(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項の規定に基づく保有個人情報の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、法の例による。

(職員の責務)

第3条　職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令、規程等の定め及び個人情報管理責任者(小樽市個人情報保護法施行細則(令和5年小樽市規則第3号)第3条第1項に規定する個人情報管理責任者をいう。以下同じ。)の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(職員の知識及び技能の修得等)

第4条　保有個人情報の取扱いに従事する職員は、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報を適正に取り扱うために必要な知識及び技能の修得、維持及び向上に努めなければならない。

第5条　個人情報管理責任者は、職員が研修に参加する機会の確保等、職員の知識及び技能の修得、維持及び向上のために必要な措置を講ずるものとする。

(保有個人情報を取り扱う者の制限)

第6条　個人情報管理責任者は、保有個人情報を取り扱う権限を有しない職員に、当該保有個人情報を取り扱わせてはならない。

(業務外における保有個人情報の取扱いの禁止)

第7条　職員は、保有個人情報を取り扱う権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報を取り扱ってはならない。

(複製等の制限)

第8条　職員は、保有個人情報の漏えい等(漏えい、改ざん、滅失、毀損その他の事故をいう。以下同じ。)の発生を防止するため、次に掲げる行為については必要最小限の範囲において行うものとし、その取扱いに十分注意しなければならない。

(保有個人情報の訂正)

第9条　職員は、保有個人情報の訂正を行う場合は、個人情報管理責任者の指示に従わなければならない。

(保有個人情報の管理等)

第10条　職員は、個人情報管理責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている公文書を定められた場所に保管するとともに、個人情報管理責任者が必要と認めるときは、当該公文書の保管場所への施錠その他の保有個人情報の漏えい等の発生を防止するための措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第11条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている公文書が不要となった場合は、個人情報管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により当該保有個人情報の消去又は当該公文書の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報の取扱状況の把握等)

第12条　個人情報管理責任者は、保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について把握し、必要に応じ、その状況を台帳等に整理するものとする。

(漏えい等の事案の報告等)

第13条　職員は、保有個人情報の漏えい等が発生した場合、法若しくは行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)違反又はそれらのおそれがある事案が発覚した場合その他の保有個人情報の適正な維持管理に影響を及ぼす事案(以下「漏えい等の事案」という。)が発生した場合は、その旨を直ちに個人情報管理責任者に報告しなければならない。

(点検)

第14条　個人情報管理責任者は、保有個人情報の管理方法等について、定期又は随時に点検を行うものとする。

(評価及び見直し)

第15条　個人情報管理責任者は、保有個人情報の適正な維持管理のための措置について、前条の点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(委任)

第16条　この訓令の施行に関し必要な事項は、総務部長が定める。