2　個人の秘密その他の通常他人に知られたくない個人に関する情報が含まれる文書は、特に注意を払って管理しなければならない。

2　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理者は、その管理する文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書取扱主任は、前条第2項各号に掲げる事務について文書管理者を補助するものとする。

3　文書取扱主任は、文書管理者に事故があるとき又は欠けたときは、その職務を代理する。

2　一般文書の例式は、別に定める。

2　告示の番号は、暦年による一連番号を付するものとする。

3　公告は、暦年による記録を作成するものとする。

4　達又は指令の各番号は、課ごとのそれぞれ暦年による一連番号を付するものとする。

5　前項の規定にかかわらず、文書管理者が必要があると認めるときは、総括文書管理者に協議し、暦年の一連番号を区切り、当該区分毎の一連番号を付することができる。

2　前項に規定する一般文書の収発番号は、事件1件ごとに用いるものとし、その事件が完結するまで同一の番号を付さなければならない。

2　一般文書に係る収発記号は、別表第3のとおりとする。

2　前項各号の文書は、副総括文書管理者において特殊文書等配付簿(様式第1号)に登載の上、主管の文書管理者に配付し、受領印又は署名を徴するものとする。

3　配付すべき具体的な宛名が封皮に表示されていないものは、副総括文書管理者において開封して宛先を確認の上、仕分棚を利用して処理するものとする。

4　前項の場合において、開封した際に特殊文書等であることが判明したときは、第2項の規定により処理するものとする。

5　2以上の課に関係のある文書は、最も関係のある主管の文書管理者に配付するものとする。

6　分掌事務に関して配付先が明らかでない文書は、人事課長の調整を経て配付先を決定し、主管の文書管理者に配付するものとする。

2　文書の収受は、次のように行うものとする。

3　文書管理者は、収受する文書によって、前項各号の手続の全部又は一部を省略させることができる。

2　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、定例又は軽易なものは、文書管理システムに備え付けられていない帳票による処理、文書の余白に処理案を記載した処理その他便宜な方法による処理をすることができる。

2　起案文書には件名を付し、起案理由又は説明、経過及び結論を箇条書きにするなど留意の上作成し、必要がある場合には、関係文書又は参考資料を添付するものとする。

3　関連する事案は、支障のない限り一括して起案するものとする。

4　同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係書類を添付するものとする。ただし、要点を記載して省略することができる場合にあっては、この限りでない。

2　通知、事務連絡等軽易と認められるものについては、主管の部長又は主管の課長の職名又は職氏名を用いることができる。

3　庁内文書は、職名を用い、氏名を省略するものとする。

2　他の部課に関係のある起案文書は、それぞれの関係の部課長に合議しなければならない。

3　上級者において起案した文書は、必要に応じて下級者に回覧させるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書は職員をして送達させることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、電子メール又はファクシミリによる発送は、主管の課において行うものとする。

2　第29条第1号の保存期間の起算日は、文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

3　前項の規定は、文書作成取得日において不確定である期間を保存期間とする文書及び当該文書がまとめられた文書ファイルについては、適用しない。

2　文書管理者は、前項に規定するマニュアルに従い、文書ファイル等について、当該文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理責任者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

2　文書管理者は、前項の規定に基づき文書ファイル等の保存期間を延長したときは、総括文書管理者にその旨を報告しなければならない。

3　文書管理者は、歴史的価値を有する文書と認められる文書については、当該文書を廃棄することなく、保存期間の延長その他の適切な措置を講じなければならない。

2　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

2　五所川原市文書管理委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、市長が別に定める。

2　総括文書管理者は、文書管理上必要と思われるときは、各課の文書管理者に書庫内の文書整理について、適切な処置を指示することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年3月28日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、合併前の青森県五所川原市、同県北津軽郡金木町及び同郡市浦村において現に存する従前の様式による帳票類については、所要の調整をして使用することができるものを除き、廃止する。

3　この訓令の施行の際、合併前の青森県五所川原市、同県北津軽郡金木町及び同郡市浦村において各市町村の文書管理関係規定に基づき現に保存されている文書は、この訓令の相当規定により保存されたものとみなす。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役の在職特例に関する経過措置)

2　前項の規定にかかわらず、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号。以下「改正法」という。)附則第3条第1項の規定によりなお従前の例により在職するものとされた収入役の在職中に限り、第1条の規定による改正後の五所川原市事務専決代決規程第3条第13号の規定は適用せず、第1条の規定による改正前の五所川原市事務専決代決規程(以下この項において「旧訓令」という。)第3条第13号の規定はなおその効力を有する。この場合において、旧訓令第3条第13号中「助役」とあるのは「副市長」とする。

3　附則第1項の規定にかかわらず、改正法附則第3条第1項の規定によりなお従前の例により在職するものとされた収入役の在職中に限り、第2条の規定による改正後の五所川原市会計管理者事務専決代決規程の規定は適用せず、第2条の規定による改正前の五所川原市収入役事務専決代決規程(以下この項において「旧訓令」という。)の規定はなおその効力を有する。この場合において、旧訓令中「助役」とあるのは「副市長」とする。

4　附則第1項の規定にかかわらず、改正法附則第3条第1項の規定によりなお従前の例により在職するものとされた収入役の在職中に限り、第3条の規定による改正後の五所川原市文書管理規程様式第8号の規定は適用せず、第3条の規定による改正前の五所川原市文書管理規程(以下この項において「旧訓令」という。)様式第8号の規定はなおその効力を有する。この場合において、旧訓令様式第8号中「助役」とあるのは「副市長」とする。

5　附則第1項の規定にかかわらず、改正法附則第3条第1項の規定によりなお従前の例により在職するものとされた収入役の在職中に限り、第4条の規定による改正後の五所川原市公印規程別表第1の規定は適用せず、第4条の規定による改正前の五所川原市公印規程(以下この項において「旧訓令」という。)別表第1の規定はなおその効力を有する。この場合において、旧訓令別表第1中「

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年10月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(五所川原市事務専決代決規程の一部改正)

2　五所川原市事務専決代決規程(平成17年五所川原市訓令第2号)を次のように改正する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定中別表第1の6　達の表及び同別表の7　指令の表の改正規定並びに次項の規定は、公表の日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。(後略)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の第33条に規定する文書ファイル基準表の公表については、なお従前の例による。

(五所川原市立高等看護学院処務規程の一部改正)

3　五所川原市立高等看護学院処務規程(平成17年五所川原市訓令第21号)の一部を次のように改正する。

(令和5年度における一般文書の収発番号に関する特例)

4　この訓令の施行の日から令和6年3月31日までの期間においては、改正後の第10条の規定にかかわらず、一般文書の収発番号は、課ごとのそれぞれ暦年による一連番号を付するものとする。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。