○結城市職員の旧姓使用に関する規程
令和5年12月12日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(承認の申請)
第2条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、あらかじめ市長の承認を受けなければならない。
(承認)
第3条 市長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を市長に提出しなければならない。
(旧姓使用者台帳)
第5条 市長は、旧姓使用者台帳(様式第4号)を備え、旧姓使用について適正な管理に努めなければならない。
(旧姓を使用することができる文書等)
第6条 旧姓を使用することができる文書等の基準は、別表第1のとおりとする。
2 旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表第2のとおりとする。
(職員及び所属長の責務)
第7条 旧姓を使用している職員は、旧姓を使用するに当たっては、市民及び職員に誤解又は混乱を生じさせないように努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(補則)
第8条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
付則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年12月12日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に従前の手続により旧姓の使用の承認を受けている職員は、この訓令の規定による承認を受けたものとみなす。
別表第1(第6条関係)
旧姓を使用することができる文書等
基準 | 例 |
法律等に抵触するおそれがなく、職務遂行上支障がないと認められるもの | 職場での呼称、職員名簿、名札、名刺、職員配置図、人事異動内示書、決裁文書、時間外勤務命令簿、旅行命令簿、出張復命書、職務専念義務免除願、営利企業等従事許可願、諸手当届、育児休業承認請求書、事故報告書、欠勤届、休暇等届、研修関係文書、その他これらに準ずるものとして市長が認める文書等 |
別表第2(第6条関係)
旧姓を使用することができない文書等
基準 | 例 |
1 公務員の身分関係を規定するもの | 人事発令通知書、身分証明書、履歴台帳、退職願、専従許可、分限・懲戒関係文書 |
2 職員の権利・義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの | 給与支給明細書、源泉徴収票、共済組合関係文書、総合事務組合関係文書、健康診断関係文書 |
3 公権力の行使に係るもの | 許認可、立入検査、徴税等の法令等に基づく行政処分に係る文書、その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 |
