○横芝光町ちば電子申請・届出システム運用要領
平成19年7月19日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この訓令は、横芝光町が千葉県電子自治体共同運営協議会(以下「協議会」という。)が運営するちば電子申請・届出システム(以下「申請システム」という。)を利用するに当たり、協議会が定めるちば電子申請・届出システム運用要領(以下「協議会要領」という。)第12条及び第14条第2項の規定に基づき、横芝光町における運用管理について、必要な事項を定める。
(申請システムの目的)
第2条 申請システムは、横芝光町が所掌する申請及び届出について、現行の勤務時間内の窓口又は郵送による申請又は届出に加え、インターネットを利用することで24時間365日の申請又は届出が可能となる電子申請及び届出サービスを提供することで、町民及び事業者の利便性の向上を図るとともに、内部事務の見直しによる事務の簡素化及び効率化に資することを目的とする。
(1) 情報システム責任者 ちばシステム共同利用の情報セキュリティポリシーに定める情報システム責任者をいう。
(2) 所属申請システム責任者 ちばシステム共同利用の情報セキュリティポリシーに定める各利用団体の所属システム責任者をいい、横芝光町では企画空港課長をいう。
(3) 業務管理者 所属申請システム責任者が指名した職員をいう。
(4) 業務主管課長 横芝光町の当該電子申請業務を所管する課長等をいう。
(5) 部門手続責任者 業務主管課長又は業務主管課長が指名した職員で、当該手続に係る事務を統括する職員をいう。
(6) 手続担当者 部門手続責任者が指名した職員で、当該手続の登録や審査等を行う職員をいう。
(7) 使用者 部門手続責任者及び手続担当者をいう。
(8) 使用者ID 使用者が、申請システムを利用するために所属申請システム責任者から付与されたIDをいう。
(平31訓令2・一部改正)
(所属申請システム責任者の事務)
第4条 所属申請システム責任者は、協議会要領に規定する事務のほか、この訓令に規定する事務を行うものとする。
2 所属申請システム責任者は、申請システムの運用方法及び操作方法等について、職員側ポータルサイトへの掲載や研修等の実施により使用者に対し周知を図るなど、使用者に対する支援業務を行うものとする。
(業務管理者の事務)
第5条 業務管理者は、申請システムを利用するに当たり、ちばシステム共同利用の情報セキュリティポリシー、ちば電子申請・届出システム運営要綱、協議会要領及びこの訓令に定められている事項並びに所属申請システム責任者の指導を遵守するほか、常に申請システムの適正な運用に努めなければならない。
2 業務管理者は、利用団体内で前項に規定する遵守事項に反する行為を認めたときは、速やかに所属申請システム責任者に報告し指示を受けるものとする。
(使用者IDの発行)
第6条 業務主管課長は、申請システムを利用して申請若しくは届出の受付又は審査等を行おうとするときは、使用者を定め、使用者ID発行申請書(別記第1号様式)により、所属申請システム責任者に使用者IDの発行を申請するものとする。
2 所属申請システム責任者は、前項の申請があったときは、速やかに審査するとともに、使用者ID及び仮パスワードを発行するものとする。
3 所属申請システム責任者は、使用者ID及び仮パスワードを発行した時は、使用者ID発行通知書(別記第2号様式)により、業務主管課長に通知するものとする。
4 所属申請システム責任者は、使用者ID及び仮パスワードの管理台帳等を管理するものとする。
(使用者ID及びパスワードの管理)
第7条 使用者は、付与された使用者IDを適正に管理するものとする。
2 使用者は、付与された仮パスワードを速やかに変更の上、適正に管理するものとする。
3 業務主管課長は、使用者に異動が生じたときは、速やかに使用者ID廃止届出書(別記第3号様式)により、所属申請システム責任者に使用者IDの廃止を届け出るものとする。
4 所属申請システム責任者は、前項の届出があったときは、速やかに使用者IDを廃止するものとする。
5 所属申請システム責任者は、使用者IDの廃止記録を管理するものとする。
(パスワードの忘失時)
第8条 使用者は、前条第2項に規定するパスワードを忘失したときは、業務主管課長に報告するものとする。
3 所属申請システム責任者は、前項の申請があったときは、速やかに審査するとともに、仮パスワードを再発行するものとする。
4 所属申請システム責任者は、仮パスワードを再発行したときは、仮パスワード再発行通知書(別記第5号様式)により、業務主管課長に通知するものとする。
5 所属申請システム責任者は、仮パスワードの再発行記録を管理するものとする。
(使用者の義務)
第9条 使用者は、申請システムの障害を確認したときは、速やかに障害の状況を所属申請システム責任者に報告しなければならない。
2 前項の規定により、障害の状況を報告したときは、所属長にその旨を報告するものとする。
(手続の登録)
第10条 業務主管課長は、申請システムに電子申請又は届出の対象となる手続を登録しようとするときは、手続登録依頼書(別記第6号様式)により、所属申請システム責任者に手続の登録を依頼するものとする。
2 所属申請システム責任者は、前項の依頼があったときは、内容を確認するとともに、手続を登録するものとする。
3 所属申請システム責任者は、手続を登録したときは、申請システムの県民側ポータルサイトにその旨を掲載するものとする。
(申請システムの休止及び緊急停止)
第11条 所属申請システム責任者は、情報システム責任者から、申請システムの維持管理又は機能拡張等のため、申請システムの運用を一時的に休止する旨の事前の通知を受けた場合には、その旨を使用者に周知するものとする。
2 所属申請システム責任者は、情報システム責任者から、事故等の発生により申請システムの運用を事前の通知をせずに一時的に停止させた旨の通知を受けた場合には、速やかにその旨を使用者に周知するものとする。
(申請システム使用の制限)
第12条 所属申請システム責任者は、使用者が協議会要領及びこの訓令並びに所属申請システム責任者の指示に従わない場合は、当該使用者を管轄する業務主管課長に連絡するとともに、申請システムの全部又は一部の使用を制限できるものとする。
(不正使用の防止)
第13条 業務主管課長は、不正使用を確認した場合又はそのおそれがある場合には、これを是正するための措置を講ずるとともに、所属申請システム責任者へ報告しなければならない。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、所属申請システム責任者が定めるものとする。
附則
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(平成31年訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
(平31訓令2・一部改正)
(平31訓令2・一部改正)
(平31訓令2・一部改正)
(平31訓令2・一部改正)
(平31訓令2・一部改正)
(平31訓令2・一部改正)