○吉賀町戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程

平成17年10月1日

吉賀町訓令第12号

(目的)

第1条 この訓令は、吉賀町戸籍事務電子情報処理組織の運営について、吉賀町個人情報保護条例(平成17年吉賀町条例第17号)及び吉賀町個人情報保護条例施行規則(平成17年吉賀町規則第15号)に定めるもののほか、戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機等を利用して、与えられた一連の処理手順に従って、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。

(2) 磁気ファイル 磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスク等の磁気体に特定の目的に沿って組織的に記録されたデータの集合体をいう。

(3) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気その他の媒体に記録された情報をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、操作手順書、プログラム説明書及びコード表等の電算処理に必要な仕様書をいう。

(対象とするシステムの概要)

第3条 この訓令で対象とする戸籍事務及び周辺事務の電子情報処理組織による処理システムの概要は、次の各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2第1項に規定する事務で、戸籍届出内容の記録処理、戸籍原本、受附帳の調整及び戸籍データの更新並びに各種帳票の作成及び統計処理をいう。(これに基づく現在戸籍、除籍(戸籍情報システム稼動後に調整されたものに限る。)に関する証明書、各種帳票の発行を含む。)

(2) 除籍、改製原戸籍管理システム 除籍、改製原戸籍の記録及び見出管理並びに除籍、改製原戸籍に関する証明書各種帳票の発行をいう。

(3) 戸籍の附票管理システム 附票、除附票、改製附票の記録、見出管理及び統計処理並びに附票に関する証明書各種帳票の発行をいう。

(4) 人口動態処理システム及び相続税法(昭和25年法律第73号)第58条第1項処理システム 戸籍届出に基づく人口動態関係データの記録及び統計処理並びに相続税法第58条第1項に関する帳票の発行をいう。

(処理の基本方針)

第4条 電子情報処理組織による事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第5条 電子情報処理組織及びファイルの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍担当課長をもって保護管理者に充てる。

(保護管理者の職務)

第6条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。

(端末機取扱責任者)

第7条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当課長をもって充てる。

(データ保護)

第8条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務との連動処理及び他の業務に利用してはならない。また、不要となった時点で速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

4 データは法令に定めがあるものを除き外部に提供してはならない。

(磁気ディスクの管理)

第9条 保護管理者は、磁気ディスクを次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスクの受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記緑しておかなければならない。

(3) 磁気ディスクを破棄するときは、記録内容を消去した上で焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第12条 保護管理者は、電子情報処理組織の操作に際して戸籍担当職員に対し、処理権限として業務処理範囲を定めた個別のパスワードを設定、管理するものとする。

2 パスワードは1年間を限度として更新し、保護管理者はそのパスワードの設定、更新、発行、保管等を厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者及び戸籍担当職員は、パスワードを第三者に漏らし、又は使用させてはならない。

4 戸籍担当職員は、自己のパスワードを第1項により定められた業務以外に目的を超えて使用してはならない。

(取扱状況の把握)

第13条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に電子情報処理組織の取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他電子情報処理組織の運用に関すること。

(端末機の操作)

第14条 端末機の操作は、戸籍担当職員でなければ使用することができない。

2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、電子情報処理組織にかかわる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(電子情報処理組織の点検)

第16条 保護管理者は、定期又は随時電子情報処理組織の異常の有無を点検しなければならない。

2 保護管理者は、前項の点検事務を委託することができる。

3 電子情報処理組織の点検についての記録として、点検簿を調整しなければならない。

(指導研修)

第17条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、年1回以上業務上必要な研修を実施するものとする。

(操作教育)

第18条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

(会議)

第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護にかかわる事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び戸籍担当職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。

(秘密保持)

第20条 電子情報処理組織を取り扱う職員は、秘密保持に努めなければならない。

(その他)

第21条 この訓令に定めるもののほか、戸籍事務電子情報処理組織の管理及び運営に関し必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

吉賀町戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程

平成17年10月1日 訓令第12号

(平成17年10月1日施行)