(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)並びに四街道市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)、四街道市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第16号。以下「議会個人情報保護条例」という。)及び四街道市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年条例第42号。以下「番号法施行条例」という。)の規定に基づき、個人情報保護法及び番号法並びに個人情報保護法施行条例、議会個人情報保護条例及び番号法施行条例を適切に運用するため、市が保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)の適正な管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総括個人情報保護管理者)

第3条　市に総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置き、副市長の職にある者をもってこれに充てる。

(部等個人情報保護管理者)

第4条　部等に部等個人情報保護管理者(以下「部等保護管理者」という。)を置き、当該部等の長の職にある者をもってこれに充てる。

(課等個人情報保護管理者)

第5条　別表に掲げる課等(以下「課等」という。)に課等個人情報保護管理者(以下「課等保護管理者」という。)を置き、別表に掲げる職にある者をもってこれに充てる。

(個人情報保護担当者)

第6条　課等に個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置き、課等保護管理者がその所属する職員のうちから指名する者をもってこれに充てる。

(特定個人情報保護事務取扱担当者)

第7条　課等に特定個人情報事務取扱担当者(以下「事務取扱担当者」という。)を置き、課等保護管理者がその所属する職員のうちから指名する者をもってこれに充てる。

(個人情報保護監査責任者)

第8条　市に個人情報保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)を置き、総務部長の職にある者をもってこれに充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第9条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を置くものとする。

(管理協力義務)

第10条　総括保護管理者は、四街道市情報セキュリティポリシー(平成16年2月4日制定)を総括する部等における部等保護管理者(以下「情報総括管理者」という。)と保有個人情報の管理に関し、互いに協力をしなければならない。

(教育研修)

第11条　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第12条　職員は、個人情報保護法及び番号法並びに議会個人情報保護条例の趣旨に則り、関係法令及びこの訓令の定め並びに総括保護管理者、部等保護管理者、課等保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第13条　課等保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、当該保有個人情報のアクセス権限を有する職員及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第14条　課等保護管理者は、次に掲げる行為について、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定するものとする。

(誤りの訂正等)

第15条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、課等保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理)

第16条　職員は、課等保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管等をするとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(誤送信等の防止)

第17条　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第18条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体が不要となった場合は、課等保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(保有個人情報の取扱状況の把握等)

第19条　課等保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況を把握するため、必要な措置を講ずるものとする。

(外的環境の把握)

第20条　課等保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第21条　課等保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第22条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第23条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集又は保管の制限)

第24条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第25条　課等保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(安全の確保等)

第26条　保有個人情報を取り扱う情報システムにおける安全の確保等に関しては、四街道市情報セキュリティポリシーに準ずる。

(情報システム室等の安全管理)

第27条　保有個人情報を取り扱う情報システムの基幹的なサーバ等の機器を設置する室等の安全管理に関しては、四街道市情報セキュリティポリシーに準ずる。

(保有個人情報等の提供)

第28条　課等保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第4号又は議会個人情報保護条例第12条第2項第4号の規定により保有個人情報を提供する場合は、原則として、保有個人情報の提供を受ける者と提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

(業務の委託等)

第29条　保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合は、当該委託契約を担当する職員は、契約書に次に掲げる事項を明示するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項及び保有個人情報に特定個人情報が含まれる場合は、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについてあらかじめ書面で確認するものとし、委託を受ける者の選定に関し、必要な措置を講ずるものとする。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第30条　保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準、四街道市情報セキュリティポリシー等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第31条　保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員が規程に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する課等保護管理者に報告するものとする。

(公表等)

第32条　市長は、保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡、当該事案の内容、経緯、被害状況等についての個人情報保護委員会への情報提供等の措置を講ずる。

(個人情報保護法に基づく報告及び通知)

第33条　課等保護管理者は、漏えい等が生じた場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときには、前条の規定に基づく措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。

(監査)

第34条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む市における保有個人情報の管理の状況について、定期的又は必要に応じ監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第35条　課等保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について所要の点検を行い、必要があると認める場合は、その結果を部等保護管理者に報告する。

(評価及び見直し等)

第36条　総括保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認める場合は、その見直し等の措置を講ずる。

(補則)

第37条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。