○山口市教育委員会事務局文書取扱規程

平成17年10月1日

教育委員会訓令第5号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配布(第7条・第8条)

第3章 文書の処理(第9条―第13条)

第4章 文書の施行(第14条―第16条)

第5章 文書の整理、編集及び保存(第17条―第25条)

第6章 その他(第26条・第27条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、山口市教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(課長の責務)

第3条 課長(課に相当する組織の長を含む。)は、文書が前条の規定に従って処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 (課に相当する組織の長を含む。)に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、庶務担当の職員の内から課長が指名するものとする。

3 文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(2) 文書の整理、編集及び保存に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(教育総務課長の責務)

第5条 教育総務課長は、各課の文書の処理状況に関して随時調査し、指導しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第6条 収受し、又は発送する文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、簡易な文書については、番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(1) 記号は、「山教教第 号」のように番号の前に課名の頭文字を表示し、秘密に属するものは、記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。

(2) 番号は、各課ごとに文書整理簿により年度を通じて一連番号とする。ただし、指令は、記号の前に「指令」の文字を加え、必要に応じて指令ごとに一連番号とすることができる。

(3) 同一事件が年度を越えてなお継続する場合は、番号を起こした日の属する年度を表す数字を記号の前に表示するものとする。

2 規則、訓令及び告示は、「山口市教育委員会規則第 号」のように番号の前に種別を表示し、番号は、それぞれ暦年による一連番号としなければならない。

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書)

第7条 事務局に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)は、教育総務課において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 一般文書については、配布先の明確なものは開封せずに、配布先の明確でないものは開封し、配布先を確認した上、主務課に即日配布すること。

(2) 特に重要な文書は、直ちに主務課に配布すること。

(配布文書等の取扱い)

第8条 主務課において、前条の規定により配布された文書又は直接到達した文書を収受したときは、原則として、文書の余白に収受印を押し、文書整理簿に所要事項を記入しなければならない。

2 前項に規定する収受手続を経た文書は、供覧に付さなければならない。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第9条 配布された文書は、速やかに処理するとともに、文書取扱主任をして、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の起案)

第10条 文書の起案は、次に掲げるものを除き、起案用紙を用いなければならない。

(1) 定例の事案で、あらかじめ決裁を経た帳票により処理することができるもの

(2) 軽易な事案で、書面の余白又は符せんに決裁欄を設け、処理案を簡潔に朱書し、処理することができるもの

2 文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文書は、原則として左横書き及び左とじとすること。

(2) 文案は、わかりやすい口語体とし、段落ごとに行を改め、正しく、簡潔に、要領よく作成すること。

(3) 用字は、常用漢字及び現代かなづかいを用い、丁寧に書くこと。

3 起案文書には、起案の理由、経過の概要、関係法令等を明記するとともに参考を要する事項はその資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(発送文書)

第11条 発送文書の発信者名は、教育委員会名とし、教育長にその権限を委任されたものについては、教育長名によらなければならない。ただし、軽易な事案のものについては、事務局名又は課長名を用いることができる。

2 発送文書には、原則として、簡潔な件名を付け、件名の最後に、通知、照会等その文書の性質を表す言葉を括弧書きするものとする。

(回議及び合議)

第12条 回議は、順次上司の決裁を経て行わなければならない。

2 合議を受けた関係職位は、その事案について速やかに同意、不同意を決するとともに、異議があるときは、主務課との間で意見の調整を図らなければならない。

3 特に緊急又は秘密を要する起案文書その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

4 前項の場合において、秘密を要する文書については、起案文書の上部余白に「秘」の文字を朱書するものとする。

(原議の廃案等)

第13条 原議を廃案し、又はその内容を変更する必要が生じたときは、その理由を付して上司の承認を受けなければならない。この場合において、合議した関係職位にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書)

第14条 文書の浄書は、次の事項に留意しなければならない。

(1) 浄書する文書のうち、重要なものについては、浄書文書の控えを取ること。

(2) 文書の日付は、特に指定のあるものを除き、浄書する日の日付とすること。

(3) 浄書文書は、浄書後直ちに原議と照合すること。

(公印の押印)

第15条 発送する文書には、公印を押し、かつ、原議と照合して契印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 案内状、送付書その他これらに類する文書のうち軽易なもの

(3) 書簡文による文書

2 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

3 電子署名を行うための必要な手続その他の事項は、別に定める。

(発送等)

第16条 文書を発送しようとするときは、文書整理簿に所要事項を記入しなければならない。ただし、第6条第1項に規定する文書番号を省略した文書にあっては、この限りでない。

2 規則、訓令及び告示は、令達簿に所要事項を記入した上、公布又は公示しなければならない。

第5章 文書の整理、編集及び保存

(整理及び保存の原則)

第17条 文書は、常に処理経過を明らかにし、整然と分類して整理し、直ちに取り出せるように保存しておかなければならない。

2 文書の保存に当たっては、紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

3 文書は、主務課長の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は部外者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集)

第18条 完結文書は、次に掲げる方法により編集しなければならない。

(1) 種別及び類目別に区分し、文書名称ごとに分類して編集すること。

(2) 編集は、次に掲げる文書については暦年により、その他のものについては年度による。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年度又は年によること。

 規則、訓令及び告示

 議案その他これに関するもの

 及びに掲げるもののほか、暦年によることが特に適当であると認められるもの

(3) 表紙及び背表紙には、年度(暦年によるものにあっては、年)、文書分類記号、文書名称、主務課名及び保存期間を記載すること。この場合において、文書分類記号及び保存期間は、朱書するものとする。

(4) 文書は、完結月日の順に整理して番号を付け、索引目次を付けること。ただし、保存期間が1年の文書は、索引を省略することができる。

(5) 多量の文書は適宜分冊し、少量の文書は数箇年を通じて合冊すること。合冊するときは、年度又は年ごとに区分紙を差し入れること。

(6) 附属図表等で文書とともに編集することができないものは、箱若しくは袋に入れ、又は結束して別に編集すること。この場合においては、関係文書にその旨を記載すること。

(保存期間)

第19条 文書の保存期間は、法令に定めがあるもののほか、次に掲げるとおりとする。

第1種 永年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 3年

第5種 1年

2 前項の保存期間は、会計年度によるものは完結した年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した年の翌年の1月1日から、それぞれ起算する。

(文書の類目)

第20条 文書の類目は、おおむね次のとおりとする。

(1) 第1種に属する文書

 規則、規程、訓令その他例規

 教育委員会会議録

 任免に関する文書

 学校その他教育委員会所管に属する公共営造物の設置、変更及び廃止に関する文書

 通学区域の設定、変更及び改称に関する文書

 訴願及び訴訟に関する文書

 重要な事業計画書及び実施に関する文書並びに契約書

 教育財産に関する重要な文書

 からまでに掲げるもののほか、永年保存の必要があると認められるもの

(2) 第2種に属する文書

 学令簿

 就学義務猶予免除に関する文書

 金銭及び物品に関する文書

 統計に関する重要な文書

 からまでに掲げるもののほか、10年間保存の必要があると認められるもの

(3) 第3種に属する文書 第1種及び第2種に属さないもので、5年間保存の必要があると認められるもの

(4) 第4種に属する文書 第1種から第3種までに属さないもので、3年間保存の必要があると認められるもの

(5) 第5種に属する文書 第1種から第4種までに属さないもので、1年以下の保存が適当であると認められるもの

(文書保存目録等)

第21条 教育総務課長は、保存文書(保存期間が1年のものを除く。次項において同じ。)について書目ごとに文書分類記号、文書名称、保存期間等を文書保存目録に登録し、文書情報の管理を行う。

2 文書取扱主任は、新たに保存文書を保存しようとするとき、又は登録された保存文書の名称その他を変更しようとするときは、文書保存登録票により主務課長の決裁を経た後、教育総務課長に通知しなければならない。

(文書の保存)

第22条 文書の保存及び管理は、文書取扱主任が行う。

2 保存文書は、保存期間が1年を経過しないもの又は秘密文書その他事務処理上必要があると認められるものにあっては主務課において、その他のものにあっては書庫に保存しなければならない。

3 前項の場合において、主務課に保存する文書は、文書取扱主任が指定する場所に分類して整理し、書庫に保存する文書は、教育総務課長が指定する場所に課別、保存期間及び年次順に整理しなければならない。

(書庫)

第23条 書庫は、教育総務課長が管理する。

2 書庫は、常に清潔に整理するとともに、書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3 書庫に保存されている文書を閲覧しようとする職員は、主務課の文書取扱主任及び教育総務課長の許可を得なければならない。

(保存期間満了の文書)

第24条 文書取扱主任は、毎年1回以上、主務課及び書庫において保存期間の満了した文書を調査し、廃棄処分しなければならない。

2 主務課長は、保存期間の満了した文書であっても更に保存することが必要であると認めるときは、延長期間を定めて保管することができる。

3 保存期間中の文書のうち、主務課長が保存する必要がなくなったと認めるものについては、教育総務課長と協議して廃棄処分することができる。

4 第21条第2項の規定は、前3項の処分又は変更について準用する。

(廃棄文書の処置)

第25条 文書取扱主任は、廃棄する文書のうち他見を避けるものは、焼却、切断等適当な処置を講じなければならない。

第6章 その他

(準用)

第26条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は山口市文書取扱規程(平成17年山口市訓令第8号)及び山口市電子署名等に関する規程(平成17年山口市訓令第9号)を準用するものとする。

第27条 学校、幼稚園、図書館、児童文化センターその他の教育機関における文書の取扱いについては、この訓令を準用する。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月26日教育委員会訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月25日教育委員会訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

山口市教育委員会事務局文書取扱規程

平成17年10月1日 教育委員会訓令第5号

(平成21年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会/ 事務局
沿革情報
平成17年10月1日 教育委員会訓令第5号
平成19年3月26日 教育委員会訓令第1号
平成21年3月25日 教育委員会訓令第1号