(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、町において組織的に管理、共用されているものをいう。

(2)　課等　吉岡町課設置条例(昭和63年吉岡村条例第10号)第1条に定める課、議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局及び教育委員会事務局をいう。

(3)　課長等　吉岡町課設置条例第1条に定める課の長、議会事務局長、選挙管理委員会事務局書記長、監査委員事務局長、農業委員会事務局長及び教育委員会事務局長をいう。

(4)　室等　吉岡町役場の事務分掌に関する規則(平成8年吉岡町規則第1号)第2条及び吉岡町教育委員会事務局組織規則(平成3年吉岡町教育委員会規則第1号)第2条に定める室並びに議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局及び審査出納係をいう。

(5)　室長等　吉岡町役場の事務分掌に関する規則第2条及び吉岡町教育委員会事務局組織規則第2条に定める室の長(審査出納係にあっては、税務会計課長)、議会事務局長、選挙管理委員会事務局書記次長、監査委員事務局長及び農業委員会事務局次長をいう。

(6)　室員等　町長部局、議会事務局及び教育委員会事務局にあっては主事補、主事、主任、係長及び室長補佐、選挙管理委員会事務局にあっては書記、監査委員事務局にあっては書記その他の職員、農業委員会事務局にあっては農業振興主事をいう。

(7)　特殊文書　次に掲げる文書をいう。

(8)　紙文書　文書のうち、文字その他の記号等を使用し、紙の上に職務に係る事案を可視的かつ永続的状態に表示したものをいう。

(9)　電子文書　電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(10)　電子署名　電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(11)　電子決裁システム　電子計算機を利用して文書の供覧、起案、決裁等の事務の処理を行う情報処理システムで総務課長が指定するものをいう。

(12)　決裁　任命権者又は任命権者の権限を委任された者及び専決権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務の処理について、最終的に意思決定することをいう。

(13)　専決　任命権者又は任命権者の権限を委任された者の権限に属する事務の処理について常時任命権者又は任命権者の権限を委任された者に代わって決裁することをいう。

(14)　代決　決裁権者が不在のとき、一時当該決裁権者に代わって決裁することをいう。

(15)　不在　出張、病気その他の理由により決裁権者が決裁できない状態をいう。

(16)　合議　決裁を得なければならない事項について、決裁権者が総合的に判断して、適格な意思決定をすることができるよう、関係職位と協議し、又は調整することをいう。

(17)　職位　職員に与えられた職務上の地位及びその地位にある者をいう。

(18)　収受文書　町に送付された文書について、第12条、第14条及び第15条の規定により収受したものをいう。

(19)　供覧文書　配布を受けた文書のうち、処理の手続を要しないもの又は処理について上司の指示を受ける必要があるものについて、閲覧に供するものをいう。

(20)　起案文書　収受文書に基づき、又は発議により、町の意思を決定し、及び具体化するため、事案の処理についての基礎となる原案を記載したものをいう。

(21)　決裁文書　起案文書で決裁権者の決裁を受けたものをいう。

(22)　グループウェア　庁内の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を図るための電子計算組織のプログラム及びその機能の総称をいう。

(1)　文書の審査に関すること。

(2)　文書の処理の促進に関すること。

(3)　文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(4)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(5)　その他文書の取扱いに関し必要なこと。

(1)　法規文

(2)　公示文

(3)　令達文

(4)　通達文

(5)　往復文

(6)　内部文

(7)　その他の公文　議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書

(1)　配布先の明確な文書は、これを開封せず、文書配布棚により室等又は名宛人に配布すること。

(2)　町長若しくは町又は教育長若しくは教育委員会宛の文書は、これを開封し、文書配布棚により所管室等に配布すること。

(3)　2以上の室等に関係のある文書は、総務課長が最も関係の深いと認める室等を決定し、当該室等に配布すること。

(4)　受領した文書は、原則として当日中に室等に配布すること。

(1)　親展文書及び名宛人が明確な文書以外の全ての文書を開封して内容の確認をすること。

(2)　室等内の各係の事務分掌が決まっているものは当該事務処理担当者(以下「担当者」という。)に配布し、異例又は重要なものは室長等の指示を受けること。

(3)　親展文書は、直接名宛人に配布すること。

(1)　開封されていない文書を開封すること。

(2)　文書の余白に収受日付印(様式第3号)を押すこと。ただし、刊行物、ポスター、新聞、雑誌その他これらに類する文書及び定例的又は軽易な文書については、収受日付印の押印を省略することができる。

(3)　収受発送簿に必要事項を記録するとともに、文書番号を採番し、前号の規定により押印した収受日付印の文書番号欄に文書番号を記入すること。ただし、同号ただし書の規定により収受日付印の押印を省略した文書については、収受発送簿への記録を省略することができる。

(4)　第3条第7号イに掲げる文書については、総務課の収受担当者が封筒に記載した到達時刻を収受発送簿の月日欄に記録するとともに、その封皮を添付すること。

(1)　各室等の組織用電子メールアカウント宛の電子メールは、各室等の職員が受信すること。この場合において、室等内の事務分掌が決まっているものは担当者に転送し、又は当該メールを受信した旨を担当者に報告し、異例又は重要なものは室長等の指示を受けること。

(2)　職員用電子メールアカウント宛の電子メールは、当該職員が受信すること。

(3)　受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する室等の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送すること。

(1)　電子文書を第17条第2項の規定により押印供覧する場合　第12条第2項及び第4項の規定を準用する。この場合において、同条第2項中「前項」とあるのは「第15条第1項」と、「文書の配布を受けた」とあるのは「電子メールを受信した」と、同項第1号中「開封されていない文書を開封」とあるのは「電子文書を紙媒体に印字」と、同項第2号中「文書の余白」とあるのは「前号の規定により印字した文書の余白」と、「収受日付印(様式第3号)」とあるのは「収受日付印」と、「刊行物、ポスター、新聞、雑誌その他これらに類する文書及び定例的又は軽易な文書」とあるのは「定例的又は軽易な文書」と、同項第4号中「総務課の収受担当者が封筒に記載した到達時刻」とあるのは「電子メールの受信時刻」と、「記録するとともに、その封皮を添付する」とあるのは「記録する」と読み替えるものとする。

(2)　電子メールにより受信した電子文書を第17条第3項の規定により電子供覧する場合　次に掲げる方法

(1)　原則として即日処理すること。

(2)　処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。

(3)　事案の内容により調査などに相当の日数を要する場合は、供覧によりあらかじめ決裁権者の承認を得ること。

(1)　起案年月日、施行区分、公開区分、非公開理由、個人情報の有無、文書分類番号、保存年限、文書番号、合議先、所属、起案者の氏名、件名、本文等必要事項を記載すること。ただし、定例的又は軽易な事案に係る起案は、一部の記載を省略することができる。

(2)　電子決裁システムを利用できない場合その他のやむを得ない場合を除き、原則として電子決裁システムにおいて電磁的に承認する方式(以下「電子決裁」という。)によること。

(3)　電子決裁によることができない場合は、起案用紙(様式第4号)を用いて所定の欄に押印する方式(以下「押印決裁」という。)によること。ただし、第1号ただし書の規定による起案は、起案用紙を用いないことができる。

(4)　前号ただし書の規定による起案(以下「簡易決裁」という。)は、文書の余白等に押印欄を設けて関係者に回議する方式により行うものとする。

(1)　事案ごとに起案すること。ただし、関連事項は、支障のない限り一括して起案すること。

(2)　2以上の室等の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係各室等と十分協議の上、最も関係の深い室等で起案し、関係の室等に合議すること。

(3)　任命権者の決裁を受けるべき事案であって特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、任命権者に処理方針を確認の上、起案すること。

(4)　起案文書は、内容を簡潔に要約した件名を付け、伺い文及び起案理由を記載し、必要のあるときは、関係法令、例規、予算関係等を付記するとともに、関係文書及び参考資料を添付すること。ただし、簡易決裁の場合は、件名及び起案理由の記載を省略することができる。

(5)　文案は、吉岡町公文例規程(平成16年吉岡町訓令第2号)、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)等により、平易かつ簡明な表現を用いて作成すること。

(1)　決裁権者が室長等であるもの　所管室長等

(2)　決裁権者が課長等以上であるもの　所管課長等

(1)　電子決裁　代決者としての操作を行うこと。

(2)　押印決裁　起案文書の該当押印欄に「代」と朱書きすること。

(1)　庁内文書(吉岡町職員の任免に関する規則(令和4年吉岡町規則第47号)第34条の規定により交付する辞令書を除く。)

(2)　軽易な照会、回答、通知、報告及び依頼の文書

(3)　前2号に掲げる文書以外の文書であって、公印の押印によらずに町又は町の機関が施行している文書であることが確認できる文書

(1)　権利義務に関係しないもの

(2)　秘密を保持する必要のないもの

(3)　公印の押印を省略できるもの

(4)　相手方がファクシミリによる文書の送信を了承したもの

(1)　権利義務に関係しないもの

(2)　秘密を保持する必要のないもの

(3)　公印の押印を省略できるもの

(4)　相手方の住所、氏名等の本人確認をする必要のないもの

(5)　相手方が電子メールによる文書の送信を了承したもの

(1)　作成年度

(2)　完結年度

(3)　文書分類番号

(4)　タイトル

(5)　サブタイトル

(6)　保存年限

(7)　廃棄年度

(8)　常用区分

(9)　所属名

(1)　既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合

(2)　文書の移換え又は廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行った場合

(1)　新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合

(2)　各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合

(1)　第1種　永年

(2)　第2種　10年

(3)　第3種　5年

(4)　第4種　3年

(5)　第5種　1年

(1)　複数年度にまたがる文書

(2)　台帳及び名簿等の室等内に常置して利用する文書

(1)　未完結文書

(2)　現年度文書

(3)　前年度文書

(4)　常用文書

(1)　総務課は、廃棄する必要がある簿冊について、管理している保存簿冊目録から廃棄簿冊指示書(様式第13号)を作成し、各室等の文書取扱主任に交付する。

(2)　各室等の担当者は、交付された廃棄簿冊指示書に示されている簿冊が廃棄可能か否かを確認する。

(3)　各室等は、前号において廃棄が可能と判断された簿冊は、総務課が指定する場所に運ぶ。

(4)　各室等の文書取扱主任は、廃棄簿冊指示書に廃棄年月日等を記入し、又は廃棄簿冊指示書に指示漏れの廃棄対象簿冊があれば追加し、廃棄できないと判断された簿冊においては修正を加え、作業結果として総務課に提出する。

(5)　総務課は、各室等から提出された廃棄簿冊指示書をもとに、運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行った上、受領日を記し、原本を廃棄簿冊目録(様式第14号)として管理する。

(6)　総務課は、前号に定める廃棄簿冊目録の写しを各室等の文書取扱主任に交付する。

(1)　総務課は、廃棄簿冊目録を文化財担当課に送付する。

(2)　文化財担当課は、廃棄簿冊目録に含まれる簿冊の中に歴史的資料価値のある簿冊があるかを確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合は、総務課に連絡する。

(3)　報告を受けた総務課は、廃棄簿冊目録から当該簿冊の抹消等の処置をし、簿冊の保存年限の変更及び簿冊本体の背表紙の変更を行う。