(趣旨)

第1条　この要綱は、上下水道部における文書に関する事務処理の基準及び手続を定め、その標準化と能率化を図るため必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資し得るよう努めなければならない。

(文書主管課長)

第4条　文書主管課長は、水道管理課長をもつてこれに充てる。

(文書管理者)

第4条の2　文書管理者は、各課の長をもつてこれに充てる。

(文書取扱主任)

第5条　各課に文書取扱主任を1人置く。

(文書の種類)

第6条　文書は、例規文書及び一般文書に区分する。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書の記号及び番号は、次の各号に掲げるところによる。

(到達文書の収受)

第8条　到達文書は、すべて水道管理課において収受する。

(到達文書の処理)

第9条　前条の規定に基づき収受した文書(以下「収受文書」という。)は、封皮に親展の旨表示された文書(以下「親展文書」という。)、その他開封することが不適当と認められる文書及び私信を除きすべてこれを開封するものとする。

(収受文書の登録及び配付)

第10条　収受文書は、次の各号に掲げるところにより登録及び配付するものとする。

(収受文書の処理)

第11条　担当係長は、収受文書の配付を受けたときは、処理担当者を指定し、処理方針、指示及び必要があれば更に詳細な説明を与えて、処理担当者に交付しなければならない。

(収受文書の処理期限)

第12条　収受文書のうち、回答又は報告等を要する文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。ただし、提出期限等の指定されたものにあつては、この限りでない。

(未処理文書の取扱い)

第13条　未処理文書は、常にその所在を明確にしておかなければならない。

第14条　削除

(起案)

第15条　すべての事案処理は、文書によることを原則とし、最終的な意思の決定を受ける場合は、文書を作成し、行わなければならない。ただし、緊急に処理する必要がある事案、処理の内容が簡易な事案その他やむを得ない理由がある事案については、文書の作成を省略することができる。

(起案の要領)

第16条　起案文書の書き方等については、別に定める文書法制の実務によるものとする。

(回議)

第17条　起案文書は、権限要綱に基づく権限者の意志決定を受けるため回議しなければならない。

(合議)

第18条　合議を要する起案文書は、起案をした課係の長の承認を受けた後に、関連の深い部課係から順次回議するものとする。ただし、部内における合議にあつては、部内の合議先の承認を受けた後に部長に回議するものとする。

(供覧)

第19条　供覧文書は、当該文書の余白又は付せん紙に供覧先を表示して回付するものとする。この場合において、副市長及び市長に供覧する必要のあるものについては、副市長及び市長に供覧した後、他の関係部課担当に回付するものとする。

第20条　削除

(決裁済の文書の取扱い)

第21条　決裁(供覧を含む。)を得た文書(以下「決裁文書」という。)には、起案者において当該文書の所定欄に決裁年月日を記入し、施行に係る手続きをしなければならない。

(発送)

第22条　発送しようとする文書は、第7条第2号の規定に基づき、記号及び番号を登録し、封皮に発信課名を明記しなければならない。この場合において、郵便取扱上の特殊取扱いの必要があるものについては、その旨を表示しなければならない。

(発送文書の受付)

第23条　発送文書の取りまとめは水道管理課で行い、受付は、午後3時45分までとする。ただし、これによりがたいときは、郵便切手を使用して発送することができる。

(電報の発信)

第24条　電報の発信は、各課において、電話により打信するものとする。この場合において、発信しようとする電文は、文書取扱主任に提示して、承認を得なければならない。

(発送及び発信者名)

第25条　文書を施行する際の当事者名(以下「発送信者」という。)は、原則として管理者名を用いるものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書については、当該各号に定める発送信者名を用いることができる。

(公印及び契印)

第26条　公印は、施行しようとする文書に、芦屋市水道事業公印規程(昭和34年芦屋市水道事業管理規程第5号)に定めるところに従つて押印しなければならない。ただし、部内文書、事案の軽易な文書及び大量に及ぶ文書等については、公印の押印を省略することができる。

(施行後の処理)

第27条　文書の発送を終え、事案の施行完了したものは、当該文書の所定欄に施行(完結)年月日を記入した後保管するものとする。

(保管の原則)

第28条　文書は、必要に応じてだれもがすぐ引出せるよう系統的に整理し、原則として各係単位に、各係の長がこれを管理するものとする。

(保管の方法)

第29条　文書処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)は、特殊なものを除き関係者に周知した所定の場所に保管しなければならない。

(保管文書の移替え等)

第30条　保管文書は、次の各号に掲げる区分に従つて、毎年4月末日までに整理しなければならない。

(保管文書の引継)

第31条　各係の長は、前条第4号に該当する文書は、次の各号に掲げるところにより水道管理課長に引継がなければならない。

(保存)

第32条　前条の規定による引継を受けた水道管理課長は、これを集中して管理するものとする。

(保存年限の基準)

第33条　文書の保存年限の基準は、法令に特別の定めがあるもののほか、次のとおりとする。

(保存年限の期間の計算)

第34条　保存年限の期間の計算は、当該文書の事案の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(保存文書の貸出し)

第35条　保存文書の貸出しを受けようとするときは、水道管理課長に申出なければならない。

(廃棄)

第36条　保存年限を満了した保存文書は、毎年4月末日までに水道管理課長が廃棄文書目録を作成し、所定の手続を経て廃棄するものとする。

(廃棄の方法)

第37条　文書の廃棄は、秘密のもの及び他に悪用されるおそれのあるものにあつては、焼却又は断裁の方法によるものとし、その他のものにあつては、適切な方法により処分するものとする。

(保存年限の延長)

第38条　保存年限を満了した時点において、水道管理課長がなお保存の必要があると認めるものは、更に保存年限を定めて保存することができる。

(他規程の準用)

第39条　公文書の作成については、芦屋市文書取扱規程(昭和47年芦屋市訓令甲第5号)を準用する。

(補則)

第40条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。