○五所川原市聴聞及び弁明の機会の付与の取扱いに関する規程
令和元年11月14日
五所川原市訓令第3号
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続法及び五所川原市行政手続条例に基づく聴聞及び弁明の機会の付与の手続に関する規則(平成17年五所川原市規則第4号。以下「規則」という。)の規定に基づき、市長が行う聴聞及び弁明の機会の付与の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、規則において使用する用語の例による。
(聴聞の実施の決定)
第3条 不利益処分をしようとする場合に、聴聞の手続をとろうとするときは、規則第2条に規定する聴聞通知書の送付に係る決裁をもって聴聞の実施の決定とし、この決定は、五所川原市事務専決代決規程(平成17年五所川原市訓令第2号。以下「専代決規程」という。)の定めるところにより、当該不利益処分を専決することができる者が行うものとする。
(聴聞の期日又は場所の変更)
第4条 聴聞の期日又は場所の変更の決定は、専代決規程の定めるところにより、当該不利益処分を所管する課等の長(以下「処分課長等」という。)が行うものとする。
2 処分課長等は、当該不利益処分の名宛人となるべき者と連絡を取り、日程調整等を行った上で、聴聞の期日又は場所を決定するよう努めるものとする。
(1) 次に掲げるいずれかの真にやむを得ない理由がある場合
ア 天災、交通機関の途絶など当事者の責めに帰することができない場合
イ 入院、海外出張など長期にわたり不在となる場合
(2) 意図的に聴聞を遅延させるような趣旨の申出ではないと認められる場合
(文書等、聴聞調書及び報告書の閲覧)
第5条 文書等、聴聞調書及び報告書(以下「聴聞関係文書」という。)の閲覧の可否の決定については、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書等の閲覧の可否の決定は、専代決規程の定めるところにより、処分課長等が行うものとする。この場合において、規則第6条第1項ただし書の規定により、口頭の求めによる閲覧の請求があった場合の事務処理は、次のとおりとする。
ア 閲覧を許可する旨の決定を行ったときは、当該審理の場所で閲覧させるものとする。
イ 閲覧を許可しない旨の決定を行ったときは、当事者等に対し、その理由を説明するものとする。
ウ 当該審理において、閲覧に供するかどうかの決定を行わない場合には、当該審理後、遅滞なく、文書等の閲覧を許可するかどうかの決定を行うものとする。
2 主宰者が指定する聴聞調書の閲覧の場所及び処分課長等が指定する聴聞関係文書の閲覧の場所は、原則として、当該不利益処分を所管する課等(以下「処分課等」という。)とする。
3 聴聞関係文書の閲覧の方法は、次に定めるとおりとする。
(1) 原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、それを汚損し、又は破損するおそれがあるときその他の相当な理由があるときは、原本の写しを閲覧に供するものとする。
(2) 聴聞関係文書の閲覧を許可する場合において、当該聴聞関係文書の一部に第三者のプライバシーに関する記載等が含まれるときは、おおむね次に掲げる方法により当該記載等の分離を行った上で閲覧に供するものとする。
ア 文書等の閲覧に供することができる部分とできない部分が頁ごとに区分できるとき 文書等の閲覧に供することができない部分の頁を取り除くなど当該部分について閲覧できない措置を講じた上で、文書等の閲覧に供するものとする。
イ 文書等の閲覧に供することができる部分とできない部分が同一頁にあるとき 該当頁を複写した上で文書等の閲覧に供することができない部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物で閲覧に供するものとする。
4 聴聞関係文書の閲覧の実施事務は、次に定めるとおりとする。
(1) 聴聞関係文書の閲覧は、決定通知書(規則第6条第2項の文書等閲覧決定通知書及び規則第14条第2項の聴聞調書等閲覧決定通知書をいう。以下同じ。)によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。ただし、規則第6条第1項ただし書の規定により、口頭の求めによる閲覧の請求があった場合に、その場での閲覧を許可する旨の決定を行ったとき、又は聴聞調書若しくは報告書をその場で閲覧に供するときは、この限りでない。
(2) 聴聞関係文書の閲覧を実施するときは、原則として、主宰者若しくは規則第7条第4項に規定する聴聞に関する事務を補助する者(以下「補助職員」という。)又は処分課長等若しくは当該処分課長等が指名する職員が対応するものとする。
(3) 聴聞関係文書の閲覧を実施するときは、当事者又は参加人に対して決定通知書の提示を求めるものとする。この場合においては、第1号ただし書の規定を準用する。
(4) 聴聞関係文書の閲覧を実施するに当たって、請求者が聴聞関係文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、その閲覧を中止し、又は禁止するものとする。
(主宰者及び補助職員)
第6条 市長は、法第19条第1項に規定する政令で定める者又は条例第19条第1項ただし書に規定する者が主宰者に指名される場合を除いて、処分課等を含む部に含まれる課等の長(処分課長等を除く。)を、主宰者に指名するものとする。
2 補助職員は、法第19条第1項に規定する政令で定める者又は条例第19条第1項ただし書に規定する者が主宰者に指名される場合には、処分課等の職員、それ以外の場合には、総務部総務課の職員の中から必要に応じて選任されるものとする。
(主宰者の指名の手続)
第7条 主宰者の指名は、専代決規程の定めるところにより、当該不利益処分を専決することができる者が行うものとする。
2 処分課長等は、当事者に対して聴聞通知書を送付する前に、あらかじめ、聴聞の期日及び場所について、主宰者と協議するものとする。
3 処分課長等は、当事者に対して聴聞通知書を送付する際に、その写しを主宰者に送付するものとする。
4 主宰者が法第19条第2項各号のいずれか又は条例第19条第2項各号のいずれかに該当するに至ったときは、速やかに当該主宰者の指名を取り消し、前条第1項の規定に基づき、新たな主宰者を指名するものとする。
(補佐人の出頭許可)
第8条 主宰者は、規則第8条第1項の規定により、補佐人の出頭の許可の申請があった場合において、聴聞の審理の円滑な進行の妨げとなる場合その他正当な理由がある場合のほかは、許可するものとし、補佐人の人数制限については、合理的な理由がない限り行わないものとする。
(聴聞の期日における審理の公開)
第9条 聴聞の期日における審理は、法令で別に定めがある場合を除き、法第20条第6項又は条例第20条第6項の規定により行政庁が公開することを相当と認めるときに公開できること及び公開する場合には、規則第10条第1項各号に規定する事項を公示することとなることに十分留意の上、公開の可否を判断するものとする。
2 聴聞の期日における審理の公開の決定は、専代決規程の定めるところにより、当該不利益処分を専決することができる者が行うものとする。
(陳述書等の提示)
第10条 主宰者は、聴聞の期日に出頭した者から、法第21条第1項又は条例第21条第1項の規定によりあらかじめ提出された陳述書及び証拠書類等について、提示の求めがあった場合には、規則第11条に規定する当事者等陳述書については原則として提示するものとし、証拠書類等についてはこれを提示することにより提出者又は第三者の正当な利益を害するおそれがある場合には、その部分について提示を拒むこととしてもやむを得ないものとする。
2 前項の提示の方法については、原本又はその写しを提示する方法によるものとする。
(審理の方式)
第11条 主宰者は、聴聞の冒頭において、法第20条第1項又は条例第20条第1項の規定により処分課等の職員に対して説明を求める前に、当事者及び参加人並びにこれらの者の補佐人又は代理人が本人であるか否かを確認し、代理人の場合は、代理人の資格を証明する書面によりその者が当事者又は参加人の代理人であるか否かを確認しなければならない。
2 当事者又は参加人が処分課等の職員に対して質問することを求めたときは、主宰者はその許可を行うに当たり、当事者又は参加人の質問権を不当に制限することのないよう十分留意するものとする。
3 主宰者は、前項の場合において当該質問に回答できる職員が出席していない場合には、新たに当該職員を参加させ、又は再度期日を指定して当該職員の出席のもとに聴聞の審理を行う措置をとるものとする。
(聴聞の続行)
第12条 主宰者は、聴聞の期日における審理を終えるに当たり、次に掲げる場合は、法第22条第1項又は条例第22条第1項の規定に基づき、新たな聴聞の期日を定めることができる。
(1) 当事者又は参加人の希望する意見陳述等がいまだ尽くされていないと認める場合
(2) 当事者又は参加人の主張に根拠があるかどうかについて、聴聞の審理が不十分であると認める場合
(3) その他主聴聞を続行する必要があると主宰者が認める場合
(聴聞の終結)
第13条 法第23条第1項及び条例第23条第1項の「正当な理由」とは、天災、交通機関の途絶など当事者の責めに帰することができない場合又は入院、海外出張など長期にわたり不在となる場合を指すものとし、主宰者は、その理由の判断を当該審理においてできない場合には、正当な理由の有無について判明した後に、当事者の意向、状況等について慎重に検討した上で、聴聞を終結させるか否か判断するものとする。
(聴聞の再開)
第14条 法第25条及び条例第25条の「聴聞の終結後に生じた事情」とは、聴聞の終結後から不利益処分を行うまでの間に、不利益処分の原因となる事実について新たな証拠書類等を得た場合、既存の証拠書類等に欠陥が見つかった場合等をいうものとする。
5 前項の弁明調書は、原則として、当事者又はその代理人が出頭している間に作成するものとする。この場合において、必要に応じ、弁明調書の記録に係る補助的な業務を行わせる職員を同席させることを妨げないものとする。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。