○死者に関する診療報酬明細書等の開示に係る事務取扱要綱
令和5年3月31日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この要綱は、高知県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)の保有する診療報酬明細書、調剤報酬明細書及び訪問看護療養費明細書(以下「レセプト等」という。)のうち、すでに死亡した者に関するレセプト等の開示請求における事務の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(開示請求の取扱い)
第2条 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条第1項の規定により、個人情報は生存する個人に関する情報に限定されることから、生存する被保険者本人(当該被保険者の法定及び任意の代理人を含む。)によるレセプト等の開示請求は、同法第76条の規定に基づく開示請求として取り扱うこととし、同項の規定により個人情報に該当しないすでに死亡している被保険者(以下「死亡被保険者」という。)に関するレセプト等の開示請求については、この要綱に定める取扱いによるものとする。
(開示請求ができる者の範囲)
第3条 死亡被保険者のレセプト等を開示請求できる者は、次の何れかに該当する者とする。
(1) 当該死亡被保険者の父母、配偶者若しくは子又はこれらに準ずる者(以下「遺族等」という。)
(2) 遺族等が未成年者又は成年被後見人である場合における法定代理人
(3) 遺族等がレセプト等の開示請求をすることにつき委任をした任意代理人
(遺族等からの開示請求の受付)
第4条 広域連合長は、遺族等からの開示請求の受付に当たっては、診療報酬明細書等開示請求書(様式第1号。以下「開示請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において、当該開示請求を行う者(以下「請求者」という。)に対し、次に掲げる事項を説明し、理解を求めるものとする。
(1) レセプト等の開示は、開示・非開示等の決定に日数を要するため、受付と同時には行われないこと。また、その決定は、開示請求書を受理した日から起算して15日以内に行い、書面により通知すること。
(2) やむを得ない理由があるときには、決定期間を延長することがあり、この場合も書面により通知すること。
(3) レセプト等の開示を実施する場合の日時及び場所は、請求者と調整のうえ決定通知書で指定すること。
(4) 開示決定又は一部開示決定に基づき、レセプト等の開示を受けるときは、開示決定通知書を持参し、提示するとともに、改めて開示に係る本人又は法定代理人等であることの確認を行うこと。
(5) 文書の写し等の交付を受ける際には、写し等の作成にかかる費用を納入する必要があり、郵送により写し等の交付を受ける際には、郵送料を含めた費用を、納入通知書等によりあらかじめ納入する必要があること。
(請求者の本人確認方法)
第5条 広域連合長は、請求者の本人確認方法については、次に掲げる書類(郵送による請求の場合はその写し)の提出又は提示を求めて確認するものとする。この場合において、提示をもって確認した場合には、本人の了解を得たうえで提示された書類の写しを取るものとする。
(1) 請求者の本人からの開示請求の場合 次に掲げる書類の何れかで開示請求書に記載された氏名及び住所が同一であることを確認するものとする。
ア 運転免許証
イ マイナンバーカード
ウ 外国人登録証明書
エ 住民基本台帳カード(住所が記載されているものに限る。)
オ 旅券(パスポート)
カ 年金手帳(基礎年金番号通知書)、年金証書
キ 恩給証書等
ク その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの
(2) 法定代理人からの開示請求の場合 法定代理人の本人確認は、前号に掲げる書類で確認するほか、遺族が未成年者又は成年被後見人であること及び請求者が当該遺族の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを次に掲げる書類の何れかの提出又は提示を求めて確認するものとする。
ア 戸籍に関する書類(全部事項又は個人事項証明)
イ 住民票
ウ 登記事項証明書(後見登記等に関する法律による。)
エ 家庭裁判所の証明書
オ 後見登記事項証明書
カ その他法定代理人との関係を確認することができる書類
(3) 任意代理人からの開示請求の場合 任意代理人の本人確認は、第1号に掲げる書類で確認するほか、次に掲げる書類の提出を求め、当該遺族からレセプト等の開示請求に関する委任があることを確認するものとする。
ア 遺族等の署名又は押印のあるレセプト等開示請求に係る委任状
イ 委任状に押印された印の印鑑登録証明書
2 遺族等と死亡被保険者の関係の確認は、次に掲げる書類のうちの何れかの提出又は提示を求めて確認するものとする。
(1) 戸籍に関する書類(全部事項又は一部事項証明)
(2) 住民票(除票)
(3) その他遺族等と死亡被保険者の関係を証明することができる書類
(開示請求書の受理)
第6条 広域連合長は、開示請求書の受理に当たっては、請求者の本人確認及び開示請求書の各項目の記載に漏れ及び誤りがないことを確認し、受理後、受付日付印を押印するものとする。
(開示請求に係る保険医療機関等への照会)
第7条 広域連合長は、レセプト等が医師の個人情報となる場合であって必要であると認めるときは、遺族の同意を得たうえで、開示についての意見をあらかじめ保険医療機関等に確認するものとする。
(開示請求に係る開示、部分開示又は不開示の決定)
第8条 保険医療機関等から前条の規定により当該レセプト等についての回答があったときは、広域連合長は、その回答を踏まえ、開示、部分開示又は不開示を決定するものとする。
2 法定代理人等からの開示請求による場合は、広域連合長は、原則として遺族に対しレセプト等の開示を行う旨の説明を行った後、法定代理人等に対して開示を行うものとする。
3 前項の場合において、レセプト等が医師の個人情報であると認めるときは、広域連合長は、保険医療機関等に開示についての意見を照会することについての遺族の同意が得られていないときは、不開示の決定を行うものとし、また、レセプト等が医師の個人情報でない場合は、開示の決定を行うものとする。
(開示決定通知書の送付)
第9条 広域連合長は、開示の決定を行ったときは、診療報酬明細書等開示決定通知書(様式第4号。以下「開示決定通知書」という。)により速やかに請求者に通知を行うものとする。
(開示の実施)
第10条 窓口による交付を希望する請求者については、先に請求者あてに送付した開示決定通知書の提示を求め、第5条の規定に準じて本人確認を行うものとする。ただし、受付時に本人確認の手段として提出された書類又は提示された書類の写しがある場合には、それにより、請求者本人であることの確認を行うものとする。
2 郵送による交付を希望する請求者については、第16条の規定による写しの作成及び送付に要する費用の支払いが確認でき次第、速やかに当該レセプト等を請求者に交付するものとする。
3 広域連合長は、送達不能で返戻されたレセプト等については、返戻された日から1か月経過しても来庁又は連絡がない場合、破棄し、処分することができる。
2 広域連合長は、不開示又は一部開示の決定を行う場合は、その理由を決定通知書に記載するものとする。この場合において、保険医療機関等から開示が可能となる時期が示されている場合には、その時期についても記載するものとする。
(開示請求に係る不存在の場合の取扱い)
第12条 広域連合長は、開示請求があったレセプト等について、調査してもなおその存在が確認できない場合は「不存在」とし、不開示決定通知書により速やかに請求者に通知するものとする。この場合において、不開示の理由の欄に、当該レセプト等の存在が確認できない旨又は保存期間が経過したため既に廃棄している旨を記載するものとする。
(決定の期限)
第13条 広域連合長は、遺族等からの開示請求があった場合は、開示請求書を受理してから15日以内に決定を行わなければならない。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日以内に限り、延長することができるものとする。
(開示が可能となる時期の到来期の取扱い)
第14条 広域連合長は、部分開示又は不開示の決定を行った場合で、開示が可能となる時期が保険医療機関等から示されている場合は、当該時期が到来次第レセプト等を開示するものとする。
(行政機関等への外部提供)
第15条 法第2条第11項に規定する行政機関等が法令の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度でレセプト等を内部で利用する場合であって当該レセプト等を利用することについて相当の理由があると認められるとき若しくは当該行政機関等が当該レセプト等を利用することについて遺族等の同意があるときは、広域連合長は、利用目的以外の目的のために当該レセプト等を依頼のあった行政機関等に提供することができる。
(関係書類の整理保管)
第16条 レセプト等の開示に係る一連の関係書類は、受付日ごとに整理し、保管するものとする。この場合において、関係書類の保存期間については、5年とする。
(費用の負担)
第17条 この要綱の規定によりレセプト等の開示を受ける者であって写しの交付を受けるものは、当該レセプト等の写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
2 前項に規定する費用については、高知県後期高齢者医療広域連合個人情報保護法施行条例(令和5年条例第1号)第5条の規定を準用する。
附則
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年12月6日)
この要綱は、令和6年12月2日から施行する。
