2　文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

3　文書は、市政情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

2　法規文書は、次のとおりとする。

3　公示文書は、次のとおりとする。

4　令達文書は、次のとおりとする。

5　一般文書は、法規文書、公示文書又は令達文書以外の文書とする。

2　文書公開審査員は、課長補佐又は主査の職にある者のうちから課長が指名する。ただし、これらの職を置かない課にあっては、課長をもって充てる。

3　文書公開審査員は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　文書主任は、庶務担当係長をもって充てる。ただし、当該職員に事故あるとき又は欠けたときは、主務課長が指定する者を充てることができる。

3　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　ファイリング事務担当者は、係内の事務に精通している者のうちから課長が選任する。

3　課長は、ファイリング事務担当者を選任し、又は選任替えしたときは、直ちに文書主管課長に報告しなければならない。

2　前項第2号から第4号までの文書は、文書主管課において処理し、第1号、第5号及び第6号の文書は、主務課において処理する。

3　第1項第2号から第4号までの文書等を受領した職員は、署名又は押印をしなければならない。

4　文書主管課に到着した文書のうち、文書主管課において収受する文書以外の文書は、直ちに主務課に配布しなければならない。

5　文書の配布を受けた主務課は、当該文書を開き、内容を確認した上、収受する。ただし、刊行物、ポスターその他これらに類する文書で主務課長が認めた場合は、収受の手続を省略することができる。

6　主務課は、会計年度により設けられた文書収受簿に所要事項を記入し、会計年度による一連番号を付すとともに、供覧用紙を用いて主務部長に回付するものとする。ただし、定例又は簡易な文書で起案を必要としないものについては、文書収受簿の記入及び一連番号を省略することができる。

7　直接主務課に持参された文書のうち第1項第2号から第4号までに該当する文書は文書主管課に回付するものとする。ただし、主務課長が認めた文書については、この限りでない。

8　2以上の課に関係ある文書又は配布すべき課が明らかでない文書については、文書主管課長は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

9　不服申立て等で収受の月日が権利の得喪に関係ある文書を収受したときは、最初に収受した者が当該文書の余白に収受の時間を明記し、その部分に認印し、封筒はこれに添付するものとする。

10　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、文書主管課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

2　起案による処理に着手する前に供覧する必要のある文書又は陳情等でその内容により早急に処理することができない文書は、その旨及び処理に方針等を付記し、前項に準じて供覧しなければならない。

3　供覧は、原則として供覧用紙を用いて行うものとする。

2　文書主任は、起案文書の審査に当たっては、前2条の規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。

2　守谷市事務決裁規程(平成2年守谷町規程第8号)に基づき専決又は代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に専決又は代決と記載して認印し、後閲を要するものについては、後閲と記入しておかなければならない。

3　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、主務課長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

5　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、合議済の関係課長にその旨を通知しなければならない。

2　前項に規定するもののうち、守谷市庁議設置規程(令和5年守谷市訓令第10号)第2条第2項に定めるもののほか、文書主管課長が特に必要と認めた事案については、同訓令第1条第2項第1号に掲げる政策経営会議に付議するものとする。

2　前項に規定する文書以外の文書で発送するものには、「守谷発」の後に会計年度ごとの番号(以下「文書記号」という。)を付記するものとする。ただし、争訟文書を除く一般文書のうち、軽易な文書その他の主務課長が文書記号を付記する必要がないと認める文書の場合はこの限りでない。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当の課名、係名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の施行上の取扱欄に表示をしなければならない。

2　文書を発送しようとするときは、様式第7号の文書発送簿に所要事項を記入するものとする。

3　使送に係る文書が、重要なものにあっては、受領者から受領印を受けるものとする。

2　文書の保存年限は、別表に定める保存年限の基準に基づき主務課長が定めるものとする。

3　第1種の文書は、文書主管課長の指示に従い、主務課長が10年ごとにその内容を見直し、保存年限を検討するものとする。

2　暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日とする。

2　前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち懸案フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3　完結文書のうち、会計年度ごと又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

2　主務課長は、前項の規定により完結文書を保存しようとするときは、様式第9号の文書保存リスト(以下「文書保存リスト」という。)を作成し、文書主管課に提出しなければならない。

3　保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、文書主管課長と協議の上、長期継続保管として主務課長が保管することができるものとする。

2　主務課長は、前項の申出が事務に支障を及ぼさないと認めたときは、様式第10号の貸出カードに所要事項を記入させ、貸出しするものとする。

2　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

3　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ文書主管課長の承認を受けなければならない。

2　前項の廃棄文書において、保存期限を延長する必要が生じたものについては、文書主管課長に申し出るものとする。

3　主務課において保管しているもので保存年限が経過したものは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

4　第1項及び前項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。

5　文書主管課は、廃棄した文書に係る文書保存リストを主務課に返却するものとする。

6　主務課は、返却された文書保存リストを保存するものとする。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年11月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行し、改正後の守谷市文書規程の規定は平成18年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式の改正に伴う経過措置)

2　この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行する。

この訓令は、平成26年9月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、発令の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年9月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。