○岐阜市病院事業文書取扱規程

平成31年4月1日

病院事業管理規程第12号

(目的)

第1条 この規程は、別に定めがある場合を除くほか、岐阜市病院事業職員が文書事務を適正かつ能率的に処理するために、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 岐阜市病院事業(以下「病院」という。)において取り扱う書類及び各種記録(印刷物、図表、図面等をいう。)並びにこれらを撮影したマイクロフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 管理者 病院事業管理者をいう。

(3) 課等 岐阜市病院事業処務規程(平成31年岐阜市病院事業管理規程第2号)第3条に規定する課又はこれに準ずるものをいう。

(4) 課長等 課等の長

(5) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(6) 総合行政ネットワーク 地方公共団体、国、住民等の間における情報交換の円滑化及び情報の共有による情報の高度利用を図るために地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報ネットワークをいう。

(7) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。

(8) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の収受、起案、回議、決裁、保管・保存、廃棄その他の文書管理を総合的に行うための情報システムをいう。

(9) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(課長等の職務)

第3条 病院政策課長は、課等の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。

2 課長等は、その課等における文書事務を統轄し、文書事務が常に適正かつ円滑に処理されるよう留意するとともに、処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 課等の文書事務を的確に処理するため、各課等に文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第5条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令等の規定又は権限に基づいて、処分又は決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの

 公告 告示以外の文書で、一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるもの

(3) 令達文書

 訓令 管理者が病院内及び所属の機関又は職員に対して命令するもの

 内訓 管理者が病院内及び所属の機関又は職員に対して命令するもので、秘密に属するもの

 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対して許可、認可、免許等の行政行為を行う場合に発するもの

(4) 一般文書

 往復文書 照会、回答、通知、依頼、報告、届、願、申請等

 病院内文書 復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、届、願、申請、始末書、てん末書等

 その他の文書 儀礼文書、契約書、証明書、争訟に関する文書等

2 前項に掲げる文書のうち、管理規程、告示、公告及び訓令は、岐阜市病院事業公告式規程(平成31年岐阜市病院事業管理規程第8号)第2条の規定により、公布し、又は公示しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第6条 次の各号に掲げる文書には、「岐阜市」を冠し、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 一般文書のうち往復文書の記号は、課等の名の頭字とする。ただし、これにより難いときは、別に定めるものとする。

(2) 一般文書のうち往復文書の番号は、それぞれ各課等において文書管理システムにより収発一連番号を付けるものとする。ただし、文書管理システムにより番号を付け難い場合は、文書件名簿により収発一連番号(同一事案に属する文書が数回にまたがる場合にあっては、その回数に従い番号の次に「の2」「の3」等の枝番号を付けたもの)を付けることができる。

(3) 一般文書のうち往復文書以外のものに付番を必要とするときは、前号の規定に準じて、課等の名の記号の次に括弧を付けて文書の種別を表す文字を付け、番号は、それぞれ各課等において、その種別ごとに番号簿により一連番号を付けるものとする。ただし、証明に関する文書の記号については、「証明」の文字の次に課等の名の記号を付けるものとする。

(4) 管理規程、告示、公告、訓令及び内訓の記号は、その文書の区分に従い、「病院事業管理規程」、「病院事業告示」、「病院事業公告」、「病院事業訓令」及び「病院事業内訓」とし、番号は、病院政策課においてその文書の種別ごとに例規文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。

(5) 達及び指令の記号は、その文書の区分に従い「達」及び「指令」の文字の次に課等の名の記号を付けたものとし、番号は、それぞれ各課等の令達文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。

(文書の収受及び配布)

第7条 到達した文書は、次の方法により病院政策課長において処理しなければならない。

(1) 到達した文書は、親展文書を除くほか、全てこれを開封し、各課等に配布しなければならない。ただし、重要で異例と認められる文書は、病院政策課において処理するものとする。

(2) 親展文書を収受したときは、親展文書収受簿に記録し、文書受領者の受領印を徴してこれを交付しなければならない。

(3) 現金、金券、有価証券及びその他の物品を添えた文書を収受したときは、金品収受簿に記録認印し、企業出納員に交付し受領印を徴しなければならない。

(4) 2以上の課等に関係ある文書は、最も関係の深い課等に配付するものとする。

(5) 郵便料の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署に係るもの、又は公務と認めるものに限りその未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(文書の処理)

第8条 文書取扱主任は、文書(電子文書を除く。)の配布を受けたときは、次に定めるところによりこれを処理しなければならない。

(1) 配布された文書は、文書管理システムに必要事項を登録するとともに、文書の上部欄外余白に受付印を押し、受付年月日及び文書記号番号を記入し、課長等の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なもの及び定例的なものについては、文書管理システムによる記号番号の付番又は文書件名簿の登載及び記号番号又は番号の記載を省略することができる。

(2) 他の課等に関係のある文書については、その課等の文書取扱主任と協議し、処理促進のために必要な措置を講じなければならない。

(3) 前2号において処理する文書(別に病院政策課長が指定する文書を除く。)については、公文書開示処理票に必要な事項を記入しそれを添付しなければならない。

2 課長等は、閲覧した文書で、自ら処理するもののほかは、処理指針及び処理期間を指示し、係長(係が置かれない課等にあっては、課長等が指定する者)を経て逐次担当者に交付し、かつ、文書件名簿に認印を押印させなければならない。

3 親展文書を受領したものは、当該文書を開封した結果それが第1項各号に定める手続を要すると認められるときは、速やかに文書取扱主任に返付して必要な手続を受けなければならない。

(電子メールにより受信し、又は配布を受けた場合の取扱い)

第9条 電子メールにより受信し、又は配布を受けた場合は、文書管理システムにより処理するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、必要な場合に限り、受信し、又は配布を受けた電子メールを紙に出力し、前条の例により処理することができる。

(総合行政ネットワーク文書を受信した場合の処理)

第10条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書管理システムにより処理するものとする。

2 前条第2項の規定は、受信した総合行政ネットワーク文書について準用する。

(電子文書の取扱い)

第11条 電子文書は、文書管理システムにより処理するものとする。

2 第9条第2項の規定は、電子文書について準用する。

(文書の起案)

第12条 文書の起案は、文書管理システムを利用して行い、1事案1起案とする。ただし、文書管理システムを利用し難い場合は、起案用紙を用いて起案することができる。

2 前項ただし書の規定にかかわらず、軽易なものは文書の余白又は付箋紙を用いて処理することができる。

3 起案文書を文書管理システムを利用しないで作成した場合については、決裁の完了後において、文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。

4 他の課等の合議を要する文書は、あらかじめ関係する課等と十分協議の上起案しなければならない。

5 起案文書には、その内容に応じ、起案の理由、事件の経過、処理方針等を記載し、根拠法令又は前例及びその他参考事項を付記し、又は参考資料を添付する等、上司の意思決定に必要な事項を具備しなければならない。

(決裁区分)

第13条 決裁は、管理者が行う。ただし、岐阜市病院事業事務決裁規程(平成31年岐阜市病院事業管理規程第6号。以下「決裁規程」という。)に定められた区分により課長等が専決することができる。

(決裁の回議)

第14条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次上司の承認を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。この場合において、決裁を受ける前に文書取扱主任に回議しなければならない。

2 文書取扱主任は、文書が適正に処理施行されるよう、内容等について審査しなければならない。

3 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに意思の決定をしなければならない。

(代決)

第15条 事務の促進を図るため、決裁権者が不在の場合でかつ急施を要すると認めた文書については、決裁規程の規定に基づき定められた者が代決することができる。

2 事務の代決を行った者は、代決した事項について必要があると認めるときは、速やかに決裁権者にその旨を報告し、又は自ら後閲に供し、若しくは当該文書の起案者に対し後閲に供するよう指示しなければならない。ただし、あらかじめ決裁権者から報告又は後閲を要しない旨の指示を受けた場合は、この限りでない。

(合議)

第16条 各課等の相互間又は他の課等に合議を要する文書は、合議順序を記載し、これを送付しなければならない。

(重要文書等の持ち回り)

第17条 次に掲げる文書の決裁を受けようとするときは、起案者又は内容を説明できる職員が持ち回りしなければならない。

(1) 重要で異例なもの

(2) 秘密を要するもの

(3) 緊急を要するもの

(4) 説明を要するもの

(公印)

第18条 施行する文書のうち公印を必要とする文書には、岐阜市病院事業公印規程(平成31年岐阜市病院事業管理規程第14号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印の押印を省略することができる。

2 特に重要な文書には、起案文書と契印しなければならない。

(総合行政ネットワークの特例)

第19条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより施行する文書については、公印及び契印の押印に代え、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(文書の発送)

第20条 文書の発送は、原則として郵送の方法により行う。

2 文書を発送しようとするときは、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定める手続をとらなければならない。

(1) 郵送により施行する文書 原則として病院政策課に依頼すること。

(2) 使送により施行する文書 主務課等において送達すること。この場合において、必要があるときは文書送付簿に登載すること。

(3) 電報により施行する文書 主務課等において発信すること。

(4) ファクシミリ又は電子メールにより施行する文書 主務課等において発信すること。

(5) 総合行政ネットワークの文書交換システムにより施行する文書 主務課等において発信すること。

(6) 文書管理システムにより施行する電子文書 主務課等において発信すること。

(市長部局の例)

第21条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。

(その他)

第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

岐阜市病院事業文書取扱規程

平成31年4月1日 病院事業管理規程第12号

(平成31年4月1日施行)