○五所川原市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規則
平成23年5月24日
五所川原市規則第18号
(趣旨)
第1条 この規則は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく、五所川原市における住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。
(閲覧簿の改製等)
第2条 住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定による住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧簿」という。)の改製は、毎年5月、8月、11月及び2月に前月末日の住民基本台帳に基づき行う。
2 市長は、前項の規定により閲覧簿を改製したときは、改製前の閲覧簿を速やかに廃棄しなければならない。
(1) 国又は地方公共団体の機関名
(2) 請求事由(ただし、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものにあっては、法令で定める事務の遂行のために必要である旨及びその根拠となる法令の名称)
(3) 閲覧者の職氏名
(4) 請求に係る住民の範囲
(5) 事務の責任者の職名及び氏名
(1) 申出者の氏名及び住所(法人の場合は、名称、代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)
(2) 閲覧事項の利用の目的
(3) 閲覧者の氏名及び住所
(4) 閲覧事項の管理の方法
(5) 法人の場合は、閲覧事項を取り扱う者の範囲
(6) 調査研究の実施のための閲覧の場合は、その成果の取り扱い
(7) 申出に係る住民の範囲
(8) 活動の責任者の氏名及び住所(法人の場合は、責任者の役職名及び氏名)
(9) 調査研究の実施体制
(10) 委託を受けて閲覧の申出を行う場合にあっては、委託者の氏名又は名称及び住所
3 閲覧の申出者は、閲覧の10日前までに次の各号に掲げる書類を住民基本台帳閲覧申出書とあわせて提出しなければならない。
(1) 誓約書(様式第4号)
(2) 法人の場合は法人の登記事項証明書の写し又は事業所概要
(3) 委託契約に基づき閲覧しようとする場合は、当該委託契約書の写し等の委託を受けたことを証明する書類
(4) 法人の場合は、申出者に係るプライバシーポリシー、プライバシーマーク等個人情報保護管理に関する資料
(5) その他事業概要等閲覧の目的を具体的に確認できる資料
4 閲覧は、1日を単位として行い、1件の申出につき、2日を超えることができない。ただし、市長が特に必要と認める場合は、この限りでない。
5 閲覧を行うことのできる人員は、請求又は申出1件につき、原則2名までとする。
(特別な事情による居住関係の確認として市長が定めるもの)
第4条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定める事項は、営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち次に掲げる事項とする。
(1) 訴訟を提起(調停、審判等の申立てを含む。)する際に相手方の居住関係を確認する場合
(2) 特別な事情があり、自らの住所地に無断で住所を定めた者がいないか確認する場合
(3) 集合住宅の管理者が管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認する必要があり、他に手段がない場合
(4) 前各号に定めるもののほか、他に確認の手段がない場合で、真にやむを得ないと認められる場合
(閲覧事項を取り扱わせる者の申出)
第5条 法第11条の2第3項の規定による、個人である閲覧の申出者が当該申出者及び閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせることが必要な場合の申出は、個人閲覧事項取扱者選任届(様式第5号)によるものとする。
(閲覧の方法等)
第7条 閲覧は、市長の指定した場所において行うものとする。
2 閲覧は、五所川原市の休日に関する条例(平成17年五所川原市条例第2号)第1条第1項に規定する市の休日及び業務の繁忙期間には実施しないものとする。
3 閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までの間とする。
4 前条の承認の決定を受けた者は、速やかに市民課へ書面又は口頭で閲覧の日時を予約するものとする。
5 閲覧簿の転記は、住民基本台帳閲覧記録紙(様式第7号)に限り認めるものとし、転記を認める項目は、氏名、出生の年月日、男女の別及び住所のうち閲覧目的に必要な事項に限るものとする。
(閲覧者の本人確認)
第8条 閲覧者は、閲覧日当日、本人であることを確認できる次に掲げる書類等のいずれかを提示しなければならない。
(1) 法第11条の規定に基づく国又は地方公共団体の機関による請求の場合は、当該機関の職員であることを確認できる証明書
(2) 法第11条の2の規定に基づく個人又は法人による申出の場合は、個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した顔写真付きの免許証又は許可証若しくは資格証明書等
2 法第11条の2の規定に基づく申出者が法人の場合は、閲覧者は前項第2号に規定する書類のほか、閲覧者と申出人の雇用関係又は団体の構成員であることを証する社員証等を提示しなければならない。
4 前3項に規定する本人確認に当たっては、必要に応じて口頭による質問を行うなどの補足をするものとする。
5 閲覧者が本人確認のための書類を提示しない場合は、閲覧させないものとする。
(閲覧者の遵守事項)
第9条 閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 市長が指定した場所で閲覧すること。
(2) 閲覧簿を閲覧場所から持ち出さないこと。
(3) 筆記用具は鉛筆又はシャープペンシルを使用すること。
(4) 閲覧簿を毀損及び閲覧簿に加筆しないこと。
(5) 写真機、複写機、録音機、携帯電話等の閲覧に必要のない機器を持ち込まないこと。
(6) 市職員の指示に従うこと。
2 閲覧者が閲覧中に誓約書の事項又は前項の規定に違反した場合は、直ちに閲覧を中止させ、閲覧用紙を回収するものとする。
(閲覧内容の確認及び閲覧手数料の徴収)
第10条 閲覧者は、閲覧が終了した際、閲覧記録紙を市民課担当職員に提出し、閲覧内容の確認を受けなければならない。
2 市民課担当職員は、閲覧記録紙を点検し閲覧簿からの転記内容に問題がない場合は、当該閲覧記録紙の写しをとった上で原本を閲覧者に引き渡し、閲覧申告書(様式第9号)を記入させ、五所川原市手数料条例(平成17年五所川原市条例第61号)第2条の規定により手数料を徴収するものとする。
3 閲覧記録紙に不要な内容や閲覧申出事項以外のものが転記されている場合は、当該閲覧記録紙を回収し、これを廃棄処分にする。
(閲覧後の報告)
第11条 法第11条の2第11項の規定による報告は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧利用状況等報告書(様式第10号)により行うものとする。
(閲覧結果の公表等)
第12条 法第11条第3項及び法第11条の2第12項の規定による閲覧の実施状況の公表は、毎年5月に五所川原市公告式条例(平成17年五所川原市条例第3号)第2条第3項に規定する掲示板に掲示することにより行うものとする。ただし、法第11条第1項の規定による請求のうち犯罪捜査等のための請求に係るものについては公表の対象としないものとする。
2 前項の規定により公表する事項は、次のとおりとする。
(1) 法第11条第3項の規定による公表 請求をした国又は地方公共団体の機関の名称、請求事由の概要、閲覧の年月日及び閲覧に係る住民の範囲
(2) 法第11条の2第12項の規定による公表 申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)、利用目的の概要、閲覧の年月日及び閲覧に係る住民の範囲
附則
この規則は、平成23年6月1日から施行する。
附則(平成27年11月13日五所川原市規則第29号)
この規則は、公布の日から施行する。ただし、第8条第1項第2号の改正規定は、平成28年1月1日から施行する。
附則(平成28年3月23日五所川原市規則第13号)
この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日から施行する。
附則(令和8年6月3日五所川原市規則第22号)
この規則は、公布の日から施行する。
