○美里町電磁的記録管理要綱
平成18年1月1日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 この訓令は、美里町行政文書管理規則(平成25年美里町規則第17号)第9条の規定に基づき、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(電磁的記録の管理)
第2条 公文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、電磁的記録の保管・保存に当たって損傷、滅失、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。
2 管理責任者は、組織的に用いる電磁的記録とそれ以外のものとは区分する、又は区分できるようにするものとする。
(管理責任者の職務)
第3条 管理責任者は、次の業務を行う。
(1) 電磁的記録の作成及び取得に関すること。
(2) 電磁的記録の保管に関すること。
(3) 電磁的記録の保存に関すること。
(4) 電磁的記録の廃棄に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、電磁的記録の管理に関し必要なこと。
(電磁的記録の保管等)
第4条 電磁的記録は、適切な場所に保管し、その効率的な利用を図るものとする。
2 電磁的記録の保存年限は、管理責任者が総務課長と協議して定めるものとする。ただし、法令等に特段の定めのあるものは、この限りでない。
3 保存年限を経過した電磁的記録は、管理責任者が廃棄するものとする。
(電磁的記録管理目録)
第5条 管理責任者は、電磁的記録管理目録(別記様式)を作成し、保管するものとする。
2 電磁的記録管理目録は、組織的に用いる電磁的記録を作成・取得したときに記入することとし、その写しを美里町課設置条例(平成18年美里町条例第6号)第2条に掲げる総務課に送付するものとする。また、電磁的記録の廃棄等その内容に変更があったときも同様とする。
(秘密の保護)
第6条 秘密の保全を要する電磁的記録は、機密保護に十分注意し、適正な管理を行うものとする。
(電磁的記録の持ち出しの禁止)
第7条 電磁的記録は、原則として課外へ持ち出してはならないものとする。ただし、管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか、電磁的記録の管理に当たって必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(令和6年5月24日訓令第8号)
この訓令は、令和6年5月24日から施行する。
