○横芝光町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和6年7月24日
訓令第6号
(目的)
第1条 この訓令は、横芝光町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと住民課に設置した端末機により現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍業務等の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。この場合において、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である町長に報告するとともに、復旧のため必要な措置を講ずるものとする。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課住民班長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理しなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等に格納した記録内容がわかるようラベルで明示するとともに、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(4) クラウドサービスにおいては、戸籍サーバの磁気ディスク等の交換や廃棄を物理的に管理することができないため、データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターを採用することで適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏洩を防止しなければならない。
(5) クラウドサービスにおいては、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じ、戸籍情報システム事業者に認証取得の継続性を確認しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄をするときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者に対しID及びパスワード(以下「ID等」という。)を設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。この場合において、保護管理者は、サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバに係る緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID等を設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。この場合において、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについて、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID等を付与しなければならない。
3 保護管理者は、データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍データに係る緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。この場合において、戸籍情報システム事業者が戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認については、当該取扱職員が実施する。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第14条 サーバ、データ及びシステムにアクセスするためのID等を付与された者は、当該ID等が他者に漏れることなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID等の設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID等を当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID等を他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID等を正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条 取扱職員以外の職員は、端末機を操作してはならない。
2 取扱職員は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務を処理する場合を除き、端末機を操作してはならない。
3 取扱職員は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き、戸籍に関するデータを検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに関わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育訓練計画を策定し、研修を実施しなければならない。
(その他)
第19条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和6年10月1日から施行する。