○小松市の保有する個人情報等の取扱いに関する規程
令和6年3月12日
規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は，市長の事務局(以下「市」という。)における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条に規定する個人番号の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は，個人情報保護法及び番号法の例による。
(総括保護管理者)
第3条 市に，総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は，副市長をもって充てる。
3 総括保護管理者は，保有個人情報，個人番号及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
(制度管理者)
第4条 市に，制度管理者を置く。
2 制度管理者は，市の個人情報制度主管課の長をもって充てる。
3 制度管理者は，保有個人情報等の制度の運用を所掌する。
(システム管理者)
第5条 市に，システム管理者を置く。
2 システム管理者は，市の情報システムの主管課の長をもって充てる。
3 システム管理者は，保有個人情報等の情報システムを集中管理するとともに，市の事務における情報システムの運用を所掌する。
(各課管理者)
第6条 課及びセンター(小松市事務分掌規則(昭和55年小松市規則第2号)第2条第1項の課及び同条第2項のセンターをいう。以下「課等」という。)に，各課管理者を置く。
2 各課管理者は，課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 各課管理者は，課等における保有個人情報等の情報システムの運用及び保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
4 各課管理者は，保有個人情報等を取り扱う職員及びその役割並びに取り扱う保有個人情報等の範囲を指定する。
5 各課管理者は，保有個人情報等の適正な運用のため，制度管理者と連携し，必良な措置を講じるものとする。
6 各課管理者は，保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合，システム管理者と連携し，必要な措置を講じるものとする。
(監査責任者)
第7条 市に，監査責任者を置く。
2 監査責任者は，制度管理者及びシステム管理者が所属する部局の長をもって充てる。
3 監査責任者は，保有個人情報等の管理の状況及び保有個人情報等の情報システムの運用について監査する。
(保有個人情報等の適切な管理のための会議)
第8条 総括保護管理者は，保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定，連絡調整等を行うため必要があると認めるときは，関係職員を構成員とする会議を定期に又は随時に開催することができる。
(管理体制)
第9条 各課管理者は，課等内で次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 保有個人情報等の漏えい，滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員等から各課管理者への報告，連絡等の体制
(2) 保有個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の課等の管理分担及び責任の明確化
(教育研修)
第10条 制度管理者は，職員に対し，保有個人情報等の取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発，課室等の現場における保有個人情報等の適切な管理方法の指導その他必要な教育研修を行うものとする。
2 システム管理者は，保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のため，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 各課管理者は，所属の職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のため，制度管理者，システム管理者等の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じるものとする。
(職員の責務)
第11条 職員は，個人情報保護法及び番号法及びの趣旨にのっとり，小松市個人情報保護法施行条例(令和5年小松市条例第19号)，小松市個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例その他関連する法令等の定め並びに総括保護管理者，制度管理者，システム管理者，各課管理者等の指示に従い，保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は，情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は，速やかに各課管理者に報告しなければならない。
(アクセス制御)
第12条 各課管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等にアクセス(保有個人情報等に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員とその権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定する。
2 アクセス権限を有しない職員は，保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
(複製等の制限)
第13条 各課管理者は，職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても，次に掲げる行為については，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定する。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第14条 職員は，保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には，各課管理者の指示に従い，訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第15条 職員は，各課管理者の指示に従い，保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行わなければならない。
2 職員は，保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には，原則として，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
第16条 職員は，保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付，誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため，個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ，複数の職員による確認，チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第17条 職員は，保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，システム管理者及び各課管理者の指示に従い，当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報等の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 職員は，保有個人情報等の消去又は保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には，必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立ち会い，又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を受け取る等，委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第18条 各課管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容及び必要に応じて，台帳等を整備し，当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第19条 各課管理者は，保有個人情報等が，外国において取り扱われる場合，当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で，保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(アクセス制御)
第20条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じるものとする。
2 システム管理者は，前項の措置を講じる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じるものとする。
(アクセス記録)
第21条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じるものとする。
2 システム管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じるものとする。
(アクセス状況の監視)
第22条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため，保有個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じるものとする。
(管理者権限の設定)
第23条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 システム管理者は，保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第25条 システム管理者は，不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第26条 職員は，保有個人情報等について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 各課管理者は，前項の保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第27条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その暗号化のために必要な措置を講じるものとする。
2 職員は，前項の措置を踏まえ，その処理する保有個人情報等について，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第28条 システム管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体(以下「外部電磁的記録媒体等」という。)の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じるものとする。
(端末の限定)
第29条 各課管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う情報システム端末等を限定するために必要な措置を講じるものとする。
(端末の盗難防止等)
第30条 各課管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，情報システム端末等の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講じるものとする。
2 職員は，各課管理者が必要があると認めるときを除き，情報システム端末等を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第31条 職員は，情報システム端末等の使用に当たっては，保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じるものとする。
(入力情報の照合等)
第32条 職員は，情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認，既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第33条 システム管理者は，保有個人情報等の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講じるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第34条 システム管理者及び各課管理者は，保有個人情報等に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講じるものとする。
(入退管理)
第35条 システム管理者は，保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室(以下「サーバ室」という。)の入室用件の確認及び入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限並びに検査等の措置を講じる。この場合において，サーバ等の機器を保管する設備で必要があると認めるときは，同様の措置を講じるものとする。
2 システム管理者は，サーバ室の入退等の管理について必要があると認めるときは，立ち入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じるものとする。
(サーバ室等の管理)
第36条 システム管理者は，外部からの不正な侵入に備え，サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講じるものとする。
2 システム管理者は，災害等に備え，サーバ室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講じるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じるものとする。
(保有個人情報等の目的外利用及び提供)
第37条 各課管理者は，個人情報保護法第69条第2項第2号及び第3号の規定に基づき保有個人情報を目的外利用し，又は外部提供する場合には，提供先における目的外利用等をする理由及び事務事業，利用する保有個人情報の記録項目，利用する日等について文書(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 各課管理者は，前項の場合においては，安全確保の措置を要求するとともに，必要があると認めるときは，目的外利用及び提供前又は随時に実地の調査等を行い，措置状況を確認してその結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講じる。
3 各課管理者は，個人情報保護法第69条第2項第4号の規定に基づき保有個人情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，前2項に規定する措置を講じる。
4 各課管理者は，保有個人情報の目的外利用又は提供をしようとするときは，あらかじめ市長へ届け出るものとする。
5 各課管理者は，番号法で限定的に明記された場合を除き，特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第38条 各課管理者は，保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，個人情報(特定個人情報等を含む。以下この条において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講じる。
2 各課管理者は，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項ついて書面(電磁的記録を含む。)で確認するとともに，契約書に次に掲げる事項を明記する。
(1) 個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
3 各課管理者は，保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は，委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先における個人情報の管理の状況について1年に1回以上の定期的検査等を実施することにより確認を行うものとする。
5 各課管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を労働者派遣により行う場合は，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第39条 情報漏えい等の安全確保上問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合，その事案等を認識した職員は，直ちに当該保有個人情報等を管理する各課管理者に報告する。
2 各課管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜くことその他の被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う。
3 各課管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者及びシステム管理者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者及びシステム管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 各課管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じる。
(法に基づく報告及び通知)
第40条 市長は，漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には，前条の規定と並行して，速やかに所定の手続を行わなければならない。
(公表等)
第41条 各課管理者は，情報漏えい等の事案が発生した場合は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る本人への対応等の措置を講じる。
(点検)
第43条 システム管理者及び各課管理者は，管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第44条 総括保護管理者，システム管理者，各課管理者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講じる。
(その他)
第45条 この規程に定めるもののほか，市における保有個人情報等の保護の措置等に関し必要な事項は，市長が別に定める。
附則
この規程は，公表の日から施行する。