○弥富市行政文書管理規程

平成14年3月29日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 行政文書の管理体制(第7条―第11条)

第3章 電磁的記録の受信等及び文書等の受領等

第1節 電磁的記録の受信等(第12条―第14条)

第2節 文書等の受領等(第15条―第16条の3)

第4章 起案、回議、供覧等(第17条―第29条)

第5章 施行(第30条―第40条)

第6章 整理、保管、保存及び廃棄(第41条―第53条)

第7章 雑則(第54条―第56条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るとともに、弥富市情報公開条例(平成12年弥富町条例第1号)の適正かつ円滑な運用に資するため、本市における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 行政文書 弥富市情報公開条例第2条第2項に規定する行政文書をいう。

(2) 行政文書ファイル 弥富市情報公開規則(平成12年弥富町規則第44号)第9条第1項第10号に規定する行政文書ファイルをいう。

(3) 文書等 文書及び図画をいう。

(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(5) 完結文書 事案の処理が完結した行政文書をいう。

(6) 未完結文書 完結文書以外の行政文書をいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務処理は、次に掲げる場合を除き、文書(図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を作成して行うことを原則とする。ただし、第1号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。

(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 文書の処理は、全て正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

3 文書は、易しく分かりやすく作成しなければならない。

4 全ての文書は、上司の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

(秘密文書の取扱い)

第4条 職員は、秘密を要する行政文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。

(行政文書の種類)

第5条 行政文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 訓令 所管の機関又はその職員に対する命令で公表の必要があるもの

(4) 訓 所管の機関又はその職員に対する命令で公表の必要がないもの

(5) 内訓 訓のうち秘密なもの

(6) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分で公示するもの

(7) 公告 告示以外のもので公示するもの

(8) 一般文書

 許可、認可等の行政処分に係る行政文書

 照会、依頼、回答、通知、報告、諮問、進達、副申、申請、通達、勧告その他これらに類するものに係る行政文書

 契約書、争訟関係文書、議案書、議事録、儀礼文書、要望書、陳情書、証明書その他これらに類する行政文書

(9) その他 復命書、事務引継書その他前各号に該当しない行政文書

(行政文書の分類の基準等)

第6条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本市の事務又は事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準を別に定めるものとする。この場合において、当該行政文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には、その改定を行うものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、4段階から成る階層構造によるものとする。

3 各課の長(以下「課長」という。)は、行政文書の適正な整理、保管及び保存を図るため、当該課が所掌する事務又は事業に関する行政文書について、第1項の分類の基準に基づき、その分類、行政文書ファイルの名称、保存期間その他必要な事項を記載した行政文書分類基準表(第1号様式)を作成しなければならない。

第2章 行政文書の管理体制

(総務部長の職務)

第7条 総務部長は、本市における行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2 総務部長は、必要があると認めるときは、課長の行政文書の管理の状況について実地検査その他必要な検査を行うことができる。

(総務課長の職務)

第7条の2 総務課長は、総務部長を補佐し、本市における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務を処理する者に必要な指導及び助言をするものとする。

(総務課文書取扱者)

第8条 総務課に総務課文書取扱者を置く。

2 総務課文書取扱者は、総務課長が指名する。

3 総務課文書取扱者は、総務課長の指示を受けて、本市における文書等の受領及び配布、行政文書の発送及び保存その他の文書事務を処理する。

(課長の職務)

第9条 課長は、当該課における文書事務を統括する。

(文書主任)

第10条 課に文書主任を置く。

2 文書主任は、当該課の文書事務を所掌する主幹、副主幹、課長補佐又は主査をもって充てる。ただし、主幹、副主幹、課長補佐及び主査を置かない課にあっては、課長をもって充てる。

3 文書主任は、課長の指示を受けて、文書担当者を指揮監督し、当該課における文書等の点検及び行政文書の審査を行い、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

(文書担当者)

第11条 課に文書担当者を置く。

2 文書担当者は、課長が指名する。

3 文書担当者は、文書主任又はグループリーダーの指示を受けて、当該課における文書等の受領及び収受、行政文書の発送、整理、保管及び保存その他の文書事務を処理する。

第3章 電磁的記録の受信等及び文書等の受領等

第1節 電磁的記録の受信等

(電磁的記録の受信等)

第12条 通信回線を利用して本市に到達した電磁的記録は、主務課において受信する。

2 総務課において受信し、又は次条第1号の規定により総務課に回付された電磁的記録で総務課の所管に属さないものは、総務課文書取扱者が主務課に配布する。

(受信した電磁的記録の回付等)

第13条 主務課長は、前条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該電磁的記録を回付し、又は返付しなければならない。

(1) 主務課が明らかでない電磁的記録は、直ちに総務課に回付し、又は返付すること。

(2) 主務課が明らかな電磁的記録は、直ちに当該主務課に回付すること。

(電磁的記録の収受)

第14条 主務課長は、第12条の規定により受信し、又は配布された電磁的記録(前条の規定により回付し、又は返付したものを除く。)及び前条第2号の規定により回付された電磁的記録について、主務グループリーダーをして直ちに点検させ、事務担当者を指定させるものとする。

2 前項の電磁的記録は、必要に応じ用紙に出力しなければならない。

3 主務グループリーダーは、第1項の規定により電磁的記録を点検した結果、当該電磁的記録のうち、題名等を記録しておく必要があると認められるものについては、文書担当者をして前項の規定により電磁的記録を出力した用紙に収受印(第2号様式)を押印させ、文書収受簿(第3号様式)に記載させなければならない。

4 文書主任は、電磁的記録が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布しなければならない。

第2節 文書等の受領等

(文書等の受領)

第15条 本市に到達した文書等(電磁的記録を記録したフロッピーディスク等の記録媒体を含む。以下この節において同じ。)は、総務課において受領する。ただし、午後5時15分から翌日の午前8時30分まで及び市の休日に到達した文書等は、当直者において受領し、総務課に回付するものとする。

2 料金が未払又は不足である郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「信書便物」という。)は、総務課長が公務に関すると認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

3 主務課に直接到達した文書等(ファクシミリにより受信したものを含む。第16条の2及び第16条の3において同じ。)は、第1項の規定にかかわらず、当該主務課において受領する。

(文書等の配布)

第16条 総務課文書取扱者は、次に定めるところにより、前条第1項又は次条第1号の規定により総務課において受領し、又は総務課に回付された文書等を配布しなければならない。

(1) 文書等は、開封しないで主務課長(2以上の課に関係のある文書等にあっては、当該文書等に最も関係の深い課長。第3号において同じ。)に配布すること。ただし、封皮の宛先のみでは配布先が明らかでないときは、開封して配布すること。

(2) 親展の文書等については、市長宛てのものにあっては人事秘書課長に、その他のものにあっては名宛人に、開封しないで配布すること。

(3) 書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物及び信書便物でこれらの郵便物に準ずる取扱いをするものとして総務部長が定めるものについては、特殊文書配布簿(第4号様式)に必要な事項を記載の上、開封しないで主務課長に配布すること。ただし、封皮の宛先のみでは配布先が明らかでないときは、開封して配布すること。

(誤って配布を受けた文書等の回付等)

第16条の2 主務課長は、前条の規定により配布され、又は第15条第3項の規定により直接受領した文書等が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該文書等を返付し、又は回付しなければならない。

(1) 前条第3号の規定により配布された文書等及び主務課が明らかでない文書等は、直ちに総務課に返付し、又は回付すること。

(2) 主務課が明らかな文書等(前条第3号の規定により配布された文書等を除く。)は、直ちに当該主務課に回付すること。

(文書等の収受)

第16条の3 主務課長は、第16条の規定により配布され、又は第15条第3項の規定により直接受領した文書等(前条の規定により返付し、又は回付したものを除く。)並びに前条第2号の規定及び第5項の規定により回付された文書等(以下「収受文書」という。)について、文書主任をして直ちに点検させ、主務グループリーダーを経て、事務担当者に配布させるものとする。

2 文書主任は、前項の規定により収受文書を点検した結果、当該収受文書のうち、題名等を記録しておく必要があると認められるものについては、文書担当者をして収受印を押印させ、文書収受簿に記載させなければならない。

3 文書主任は、収受文書が他の課に関係のあるものであるときは、その旨を当該課の文書主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配布しなければならない。

4 文書主任は、収受文書が債権譲渡通知書、差押通知書その他収受の日時が権利の得喪に関係があるものであるときは、当該収受文書の到達時刻を当該収受文書の余白に明記しなければならない。

5 親展の文書等を配布された者は、当該文書等が前各項に定める手続を要するものと認めたときは、速やかに当該文書等を主務課長に回付しなければならない。

第4章 起案、回議、供覧等

第17条 削除

(起案)

第18条 事案を起案するときは、起案用紙(第5号様式)を用いるものとする。ただし、収受文書及び第14条第2項の規定により電磁的記録を出力した用紙(以下「収受文書等」という。)に基づいて起案する軽易な事案であるときは、収受文書等の余白に朱書して起案することができる。

2 事案が重要なもの又は異例に属するものは、根拠法令、調査事実、前例その他の参考事項を記載し、又は関係書類を添付して起案の根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。

(例文処理)

第19条 次に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案の起案は、一定の帳簿により、又は起案用紙に文案の記載を省略して処理することができる。

(1) 定例的な一般文書

(2) 法令の規定により様式が定められているもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認めるもの

2 前項の規定により処理する事案については、あらかじめ文案その他について総務課長の承認を受けなければならない。ただし、同項第2号の規定に該当するものについては、この限りでない。

(起案の要領)

第20条 起案文は、弥富市行政文書作成要領(平成6年弥富町訓令第10号)の定めるところにより作成するものとする。

2 起案用紙を用いて起案する場合にあっては、文書の記号及び番号、分類記号、保存期間、起案年月日、起案者の氏名等を所定欄に記載しなければならない。この場合において、当該起案が収受文書等に基づくものであるときは、その収受文書等を添えるとともに、当該文書の収受年月日を所定欄に記入しなければならない。

3 第18条第1項ただし書の規定により起案する場合にあっては、当該収受文書等の余白に、分類記号、保存期間、起案年月日、起案者の氏名等を記載しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第21条 行政文書(第5条第8号ウ及び第9号に掲げる行政文書を除く。)には、次に定めるところにより、記号及び毎年1月1日(同条第8号ア及びに掲げる行政文書にあっては、毎年4月1日)から起番した番号を付さなければならない。ただし、同号ア及びに掲げる行政文書のうち処理経過を把握する必要がないと認められるものについては、番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(1) 条例、規則、訓令、訓及び内訓の記号は、「弥富市条例」、「弥富市規則」、「弥富市訓令」、「訓」及び「内訓」とし、番号は、例規番号簿(第6号様式)によること。

(2) 告示の記号は、「弥富市告示」とし、番号は、告示番号簿(第7号様式)によること。

(3) 第5条第8号ア及びに掲げる行政文書の記号は、年度を表す数字、弥富市を表示する「弥」及び別表第1に定める主務課を表す略字を記入することとし、番号は、文書発送簿(第8号様式)によること。

(文書の発信者名及び宛先名)

第22条 行政文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。ただし、軽易又は特殊な行政文書については、市名、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

2 第5条第8号イに掲げる行政文書(重要と認められるものを除く。)の発信者名及び宛先名については、職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

3 一般文書の宛先名に付する敬称は、別に定めるものを除き、「様」を用いるものとする。

(文書の内容等の表示)

第23条 第5条第8号ア及びに掲げる行政文書には、題名の次にその内容を端的に表す語句を括弧内に表示するとともに、文章の末尾に事務担当者の連絡先を付記するものとする。

(回議)

第24条 起案者は、グループリーダー、課長、次長、部長、副市長その他関係職員に回議した後、市長の決裁を受けなければならない。

2 起案者は、起案の決裁の手続が終了したときは、その終了した年月日を起案書に記入しなければならない。

(合議)

第25条 起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案を関係部長又は課長に合議しなければならない。

2 合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、効率的な事務処理に努めなければならない。

3 合議は、同一の部内にあっては主務課長を、他の部にわたるものにあっては主務部長を経て行うものとする。

4 合議を受けた関係部長又は課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

5 合議を求めた起案について、起案の内容が著しく変更されたときは、合議した関係部長又は課長に通知しなければならない。

(秘密文書等の取扱い)

第26条 起案の内容が秘密を要するもの又は急を要するものであるときは、持ち回りで回議し、及び合議しなければならない。

(不在処理の方法)

第27条 起案の内容が急を要するものである場合において、回議を受ける決裁権者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、当該起案の内容が重要なものであるときは、後閲の手続をしなければならない。

2 前項の規定は、合議を受ける者が不在の場合について準用する。

3 代決者が回議された事務を代決するときは、「代」と記入し、押印、署名その他の行為を行うものとする。この場合において、後閲を必要とするときは、「後閲」と記入し、決裁権者の登庁後直ちに閲覧に供し、後閲を必要としないときは、決裁権者に報告するものとする。

(収受文書等の供覧)

第28条 供覧を要する収受文書等は、起案用紙を用い、「供覧」の表示をして関係職員に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該収受文書等の余白に「供覧」の表示を朱書する等の方法により処理することができる。

2 起案による処理を必要とする収受文書等で直ちに起案することが困難なものは、起案用紙又は当該収受文書等の余白に「一応供覧」の表示をして上司に回付し、その処理について指示を受けるものとする。

3 第24条第2項第25条第1項から第3項まで、第26条並びに前条第3項の規定は、収受文書等の供覧について準用する。

(決裁等を要しない行政文書の取扱い)

第29条 決裁又は供覧の手続を要しない行政文書で保存期間が1年以上のものについては、その余白に、作成又は取得の時期、作成者、分類記号及び保存期間を記載しなければならない。

第5章 施行

(施行の方法)

第30条 行政文書の施行は、次に掲げる方法によるものとする。

(1) 郵送、電報、信書便又は運送便

(2) 手渡し

(3) ファクシミリによる発信

(4) 電子メールによる発信

(行政文書の審査)

第30条の2 施行を要する行政文書は、文書主任(文書主任が指名した者を含む。以下この条において同じ。)が書式及び用字、用語、文体等について審査するものとする。

2 前項の場合において、文書主任は、起案の内容を変更しない範囲において起案文を訂正することができる。

3 総務課長は、特別の理由があると認めるときは、主務課の依頼により、決裁文書を審査し、及び訂正することができる。

(行政文書の浄書等)

第31条 施行する行政文書は、主務課において浄書し、又は作成するものとする。

(行政文書の校合)

第32条 浄書し、又は作成した行政文書は、決裁文書と校合しなければならない。

(公印)

第33条 郵送、信書便、運送便又は手渡しにより施行する行政文書(部長名又は課長名で発するものを除く。)には、弥富市公印規程(昭和42年弥富町訓令第11号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書については、原則として公印の押印を省略するものとする。

(1) 次に掲げる一般文書(市長名で発するものを除く。)

 市の機関に発する一般文書

 軽易な一般文書

(2) 市長名で発する一般文書のうち、別に定めるもの

(割印及び契印等)

第34条 郵送、信書便又は手渡しにより施行する行政文書のうち特に重要と認められるものについては、割印又は契印若しくはこれに準ずる措置をしなければならない。

(電子署名)

第34条の2 第30条第4号に掲げる方法のうち、地方公共団体情報システム機構が運営する総合行政ネットワークによる発信により施行する行政文書には、弥富市電子署名規程(平成20年弥富市訓令第15号)の定めるところにより、電子署名を付さなければならない。ただし、第33条第2項各号に掲げる行政文書については、この限りでない。

(郵送及び信書便)

第35条 郵送又は信書便による行政文書の施行は、総務課において行う。ただし、総務課長が適当でないと認めるものについては、この限りでない。

2 郵送又は信書便による行政文書の施行(前項ただし書に規定するものを除く。)をしようとするときは、施行しようとする行政文書に次の各号に掲げるいずれかの方法による処理を行い、総務課長が別に定める時刻までに総務課に提出しなければならない。

(1) 郵便料金計器(郵便法(昭和22年法律第165号)第85条第1項に規定する郵便料金計器をいう。)により郵便料金を印字させること。

(2) 郵便物差出依頼票(第9号様式)を添えること。

3 前項の規定により総務課に提出する行政文書は、主務課において宛先を記載した封筒に入れ、帯封をし、又は包装し、必要により親展、書留等の表示をしておかなければならない。

(発送の方法)

第36条 総務課文書取扱者は、前条第2項第2号の規定により提出された行政文書に料金後納郵便物差出票(第10号様式)を添え、発送するものとする。

2 総務課文書取扱者は、前項の規定により発送したものについて、毎月、前月分の郵送に係る料金を主務課へ通知するものとする。

(電報等)

第37条 電報、運送便又は手渡しによる行政文書の施行は、主務課において行う。

(ファクシミリ等による発信)

第38条 第30条第3号から第5号までに掲げる方法による行政文書の施行は、別に定めるところにより主務課において行う。

(施行年月日)

第39条 起案者は、行政文書を施行したときは、施行年月日及び処理方法を起案書に記入しなければならない。

(未処理文書の追求)

第40条 主務課長は、処理期限を経過しているにもかかわらず処理されていない文書を調査し、その理由を明らかにして、速やかに処理するように努めなければならない。

第6章 整理、保管、保存及び廃棄

(行政文書の整理)

第41条 行政文書は、その他の文書等及び電磁的記録と明確に区分して整理し、必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

(未完結文書の整理)

第42条 未完結文書は、当該未完結文書の種類、性質等に応じ、文書等にあっては適当な用具に収納し、電磁的記録にあっては主務課長が指定する記録媒体に記録し、主務課長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(電磁的記録である完結文書の出力)

第43条 完結文書のうち電磁的記録については、用紙に出力しておかなければならない。ただし、主務課長が適当でないと認めた場合は、この限りでない。

(完結文書の整理、保管及び保存)

第44条 完結文書は、当該完結文書の種類、性質等に応じ、文書等にあっては適当な用具に収納し、電磁的記録にあっては主務課長が指定する記録媒体に記録し、事案の処理が完結した日の属する年度の末日(収入及び支出の証拠書にあっては当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の5月31日、保存期間が1年未満のものにあっては当該保存期間が満了する日)まで主務課長が指定する場所において適正に整理し、及び保管しなければならない。

2 前項の規定により保管した完結文書(保存期間が1年未満のものを除く。)は、同項に規定する保管の期間の満了後、次に定めるところにより、前年度の完結文書として1年間(収入及び支出の証拠書にあっては、10月間)保存しなければならない。

(1) 文書等は、速やかに行政文書ファイル単位で編集し、製本し、及び主務課長が指定する場所に移し替えること。この場合において、保存期間が1年を超えるものにあっては、索引目次(第11号様式)を作成し、添付すること。

(2) 電磁的記録は、速やかに記録媒体の変更等により行政文書ファイル単位で編集し、及び主務課長が指定する場所に移し替えること。この場合において、行政文書ファイルの名称、作成又は取得の時期、作成者、分類記号及び保存期間を記入した帳票(第12号様式)を作成し、貼り付けること。

3 前2項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により完結文書を整理し、保管し、及び保存することができる。

4 主務課長は、保存の必要に応じ、当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成するものとする。

(行政文書の整理等の点検)

第45条 主務課長は、文書主任に、行政文書が行政文書分類基準表で定めるところにより、適正に整理され、保管され、又は保存されているかを定期的に点検させなければならない。

第46条 削除

(保存文書目録の作成)

第47条 主務課長は、第44条第2項又は第3項の規定により保存する完結文書について、保存文書目録(第13号様式)を作成しなければならない。

(完結文書の保存)

第48条 主務課長は、第44条第2項に規定する保存の期間が満了し、更に保存の必要がある完結文書(常時使用する等特別の事情により主務課で保存することを要するもの及び特別の保存用具を必要とするものを除く。)を、当該完結文書の保存期間の満了する日までの間、書庫に収蔵して保存しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、秘密を要する完結文書は、主務課において保存しなければならない。

3 総務課長は、毎年1回以上書庫内の完結文書について虫害等の予防をしなければならない。

(保存期間)

第49条 行政文書の保存期間の区分は、次のとおりとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

(6) 1年未満

2 行政文書の保存期間は、別表第2に定める行政文書保存期間区分基準表に基づき主務課長が定めるものとする。

3 行政文書の保存期間は、当該行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、収入及び支出の証拠書については当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の6月1日から、保存期間が1年未満の行政文書については作成又は取得の日から起算する。

4 前3項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる行政文書については、保存期間が満了した日後においても、当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 弥富市情報公開条例第11条各項又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(常用台帳の指定等)

第50条 主務課長は、行政文書ファイルのうち、当該課において常時使用する台帳、帳簿等で、加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するもの(以下「常用台帳」という。)を指定するものとする。

2 前項の規定により指定された常用台帳の保存期間は、前条第3項の規定にかかわらず、常時使用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(保存期間の延長等)

第51条 主務課長は、職務の遂行上必要があるときは、その保存する完結文書(以下「保存完結文書」という。)の保存期間を原則として1年を単位として延長することができる。この場合において、当該保存期間が延長される保存完結文書の保存文書目録を作成し、及び当該保存完結文書を保存するものとする。

(廃棄文書目録の作成)

第52条 主務課長は、保存完結文書(前条の規定により保存期間を延長した保存完結文書を除く。)の保存期間が満了したときは、廃棄文書目録(第13号様式)を作成しなければならない。

2 主務課長は、特別の理由があると認めるときは、保存期間満了前の保存完結文書について、廃棄文書目録を作成することができる。この場合において、当該特別の理由について、あらかじめ総務課長と協議しなければならない。

(廃棄文書の取扱い)

第53条 前条の規定により廃棄文書目録が作成された保存完結文書は、他に利用されるおそれのないように処分しなければならない。

第7章 雑則

(管理の特例)

第54条 課長は、行政文書の管理がこの訓令で定めるところにより難いときは、総務課長の承認を受けて別に定めることができる。

(情報公開検索資料の作成等)

第54条の2 主務課長は、当該課において作成し、又は取得した行政文書について、行政文書ファイル管理簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製し、毎年総務課長が定める日までに総務課に提出しなければならない。

2 行政文書ファイル管理簿には、行政文書の分類記号、文書分類、行政文書ファイル(単独で管理することが適当な行政文書であって、保存期間が1年以上のものにあっては、当該行政文書)の名称、保存期間その他必要な事項を記載するものとする。

3 主務課長は、第51条の規定により、保存完結文書について、保存期間を延長した場合には、行政文書ファイル管理簿に必要な修正を加えなければならない。

(図書印刷物等の取扱い)

第55条 市の図書館その他これに類する施設において、市民の利用に供する目的で管理されている文書等及び電磁的記録の管理については、当該施設における定めによる。

2 不特定多数の者に販売することを目的として発行されている文書等及び電磁的記録の管理については、各課長が定めるところによる。

(法令等に基づく特別の定め)

第56条 行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について、法令又は条例若しくはこれに基づく規則の規定に特別の定めがあるときは、その定めるところによる。

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

2 弥富町文書管理規程(平成6年弥富町訓令第8号)は、廃止する。

(平成14年訓令第10号)

この訓令は、平成14年7月16日から施行する。

(平成15年訓令第5号)

1 この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

2 この訓令の施行の前に改正前の弥富町公文書管理規程第13条第4号の規定により特殊文書配布簿に記載された電報については、なお従前の例による。

(平成15年訓令第7号)

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

(平成15年訓令第9号)

この訓令は、平成16年1月1日から施行する。

(平成16年訓令第2号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成16年訓令第4号)

この訓令は、平成16年5月18日から施行する。

(平成17年訓令第9号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(平成18年訓令第13号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第6号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第19号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年9月30日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に改正前の弥富市公文書管理規程の規定に基づいて作成されている文書収受簿その他の用紙は、改正後の弥富市公文書管理規程の規定にかかわらず、当分の間、これを使用することができる。

(平成24年訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成27年訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成27年訓令第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成28年訓令第13号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(平成30年訓令第4号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(平成31年訓令第4号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和元年訓令第12号)

この訓令は、令和2年1月1日から施行する。

(令和2年訓令第4号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に改正前の弥富市公文書管理規程の規定に基づいて作成されている特殊文書配布簿その他の用紙は、改正後の弥富市公文書管理規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

(令和4年訓令第2号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年訓令第2号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(令和5年訓令第7号)

この訓令は、令和5年9月1日から施行する。

別表第1(第21条関係)

主務課を表す略字

総務課

南部保育所

南保

財政課

桜保育所

桜保

人事秘書課

ひので保育所

ひ保

企画政策課

大藤保育所

大保

防災課

白鳥保育所

白保

税務課

弥生保育所

弥保

収納課

栄南保育所

栄保

市民課

西部保育所

西保

鍋田支所

十四山保育所

十保

環境課

のびのび園

市民協働課

市協

総合福祉センター

総福

観光課

十四山総合福祉センター

十福

十四山支所

十支

いこいの里

保険年金課

産業振興課

健康推進課

土木課

福祉課

都市整備課

介護高齢課

下水道課

児童課

会計課

別表第2(第49条関係)

行政文書保存期間区分基準表

永年保存

1 条例の制定、改正又は廃止その他の案件を議会に提出するための決裁文書

2 特別の法律により設立され、かつ、その設立に関し市長の認可を要する法人(以下「認可法人」という。)の設立又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書

3 総合的な計画策定のための決裁文書

4 1から3までに掲げるもののほか、市政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

5 規則又は訓令の制定、改正又は廃止のための決裁文書

6 行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第3号又は弥富市行政手続条例(平成8年弥富町条例第20号)第2条第3号に規定する許認可等(以下「許認可等」という。)をするための決裁文書で当該許認可等の効果が10年を超えて存続するもの

7 訴訟に関する決裁文書

8 市有財産の取得、処分又は管理に関する帳簿

9 行政委員(会)の委員及び附属機関の委員の任免に関する決裁文書

10 職員の任免、賞罰又は履歴に関する決裁文書

11 行政文書の処理経過を把握するための帳簿

13 文書の保存、廃棄又は移管の状況が記録された帳簿(弥富市情報公開規則第9条第1項第9号に規定する記録を含む。)

14 公印の作成、改刻又は廃止に関する帳簿

15 栄典又は表彰を行うための決裁文書

16 その他永年保存する必要があると認める行政文書

10年保存

1 附属機関の答申、建議又は意見が記録された行政文書

2 行政手続法第2条第8号ロ若しくは弥富市行政手続条例第5条第1項に規定する審査基準又は同号ハ若しくは同条例第12条第1項に規定する処分基準を決定するための決裁文書

3 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が5年を超え10年以内存続するもの

4 所管行政上の重要な意思決定を行うための決裁文書

5 不服申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書

6 条例、規則又は訓令の解釈又は運用方針に関する決裁文書

7 その他10年間保存する必要があると認める行政文書

5年保存

1 法令又は条例により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書

2 認可法人の業務の実績報告書

3 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が3年を超え5年以内存続するもの

4 行政手続法第2条第4号又は弥富市行政手続条例第2条第4号の不利益処分(その内容が軽微なものを除く。)をするための決裁文書

5 所管行政上の意思決定を行うための決裁文書

6 予算、決算及び収支に係る書類で特に重要なもの

7 その他5年間保存する必要があると認める行政文書

3年保存

1 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年を超え3年以内存続するもの

2 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書

3 調査又は研究の結果が記録された行政文書

4 職員の勤務の状況が記録された行政文書

5 予算、決算及び収支に係る書類で重要なもの

6 その他3年間保存する必要があると認める行政文書

1年保存

1 許認可等をするための決裁文書で当該許認可等の効果が1年以内存続するもの

2 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書

3 予算、決算及び収支に係る書類で比較的重要なもの

4 その他1年間保存する必要があると認める行政文書

1年未満 その他の行政文書

備考 上記基準は、「永年保存」を除き、最低保存期間を示すものである。

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弥富市行政文書管理規程

平成14年3月29日 訓令第3号

(令和5年9月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月29日 訓令第3号
平成14年7月16日 訓令第10号
平成15年6月30日 訓令第5号
平成15年9月30日 訓令第7号
平成15年12月26日 訓令第9号
平成16年3月31日 訓令第2号
平成16年5月18日 訓令第4号
平成17年3月31日 訓令第9号
平成18年3月31日 訓令第13号
平成19年3月30日 訓令第6号
平成20年3月31日 訓令第5号
平成21年3月31日 訓令第2号
平成23年3月31日 訓令第6号
平成23年9月30日 訓令第19号
平成24年3月30日 訓令第3号
平成27年3月31日 訓令第3号
平成27年3月31日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第2号
平成28年12月28日 訓令第13号
平成30年3月30日 訓令第4号
平成31年3月29日 訓令第4号
令和元年12月27日 訓令第12号
令和2年3月31日 訓令第4号
令和3年6月30日 訓令第6号
令和4年3月31日 訓令第2号
令和5年1月31日 訓令第2号
令和5年9月1日 訓令第7号