(趣旨)

第1条　この訓令は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るとともに、弥富市情報公開条例(平成12年弥富町条例第1号)の適正かつ円滑な運用に資するため、本市における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務処理は、次に掲げる場合を除き、文書(図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を作成して行うことを原則とする。ただし、第1号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。

(秘密文書の取扱い)

第4条　職員は、秘密を要する行政文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。

(行政文書の種類)

第5条　行政文書の種類は、次のとおりとする。

(行政文書の分類の基準等)

第6条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本市の事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準を別に定めるものとする。この場合において、当該行政文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には、その改定を行うものとする。

(総務部長の職務)

第7条　総務部長は、本市における行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

(総務課長の職務)

第7条の2　総務課長は、総務部長を補佐し、本市における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務を処理する者に必要な指導及び助言をするものとする。

(総務課文書取扱者)

第8条　総務課に総務課文書取扱者を置く。

(課長の職務)

第9条　課長は、当該課における文書事務を統括する。

(文書主任)

第10条　課に文書主任を置く。

(文書担当者)

第11条　課に文書担当者を置く。

(電磁的記録の受信等)

第12条　通信回線を利用して本市に到達した電磁的記録は、主務課において受信する。

(受信した電磁的記録の回付等)

第13条　主務課長は、前条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該電磁的記録を回付し、又は返付しなければならない。

(電磁的記録の収受)

第14条　主務課長は、第12条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録(前条の規定により回付し、又は返付したものを除く。)及び前条第2号の規定により回付された電磁的記録について、主務グループリーダーをして直ちに点検させ、事務担当者を指定させるものとする。

(文書等の受領)

第15条　本市に到達した文書等(電磁的記録を記録したフロッピーディスク等の記録媒体を含む。以下この節において同じ。)は、総務課において受領する。ただし、午後5時15分から翌日の午前8時30分まで及び市の休日に到達した文書等は、当直者において受領し、総務課に回付するものとする。

(文書等の配布)

第16条　総務課文書取扱者は、次に定めるところにより、前条第1項又は次条第1号の規定により総務課において受領し、又は総務課に回付された文書等を配布しなければならない。

(誤って配布を受けた文書等の回付等)

第16条の2　主務課長は、前条の規定により配布され、又は第15条第3項の規定により直接受領した文書等が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該文書等を返付し、又は回付しなければならない。

(文書等の収受)

第16条の3　主務課長は、第16条の規定により配布され、又は第15条第3項の規定により直接受領した文書等(前条の規定により返付し、又は回付したものを除く。)並びに前条第2号の規定及び第5項の規定により回付された文書等(以下「収受文書」という。)について、文書主任をして直ちに点検させ、主務グループリーダーを経て、事務担当者に配布させるものとする。

第17条　削除

(起案)

第18条　事案を起案するときは、起案用紙(第5号様式)を用いるものとする。ただし、収受文書及び第14条第2項の規定により電磁的記録を出力した用紙(以下「収受文書等」という。)に基づいて起案する軽易な事案であるときは、収受文書等の余白に朱書して起案することができる。

(例文処理)

第19条　次に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案の起案は、一定の帳簿により、又は起案用紙に文案の記載を省略して処理することができる。

(起案の要領)

第20条　起案文は、弥富市行政文書作成要領(平成6年弥富町訓令第10号)の定めるところにより作成するものとする。

(文書の記号及び番号)

第21条　行政文書(第5条第8号ウ及び第9号に掲げる行政文書を除く。)には、次に定めるところにより、記号及び毎年1月1日(同条第8号ア及びイに掲げる行政文書にあっては、毎年4月1日)から起番した番号を付さなければならない。ただし、同号ア及びイに掲げる行政文書のうち処理経過を把握する必要がないと認められるものについては、番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(文書の発信者名及び宛先名)

第22条　行政文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。ただし、軽易又は特殊な行政文書については、市名、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

(文書の内容等の表示)

第23条　第5条第8号ア及びイに掲げる行政文書には、題名の次にその内容を端的に表す語句を括弧内に表示するとともに、文章の末尾に事務担当者の連絡先を付記するものとする。

(回議)

第24条　起案者は、グループリーダー、課長、次長、部長、副市長その他関係職員に回議した後、市長の決裁を受けなければならない。

(合議)

第25条　起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案を関係部長又は課長に合議しなければならない。

(秘密文書等の取扱い)

第26条　起案の内容が秘密を要するもの又は急を要するものであるときは、持ち回りで回議し、及び合議しなければならない。

(不在処理の方法)

第27条　起案の内容が急を要するものである場合において、回議を受ける決裁権者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、当該起案の内容が重要なものであるときは、後閲の手続をしなければならない。

(収受文書等の供覧)

第28条　供覧を要する収受文書等は、起案用紙を用い、「供覧」の表示をして関係職員に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該収受文書等の余白に「供覧」の表示を朱書する等の方法により処理することができる。

(決裁等を要しない行政文書の取扱い)

第29条　決裁又は供覧の手続を要しない行政文書で保存期間が1年以上のものについては、その余白に、作成又は取得の時期、作成者、分類記号及び保存期間を記載しなければならない。

(施行の方法)

第30条　行政文書の施行は、次に掲げる方法によるものとする。

(行政文書の審査)

第30条の2　施行を要する行政文書は、文書主任(文書主任が指名した者を含む。以下この条において同じ。)が書式及び用字、用語、文体等について審査するものとする。

(行政文書の浄書等)

第31条　施行する行政文書は、主務課において浄書し、又は作成するものとする。

(行政文書の校合)

第32条　浄書し、又は作成した行政文書は、決裁文書と校合しなければならない。

(公印)

第33条　郵送、信書便、運送便又は手渡しにより施行する行政文書(部長名又は課長名で発するものを除く。)には、弥富市公印規程(昭和42年弥富町訓令第11号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

(割印及び契印等)

第34条　郵送、信書便又は手渡しにより施行する行政文書のうち特に重要と認められるものについては、割印又は契印若しくはこれに準ずる措置をしなければならない。

(電子署名)

第34条の2　第30条第4号に掲げる方法のうち、地方公共団体情報システム機構が運営する総合行政ネットワークによる発信により施行する行政文書には、弥富市電子署名規程(平成20年弥富市訓令第15号)の定めるところにより、電子署名を付さなければならない。ただし、第33条第2項各号に掲げる行政文書については、この限りでない。

(郵送及び信書便)

第35条　郵送又は信書便による行政文書の施行は、総務課において行う。ただし、総務課長が適当でないと認めるものについては、この限りでない。

(発送の方法)

第36条　総務課文書取扱者は、前条第2項第2号の規定により提出された行政文書に料金後納郵便物差出票(第10号様式)を添え、発送するものとする。

(電報等)

第37条　電報、運送便又は手渡しによる行政文書の施行は、主務課において行う。

(ファクシミリ等による発信)

第38条　第30条第3号から第5号までに掲げる方法による行政文書の施行は、別に定めるところにより主務課において行う。

(施行年月日)

第39条　起案者は、行政文書を施行したときは、施行年月日及び処理方法を起案書に記入しなければならない。

(未処理文書の追求)

第40条　主務課長は、処理期限を経過しているにもかかわらず処理されていない文書を調査し、その理由を明らかにして、速やかに処理するように努めなければならない。

(行政文書の整理)

第41条　行政文書は、その他の文書等及び電磁的記録と明確に区分して整理し、必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第42条　未完結文書は、当該未完結文書の種類、性質等に応じ、文書等にあっては適当な用具に収納し、電磁的記録にあっては主務課長が指定する記録媒体に記録し、主務課長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(電磁的記録である完結文書の出力)

第43条　完結文書のうち電磁的記録については、用紙に出力しておかなければならない。ただし、主務課長が適当でないと認めた場合は、この限りでない。

(完結文書の整理、保管及び保存)

第44条　完結文書は、当該完結文書の種類、性質等に応じ、文書等にあっては適当な用具に収納し、電磁的記録にあっては主務課長が指定する記録媒体に記録し、事案の処理が完結した日の属する年度の末日(収入及び支出の証拠書にあっては当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の5月31日、保存期間が1年未満のものにあっては当該保存期間が満了する日)まで主務課長が指定する場所において適正に整理し、及び保管しなければならない。

(行政文書の整理等の点検)

第45条　主務課長は、文書主任に、行政文書が行政文書分類基準表で定めるところにより、適正に整理され、保管され、又は保存されているかを定期的に点検させなければならない。

第46条　削除

(保存文書目録の作成)

第47条　主務課長は、第44条第2項又は第3項の規定により保存する完結文書について、保存文書目録(第13号様式)を作成しなければならない。

(完結文書の保存)

第48条　主務課長は、第44条第2項に規定する保存の期間が満了し、更に保存の必要がある完結文書(常時使用する等特別の事情により主務課で保存することを要するもの及び特別の保存用具を必要とするものを除く。)を、当該完結文書の保存期間の満了する日までの間、書庫に収蔵して保存しなければならない。

(保存期間)

第49条　行政文書の保存期間の区分は、次のとおりとする。

(常用台帳の指定等)

第50条　主務課長は、行政文書ファイルのうち、当該課において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するもの(以下「常用台帳」という。)を指定するものとする。

(保存期間の延長等)

第51条　主務課長は、職務の遂行上必要があるときは、その保存する完結文書(以下「保存完結文書」という。)の保存期間を原則として1年を単位として延長することができる。この場合において、当該保存期間が延長される保存完結文書の保存文書目録を作成し、及び当該保存完結文書を保存するものとする。

(廃棄文書目録の作成)

第52条　主務課長は、保存完結文書(前条の規定により保存期間を延長した保存完結文書を除く。)の保存期間が満了したときは、廃棄文書目録(第13号様式)を作成しなければならない。

(廃棄文書の取扱い)

第53条　前条の規定により廃棄文書目録が作成された保存完結文書は、他に利用されるおそれのないように処分しなければならない。

(管理の特例)

第54条　課長は、行政文書の管理がこの訓令で定めるところにより難いときは、総務課長の承認を受けて別に定めることができる。

(情報公開検索資料の作成等)

第54条の2　主務課長は、当該課において作成し、又は取得した行政文書について、行政文書ファイル管理簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製し、毎年総務課長が定める日までに総務課に提出しなければならない。

(図書印刷物等の取扱い)

第55条　市の図書館その他これに類する施設において、市民の利用に供する目的で管理されている文書等及び電磁的記録の管理については、当該施設における定めによる。

(法令等に基づく特別の定め)

第56条　行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について、法令又は条例若しくはこれに基づく規則の規定に特別の定めがあるときは、その定めるところによる。