2　当該個人情報を管理する各課等(以下「担当課」という。)において従来から説明等のために本人に対し、開示等を行っていた個人情報は、従来どおり担当課で開示等を行うものとする。ただし、本人以外の者に対し、個人情報がむやみに提供されることがないように、担当課は慎重に対応しなければならない。

2　担当課で行う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。

2　登録簿は、担当課の長(以下「担当課長」という。)が作成するものとし、当該担当課長は、登録簿を作成したときは、総務課長に1部提出するとともに、その控えを保管して管理するものとする。

3　担当課長は、届出事項に変更があったとき又は個人情報事務を廃止したときは、その旨及び年月日を登録簿により総務課長に送付するものとする。

2　請求者が求める個人情報の検索の方法は、次の各号に掲げる方法で行うものとする。

3　前項の方法においても特定できない場合には、総務課の職員は、担当課へ問い合わせるなどして特定するものとする。

2　請求者の確認は、次の各号に掲げる方法により行うものとする。

3　提示された書類等により法第77条第2項の規定による本人の確認を行ったときは、開示請求書の本人等の確認欄の該当する箇所に印を付け、必要な事項を記入するとともに、原則として提示された書類の写しを取り、本人確認の資料とするものとする。

2　請求者の氏名が、戸籍届出により個人情報の本人の氏名と異なっているときは、総務課において、第6条第2項第1号に規定する書類のほか、氏名が確認できる書類の提出を求め、請求者が本人であるかどうかの確認をするものとする。

3　総務課の職員が、開示請求書の受付を行う際には、次の各号に掲げる事項に留意して記載内容の確認を行うものとする。

4　開示請求書に不備又は不明な箇所がある場合には、請求者に対し、その箇所の補正を求めるものとする。

5　総務課の職員は、開示請求書の受付に際し、次の各号に掲げる事項に留意するものとする。

6　総務課から送付された開示請求書は、担当課において受理する。この場合において、受理日は、総務課で受け付けた日をもって受理日として取り扱うものとする。

7　担当課は、総務課から開示請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するとともに、開示の請求に係る個人情報を検索し、その存在を確認するものとする。

8　開示の請求に係る個人情報が存在しないときには、保有個人情報不開示決定通知書(規則別記第7号様式)によりその旨を開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付することとする。

9　総務課は、開示の請求の事務処理結果について、個人情報保護事務処理簿(別記第1号様式)に整理しておくものとする。

2　開示の可否の判断が困難な場合、市の統一的判断を行う必要があると認められる場合又は重要事項等に関する開示の可否の決定は、垂水市情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)の意見を求めることができるものとする。この場合において、担当課長は、個人情報開示・不開示等検討依頼書(別記第2号様式)に次項各号に掲げる書類を添付し、総務課に提出するものとする。

3　担当課は、調整委員会での開示の可否についての意見を踏まえ、慎重に開示の決定をする。この場合において、起案文書には次に掲げる書類を添付するものとする。

4　開示の可否の決定に係る起案文書は、担当課で保管するものとする。

2　担当課は、請求のあった個人情報の全部又は一部について不開示の決定を行ったときは、決定通知書に不開示とする部分に記録されている情報が法第78条各号のいずれに該当するかについて、その該当するすべての規定を記入するとともに、不開示とする部分の概要及び不開示とする具体的な理由を記入するものとする。この場合において、将来的に法第78条に該当する理由が消滅し、請求のあった個人情報をおおむね1年以内に開示することができるようになることが明らかな場合には、決定の内容の欄にその時期を併せて記入するものとする。

3　決定通知書の写しの送付の際には、担当課は、通知書の写しを総務課に送付するものとする。

2　個人情報の開示は、決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。

3　開示の日時は、担当課が開示の決定に際して行う総務課との合議において定めるものとし、場所は原則として情報公開室とする。

2　総務課においては、担当の職員が持参した開示請求に係る公文書が、決定通知書に記載された公文書に一致することを請求者に確認させ、次の各号に掲げる事項に留意して公文書の開示を実施するものとする。

3　次の各号に掲げる場合には、担当課であらかじめ原本を複写し、当該写しにより開示を行うものとする。

2　写しの交付部数は、請求に係る公文書1件につき1部とする。

2　訂正等の請求に係る個人情報が法90条第1項に規定する他の法令等の規定により訂正等を求めることができる場合には、法の規定による訂正等の請求の対象とはならないので、請求者にその旨を説明することとする。

2　請求者が開示を受けていない場合は、開示の請求又は他の法令の規定に基づく閲覧等の手続を訂正等の請求をする前に行う必要がある旨を説明することとする。

2　請求者に、訂正等を求める個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料若しくは書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを請求書に添付するものとする。

2　担当課は、訂正請求書が提出されたときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認その他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。

3　調査に当たっては、請求者その他個人の権利利益を侵害することのないように十分配慮するものとする。

4　訂正等の可否の決定は、訂正請求書が提出された日から起算して15日以内に行い、保有個人情報訂正決定通知書(規則別記第19号様式)又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(規則別記第20号様式)により通知することとする。この場合において、訂正等について通知する場合は、当該訂正等を実施した日を記入するとともに、当該訂正に係る個人情報が記録された公文書等の写しを添えて、通知するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年3月28日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に発行されている健康保険の被保険者証による本人確認については、当該被保険者証の有効期限が経過するまでの間(当該有効期限の末日が令和7年12月2日以後であるときは、同月1日までの間)、なお、従前の例による。