○臼杵市教育委員会文書取扱規程
平成17年1月1日
教育委員会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、臼杵市教育委員会(以下「教育委員会」という。)の文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、教育委員会の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(収受)
第3条 文書は、教育総務課において収受するものとする。ただし、直接主管課へ送達された文書は、それぞれの課で収受することができる。
2 郵便料金の不納又は不足の文書があるときは、公務に関するもの又は特に必要と認めたものに限り必要料金を納付し、収受することができる。
(文書の記号及び番号)
第4条 文書の記号は、別表第1に掲げるとおりとする。
2 法規文書、令達文書及び公示文書には、規則、訓令及び告示の区分に従い、「臼杵市教育委員会規則」、「臼杵市教育委員会訓令」及び「臼杵市教育委員会告示」の記号を、番号は教育総務課においてその種類ごとに規則番号簿、訓令番号簿及び公示令達番号簿により暦年による一連の番号を付さなければならない。
(文書の審査)
第5条 次に掲げる文書は、教育総務課に合議し、その審査を受けなければならない。
(1) 市議会に提出する議案
(2) 教育委員会に提出する議案
(3) 規則、訓令及び告示に関するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、必要と認められるもの
(文書の保存期間)
第6条 文書の保存期間は、別表第2に定める区分に従い、次のとおり定めるものとする。
(1) 第1種 30年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(補則)
第7条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理については、臼杵市文書管理規程(平成17年臼杵市訓令第22号)の例による。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年1月1日から施行する。
3 当分の間、合併前の臼杵市教育委員会事務局文書取扱規程及び野津町文書取扱規則(以下「合併前の規程等」という。)により保存されている文書の保存期間については、なお合併前の規程等の例による。
附則(平成17年3月30日教委訓令第16号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月30日教委訓令第5号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月27日教委訓令第3号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月29日教委訓令第7号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月21日教委訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月26日教委訓令第4号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日教委訓令第6号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(令和6年7月31日教委訓令第2号)
この訓令は、令和6年8月1日から施行する。
別表第1(第4条関係)
文書の記号
課名又は教育機関名 | 記号 |
教育総務課 | 臼教委総 |
学校教育課 | 臼教委学 |
社会教育課 | 臼教委社 |
文化・文化財課 | 臼教委文 |
臼杵市学校給食センター | 臼教委給 |
別表第2(第6条関係)
第1種(30年) | 1 教育委員会提出議案 2 教育委員会議事録 3 教育功労者に関する文書 4 教育団体との契約に関する文書 5 教育施設整備に関する重要な文書 6 教育施設管理に関する重要な文書 7 通学区域に関する文書 8 教育目標の設定に関する文書 9 教育図書整理保管に関する文書 10 体育諸団体との契約に関する文書 11 青少年の社会教育に関する重要な文書 12 社会教育施設等の管理運営に関する重要な文書 13 文化財指定・解除等に関する重要な文書 14 埋蔵文化財発掘調査等に関する重要な文書 15 公民館沿革誌 16 図書館沿革誌 17 図書原簿その他の図書目録 18 その他10年を超えて保存する必要のある文書 |
第2種(10年) | 1 学則に関する文書 2 学齢簿 3 学齢除籍簿 4 教科書選定に関する文書 5 教育に関する調査・研究等の重要な文書 6 その他5年を超えて保存する必要のある文書 |
第3種(5年) | 1 教育委員会に関する文書 2 文部科学省指定教育調査統計に関する文書 3 学級編成に関する文書 4 就学免除・猶予に関する文書 5 強制転校に関する文書 6 就学奨励に関する文書 7 就学補助に関する文書 8 校外指導に関する文書 9 教職員の免許に関する文書 10 入学、退学受付簿 11 長期欠席児童・生徒に関する文書 12 行方不明の児童・生徒に関する文書 13 教育研究に関する文書 14 学校教育指導に関する文書 15 休業に関する文書 16 教育相談に関する文書 17 給食費補助に関する文書 18 青少年の社会教育に関する文書 19 青少年の社会教育諸団体に関する文書 20 文化財等に関する文書 21 県指定教育調査統計に関する文書 22 教育諸会議に関する重要な文書 23 その他3年を超えて保存する必要のある文書 |
第4種(3年) | 1 教育委員会に関する文書のうち軽易な文書 2 教育施設整備に関する軽易な文書 3 各種研究会・講習会に関する文書 4 青少年の社会教育に関する文書で軽易なもの 5 社会教育施設等の管理運営に関する文書 6 社会教育施設等における各種講座に関する文書 7 青少年の社会教育諸団体に関する文書 8 文化財等に関する文書のうち軽易なもの 9 教育諸会議に関する文書のうち軽易なもの 10 その他1年を超えて保存する必要のある文書 |
第5種(1年) | 1 教育委員会に関する極めて軽易な雑件文書 2 施設管理に関する極めて軽易な文書 3 改姓・死亡届に関する文書 4 教育課程に関する極めて軽易な雑件文書 5 教育センターに関する軽易な雑件文書 6 学校体育保健に関する軽易な雑件文書 7 学校体育保健の指導に関する文書 8 体育諸団体の運営に関する文書 9 体育行事・大会に関する文書 10 社会体育に関する極めて軽易な雑件文書 11 青少年の社会教育に関する軽易な文書 12 社会教育施設等の管理運営に関する軽易な文書 13 社会教育施設等における各種講座に関する軽易な文書 14 青少年の社会教育団体に関する軽易な文書 15 文化財に関する軽易な文書 |