は分任物品出納員(以下「物品出納員等」という。)から他の物品出納員等に移すことをいう。以下同じ。)、贈与、給付、廃棄、生産若しくは工事のための消費、寄託その他の事由によって物品が会計管理者、物品出納員又は分任物品出納員(以下「会計管理者等」という。)の保管を離れること又は購入、生産、分類替え、所管換え、所属替え、寄附その他の事由によって物品が会計管理者等の保管に属することをいう。

(4) 備品台帳 紙媒体又は次号の財務会計システムにより、品名、取得日、取得価格その他の備品を管理する上で必要な情報を整理した台帳をいう。

(5) 財務会計システム 電子計算組織を用いて、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)により物品の情報を管理する情報処理システムをいう。

(事務の総括)

第3条 総務部長は、一般会計等に属する物品の取得、管理及び処分に関する事務の適正を期すため、当該事務の処理方針、処理手続等を統一し、必要な調整をしなければならない。

2 総務部長は、前項の事務を行うため、会計管理者等に対し、その管理の状況に関する報告を求め、又は実地について調査し、必要な措置を求めることができる。

(会計管理者の職務)

第4条 物品の出納及び保管(使用中の物品に係る保管を除く。)の事務は、会計管理者が行う。

2 会計管理者は、前項の事務を行うため、物品出納員等に対し、その管理の状況に関する報告を求め、又は実地について調査し、必要な措置を求めることができる。

3 会計管理者は、総務部長との協議により、遺失物法(平成18年法律第73号)第13条第1項の規定により施設占有者が行う遺失物に係る事務のうち、山鹿市庁舎等管理規則(平成17年山鹿市規則第8号)第3条第1項に規定する本庁の庁舎等に係るものの全部又は一部を総務部長に代わり処理するものとする。

(物品出納員等)

第5条 会計管理者の物品に係る事務を補助させるため、物品出納員を置く。

2 物品出納員の設置場所、物品出納員となる者及び会計管理者が物品出納員に委任する事務は、次の表に定めるとおりとする。

設置場所

物品出納員となる者

委任する事務

各課等

課等の長

各課等において保管する物品の出納その他会計管理者と総務部長との協議により、当該各課等において処理する事務

3 物品出納員のもとに、次の表に定めるもののほか、必要に応じて、分任物品出納員を置く。

設置場所

分任物品出納員となる者

委任する事務

幼稚園、認定こども園及び保育園

園長

幼稚園、認定こども園及び保育園において保管する物品の出納その他会計管理者と当該物品出納員との協議により、当該分任物品出納員が処理する事務

学校

校長

学校において保管する物品の出納その他会計管理者と当該物品出納員との協議により、当該分任物品出納員が処理する事務

その他の公の施設(物品出納員の設置が必要と認められる施設に限る。)

当該公の施設の管理を監督する職員

当該公の施設において保管する物品の出納その他会計管理者と当該物品出納員との協議により、当該分任物品出納員が処理する事務

4 前項に規定する分任物品出納員を設置する必要がある場合は、当該物品出納員は、会計管理者に合議の上、総務部長にその旨を内申するものとする。

5 市長は、第2項及び第3項に定めるもののほか、必要があると認めるときは、物品出納員等を任命するものとする。

(平30規則26・一部改正)

(保管の原則)

第6条 物品は、常に良好な状態で使用し、又は処分することができるように保管しなければならない。

2 会計管理者等は、市において保管することが適当でないと認める物品があるときは、保管が確実と認められる者にその保管を委託することができる。

(職員の指定)

第7条 会計管理者等は、その管理する物品を職員に使用させるときは、物品を使用する職員を指定しなければならない。

2 前項の物品を使用する職員の指定は、1人の職員が専ら使用する物品についてはその職員とし、特定の2人以上の職員が共に使用する物品についてはこれらの職員の主任者とし、不特定多数の職員が使用する物品については指定職員とする。

(亡失又は損傷の報告)

第8条 物品を使用する者がその使用する物品を亡失し、又は損傷したときは、直ちに、物品亡失損傷届を当該物品の出納の権限を有する者に提出しなければならない。

2 物品出納員等がその保管する物品を亡失し、又は損傷したときは、直ちに、物品亡失損傷届を会計管理者に提出しなければならない。前項の規定により、物品を使用する者から物品亡失損傷届の提出を受けた場合において、当該事案が重要と認めるときも、同様とする。

3 会計管理者がその保管し、又は使用する物品を亡失し、又は損傷したときは、直ちに、物品亡失損傷届を総務部長に提出しなければならない。前項の規定により、物品出納員等から物品亡失損傷届の提出を受けた場合において、当該事案が重要と認めるときも、同様とする。

4 総務部長は、前項の規定による届出について、これが重大若しくは異例の事案又は疑義のある事案であると認めるときは、当該関係職員等から内容を聴取し、必要に応じて市長に報告しなければならない。

(物品の所属年度区分)

第9条 物品の出納は、会計年度をもって区分し、その所属年度は、現にその出納を行った日の属する年度とする。

(物品の分類)

第10条 物品は、その性質、形状等により次の各号に掲げる種別に区分するものとし、区分の基準は、当該各号の定めるところによる。

(1) 備品 その性質又は形状を変えることなく比較的長期間にわたって使用に耐える物及び形状は消耗品に属するものであっても貸出しを目的とした図書その他標本又は陳列品として長期間保管すべき物。ただし、次号から第6号までに区分するものを除く。

(2) 消耗品 1回又は短期間の使用によって消費される性質の物、使用により消耗又は損傷しやすく比較的短期間に再度の用に供し得なくなる物、種子及び種苗、報償費、備品購入費又はこれに類する経費によって購入した物品で贈与又は配布を目的とする物、試験研究又は実験用材料として消費する物並びに前号本文の基準に該当する物のうち、1品当たりの取得価格又は取得評価額がおおむね3万円未満であって、事務の効率化等の観点から備品台帳による管理を要しないと会計管理者が認めるもの

(3) 原材料品 工事又は加工等のため消費する素材又は原料

(4) 生産品 原材料品を用いて労力又は機械力により新たに加工し、又は造成した物及び産出物

(5) 動物 獣類、魚介類、鳥類等で飼育を目的とする物

(6) 被服 需用費又はこれに類する経費によって購入した被服類(貸与を目的とした装備品を含む。)及び職員記章

2 前項に規定する物品の種類ごとの整理区分は、会計管理者が別に定める。

(財産に関する調書に記載する重要物品)

第11条 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第166条第2項に規定する財産に関する調書に記載する物品は、1品の取得価格又は取得評価額が50万円以上の備品とする。ただし、取得後減価償却による評価替えにより、当該決算年度の末日現在の1品の評価額が50万円未満となったものを除く。

(分類替え)

第12条 会計管理者等は、第10条の規定により分類した物品の管理のため必要があるときは、当該物品の分類替えをすることができる。

2 物品出納員等は、物品の分類替えをしたときは、その内容を会計管理者に通知しなければならない。

(物品の交付要求及び払出し)

第13条 物品を必要とする者は、物品要求伺票により、会計管理者へ請求しなければならない。

2 会計管理者は、前項の請求があったときは、物品の交付の可否を決定し、適当と認めるときは、直ちに物品を交付し、物品出納簿に記録しなければならない。

(物品の購入等)

第14条 物品の購入(印刷製本を含む。以下同じ。)又は修繕については、物品を必要とする課等の長が取り扱う。ただし、一括での購入が有利であるとき又は規格、品質等を統一する必要があるときは、当該購入に係る予算を所管する課等の長が取り扱う。

2 課等の長は、物品に係る寄附を受け入れることを決定したときは、寄附受入書により当該寄附者に通知するとともに、物品の受入れを完了したときは、受領書を交付しなければならない。

3 課等の長は、前2項によるもののほか、備品を取得したときは、備品台帳の登録に必要な情報を当該備品台帳の登録の権限を有する者に対し報告しなければならない。

(災害保険)

第15条 総務部長は、備品(その取得価格又は取得評価額が80万円以上のものその他総務部長が定める基準に該当するものに限る。この条において同じ。)について、毎年度災害保険を付さなければならない。年度の中途において備品の取得があったときも、同様とする。

2 前項の規定にかかわらず、総務部長は、災害保険を付す必要がないと認める備品については、災害保険に付さないことができる。

(物品の返納)

第16条 物品を使用する者は、その使用する物品について使用の必要がなくなったときは、物品出納票により、直ちに、物品出納員等に返納しなければならない。

2 物品出納員等は、その管理する物品について管理の必要がなくなったときは、物品出納票により、直ちに、会計管理者に返納しなければならない。ただし、次条の規定による場合、あらかじめ会計管理者と協議の上引き続き物品出納員等が管理する場合又は次に掲げる物品については、この限りでない。

(1) 新聞、官報、県公報、市公報、雑誌その他これらに類するもの

(2) 配布又は贈与を目的とする印刷物等

(3) 前2号に掲げるもののほか、物品の目的又は性質により会計管理者への返納を要しないと会計管理者が認めるもの

(所管換え等)

第17条 物品出納員等は、その管理する物品について所管換え又は所属替えをしようとするときは、備品台帳の登録に必要な書類を当該備品台帳の登録の権限を有する者に対し、通知しなければならない。

2 前項の所管換えは、その会計間において、有償として整理するものとする。ただし、当該物品の価格が5万円に達しないときその他特別の事情があると市長が認めるときは、この限りでない。

(不用の決定)

第18条 会計管理者等が保管する物品について、次に掲げる物品があるときは、当該物品の不用の決定をし、物品不用決定書を作成しなければならない。ただし、第16条第2項第1号に規定する物品その他物品不用決定書の作成を要しないと会計管理者が認めるものについては、その作成を省略することができる。

(1) 市において不用となったもの

(2) 修繕しても使用に耐えないもの

(3) 修繕による経費が新たに購入する経費を上回る場合等修繕をすることが不利と認められるもの

(物品の処分)

第19条 会計管理者等は、前条本文の規定により不用の決定をした物品を交換し、売り払い、譲与し、又は廃棄しようとするときは、物品処分調書を作成しなければならない。ただし、前条ただし書の適用を受ける物品については、その作成を省略することができる。

(物品の貸付け)

第20条 物品を借り受けようとする者は、当該物品を管理する会計管理者等に対し、物品貸付申込書を提出しなければならない。

2 会計管理者等は、前項の規定による物品貸付けの申込みがあったときは、これを審査し、その可否を決定し、その結果を申込者に対して通知しなければならない。この場合において、貸付けを適当と認めるときは、借受人から物品借用書を徴さなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、物品の価格(貸付申込み時点の評価額)が5万円以下の物品については、貸付申込書の提出及び貸付けの可否に係る通知を省略することができる。

(貸付料)

第21条 物品の貸付料は、無償で貸し付けるものを除くほか、総務部長が別に定めるところによりこれを納付させるものとする。

(貸付期間)

第22条 物品の貸付期間は、1か月を超えることができない。ただし、特別の事由があるときは、この限りでない。

2 前項の貸付期間は、これを更新することができる。ただし、更新のときから同項の期間を超えることができない。

(貸付けの条件)

第23条 物品の貸付けにあっては、次に掲げる事項を貸付けの条件とするものとする。

(1) 貸付物品の引渡し、維持、修理及び返納に要する費用は、借受人において負担すること。

(2) あらかじめ貸付けの条件として定める場合を除き、貸付物品は、転貸しないこと。

(3) 貸付物品は、貸付けの目的以外の用途に使用しないこと。

(4) 貸付物品は、貸付期間満了の日までに指定された場所に返納すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、必要な事項

(帳簿の備付け)

第24条 物品出納員等は、次の帳簿を備え、物品の使用について記載し、これを明らかにしておかなければならない。

(1) 備品使用簿

(2) 使用物品受払簿

2 会計管理者は、次の帳簿を備え、物品の出納及び保管について記載し、これを明らかにしておかなければならない。

(1) 備品台帳

(2) 物品出納簿

3 第1項の規定にかかわらず、庁用車の使用及び被服の管理に係る帳簿については、別に定める。

4 第1項及び第2項の規定にかかわらず、次に掲げる物品については、帳簿への記載を省略することができる。

(1) 新聞、官報、県公報、市公報、雑誌その他これらに類するもの

(2) 購入後直ちに消費するもの

(3) 配布又は贈与を目的とする印刷物等で保存の必要のないもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、物品の目的又は性質により会計管理者が帳簿の作成を要しないと認めるもの

5 第1項及び前2項の帳簿は、財務会計システムにより記録し、及び管理することができる。

(備品票)

第25条 会計管理者等は、その管理する備品を整理するとともに、備品には1品ごとに当該備品を所管する各課等、備品名称、備品番号等を標示しなければならない。ただし、標示し難いものその他当該標示項目以外の標示項目を用いる必要があるものについては、この限りでない。

(その他)

第26条 この規則に定めるもののほか、物品の管理に関して必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

1 この規則は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際現に財務会計システムにより備品台帳に登録されている備品のうち、この規則の施行により備品以外の物品に区分されるものについては、当該備品が処分されるまでの間、備品として取り扱うものとする。

(平成30年9月18日規則第26号)

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

山鹿市物品管理規則

平成29年11月27日 規則第19号

(平成31年4月1日施行)