2　前項ただし書の規定により、緊急を要するために文書によらずに事務処理をしたときは、事後において、当該事務の処理経過を文書で明らかにしておかなければならない。

3　電磁的記録の事務処理等については、別に定める。

2　文書の処理に当たる担当者(以下単に「担当者」という。)は、処理期限が定められている文書を当該処理期限内に処理することが困難と認めるときは、あらかじめ、その旨及び理由を課長以上の上司に報告し、その承認を得なければならない。

2　事務部事務課に、重要文書配付簿(様式第3号。以下「配付簿」という。)及び令達番号簿を備える。

3　収発件名簿、指令番号簿及び令達番号簿は電磁的記録により備えるものとし、これらの様式は事務部事務課長が定める。

2　文書分類表は、第23条に定める保存期間の区分ごとの基準に従い、文書の分類番号及び保存期間の細目を定めるものとする。

2　学院に到達した文書は、学院において収受する。

2　前項本文の規定にかかわらず、金券が同封されている文書を収受する場合、申請書等同種の文書を相当数収受する場合等、収発件名簿による処理が不適当と認められるときは、収発件名簿とは別に文書の処理簿を作成し、同項本文の規定に準じて、当該処理簿による処理をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、閲覧にとどまるもの、定例の報告又は軽易な文書については、当該文書の余白等に必要な事項を記載して処理することができる。

2　小樽市情報セキュリティに関する規則(平成25年小樽市規則第20号)第2条第2号に規定する情報システムに係る契約案は、小樽市総合政策部デジタル推進室に合議しなければならない。

2　指令は、学院、室、課又は係ごとに、指令番号簿に件名を記載するとともに、「樽」の文字、別表記号の欄に掲げる記号、「指令」の文字及び当該文書に係る指令番号簿の番号(会計年度による一連番号をいう。)を記載しなければならない。

2　市の掲示場に掲示する前項の文書は、原本と同一内容のものに管理者の公印を押したものとする。

3　第1項の文書の掲示期間は、7日間とする。ただし、法令等に掲示期間の定めがあるものは、当該法令等の定めるところによる。

4　前項本文の規定にかかわらず、事務部事務課長が特に必要と認める場合には、7日間を超えて当該文書を掲示することができる。

2　対外文書(管理者の補助機関以外に対する文書又は令達文書以外の文書をいう。以下同じ。)の施行者名は管理者名を用いる。ただし、軽易な連絡文書等は、必要に応じ、病院局名、室名、課名、職名等を用いることができる。

3　対内文書(管理者の補助機関に対する文書をいう。)の施行者名は、職名を用いる。ただし、必要に応じ、課名等を用いることができる。

4　令達文書及び対外文書には公印を押印しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する対外文書には、公印の押印を省略することができる。

2　前項本文に規定する対外文書には、「樽」の文字、学院、室、課又は係ごとに別表記号の欄に掲げる記号及び当該文書に係る収発件名簿の番号(会計年度による一連番号をいう。)を付さなければならない。ただし、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間、第9条の規定により文書を収受し、又は配付を受けた際に使用した番号と同一のものを用いることができる。

3　担当課長は、第1項の規定により収発件名簿に入力された内容と前項の規定により収発件名簿の番号が付された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。

4　第2項ただし書の規定による場合には、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。

2　前項に規定する完結文書の編集は、あらかじめ、次により作成した簿冊(以下「個別ファイル」という。)につづり込んで行うものとする。ただし、完結文書で個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要事項を記載した表紙(様式第7号)を付けた保存箱等に収納することができる。

3　前項の規定にかかわらず、完結文書に添付された写真、図面等で、個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要に応じて、個別ファイルから分離して編集することができる。この場合において、個別ファイルにつづり込んだ文書及び個別ファイルから分離して編集した文書には、それぞれ必要事項を記載した参照票(様式第10号)を添付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書又は時効が完成するまで証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効が完成するまでの期間を下回らない期間保存しなければならない。

2　前条第1項第2号に掲げる第2種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

3　前条第1項第3号に掲げる第3種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

4　前条第1項第4号に掲げる第4種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

5　前条第1項第5号に掲げる第5種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

6　前条第1項第6号に掲げる第6種に属する文書は、前各項に掲げる文書以外の軽易なものとする。

2　課長は、所管事務に係る完結文書の保管及び保存に当たり、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

2　前項の規定により貸出しを受けた文書は、他に転貸し、又は部外に持ち出してはならない。ただし、当該課長の承認を得た場合はこの限りでない。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成21年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成26年12月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成27年7月9日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行し、改正後の第2条及び別表の規定は、令和2年4月1日から適用する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

この規程は、令和7年4月1日から施行する。

この規程は、令和8年4月1日から施行する。