2　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過及び責任の所在を明確にし、適正に管理しなければならない。

2　総務課長は、各課における文書事務の処理状況について必要な調査を行い、文書事務が適正かつ迅速に処理されるようその指導及び改善に努めなければならない。

2　文書取扱責任者は、課における文書事務を総括し、常に所属職員に文書の処理及び作成方法を習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように事務処理の促進に努めなければならない。

2　文書主任は、庶務担当係長又はこれに相当する職にある者をもって充てる。

3　文書取扱者は、所属職員の中から課長が指名する。

2　文書取扱者は、文書主任の事務を補助し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。

2　課の記号は、別表第1のとおりとする。

3　文書番号は、年度ごとの文書管理システムから出力された一連番号とする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。

2　指令文書の番号は、課において、指令番号簿により年度ごとに付けるものとする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。

2　文書主任は、前条の規定により配布を受けた文書で主管課の事務に属さないものがあるときは、次に定めるところにより処理するものとする。

2　総合行政ネットワーク文書が、数課に関係のある文書であるときは、総務課で受信し、前項第1号及び第2号の規定による処理を行い、関係課へ通知しなければならない。

3　文書主任は、第1項の規定により受信した文書(前項の規定により総務課から通知された文書を含む。)を速やかに用紙に出力し、当該文書の余白に電子署名付文書印(別記第3号様式の2)を押し、第12条第1項第2号の規定による処理を行い、担当係長に配布しなければならない。

4　担当係長は、受領した文書を第14条の規定により処理しなければならない。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ担当者の課名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

2　決裁又は専決の権限を有する者(以下「決裁責任者」という。)が不在の場合は、決裁規程の定めるところにより代決することができる。ただし、重要と認められるものについては、事後速やかに決裁責任者に決裁を受けなければならない。

3　決裁責任者以外の者が不在の場合は、決裁をすべき箇所の上部に「後閲」と表示し、回議することができる。この場合において、起案者は、事後速やかに不在であった者の押印を受けなければならない。

4　第2項の規定により、代決するときは、押印したものの右上部に「代」と朱書きしなければならない。

2　主管課長は、前項ただし書の規定により合議を省略したときは、直ちに決定し、又は処理した事項を関係課に通知し、又は連絡しなければならない。

3　関係課長は、合議を受けた事項について異議のないときは押印の上、直ちに回付しなければならない。

4　合議を受けた事項について異議のあるときは、主管課長に協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し上司の決裁を受けなければならない。

5　特に重要若しくは異例な文書又は急を要する文書その他必要と認める文書の合議は、関係課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもって合議にかえることができる。

2　前項の規定にかかわらず、照会、回答、通知、報告及び依頼の文書にあっては、特に必要があるものを除き、公印の押印を省略することができる。

3　行政処分、契約又は証明に関する文書その他特に必要と認められる文書には、契約印、割り印又は必要に応じて訂正印を押さなければならない。

2　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書に電子署名を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて当該課の文書主任に電子署名の付与を請求するものとする。

3　文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、当該請求に係る当該総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書の内容の照合をし、相違ないことを確認したときは、電子署名を付与するものとする。

2　市内の振興会及び各世帯に配布を要する文書は、あらかじめ定められた市内文書発送日程の前日の午後4時までに発送文書棚に入れて置かなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書の発送は、文書主任が行うものとし、端末機より送信されたときに発送されたものとみなす。

2　ファイリング責任者は、課の保管単位にあっては庶務担当係長又はこれに相当する職にある者をもって充てる。

3　ファイリング責任者は、課長の命を受け、次に掲げる事項を行う。

4　ファイリング担当者は、保管単位の係ごとに係長又はこれに相当する者をもって充てる。

5　ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。

2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列すること。

3　キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上、主管課長が決定する。

2　文書は、原則として個別フォルダーに収納し、さらに各分類ごとに所定のファイルボックスにこれを収納し、キャビネット内の所定の位置に保管するものとする。

3　処理が完結していない文書は、未処理ボックスに入れて整理し、保管するものとする。ただし、未処理ボックスに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

4　各課に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。

5　ファイリング責任者は、第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適切な文書については、総務課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。

2　総務課長は、ファイリングシステムの維持管理を徹底するため、前項に規定する点検を、全課に対して2月ごとに実施するものとする。

2　前項に規定する保存する必要がない文書は、次に掲げるものとする。

3　完結文書の保存区分は、次の各号に掲げる区分とし、その保存種別の基準は別表第2に定めるとおりとする。

4　文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、個別フォルダーを単位とし、別表第2に定める基準に基づき課長が定めるものとする。ただし、第33条第4項に規定する全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、総務課長が定めるものとする。

5　第3項第1号に規定する第1種の文書は、総務課長の指示に従い、主管課長が10年ごとにその内容を見直し、保存年限を検討するものとする。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該年度に区分するものとする。

2　主管課長は、前項の規定により完結文書を保存しようとするときは、文書保存リスト(別記第7号様式)を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3　保有すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、総務課長と協議の上、長期継続保管として主管課長が保管することができるものとする。

2　保存文書の借用期間は、5日以内とする。ただし、主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

3　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

4　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ主管課長の承認を受けなければならない。

2　前項の廃棄文書において、保存年限を延長する必要が生じたものについては、総務課長に申し出るものとする。

3　主管課において保管しているもので保存年限が経過したものは、主管課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

4　主管課長は、第1項及び第3項の規定により文書が廃棄されたときは、廃棄済リストの写しを1部総務課長に提出するものとする。

5　第1項及び第3項の規定により廃棄を決定した文書は、裁断、焼却、消去等その他適切な方法により処分するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(文書処理規程の廃止)

2　文書処理規程(昭和37年訓令第2号)は、廃止する。

この訓令は、平成14年11月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年6月1日から施行する。

この訓令は、平成19年1月22日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年7月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。