○成田市公文書管理規程
平成18年3月24日
訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書等の配布及び収受(第11条―第15条)
第3章 公文書の処理(第16条―第23条)
第4章 公文書の施行(第24条―第27条)
第5章 公文書の整理及び保存(第28条―第38条)
第6章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は，別に定めるもののほか，市長の保有する公文書の管理に関し，必要な事項を定めるものとする。
(1) 本庁機関 成田市行政組織規則(平成8年規則第5号。以下「行政組織規則」という。)第1条の2第1号に規定する本庁機関及び成田市会計管理者補助組織設置規則(平成8年規則第7号)第1条に規定する会計室(以下「会計室」という。)をいう。
(2) 出先機関 行政組織規則第1条の2第2号に規定する出先機関をいう。
(3) 部 成田市行政組織条例(昭和47年条例第1号)第2条に規定する部をいう。
(4) 課 行政組織規則第2条第1項に規定する課及び成田市支所設置条例(平成18年条例第16号)第1条の規定により設置された支所並びに会計室をいう。
(5) 公文書 本庁機関及び出先機関の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって，職員が組織的に用いるものとして，課が保有しているものをいう。ただし，次に掲げるものを除く。
ア 雑誌，書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(6) 電子文書 公文書のうち電磁的記録であって，文書管理システム又は財務会計システム(財務会計に係る伝票の管理を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)による情報処理の用に供するため文書管理システム又は財務会計システムに記録されたものをいう。
(7) 電子決裁 文書管理システム又は財務会計システムの機能を利用して電子的方式により行う電子文書の回議を行う方式をいう。
(8) 公文書の管理 公文書の収受，発送，作成，分類，保管，保存及び廃棄をいう。
(9) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(10) 庁内文書 本市の機関相互間において収受し，又は発送する公文書をいう。
(11) 庁外文書 庁内文書以外の公文書をいう。
(12) 文書管理システム 公文書の管理を行う情報処理システムをいう。
(令4訓令4・一部改正)
(公文書の管理の原則)
第3条 意思決定その他の事務の処理は，公文書によることを原則とする。
2 公文書は，丁寧に取り扱い，常に処理経過を明らかにし，事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し，管理しなければならない。
(文書主管課長の職務)
第4条 文書主管課長は，公文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を統轄する。
2 文書主管課長は，公文書を適正に管理するため，必要な措置を講じるものとする。
(課長の職務)
第5条 課の長(以下「課長」という。)は，課の文書事務の適正かつ円滑な処理に努め，事案の処理方針を指示するとともに，事案が完結するまで，その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書取扱主任の職務等)
第6条 課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)及び文書取扱補助員(以下「文書補助員」という。)を置く。
2 文書主任は，副主査以上の職にある者のうちから課長が指名する者をもって充てる。
3 文書主任は，課長の命を受け，次に掲げる事務を処理する。
(1) 公文書の審査に関すること。
(2) 公文書の収受，配布及び発送に関すること。
(3) 公文書の整理，保管，保存，引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。
4 文書補助員は，課長が指名する者をもって充てる。
5 文書補助員は，文書主任の指示を受けて，その事務を補助するものとする。
(令4訓令4・一部改正)
(公文書の処理に必要な帳票等)
第7条 公文書を処理するために必要な帳票及び簿冊等は，別表第1に定めるとおりとする。
(公文書の種類)
第8条 公文書の種類は，次に掲げるとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例
イ 規則
(2) 公示文書
ア 告示 法令又は権限に基づいて，決定又は処分をした事項を一般又は特定の者に周知するために公示するもの
イ 公告 一定の事項を広く一般に周知するために公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 職員に対して職務執行上必要な事項を指示命令するもの
イ 達 行政機関がその権限に基づいて，一方的に特定の個人，団体等に対して特定の事項を命令し，禁止し，停止し，又は既に与えた許可，認可等を取り消すもの
ウ 指令 行政機関が申請又は願いに基づいて許可，不許可，指示等するもの
(4) 一般文書 照会，回答，依頼，協議，通知，報告，送付，申請，進達，副申，願い，届け，勧告，建議，諮問，答申，上申，内申，通達，依命通達，伺い，復命，事務引継，辞令，供覧，回覧，式辞，案内状，礼状，請願書，表彰状，申込書，見積書，契約書，請求書，受領書等
(公文書の記載形式)
第9条 公文書は，左横書きとする。ただし，次に掲げるものは，この限りでない。
(1) 法令等で縦書きと定められているもの
(2) 表彰文，祝辞その他これに類するもので，縦書きを通例とするもの
(3) 前各号に掲げるもののほか，横書きが不適当なもの
(文書記号及び文書番号)
第10条 公文書には，次に掲げるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし，辞令，表彰状その他文書主管課長が必要がないと認める公文書は，この限りでない。
(1) 例規文書及び公示文書 文書記号は，市名の次にそれぞれの文書区分名を付け，番号は，暦年ごとに一連番号を表示する。
(2) 令達文書 次の区分により表示する。
ア 訓令 文書記号は，市名の次に「訓令」と付け，番号は，暦年ごとに一連番号を表示する。
イ 達，指令 文書記号は，市名の次にそれぞれの文書区分を付け，文書番号は，文書管理システムに登録することにより付される会計年度ごとの一連番号を表示する。
(3) 一般文書 文書記号は，「成」の文字の後に課の頭文字又は代表する文字を付し，文書管理システムに登録することにより付される会計年度ごとの一連番号を表示する。
2 前項第3号の文書記号は，文書主管課長が別に定める。
第2章 文書等の配布及び収受
(到達した文書等の取扱い)
第11条 本庁機関に到達した郵便物，電報，託送物，届け書その他の文書，図画及び物品(以下「文書等」という。)は，文書主管課において受領し，次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書等は，開封せずに文書配布棚により配布するものとする。ただし，開封しなければ配布先を確認できないものは，開封した後，配布するものとする。
(2) 書留，配達証明，内容証明，特別送達等の取扱いによる郵便物(以下「特殊郵便物」という。)並びに開封された文書等で現金，小切手，有価証券及びこれらに準ずるものが添付されたものは，特殊郵便物収発簿に記載した上，当該所管課へ配布し，受領印を受けなければならない。
(3) 郵便料金の未払又は不足のあるものは，官公署から発せられたものその他文書主管課長が特に認めるものに限り，その料金を支払って受領することができる。
2 前項の規定にかかわらず，課に直接到達した文書等は，その課において受領するものとする。
(執務時間外に到達した文書等の処理)
第12条 執務時間外に本庁機関に到達した文書等は，当直者が受領し，速やかに文書主管課に引き継ぐものとする。
(文書等の転送又は返付)
第13条 文書主任は，配布を受けた文書等に課の所掌に属さないものがあるときは，次に定めるところにより転送し，又は返付しなければならない。
(1) 担当課が明らかなときは，直ちに担当課に転送するものとする。
(2) 特殊郵便物及び担当課が明らかでないときは，直ちに文書主管課に返付するものとする。
(文書等の収受)
第14条 文書主任は，文書等を収受するときは，当該文書等の余白に受付印を押印する。ただし，次に掲げる文書等を収受するときは，この限りでない。
(1) 庁内文書であって，軽易なもの
(2) 通知文書，案内状等(庁内文書を除く。)であって，事後にその内容を確認する必要がない文書等
(3) 新聞，雑誌，書籍，本市が発行する刊行物その他不特定多数のものに販売し，又は頒布することを目的として発行されるもの
2 文書主任は，文書等を収受するときは，課員をして，当該文書等に受付印を押印させ，当該文書等を担当する係に交付させることができる。
(送受信装置を利用した文書の収受等)
第15条 次に掲げる文書は，通信回線に接続する送受信装置(以下「送受信装置」という。)を利用して収受することができる。
(1) 総合行政ネットワーク文書
(2) 庁内文書又は市に対する署名若しくは押印を必要としない軽易な文書で文書主管課長が別に定めるもの
2 送受信装置への着信の有無の確認は，定期的に行うものとする。
3 前各項に定めるもののほか，送受信装置を利用した文書の収受及びその処理に関し必要な事項は，文書主管課長が別に定める。
第3章 公文書の処理
(公文書の処理期限)
第16条 公文書は，原則として3日以内に処理するものとする。
2 回答又は報告等を要する公文書で，期日の指定があるものは，必ずその指定期日内に発信者に到達するよう処理しなければならない。ただし，その期間内に処理することができないと認められるときは，あらかじめその理由を付して，期日の変更又は猶予を求めるものとする。
(秘密を要する公文書の処理)
第17条 秘密を要する公文書は，上司の指示を受けて適宜処理することができる。ただし，秘密でなくなったときは，この訓令に定める手続をとらなければならない。
(公文書の起案)
第18条 職員は，起案による処理を必要とする事案があるときは，直ちに文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力して行うものとする。ただし，帳票又は帳簿をもって処理できるものについては，この限りでない。
2 起案文書(電子決裁によるものを除く。次項において同じ。)で緊急を要するものは，起案書の上部に赤の付せんを貼り付け，その旨を明らかにしなければならない。
3 秘密に属する起案文書は，「秘」の字をその上部に朱記し，必要により封筒に入れる等の適切な措置を講じなければならない。
4 前各項に規定するもののほか，電子決裁による起案に関し必要な事項は，文書主管課長が別に定める。
(起案文書の作成要領)
第19条 起案文書には，全て件名を付し，結論を先にし，箇条書きにする等分かりやすいように留意のうえ作成し，必要があるときは，関係法令，条例，規則等を記載し，又は関係文書，参考資料等を添えるものとする。
2 起案は，原則として1事案につき1起案とするものとする。ただし，関連事項は，支障のない限り一括して起案することができる。
(回議)
第20条 起案文書又は財務会計に係る伝票は，下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(1) 電子決裁 文書管理システム又は財務会計システムにおいて承認の意思を登録する方法
(2) 書面による決裁 起案文書又は財務会計に係る伝票の所定の欄に押印又は署名をする方法
3 起案文書の内容を修正した者は，修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
(令4訓令4・一部改正)
(合議文書の順序及び処理)
第21条 事案の処理が他の部課の事務に関係がある場合は，当該関係部課長へ合議をしなければならない。この場合において，同一部内の他の課に関係がある場合にあっては関係課長，他の部課に関係がある場合にあっては当該事務を所掌する部長の回議を経てから合議をするものとする。
2 合議を受けた部課において，合議事項に異議のあるときは，相互に協議して調整するものとし，調整できないときは，双方の意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。
(文書の持回り)
第22条 起案文書のうち，重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は急施若しくは秘密を要するものは，起案者又は内容を説明することができる職員が持ち回り，回議又は合議を受けなければならない。
(収受文書の処理)
第23条 収受した文書等(以下「収受文書」という。)のうち起案による処理を必要としないものは，文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し，供覧しなければならない。
第4章 公文書の施行
(公印の使用)
第24条 施行する公文書には，公印を押印しなければならない。ただし，次に掲げる文書に該当しないものについては，公印の押印を省略することができる。
(1) 法令等の規定により公印の押印を要する文書
(2) 権利義務又は証明に関する文書のうち，文書主管課長が公印を押印することが必要であると認める文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略しようとする場合は，発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
3 送信する総合行政ネットワーク文書には，電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を付与するものとする。
4 第1項本文の規定により公印を押印する公文書について，文書主管課長が必要と認めるときは，決裁文書との間に契印を押すことができる。
(令4訓令4・令7訓令2・一部改正)
(公文書の発送)
第25条 文書主任は，公文書を発送しようとするときは，次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 原則として郵便料金計器を用いて郵便物に郵便料金を印字し，又は料金後納差出票等により，指定された時刻までに文書主管課へ提出すること。
(2) 郵便区内特別郵便等の各種郵便割引制度を活用できるものは，発送に必要な包装を施し，指定された時刻までに文書主管課に提出し，件数等の確認を受けること。
2 一時に多量の公文書を発送しようとするときは，発送しようとする日の前日までに文書主管課にその旨を連絡し，処理方法を協議しなければならない。
(送受信装置を利用した公文書の発送等)
第26条 第15条第1項各号に規定する文書は，送受信装置を利用して送信をすることができる。この場合において，当該送信は，公文書の発送とみなす。
2 前項の発送及びその手続に関し必要な事項は，文書主管課長が別に定める。
(公文書の施行日)
第27条 公文書の施行日は，発送又は令達等の処理が行われた日とする。
第5章 公文書の整理及び保存
(公文書の整理及び保存の原則)
第28条 公文書は，常に整理し，紛失，盗難，損傷等を防止するとともに，重要なものについては，非常災害時に際し，必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(公文書の分類)
第29条 課長は，事務及び事業の性質，内容等に応じ，系統的に公文書を分類し，文書分類表及び保管文書一覧表により管理するものとする。
(公文書の保存年限)
第30条 公文書の保存年限は，永年，10年，5年，3年，1年及び法定年の種別によるものとする。
2 公文書の保存年限は，事案の処理が完結した日(以下「完結日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし，出納整理期間中に完結した前年度予算に係る公文書にあっては，当該公文書の保存年限の起算日は，完結日の属する年の翌年4月1日とすることができる。
3 公文書の保存年限の種別は，別表第2に定める基準に従い，課長が定める。
(1) 出納の証拠書類 当該出納のあった日
(2) 契約文書 当該契約を締結した日
(3) 例規文書，公示文書又は令達文書 公布，公示又は令達が行われた日
(4) 訴訟等関係文書 訴訟等に関する事件が完結した日
(5) 発送を要する文書 発送した日
(6) 前各号のいずれにも該当しない公文書 決裁のあった日
(公文書の整理)
第32条 事案の処理の完結した公文書は，保管文書一覧表により，課において文書主任及び文書補助員が主となり整理するものとする。
(公文書の保管)
第33条 前条の公文書は，その完結した日の属する年度の翌年度末日まで，課において保管しなければならない。
2 前項の保管期間は，保存年限に算入する。
(保存する公文書の引継ぎ)
第34条 文書主任は，文書主管課長が指定する日までに，保管期間を終えた公文書を保存年限別に区分し，文書分類表の配列順に保存箱に収納するものとする。
2 文書主任は，保存年限別に引き継ぐ公文書の目録を作成し，保存箱とともに文書主管課長に引き継がなければならない。
3 前項の規定にかかわらず，文書主管課長は，必要があると認めるときは，公文書を課に保存させることができる。
4 文書主管課長は，第2項の規定により引き継ぎを受けた公文書を整理し，書庫に収納するものとする。
(保存文書一覧表の整備)
第35条 文書主管課長は，書庫に保存された公文書(以下「保存文書」という。)の所在を明らかにするため，常に保存文書一覧表を整備しておかなければならない。
(保存文書の貸出し)
第36条 保存文書の貸出しを受けようとする者は，文書主管課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の貸出しを受けようとする者は，保存文書貸出簿に記入の上，貸出しを受けなければならない。
3 保存文書の貸出期間は，7日以内とする。ただし，長期にわたり貸出しを必要とする場合において，文書主管課長の承認を得たときは，この限りでない。
4 保存文書の貸出しを受けた者は，いかなる理由があっても保存文書を抜き取り，取り替え，又は訂正してはならない。
(廃棄)
第37条 文書主管課長は，保存年限を経過した保存文書を廃棄するときは，当該保存文書を引き継いだ課長と協議の上，行うものとする。
2 課長は，当該課で保存している公文書が保存年限を経過したときは，保存文書一覧表により文書主管課長に届け出て，廃棄しなければならない。
3 文書主管課長は，保存した期間が20年を経過した永年文書について，その保存の必要がないと認めるときは，当該永年文書を引き継いだ課長と協議の上，廃棄することができる。
4 文書主管課長は，保存年限の経過した公文書で特に保存の必要を認めるものは，改めて保存年限を定めることができる。
5 公文書を廃棄する場合においては，焼却等の適切な方法により処分し，秘密の漏えいを防止しなければならない。
第6章 雑則
(公文書取扱いの特例)
第39条 文書主管課長は，公文書の取扱いについて，この訓令に定めるところによることができない場合があるときは，文書主管部長の承認を得て，この訓令以外の方法により処理することができる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は，平成18年3月27日から施行する。
(成田市文書管理規程の廃止)
2 成田市文書管理規程(昭和52年訓令第5号)は，廃止する。
(下総町及び大栄町の編入に伴う経過措置)
3 この訓令の施行の日の前日までに，下総町又は大栄町の職員が職務上作成し，又は取得した公文書の管理については，この訓令の規定にかかわらず，下総町文書事務取扱規程(昭和56年下総町訓令第3号)又は大栄町文書管理規程(平成13年大栄町訓令第6号)の例による。
(自動車の臨時運行許可業務規程の一部改正)
4 自動車の臨時運行許可業務規程(昭和42年訓令第3号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成19年3月30日訓令第3号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第11号)
この訓令は，平成19年10月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第1号)
この訓令は，平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日訓令第2号)
この訓令は，平成25年4月1日から施行する。
附則(平成25年12月2日訓令第9号)
(施行期日)
1 この訓令は，平成25年12月3日から施行する。
(成田市事務決裁規程の一部改正)
2 成田市事務決裁規程(昭和53年訓令第8号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和4年3月31日訓令第4号)
この訓令は，令和4年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月21日訓令第2号)
この訓令は，令和7年4月1日から施行する。
別表第1
別表第2
保存年限 | 基準 |
永年 | 1 条例，規則その他例規の原義書 2 市議会の議案書，議決書及び議事録(主管課所管のものに限る。) 3 訴訟，和解及び行政不服審査に関するもの 4 市の廃置分合又は境界変更並びに字の区域及び名称の変更に関するもの 5 特別職の事務引継ぎに関するもの 6 総合計画に関するもの(主管課所管のものに限る。) 7 法令等に基づく統計資料及び市の統計書(主管課所管のものに限る。) 8 市史及び市史の資料となる重要なもの 9 職員の任免，賞罰等人事に関する重要なもの(主管課所管のものに限る。) 10 年金，退職手当，公務災害補償等の裁定及び認定に関するもの(主管課所管のものに限る。) 11 叙位，叙勲及び褒章に関するもの(主管課所管のものに限る。) 12 予算書及び決算書(主管課所管のものに限る。) 13 市有財産の取得及び処分等に関するもの 14 公の施設の設置及び廃止に関するもの 15 工事関係で設計書等特に重要なもの 16 行政委員会等の委員及び附属機関の委員等の任免に関するもの 17 10年を超える契約，覚書，協定その他の権利義務に関するもの 18 10年を超える許可，認可，免許，登録，証明，認定等の行政処分に関するもの 19 公文書の開示，個人情報の開示等に関するもの(主管課所管のものに限る。) 20 文書分類表及び保存文書一覧表(主管課所管のものに限る。) 21 原簿及び台帳等で特に重要なもの 22 その他11年以上保存する必要があるもの |
10年 | 1 事業の計画及び実施に関するもので重要なもの 2 職員の給与及び諸手当に関するもの(主管課所管のものに限る。) 3 諮問及び答申等に関するもので重要なもの 4 請願，陳情及び要望等に関するもので重要なもの 5 5年を超える契約，覚書，協定その他の権利義務に関するもの 6 5年を超える許可，認可，免許，登録，証明，認定等の行政処分に関するもの 7 市有財産の管理に関するもの 8 市税その他公課に関するもの 9 金銭出納に関するもの(主管課所管のものに限る。) 10 行政庁からの令達その他の文書で重要なもの 11 重要な工事の執行に関するもの 12 行政上の助言，勧告及び指導に関するもの 13 原簿及び台帳等で11年以上保存する必要がないもの 14 その他10年間保存する必要があるもの |
5年 | 1 事業の計画及び実施に関するもの 2 諮問及び答申等に関するもの 3 請願，陳情及び要望等に関するもの 4 事務引継ぎに関するもの 5 補助金に関するもの 6 工事の執行に関するもの 7 契約，覚書，協定その他の権利義務に関するもの 8 3年を超える許可，認可，免許，登録，証明，認定等の行政処分に関するもの 9 非常勤職員の採用に関するもの 10 職員の服務に関するもの 11 職員の研修に関するもの 12 出勤簿，休暇願，時間外勤務等命令票，旅行命令票等職員の勤務の実態を証するもの 13 公文書の開示，個人情報の開示等に関するもの(主管課所管以外のものに限る。) 14 官報及び県報 15 照会，回答，通知その他の一般往復文書で重要なもの 16 その他5年間保存する必要があるもの |
3年 | 1 金銭出納に関するもの(主管課所管以外のものに限る。) 2 3年以下の許可，認可，免許，登録，証明，認定等の行政処分に関するもの 3 照会，回答，通知その他の一般往復文書 4 各種日誌 5 その他3年間保存する必要があるもの |
1年 | 1 照会，回答，通知その他の一般往復文書で軽易なもの 2 その他1年間保存する必要があるもの |
法定年 | 法令に保存期間の定めのあるもの |
別記
(令4訓令4・一部改正)
