1　行政文書の書き方

(1)　記述形式

行政文書は、次に掲げる縦書き文書を除き、左横書きとする。

ア　法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

イ　他の官公署等に提出する行政文書で、当該官公署等から特に様式を縦書きと指定されたもの

ウ　賞状、表彰状、感謝状及び賞詞(行事の主催者が左横書きとすることを求めたもの等左横書きとすることが適当と認められるものを除く。)

エ　アからウまでに掲げるもののほか、総務部長が特に縦書きを適当と認めたもの

(2)　文体及び文章

ア　文体は、次に掲げる行政文書については「ます」体を用い、その他の行政文書については「である」体を用いるものとする。

(ア)　許可、認可、照会、回答、儀礼文書、証明書等の一般文書

(イ)　復命書、事務引継書等の部内関係文書

(ウ)　(ア)及び(イ)に掲げるもののほか、総務部長が適当と認めた行政文書

イ　文章は、口語体を基調とした易しい用語で統一し、簡潔かつ論理的なものとし、要領よくまとめる。

(3)　用字

ア　漢字及び仮名の用い方は、次の内閣告示の例による。ただし、地名、人名等の固有名詞、専門用語又は特殊用語を書き表す場合等、特別の漢字使用等を必要とする場合は、この限りでない。

(ア)　漢字

常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)

なお、字体は、通用字体を用いるものとする。

(イ)　仮名遣い

現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)の本文及び付表

(ウ)　送り仮名

送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)本文のうち、通則1の本則及び例外、通則2の本則、通則3から通則5までの本則及び例外、通則6の本則(活用のない語で読み間違えるおそれのない語については、許容)、通則7並びに付表の語(1のなお書きを除く。)

イ　専門用語等で読みにくいと思われるような漢字を使用する場合には、必要に応じて、振り仮名を用いる等、適切な配慮をする。

ウ　漢字に振り仮名を付ける場合は、その漢字の上に付ける。

エ　繰り返し符号は、「々」のほかは用いない。「々」は、同じ漢字が続く場合に用いる。ただし、民主主義又は委員会会則のように、左の漢字と右の漢字がそれぞれ異なった意味に用いられる場合には、用いない。

オ　外国の地名及び人名並びに外来語は、片仮名書きとし、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)の例による。

(4)　用語

特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉、言いにくい言葉又は古い言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている口調のよい易しい言葉を用いる。

また、音読する言葉は、意味の二通りにとれる言葉もあるのでなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。

(例)　稟×請→申請　即応した→かなった　橋梁×→橋　陳述する→述べる　協調する(強調する)→歩調を合わせる

(×印は、常用漢字表にない漢字を示す。以下同じ。)

(5)　数字

ア　数字は、次のような場合を除いて、アラビア数字を用いる。

(ア)　漢語の要素になっている漢数字

(例)　一般　四半期　八方美人　千里眼

(イ)　「ひとつ」、「ふたつ」、「みっつ」などと読む場合(アラビア数字は、「いち」、「に」、「さん」のように読む。)

(例)　一つずつ　二間続き(ふたまつづき)　三月(みつき)

(ウ)　固有名詞

(例)　一宮市　二重橋　四国　五郎

(エ)　概数を示す場合

(例)　二・三日　五・六人　数十日

(オ)　単位として用いる場合。ただし、万以上の単位に限る。

(例)　10万　1,000億

イ　小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

小数　0.123

分数　又は2分の1(1／2とは書かない。)

帯分数　

ウ　日付の書き方は、次の(ア)の例による。ただし、西暦を併記する場合は(イ)の、西暦で表記する場合は(ウ)の例による。

(ア)

(イ)

(ウ)

エ　時刻及び時間の書き方は、次の例による。

時刻　午前9時30分

時間　3時間20分

(6)　記号の用い方は、次の例による。

ア　句読点は、「。」及び「、」を用いる。

イ　数字の桁の区切りは、3位区切りとし、区切りには「，」(コンマ)を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号等は、区切りを付けない。

(例)　金80,000円

ウ　「．」(ピリオド)は、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例)　0.12　平成6.4.1　N.H.K

エ　「・」(なかてん)は、事物の名称を列記する場合又は概数、外国の地名若しくは人名若しくは外来語の区切りに用いる。

なお、「、」で事物を列記している中で、更に事物を列記する場合にも用いる。

(例)　条例・規則・訓令　二・三日　モーター・ボート　米・麦・果実等の農産物類、牛・馬等の畜産物類及び魚・貝その他の水産物等は生産品として区分する。

オ　「～」(なみがた)は、時、所、数量、順序等を継続的に示す場合(…から…まで)に用いる。ただし、原則として、文章中には用いない。

(例)　午後1時～午後5時　名古屋～東京　10g～30g　1番～16番

カ　「「」」(かぎ)は、言葉を定義する場合又は他の語句若しくは文章を引用する場合等に、その言葉又は引用する語句等を明示するために用いる。

(例)　この要綱において「職員」とは、…をいう。○○要綱は「職員」の定義を「…」と規定している。

キ　「()」(かっこ)は、語句若しくは文章の後に注記を加える場合又は見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合に用いる。

(例)　弥富市長(以下「甲」という。)と…との間に…

ク　「→」(矢じるし)は、左のものが右のように変わることを示す場合に用いる。ただし、文章中には用いない。

(例)　車輌×→車両　捺×印→押印

ケ　「―」(ダッシュ)は、語句を説明する場合及び丁目、番地等を省略する場合に用いる。

(例)　青信号―進め　赤信号―止まれ　名古屋市中区三の丸3―1―2

(7)　見出し符号

ア　項目を細別する場合は、次の(ア)の例による。ただし、一般文書及び部内関係文書は、(イ)の例によることができる。また、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から細別することができる。

(ア)

(イ)

イ　見出し符号には、句読点を打たず、1字分空白として、次の字を書き出す。

2　用紙の用い方

(1)　用紙は、原則として日本産業規格によるA4判とし、縦長に用いる。

(2)　縦書き文書を内容とする起案用紙の使い方は次による。

ア　伺い文その他縦書き文書の内容となる部分以外は、左横書き用紙をそのまま縦長に用い、左横書きとする。

イ　縦書き文書の内容となる部分は、左横書き用紙を横長に用い、縦書きとする。

3　行政文書のとじ方

(1)　行政文書のとじ方は、原則として左とじとする。

(2)　左横書き文書と左に余白がある1枚の縦書き文書をとじる場合、そのまま縦書き文書の左をとじる。

(3)　左横書き文書と左に余白がない縦書き文書又は2枚以上の縦書き文書をとじる場合は、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。

(4)　縦書き文書のみをとじる場合は、右とじとする。

(5)　A4判用紙類を横長に用いる場合は、原則として上とじとする。

附則

附則(平成12年訓令第6号)

附則(平成14年訓令第4号)

附則(平成16年訓令第5号)

附則(平成28年訓令第6号)

附則(平成31年訓令第5号)

附則(令和元年訓令第9号)

附則(令和4年訓令第3号)

附則(令和5年訓令第3号)