○山口市文書取扱規程

平成17年10月1日

訓令第8号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条・第9条)

第3章 文書の処理(第10条―第16条)

第4章 文書の施行(第17条―第19条)

第5章 文書の整理、編集及び保存(第20条―第28条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(定義)

第2条の2 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。

(3) 紙文書 文書のうち、電子文書を除いたものをいう。

(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務処理及び文書等に係る総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。

(5) 電子決裁 文書管理システムの機能に基づきなされる決裁行為をいう。

(6) 紙決裁 電子決裁以外による決裁行為をいう。

(課長の責務)

第3条 課長(課に相当する組織の長を含む。)は、文書が第2条の規定に従って処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 (課に相当する組織を含む。)に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課長が指定する主幹、副主幹又はこれらに準ずる職員をもって充てる。

3 文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の整理、編集及び保存に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、文書事務を統括し、各課の文書の処理状況に関して随時調査し、指導しなければならない。

(帳票、収受印等)

第6条 文書の取扱いに要する帳票、収受印等及びその様式は、次に定めるところによる。

(1) 文書整理簿 様式第1号

(2) 令達簿 様式第2号

(3) 収受印 様式第3号

(4) 起案用紙 様式第4号

(文書の記号及び番号)

第7条 収受し、又は発送する文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、簡易な文書については、番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(1) 記号は、本庁の場合は「総第 号」のように番号の前に課名の頭文字を表示するものとし、総合支所の場合は「小地第 号」のように番号の前に支所名と課名の頭文字を表示するものとする。

(2) 番号は、各課ごとに文書管理システムにより採番し、年度を通じて一連番号とし、同一事件に係る文書の収受及び発送には、必要に応じて同一番号を用いるものとする。

(3) 前号の規定にかかわらず、指令は、文書整理簿により採番するものとし、記号の前に「指令」の文字を加え、必要に応じて指令ごとに一連番号とすることができる。

(4) 第2号の規定にかかわらず、番号を文書管理システムで採番することが効率的でない場合に限り、文書整理簿により採番することができる。ただし、あらかじめ総務課長の許可を得なければならない。

(5) 同一事件が年度を越えてなお継続する場合は、番号を起こした日の属する年度を表す数字を記号の前に表示するものとする。

2 条例、規則、訓令、告示及び公告(地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の6第1項の規定による公告(以下「入札公告」という。)を除く。)は、「山口市条例第 号」のように番号の前に市名及び種別を表示し、番号は、その種別ごとに令達簿により、それぞれ暦年による一連番号としなければならない。

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書)

第8条 本庁又は各総合支所に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、総務課又は各総合支所の地域振興課において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 一般文書については、配布先の明確なものは開封せずに、配布先の明確でないものは開封し、配布先を確認した上、総務課又は各総合支所の地域振興課備付けの文書配布棚により主務課に即日配布すること。

(2) 特に重要な文書は、直ちに主務課に配布すること。

(3) 書留、配達証明、内容証明等特殊取扱いによる文書は、種別、受付日その他を記録した上、主務課に即日配布すること。

(4) 訴訟、不服申立てその他到達した日の日時が権利の得失又は変更に関する文書は、文書の余白に収受印を押し、到達時刻を記載の上、直ちに主務課に配布すること。

2 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、山口市当直規程(平成17年山口市訓令第6号)の定めるところによる。

(配布文書等の取扱い)

第9条 主務課において、前条の規定により配布された文書又は直接到達した文書を収受したときは、電子文書にあっては、文書管理システムに所要事項を登録し、紙文書にあっては、文書の余白に収受印を押し、かつ、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。ただし、各所属長において、その必要がないと認めるものは、文書管理システムに登録することを省略することができる。

2 前項に規定する収受手続を経た文書は、収受起案を必要とする文書を除き、電子文書にあっては、文書管理システムにより供覧に付し、紙文書にあっては、文書管理システムによらずに供覧に付さなければならない。ただし、電子文書について、文書管理システムによる供覧が効率的でないと判断されるものは、この限りでない。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第10条 課長は、所属職員に文書の処理方針及び処理期限を示して処理を命じ、文書取扱主任をして、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の起案)

第11条 文書の起案は、文書管理システムにより行うものとし、起案用紙を用いる場合は、文書管理システムにより作成する様式とする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 定例の事案で、あらかじめ主務課長が総務課長と協議して定めた様式による決裁帳票により処理することができるもの

(2) 軽易な事案で、書面の余白又は符せんに決裁欄を設け、処理案を簡潔に朱書し、処理することができるもの

(3) 文書管理システムにより作成する様式での処理が効率的でないと判断されるもの

2 文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文書は、原則として左横書き及び左とじとすること。

(2) 文案は、わかりやすい口語体とし、段落ごとに行を改め、正しく、簡潔に、要領よく作成すること。

(3) 用字は、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、丁寧に書くこと。

(4) 起案者の所属名称は、文書管理システムに登録された略称を用いることができる。

3 起案文書には、起案の理由、経過の概要、関係法令等を明記するとともに参考を要する事項はその資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(発送文書)

第12条 発送文書の発信者名は、市長名によらなければならない。ただし、次に掲げるものは、それぞれに定める発信者名を用いることができる。

(1) 軽易な事案のものは、市役所名

(2) 庁内文書は、事案の軽重により部長又は課長(課に相当する組織の長を含む。次条において同じ。)の職名

2 発送文書には、原則として、簡潔な件名を付け、件名の最後に、通知、照会等その文書の性質を表す言葉を括弧書きするものとする。

3 庁内文書を文書管理システムにより発送する場合においては、文書管理システムに登録された鑑文を用いるものとし、発送先の名称は文書管理システムに登録された略称を用いることができる。

(決裁区分)

第13条 起案文書には、山口市職務権限規程(平成17年山口市訓令第2号)の定めるところにより、次に掲げる決裁区分の表示をしなければならない。

(1) 市長の決裁を受けるもの 甲

(2) 副市長の専決を受けるもの 乙

(3) 部長の専決を受けるもの 丙1

(4) 部次長の専決を受けるもの 丙2

(5) 課長の専決を受けるもの 丁

(回議及び合議)

第14条 回議及び合議は、電子決裁により行うものとする。ただし、電子決裁によることが効率的でないと判断されるものは、この限りでない。

2 回議は、順次上司の決裁を経て行わなければならない。

3 合議を受けた関係職位は、その事案について速やかに同意、不同意を決するとともに、異議があるときは、主務課との間で意見の調整を図らなければならない。

4 特に緊急又は秘密を要する起案文書(紙決裁に限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書審査)

第15条 次に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 市議会に提出する議案、報告その他の案件

(2) 条例、規則、訓令、告示、公告(入札公告を除く。)及び重要な要綱

(3) 契約その他の法律行為を規定する文書(例文によるものを除く。)

(原議の廃案等)

第16条 原議を廃案し、又はその内容を変更する必要が生じたときは、その理由を付して上司の承認を受けなければならない。この場合において、合議した関係職位にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書)

第17条 文書の浄書は、決裁後、主務課において行うものとする。

2 浄書文書は、浄書後直ちに原議と照合しなければならない。

(公印の押印)

第18条 発送する文書には、公印を押し、かつ、原議と照合して契印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 案内状、送付書その他これらに類する文書のうち軽易なもの

(3) 書簡文による文書

(発送等)

第19条 文書を発送しようとするときは、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。

2 庁内文書の発送は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3 第7条第1項第3号又は第4号に該当する場合にあっては、文書管理システムに所要事項を登録し、かつ、文書整理簿に所要事項を記入しなければならない。

4 条例、規則、訓令、告示及び公告は、令達簿に所要事項を記入した上、公布又は公示しなければならない。ただし、入札公告は、令達簿に所要事項を記入することを要しないものとする。

第5章 文書の整理、編集及び保存

(整理及び保存の原則)

第20条 文書は、常に処理経過を明らかにし、整然と分類して整理し、直ちに取り出せるように保存しておかなければならない。

2 文書(紙文書に限る。)の保存に当たっては、紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

3 文書は、主務課長の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は部外者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び保管)

第21条 完結した紙文書は、文書管理システムに所要事項を登録し、次に掲げる方法により編集し、簿冊等に保管しなければならない。

(1) 編集区分は、別に定める文書分類総括表の各区分に従い、文書名称ごとに分類して編集すること。

(2) 編集は、次に掲げる文書については暦年により、その他のものについては年度による。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年度又は年によること。

 条例、規則、訓令、告示及び公告

 議案その他これに関するもの

 及びに掲げるもののほか、暦年によることが特に適当であると認められるもの

(3) 簿冊の表紙及び背表紙には、年度(暦年によるものにあっては、年)、文書分類記号、文書名称、主務課名及び保存期間を記載すること。

(4) 文書は、完結月日の順に整理して番号を付け、索引目次を付けること。ただし、保存期間が1年の文書は、索引を省略することができる。

(5) 多量の文書は適宜分冊し、少量の文書は数箇年を通じて合冊すること。合冊するときは、年度又は年ごとに区分紙を差し入れること。

(6) 附属図表等で文書とともに編集することができないものは、箱若しくは袋に入れ、又は結束して別に編集すること。この場合においては、関係文書にその旨を記載すること。

2 完結した電子文書は、文書管理システムにより所要事項を登録し、文書管理システムにより作成した電子簿冊に保管するものとする。

3 第1項第1号及び第2号の規定は、前項の規定により登録又は保管する場合において準用する。

(保存期間)

第22条 文書の保存期間は、法令に定めがあるもののほか、次に掲げるとおりとする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 文書の書目ごとの保存期間は、別表の基準に基づき決定するものとする。

3 前2項の保存期間は、会計年度によるものは完結した年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した年の翌年の1月1日から、それぞれ起算する。

(保存文書の変更)

第23条 文書取扱主任は、前条の保存期間中の文書(第26条第2項に規定する延長期間中の文書を含む。以下「保存文書」という。)の名称その他を変更しようとするときは、主務課長の決裁を経た後、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。

(文書の保存)

第24条 文書の保存及び管理は、文書取扱主任が行う。

2 保存文書(紙文書に限る。)は、保存期間が1年を経過しないもの又は秘密文書その他事務処理上必要があると認められるものにあっては主務課において、その他のものにあっては公文書庫(以下「書庫」という。)に保存しなければならない。

3 前項の場合において、主務課に保存する文書は、文書取扱主任が指定する場所に分類して整理し、書庫に保存する文書は、総務課長が指定する場所に文書分類表に定める文書分類記号別及び年次順に整理しなければならない。

4 前2項の場合において、文書取扱主任は、文書の保存場所等を文書管理システムに適正に登録しなければならない。

5 保存文書(電子文書に限る。)は、文書管理システムにおいて適正に保存及び管理しなければならない。

(書庫)

第25条 書庫は、本庁においては総務課長が各総合支所においてはそれぞれの地域振興課長が管理する。

2 書庫は、常に清潔に整理するとともに、書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3 書庫に保存されている文書を閲覧しようとする職員は、主務課の文書取扱主任及び総務課長の許可を得なければならない。

(保存期間満了の文書)

第26条 文書取扱主任は、毎年1回以上、保存期間の満了した文書を調査し、廃棄処分しなければならない。

2 主務課長は、保存期間の満了した文書であっても更に保存することが必要であると認めるときは、延長期間を定めて保管することができる。

3 保存文書のうち、主務課長が保存する必要がなくなったと認めるものについては、総務課長と協議して廃棄処分することができる。

4 前3項の場合において、文書取扱主任は、文書管理システムに所要事項を登録し、当該システムにより作成する様式を付して主務課長の決裁を経なければならない。

(廃棄文書の処置)

第27条 文書取扱主任は、廃棄する紙文書のうち他見を避けるものは、焼却、切断等適当な処置を講じなければならない。

(市史資料文書)

第28条 文化交流課長は、廃棄文書のうち市史資料文書として特に重要であると認めるものについては、主務課長及び総務課長と協議の上、これを引き継ぎ、保存するものとする。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(阿東町の編入に伴う経過措置)

2 阿東町の編入の日の前日までに、編入前の阿東町文書取扱規程(昭和39年阿東町訓令第2号。以下「編入前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3 阿東町の編入の日の前日までに、編入前の訓令の規定により保存された文書の保存期間については、なお編入前の訓令の例による。

附 則(平成18年4月1日訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に文書管理システムを運用していない所属については、改正後の山口市文書取扱規程にかかわらず、なお従前の例による。

附 則(平成19年3月23日訓令第9号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年6月30日訓令第7号)

この訓令は、平成20年6月30日から施行する。

附 則(平成22年1月16日訓令第10号)

この訓令は、平成22年1月16日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月1日訓令第13号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表(第22条関係)

保存期間決定基準

保存期間

保存期間決定の基準

保存期間に該当する文書の例示

永年

市の基本方針の決定に関するもの、行政上の重要政策に関するものその他法令等により、10年を超える保存が必要であるもの

ア 条例、規則その他例規となる決裁文書

イ 議会に関する重要な文書

ウ 公有財産に関する重要な文書

エ 行政区画に関する文書

オ 任免、賞罰その他人事に関する重要な文書

カ 不服申立て、訴訟、和解等に関する重要な文書

キ 許可、認可及び契約に関する特に重要な文書

ク 市債に関する重要な文書

10年

行政執行上の重要業務に関するものその他法令等により、6年以上10年以下の保存を必要とするもの

ア 将来参考となるべき官公庁の通達等

イ 統計に関する重要な文書

ウ 予算、決算及び出納に関する特に重要な文書

エ 議会に関する文書

オ 陳情に関する重要な文書

5年

主要行政の施策に関するもので、4年又は5年の保存を必要とするもの

ア 給与等に関する重要な文書

イ 行政事務の施策に関する重要な文書

ウ 災害救助に関する文書

エ 予算、決算及び出納に関する重要な文書

3年

常例的な一般行政の施策に関するもの、会計整理に関するもので、2年又は3年の保存を必要とするもの

 

1年

軽易な往復文書、事務事業の執行に付随する軽易な文書等で、1年以下の保存が適当であると認められるもの

 

画像

画像

画像

画像

山口市文書取扱規程

平成17年10月1日 訓令第8号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・公印/
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第8号
平成18年4月1日 訓令第7号
平成19年3月23日 訓令第9号
平成20年6月30日 訓令第7号
平成22年1月16日 訓令第10号
平成22年3月31日 訓令第11号
平成26年3月31日 訓令第3号
平成30年4月1日 訓令第13号