○吉賀町水道事業文書取扱規程
平成29年3月21日
吉賀町訓令第3号
目次
第1章 通則(第1条―第4条)
第2章 公文の形式(第5条―第8条)
第3章 文書
第1節 文書の取扱い(第9条―第23条)
第2節 文書の編さん及び保存(第24条―第33条)
第3節 勤務時間外における文書及び物品の取扱い(第34条)
第4章 雑則(第35条・第36条)
附則
第1章 通則
(趣旨)
第1条 この規程は、水道事業における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、水道事業において収受、発送及び保管する全ての文書をいう。
(文書の取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務能率の向上に努めなければならない。
(帳票等の種類)
第4条 文書の取扱いに必要な帳票等の種類は、次のとおりとする。
(1) 簿冊
ア 「令達番号簿」(様式第1号)
イ 「文書件名簿」(様式第2号)
ウ 「親展文書(電報)受付簿」(様式第3号)
エ 「電報受付簿」(様式第4号)
オ 「金券受付簿」(様式第5号)
カ 「書留郵便物受付簿」(様式第6号)
キ 「物品受付簿」(様式第7号)
ク 「電報発信簿」(様式第8号)
ケ 公印使用簿(様式第9号)
コ 「文書目録」(様式第10号)
サ 「文書借覧簿」(様式第11号)
(2) 用紙
ア 「起案書」(様式第12号)
イ 「電話(口頭)録取票」(様式第13号)
(3) 印
「受付印」(様式第14号)
第2章 公文の形式
(公文の種類)
第5条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 水道事業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの
(3) 水道管理告示 管内一般又はその一部に公示するもの
(4) 水道管理訓令 所管公署又は職員に対し指揮命令するもの
(5) 内訓 水道管理訓令で機密に属するもの
(6) 指令 公署その他のものに対して、処分の意見を表示するもの
(7) 辞令 職員の任免等を行うもの
(8) その他 通知、報告、照会、回答、進達、副申、願、届等
(1) 公文の記号は、条例、水道事業管理規程、水道管理告示及び水道管理訓令にあってはその区分に従い吉賀町水道事業を冠し、内訓及び指令にあっては「内訓」、「指令」の字を用いる。
(3) 前2号以外のものには、記号として事業名を冠し、番号は、その記号の区分により、発生順序に従い、文書件名簿の番号による。
(公文の署名又は記名)
第7条 公文の署名又は記名は、全て水道事業の管理者の権限を行う町長(以下「管理者」という。)の名称(特に必要があるものは、町名及び事業名)を用いなければならない。ただし、軽易なものについては建設水道課長名を用いることができる。
(公文の書式)
第8条 公文の書式は、吉賀町文書書式規程(平成17年吉賀町訓令第7号)の規定を準用する。
第3章 文書
第1節 文書の取扱い
(文書の収受及び配布)
第9条 建設水道課に到着した文書は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1) 普通文書(親展文書、親展電報及び秘文書を除いた文書をいう。)は、文書の余白に「受付印」(様式第14号)を押し、文書件名簿に所要事項を記入する。
(2) 親展文書、親展電報及び秘文書は、開封しないで封皮に受付印を押し、「親展文書(電報)受付簿」(様式第3号)により宛名人に配布する。
(3) 電報は、「電報受付簿」(様式第4号)に添付し、訳字を用いたものは訳文を付する。
(4) 到着文書のうち、到着の日時が行為の効力又は権利の取得、喪失若しくは変更に関係あるものについては、第1号の手続によるほか、その余白に到着時刻を記入し、封皮を添付する。
(文書即日処理の原則)
第11条 文書は、即日処理しなければならない。期限のあるもので、その期限内に処理することができないときは、あらかじめその期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(重要文書の処理)
第12条 重要文書又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。
(文書の起案)
第13条 文書の起案は、「起案書」(様式第12号)によることを例とする。
2 文書の返付又は軽易と認められる事件について、照会、回答及び督促等をするときは、付箋又は照復用紙を用いることができる。
(起案書の記載)
第14条 起案書には、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に記載し、添付しなければならない。
2 処理の理由は、経過、事実の調査、根拠法規、前例、関係書類、問題点等その要旨を簡潔に記述しなければならない。
(訂正)
第15条 起案書の記載事項を訂正するときは、全て朱書し、訂正者は必ず訂正箇所に押印しなければならない。
(合議)
第16条 町長部局の他の課の所掌事務に関係ある起案は、課長の意思決定を経た後、関係課に合議しなければならない。
(特殊文書の取扱い)
第17条 起案書のうち、機密を要するもの、急を要するもの及び説明を要するものについては、持ち回りして上司の決裁を受けなければならない。
2 起案書は、施行上特殊の取扱いをするものには「速達」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等その要領を朱記しなければならない。
(廃案その他の場合の措置)
第18条 起案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、合議した課にその旨を通知しなければならない。
(決裁済起案書の取扱い)
第19条 決裁が終わった起案書には、決裁年月日を記入するものとする。
(施行日の決定)
第20条 施行日を決定したときは、担当者は施行年月日を記入し、事務処理を行わなければならない。
(文書の経由)
第21条 副申の必要のない文書で経由を要するものについては、文書件名簿については文書の余白に経由印及び公印を押さなければならない。
(押印)
第22条 発送文書には、公印を押し、重要なものについては、契字印で起案書と割印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、押印を省略することができる。
(1) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(2) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
(3) 前2号に掲げるもののほか、軽易な文書
2 発送文書のうち、管理者が印影の印刷により公印の押印に代えることが適当であると認めた文書については、その印影又はこれを縮小した印影の印刷により、公印の押印に代えることができる。
(電報の発信)
第23条 電報を発信する場合は、「電報発信簿」(様式第8号)にそれぞれ要領を記載し、処理しなければならない。
第2節 文書の編さん及び保存
(保存期間)
第24条 文書の保存期間は、特に規定あるものを除き、次のとおりとする。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 1年
(5) 1年未満
2 文書保存期間は、文書完結の翌年度から起算する。
3 時効に関係ある文書は、第1項の規定にかかわらず、当該時効の期間を考慮して、その保存期間を定めるものとする。
(保存種別)
第25条 文書の保存期間の基準は、別表による。
(書庫)
第26条 町役場に文書書庫を設置し、総務課長がこれを管理する。
(編さん)
第27条 完結文書は、年度ごとに完結順序により編さんし、索引及び表紙を付さなければならない。
(引継ぎ)
第28条 編さんを終わった文書は、保存期間が1年未満のものを除き、「文書目録」(様式第10号)2通を作成し、毎年3月末日までに総務課に引き継がなければならない。
2 前項の目録の1通は総務課に、他の1通は総務課の受領印を徴して、水道事業に保管するものとする。
(保存)
第29条 総務課において引継ぎを受けた文書は、保存期間中文書書庫に保存しなければならない。
(廃棄)
第30条 保存期間が満了した文書は、水道事業において廃棄しなければならない。
(非常持出)
第31条 非常の場合に持ち出しを要する文書は、常に別の箱等に収蔵して「非常持出」の赤表示をしなければならない。
(書庫の整理)
第32条 文書は、常に湿気、火気に注意し、毎年1回以上整理を行い、虫害等予防に注意しなければならない。
(借覧)
第33条 保存の文書を借覧しようとするときは、「文書借覧簿」(様式第11号)により申し出なければならない。
2 文書の借覧期間は、30日以内とする。
3 文書の整理その他必要があるときは、借出を拒絶し、又は期間内に返還させることができる。
第3節 勤務時間外における文書及び物品の取扱い
第34条 勤務時間外に水道事業に到着した文書及び物品は、即日処理を要すると認めるものを除き、到着した日の翌日(翌日が休日であるときは、最初の出勤日)の出勤時刻後直ちに第9条の規定により配布しなければならない。
第4章 雑則
(口頭又は電話の処理)
第35条 口頭又は電話で受理した事項のうち重要と認められるものは「電話(口頭)録取票」(様式第13号)に記載し、文書として取り扱うものとする。
(庁外持出の制限)
第36条 簿冊又は文書は、公務により特に指示を受けた場合のほか、庁外に持ち出してはならない。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和4年7月1日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第25条関係)
30年保存文書
(1) 官庁及び県庁の諸令達並びに町令達中重要なもの
(2) 官庁及び県庁関係往復文書で将来例証となるべき文書
(3) 褒賞及び表彰に関する文書
(4) 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書
(5) 予算及び決算書
(6) 事務の引継ぎに関する文書
(7) 町議会に関する重要な文書
(8) 事務計画及びその実施についての重要な書類
(9) 水道事業における財産及び公の施設に関する書類
(10) 諸統計及び町民の資料となる重要な文書
(11) 許可、認可、契約書類等で特に重要な文書
(12) 原簿台帳等で重要なもの
(13) 図表類で重要なもの
(14) 異議の申立て及び訴願証に関する文書
(15) 権利義務に関する文書
(16) その他30年間保存の必要があると認められる文書
10年保存文書
(1) 官庁及び県庁の諸令達並びに町の令達で重要でないもの
(2) 官庁及び県庁の通ちょう及び往復文書で比較的重要な文書
(3) 報告、届出調査等で特に重要なもの
(4) 許可、認可等で重要なもの
(5) 会計上の文書帳簿で決算を終わったもの
(6) その他10年間保存の必要があると認められるもの
5年保存文書
(1) 官庁及び県庁関係の通ちょう及び往復文書で重要でない文書
(2) 許可、認可、契約等で重要でない文書
(3) 原簿台帳で重要でないもの
(4) 陳情、請願等で重要な文書
(5) 収受発送に関する諸帳簿
(6) 出張命令簿
(7) 契約の有効期間を経過した文書
(8) その他数年間照査の必要があると認められる文書
1年保存文書
(1) 出勤簿、遅参、早退、欠勤届、休暇願等
(2) 統計その他製表の材料に供した文書
(3) 一時の通知、照会等で他日の参考としない文書
(4) 官報、その他重要図書で将来の参考となるもの
(5) その他1年の期間保存する必要があると認められる文書
1年未満保存文書
(1) 随時発生し、短期に廃棄する文書
(2) 1年以上の保存を要しない文書