2　文書取扱主任は、課長が指定する主幹、副主幹又はこれらに準ずる職員をもって充てる。

3　文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

2　条例、規則、訓令、告示及び公告(地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の6第1項の規定による公告(以下「入札公告」という。)を除く。)は、「山口市条例第　号」のように番号の前に市名及び種別を表示し、番号は、その種別ごとに令達簿により、それぞれ暦年による一連番号としなければならない。

2　執務時間外に到達した文書の取扱いについては、山口市当直規程(平成17年山口市訓令第6号)の定めるところによる。

2　前項に規定する収受手続を経た文書は、収受起案を必要とする文書を除き、電子文書にあっては、文書管理システムにより供覧に付し、紙文書にあっては、文書管理システムによらずに供覧に付さなければならない。ただし、電子文書について、文書管理システムによる供覧が効率的でないと判断されるものは、この限りでない。

2　文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

3　起案文書には、起案の理由、経過の概要、関係法令等を明記するとともに参考を要する事項はその資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

2　発送文書には、原則として、簡潔な件名を付け、件名の最後に、通知、照会等その文書の性質を表す言葉を括弧書きするものとする。

3　庁内文書を文書管理システムにより発送する場合においては、文書管理システムに登録された鑑文を用いるものとし、発送先の名称は文書管理システムに登録された略称を用いることができる。

2　回議は、順次上司の決裁を経て行わなければならない。

3　合議を受けた関係職位は、その事案について速やかに同意、不同意を決するとともに、異議があるときは、主務課との間で意見の調整を図らなければならない。

4　特に緊急又は秘密を要する起案文書(紙決裁に限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

2　浄書文書は、浄書後直ちに原議と照合しなければならない。

2　庁内文書の発送は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

3　第7条第1項第3号又は第4号に該当する場合にあっては、文書管理システムに所要事項を登録し、かつ、文書整理簿に所要事項を記入しなければならない。

4　条例、規則、訓令、告示及び公告は、令達簿に所要事項を記入した上、公布又は公示しなければならない。ただし、入札公告は、令達簿に所要事項を記入することを要しないものとする。

2　文書(紙文書に限る。)の保存に当たっては、紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

3　文書は、主務課長の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は部外者に示し、若しくは写させてはならない。

2　完結した電子文書は、文書管理システムにより所要事項を登録し、文書管理システムにより作成した電子簿冊に保管するものとする。

3　第1項第1号及び第2号の規定は、前項の規定により登録又は保管する場合において準用する。

2　文書の書目ごとの保存期間は、別表の基準に基づき決定するものとする。

3　前2項の保存期間は、会計年度によるものは完結した年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した年の翌年の1月1日から、それぞれ起算する。

2　保存文書(紙文書に限る。)は、保存期間が1年を経過しないもの又は秘密文書その他事務処理上必要があると認められるものにあっては主務課において、その他のものにあっては公文書庫(以下「書庫」という。)に保存しなければならない。

3　前項の場合において、主務課に保存する文書は、文書取扱主任が指定する場所に分類して整理し、書庫に保存する文書は、総務課長が指定する場所に文書分類表に定める文書分類記号別及び年次順に整理しなければならない。

4　前2項の場合において、文書取扱主任は、文書の保存場所等を文書管理システムに適正に登録しなければならない。

5　保存文書(電子文書に限る。)は、文書管理システムにおいて適正に保存及び管理しなければならない。

2　書庫は、常に清潔に整理するとともに、書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3　書庫に保存されている文書を閲覧しようとする職員は、主務課の文書取扱主任及び総務課長の許可を得なければならない。

2　主務課長は、保存期間の満了した文書であっても更に保存することが必要であると認めるときは、延長期間を定めて保管することができる。

3　保存文書のうち、主務課長が保存する必要がなくなったと認めるものについては、総務課長と協議して廃棄処分することができる。

4　前3項の場合において、文書取扱主任は、文書管理システムに所要事項を登録し、当該システムにより作成する様式を付して主務課長の決裁を経なければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(阿東町の編入に伴う経過措置)

2　阿東町の編入の日の前日までに、編入前の阿東町文書取扱規程(昭和39年阿東町訓令第2号。以下「編入前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3　阿東町の編入の日の前日までに、編入前の訓令の規定により保存された文書の保存期間については、なお編入前の訓令の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に文書管理システムを運用していない所属については、改正後の山口市文書取扱規程にかかわらず、なお従前の例による。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年6月30日から施行する。

この訓令は、平成22年1月16日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。