○小樽市議会事務局規程
昭和56年9月1日
議会規程第1号
注 令和2年7月から条文沿革を注記した。
第1章 総則
(組織)
第1条 事務局に、次の係を置く。
総務係
議事係
2 事務局に次長、係に係長を置く。
3 事務局に主査及び副主査を置くことができる。
(令4議会訓令1・令6議会訓令1・一部改正)
(職務)
第2条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受けて局務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 次長は、上司の命を受けて所管事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
3 係長は、上司の命を受けて係の事務を掌理する。
4 主査は、上司の命を受けてその処理すべきものとされた事務を掌理する。
5 副主査及び係員は、上司の命を受けて係の事務に従事する。
(令4議会訓令1・令6議会訓令1・一部改正)
第2章 事務分掌
(事務分掌)
第3条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。
総務係
(1) 公印についてのこと。
(2) 予算及び決算についてのこと。
(3) 議員の報酬、費用弁償その他処遇についてのこと。
(4) 小樽市議会議員会についてのこと。
(5) 職員の任免、服務、給与その他処遇についてのこと。
(6) 経理及び物品の出納管理についてのこと。
(7) 文書の収受及び発送並びに完結文書の保存についてのこと。
(8) 議長会についてのこと。
(9) 議場その他議会関係各室の管理についてのこと。
(10) 儀式及び交際についてのこと。
(11) 議員の調査研究等の補助についてのこと。
(12) 議長及び副議長の秘書についてのこと。
(13) 議会関係条例、規則及び訓令の制定及び改廃についてのこと。
(14) 議会図書についてのこと。
(15) 市議会だよりの発行についてのこと。
(16) 市政に関する資料の収集についてのこと。
(17) 市政調査についてのこと。
(18) 議事係に属しないこと。
議事係
(1) 各会派代表者会議及び議員協議会についてのこと。
(2) 議決及び決定事項の通知及び報告についてのこと。
(3) その他議事についてのこと。
2 次に掲げる事務は、総務係及び議事係の共通の分掌事務とし、その分担は、事務局長が定める。
(1) 本会議についてのこと。
(2) 常任委員会についてのこと。
(3) 特別委員会についてのこと。
(4) 公聴会についてのこと。
(5) 議会運営委員会についてのこと。
(6) 議案(意見書案及び決議案を含む。)の取扱いについてのこと。
(7) 議場及び委員会室の取締り並びに議会の傍聴についてのこと。
(8) 請願、陳情の取扱いについてのこと。
(9) 会議録の編さん及び保存についてのこと。
(10) 行政視察の受入れについてのこと。
(11) 議長の諮問を受けて設置されている会議についてのこと。
(令4議会訓令1・令6議会訓令2・令8議会訓令1・一部改正)
(事務分掌の特例)
第4条 議長は、必要があると認めるときは、前条の規定にかかわらず、分掌事務を定めることができる。
第3章 事務の専決及び代決
(決裁と代決)
第5条 議会の事務の処理は、全て議長の決裁を受けなければならない。ただし、次条に定める専決事項については、局長又は次長が専決することができる。
2 局長が専決すべき事項について、局長が不在であるときは、次長がその事項を代決する。
3 次長が専決すべき事項について、次長が不在のときは、その事項に係る事務を主管する係長がその事項を代決する。
4 前2項の規定により代決した場合は、その代決した事務について、速やかに専決者に報告し、又は関係文書の後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事務については、この限りでない。
(令4議会訓令1・一部改正)
(専決事項)
第6条 次の事項は、局長において専決することができる。
(1) 会計年度任用職員の採用についてのこと。
(2) 次長に対する日帰り旅行命令及び宿泊を伴う道内旅行命令についてのこと。
(3) 次長及び係長に対する宿泊を伴う道外旅行命令についてのこと。
(4) 次長の年次有給休暇及び私事による欠勤の届出並びに病気休暇及び特別休暇の承認についてのこと。
(5) 次長の週休日の振替及び休日の代休日の指定についてのこと。
(6) 次長の本籍、住所又は氏名の変更届についてのこと。
(7) 職員の介護休暇の承認についてのこと。
(8) 情報公開の請求に対する可否の決定についてのことで、重要又は異例のもの
(9) 情報公開に関する審査請求の受理、不受理及び補正命令についてのこと。
2 次の事項は、次長において専決することができる。
(1) 係長以下の職員(会計年度任用職員を含む。以下この項において単に「職員」という。)に対する日帰り旅行命令及び宿泊を伴う道内旅行命令についてのこと。
(2) 係員に対する宿泊を伴う道外旅行命令についてのこと。
(3) 職員の年次有給休暇及び私事による欠勤の届出並びに病気休暇及び特別休暇の承認についてのこと。
(4) 職員の週休日の振替及び休日の代休日の指定についてのこと。
(5) 職員の本籍、住所又は氏名の変更届についてのこと。
(6) 職員に対する時間外勤務命令についてのこと。
(7) 会議録等公文書の謄抄本交付若しくは閲覧又は議決結果等諸証明についてのこと。
(8) 会議録の印刷についてのこと。
(9) 各種資料及び刊行物の発行についてのこと。
(10) 軽易な照会、回答及び資料の収集についてのこと。
(11) 物品の購入、出納、保管についてのこと。
(12) 情報公開の請求に対する可否の決定についてのことで、軽易又は定例のもの
(令2議会訓令1・令4議会訓令1・一部改正)
(専決の特例)
第7条 専決者の専決することができる事項に関する事務のうち、次の各号のいずれかに該当するものにあっては、議長又は専決者の上司が決裁するものとする。
(1) 上司の指示で起案又は調査する事項
(2) 重要又は異例と認められる事項
(3) 疑義のあるもの又は将来紛議若しくは論争のおそれのあるもの
(4) その他特に議長の決裁が必要と認められる事項
(令4議会訓令1・一部改正)
第4章 文書の処理
(到着文書の処理)
第8条 到着文書は、総務係において収受し、次の要領で処理するものとする。
(1) 普通文書は、総務係において封を切り、封筒又は文書に日付印を押して収発件名簿に必要事項を入力するとともに、日付印の所定欄に当該文書に係る収発件名簿の番号(会計年度(暦年により処理する事務に係る文書にあっては暦年)による一連番号をいう。以下同じ。)を記入し、速やかに主務係長に配布するものとする。ただし、次長が軽易と認める文書については、収発件名簿への入力を省略することができる。
(2) 次長は、前号の規定により収発件名簿に入力された内容と収発件名簿の番号が記入された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。
(4) 前号の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。
(5) 親展文書は、封を切らないで封筒に日付印を押し、親展文書配布簿により名あてに配布する。
(6) 書留文書は、封筒に日付印を押し、書留配布簿により名あてに配布する。
(令4議会訓令1・令6議会訓令1・一部改正)
(発送文書の処理)
第9条 決裁済みの文書を発送しようとするときは、第4項後段の場合を除き、収発件名簿に必要事項を入力しなければならない。ただし、次長が軽易と認める文書については、収発件名簿への入力を省略することができる。
2 発送文書には、議長名を用いる。ただし、必要に応じ、局長名又は次長名を用いるものとする。
3 発送文書には、公印を押印する。ただし、軽易な文書には、これを省略することができる。
4 発送文書には、「樽議」の記号及び収発件名簿の番号を用いる。この場合において、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間(同一会計年度(暦年により処理する事務に係る文書にあっては同一暦年)に限る。)、前条の規定により文書を収受した際に使用した番号と同一のものを用いることができる。
6 第4項後段の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。
7 発送を終わった原議は、起案者に返付するものとする。
8 完結した文書は、起案者において、施行又は発送の年月日を記入し、施行又は発送の担当者印欄に押印して綴り込み、保管する。
(令4議会訓令1・令6議会訓令1・一部改正)
第5章 公印
第10条 公印の種類別の名称、書体、形状、寸法、個数、保管責任者及び使用区分は、次のとおりとする。
公印の名称 | 書体 | 形状 | 寸法 | 個数 | 保管責任者 | 使用区分 |
小樽市議会 | てん書 | 正方形 | ミリメートル 30×30 | 1 | 次長 | 一般公文書用 |
小樽市議会議長 | 〃 | 〃 | 24×24 | 1 | 〃 | 〃 |
小樽市議会副議長 | 〃 | 〃 | 〃 | 1 | 〃 | 〃 |
小樽市議会事務局長之印 | 〃 | 〃 | 〃 | 1 | 〃 | 〃 |
委員長印 | 〃 | 〃 | 18×18 | 1 | 〃 | 〃 |
2 保管責任者は、公印台帳を備え、前項に定める全ての公印について登載しなければならない。
(令4議会訓令1・一部改正)
第6章 物品の取扱い
第11条 事務局に備品台帳一覧表又は備品一覧表及び消耗品出納簿並びに図書台帳及び図書貸出簿を備えて、その保管整理の状況を明らかにしなければならない。
(令4議会訓令1・一部改正)
第7章 雑則
(準用)
第12条 小樽市職員の勤務時間等に関する訓令(平成7年小樽市訓令第3号)第2条及び第3条の規定は、事務局の職員について準用する。
2 事務局の職員に対する分限処分(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第28条第1項の規定による降任又は免職の処分をいう。以下同じ。)の基準は小樽市職員の分限処分の基準等に関する訓令(平成18年小樽市訓令第13号)第2条及び第3条の規定を準用するものとし、その他分限処分の実施に関し必要な事項は議長が別に定めるものとする。
3 前2項に定めるものを除く職員の服務及びこの訓令に定めのない事務局の事務処理等については、小樽市の関係規程を準用する。
付則
1 この規程は、昭和56年9月1日から施行する。
2 小樽市議会事務局規程(昭和25年小樽市議会告示第1号)は、廃止する。
附則(平5．1．27議会訓令1)
この訓令は、平成5年2月1日から施行する。
附則(平6．12．26議会訓令1)
(施行期日)
1 この訓令は、平成7年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 収発件名簿及び指令番号簿に記載する文書に用いる一連番号に係る最初の会計年度は、この訓令の施行の日に始まり、平成8年3月31日に終わるものとする。
附則(平7．1．27議会訓令1)
この訓令は、平成7年2月1日から施行する。
附則(平8．5．24議会訓令1)
この訓令は、平成8年6月1日から施行する。
附則(平12．3．27議会訓令1)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平18．12．27議会訓令1)
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平20．3．27議会訓令1)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平28．3．28議会訓令1)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令2．7．17議会訓令1)
この訓令は、令和2年7月17日から施行し、改正後の第6条の規定は、令和2年4月1日から適用する。
附則(令4．3．23議会訓令1)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(発令の特例)
2 この訓令の施行の際現に次の表の左欄に掲げる係に所属している職員は、別に異動の発令をされない限り、この訓令の施行の日に、同表の右欄に掲げる係に勤務発令されたものとみなす。
議会事務局庶務係 | 議会事務局総務係 |
議会事務局調査係 |
附則(令6．3．29議会訓令1)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令6．9．30議会訓令2)
この訓令は、令和6年10月1日から施行する。
附則(令8．3．26議会訓令1)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。