2　文書は、意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、作成しなければならない。

3　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、正確に処理しなければならない。

4　文書は、適正かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。

5　臼杵市情報公開条例第7条に規定する非公開文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。

6　文書は、常に平易かつ明確に表現するよう努めなければならない。

7　文書の管理は、文書管理システムによるものとする。ただし、法令の運用又は事務の都合等により文書管理システムにより難く、かつ、代替する手段を講ずることができる場合は、この限りでない。

2　文書主管課において、次に掲げる文書事務を行うものとする。

2　文書主任は、次に掲げる事務を行うものとする。

3　文書取扱者は、文書主任を補佐し、次に掲げる事務を行うものとする。

2　前項の場合において、所管の定まらないものは、文書主管課長が決定するものとする。

2　文書主任は、文書取扱者から文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、その文書の担当者を定め、配布するものとする。

3　前2項の規定により文書の配布を受けた担当者は、紙文書にあっては余白に受付印を押し、電子文書にあっては所定の電磁的記録に変換の上、文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。ただし、押印が困難なものその他文書主管課長が認めるものについては、受付印の押印を省略することができる。

4　前項の規定にかかわらず、第24条第4項各号に該当する施行文書については、収受を省略することができるものとし、文書取扱者は、当該施行に係る文書(同項第3号に該当する施行文書を除く。)の内容を確認し担当者に対して処理を促さなければならない。

5　同一の規定に基づく許可、認可等の申請書であって一定の時期に受理件数が相当数にのぼると認められるものについては、まとめて登録することができる。

6　第3項の規定により登録する文書であって、回答を必要とするものは、軽易なものに限り、供覧と決裁を同時に行うことができる。

7　供覧書による供覧を終えたときは、供覧書に供覧完了日を記入しなければならない。

8　第1項又は第2項の規定により配布を受けた文書が2以上の課に関係があるときは、供覧範囲の追加、写しの配布その他適当な方法によりこれを関係課に共有しなければならない。

2　臼杵市消防本部、各種対策本部等が定める訓令又は告示については、前項第1号の規定にかかわらず、当該機関名を冠することができるものとする。

2　文書の起案は、文書管理システムにより行わなければならない。

3　決裁が電子決裁によらない場合は、決裁伺書又は専用起案文書を用いなければならない。

4　起案文書には、概要書の作成等、その承認権者が的確な判断ができるよう措置を講じ、及びその事務処理に係る経緯、根拠等を補足説明できる書類を整理し、これに添付しなければならない。

5　文書の起案に当たっては、文書主任の承認を得なければならない。ただし、文書主管課長が特に認めるものを除く。

2　起案文書が修正されて決裁されたとき(内容及び効果に影響のない軽易なものを除く。)は、関係者に回覧しなければならない。この場合において、電子決裁で行われた場合にあっては、文書管理システムへの履歴登録等、必要な措置を講ずるものとする。

2　施行すべき文書の発信者名は、市長が補助機関に委任した事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、市長名を用いなければならない。ただし、事案の内容によっては、適宜、副市長又は課長等の名を用いることができる。

3　文書の施行の日付は、特に指定されたものを除き、次に掲げる日による。

4　庁内文書の施行は、紙媒体で施行する必要がある場合を除き、次の各号のとおり行うものとする。

2　契約に関する書類(電磁的記録によるものを除く。)には、契印を押さなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書又は時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書については、その保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3　文書の保存期間は、事件の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

4　第1項の規定による保存期間を経過した文書は、廃棄前に改めて保存期間について再考するものとする。

2　課長は、担当者に完結文書を第29条の規定による保存区分に従い整理させ、及び文書保存目録に登載させなければならない。

2　課長は、保存期間の延長の必要があると認められる文書がある場合は、文書主管課長に報告して処理するものとする。

3　保存文書の廃棄をするときは、文書主管課長の指示するところにより、これを廃棄するものとする。

4　課長は、前項の規定により保存文書を廃棄するときは、文書保存目録を確認し、漏れなく処理しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の臼杵市文書取扱規程(昭和44年臼杵市訓令第12号)又は野津町文書取扱規則(昭和41年野津町規則第8号)(次項においてこれらを「合併前の規程等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3　当分の間、合併前の規程等により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の規程等の例による。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、公示の日から施行する。

この告示は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年8月1日から施行する。

この訓令は、令和7年8月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。