○美里町文書規程
平成25年3月28日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第15条)
第3章 文書の処理(第16条―第26条)
第4章 文書の施行(第27条―第35条)
第5章 文書の整理、保存等(第36条―第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、文書事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めるものとする。
(1) 文書 美里町行政文書管理規則(平成25年美里町規則第17号)第2条第1号に規定する行政文書をいう。
(2) 電子情報 電子計算機(入出力装置を含む。第12条を除き、以下同じ。)の入出力装置を用いて入力する電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)をいう。
(3) 文書管理システム 各種電子情報処理機能のうち、収受、供覧、起案、回議、決裁、発送、保存、閲覧、廃棄その他の文書の取扱いを電子的に処理する電子決裁及び文書管理の機能をいう。
(4) 電子申請システム文書 文書のうち、電子申請システム(申請、届出等の手続及びそれらに対する許可、認可等の手続を電磁的記録を受送信することにより行うための電子情報処理機能をいう。以下同じ。)を使用することにより、本町と申請、届出等の手続を行う者との間で交換する文書をいう。
(5) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
2 文書は、別に定めがある場合又は特に支障のある場合を除き、文書管理システムにより取り扱うよう努めなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書事務を総括し当該事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。
(文書取扱主任の設置)
第5条 各課(美里町課設置条例(平成18年美里町条例第6号)に規定する課、美里町行政組織規則(平成18年美里町規則第3号)に規定する会計課、美里町南郷病院事業の設置等に関する条例(平成18年美里町条例第177号)に規定する町立南郷病院及び美里町水道事業の設置等に関する条例(平成18年美里町条例第173号)に規定する水道事業所をいう。以下同じ。)に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 主任は、毎年度、各課長(室長を含む。以下同じ。)が職員のうちから指名することとし、文書取扱主任指名報告書(様式第1号)により総務課長に報告するものとする。
(主任の職務)
第6条 主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(3) 文書の受理に関すること。
(4) 収受文書の登録に関すること。
(5) 文書整理に関すること。
(6) 完結文書の整理保管及び引継ぎに関すること。
(7) 電子申請システムを使用した電磁的記録である情報(以下「電子申請システム文書情報」という。)の送信の際に当該情報に行う電子署名に関すること。
(8) 文書管理システムに関すること。
(9) 例規の整備に関すること。
(10) その他文書の管理及び取扱いに関すること。
(文書関係帳票)
第7条 総務課には、次に掲げる帳票を備えなければならない。
(1) 条例公布簿(様式第2号)
(2) 規則公布簿(様式第3号)
(3) 告示簿(様式第4号)
(4) 公告簿(様式第5号)
(5) 訓令簿(様式第6号)
(6) 特殊文書配布簿(様式第7号)
(7) 行政文書簿冊一覧表(様式第8号)
(8) 保存箱簿冊一覧表(様式第9号)
(1) 達・指令簿(様式第10号)
(2) 文書収受簿(様式第11号)
(3) 文書番号簿(様式第12号)
(4) 行政文書簿冊一覧表
(5) 保存箱簿冊一覧表
(集配)
第8条 文書の集配は、総務課により行う。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 重要又は秘密を要する文書
(2) 緊急を要するため持回り又は即決を要する文書
(3) 大量印刷物、雑誌、書籍等の集配の困難なもの
(4) その他集配困難又は不適当なもの
2 前項の集配は、1日1回、午前11時とし、職員は、随時総務課及び総務課町民窓口室備付の文書箱から文書を受領する。
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの
イ 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもの
イ 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表わすもの
ウ 指令 個人、団体又は下級行政機関等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表わすもの
(4) 往復文
通達、依命通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等
(5) その他
契約書、要綱、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等
(文書の記号及び番号)
第10条 文書(前条第5号に掲げるものを除く。)には、記号及び番号を付けなければならない。
2 文書の記号は、別表第1のとおりとする。
3 文書の番号は、第30条の規定により原議に付された番号とする。
(文書の書式)
第11条 文書の書式は、別表第2に定めるところによるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第12条 町に送達された文書は、総務課(主管課に直接送達されたものにあっては主管課)において受領し、次に定めるところにより、総務課又は主管課において収受し、配布しなければならない。この場合において、総務課において受領した文書のうち、次項に定めるものを除き、主管課において収受するものについては、受領後直ちに、主管課に回付するものとする。
(2) 親展文書(秘扱いのものを含む。以下同じ。)は、次の区分により処理すること。
ア 総務課で受領したもの 封皮に収受印を押し、特殊文書配布簿により受領印を徴して、町長及び副町長あてのものは総務課秘書室に、課長あてのものは主管課に配布するものとし、当該課においては、名あて人に配布すること。
イ 主管課で受領したもの 封皮に収受印を押し、名あて人に配布すること。
(4) 電報は、総務課において電文の余白に収受印を押し、特殊文書配布簿により受領印を徴して主管課に配布するものとし、主管課においては、担当者に配布すること。
(5) 通貨又は有価証券(以下「通貨等」という。)が添付してあるものは、主管課で開封したものにあっては主管課において、次項の規定により総務課で開封したものにあっては総務課において文書の余白に収受印を押し、通貨等が添付してある旨付記して、次の区分により配布すること。
ア 総務課で収受したもの 特殊文書配布簿により受領印を徴して当該通貨等を添え、主管課に配布することとし、主管課においては、文書収受簿に登録した上、通貨等を添え、担当者に配布すること。
イ 主管課で収受したもの 文書収受簿に登録した上、当該通貨等を添え、担当者に配布すること。
(6) 差押書、不服申立書、入札書その他受領の日時が権利の得失に関係がある文書は、前各号の例により処理するほか、収受印の下に受領時刻を朱書して取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて配布すること。
(7) 小包(書留郵便によるものを除く。)は、主管課において封皮に収受印を押し、担当者に配布すること。
(8) 電子申請システム文書は、次のように処理すること。
ア 担当者において受信し、電子計算機の出力装置の映像面に表示された電子申請システム文書情報の内容を確認し、当該文書情報が主管課と異なる課等に到達している場合は、当該文書を電子申請システムにより主管課に回付すること。
イ 電子申請システム文書情報に電子署名が行われ、当該電子署名が電子申請システムにより検証されている場合には、当該電子署名の検証について確認すること。
ウ 受信した電子申請システム文書情報は、文書情報を受信した者が別に定める形式を満たしているか形式確認を行った後に主任に回付すること。
エ ウにより電子申請システム文書情報の回付を受けた主任は、当該電子申請システム文書情報を文書収受簿に登録の上、担当者に再回付すること。
(9) 電子計算機の入出力装置で受信した文書情報(電子申請システム文書情報を除く。)は、主管課においてすべて出力した上で、当該書面の余白に収受印を押し、文書収受簿に登録の上、担当者に配布することとし、ファクシミリ装置で受信した情報を出力することにより作成した書面は、主管課において当該書面の余白に収受印を押し、文書収受簿に登録の上、担当者に配布すること。ただし、第1号ただし書きの規定に該当する場合は、この限りでない。
2 封皮のあて名のみによっては主管課を特定できないもの(親展文書及び小包を除く。)については、総務課において開封し、文書の余白に収受印を押した上、主管課に配布するものとする。
(料金未納等郵便物の受領)
第13条 送達された文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。
(誤配文書の回送)
第14条 第12条の規定により文書の配布又は回付を受けた課の長は、配布又は回付された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに、総務課又は主管課に回送しなければならない。
(勤務時間外に送達された文書の収受等)
第15条 勤務時間外に送達された文書の収受等については、美里町宿日直規程(平成18年美里町訓令第36号)に定めるところによるものとする。
第3章 文書の処理
(文書の処理促進)
第16条 主管課長は、収受し、又は配布された文書を閲了し、自ら必要な処置を執るほか、所属の職員に指示して、速やかに、処理しなければならない。
2 主管課長は、許認可等に係る文書については、行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより、迅速な処理に努めなければならない。
3 主管課長は、府省庁、県及び他の課等からの照会等で回答、報告等の期限のある文書については、当該期限までに処理するよう努めなければならない。
4 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。
(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの
(2) 定例又は軽易なもので、所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの
2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。
3 文書の保存年限が1年保存の文書については、文書管理システムによる電子決裁機能を用いて起案するよう努めるものとする。
(供覧)
第18条 収受し、又は配布された文書が起案によらず、供覧することによって処理できるものであるときは、次に掲げるところにより閲覧に供するものとする。
(1) 文書管理システムを用いる場合は、供覧の操作を行うこと。
(2) 前号の規定によらない場合は、収受し、又は配布された文書の余白に閲覧者押印欄を設け、又は添付すること。
(起案の要領)
第19条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 形式は、第11条に規定する文書の書式によること。
(2) 事案が定例なものは、次条の規定により定められた例文により処理すること。
(3) 用字・用語は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。
(4) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。
(回議書の作成要領)
第20条 文書管理システムにおける回議に係る文書情報及び書面による回議書(以下単に「回議書」という。)の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 回議書は、文書管理システム又は電子計算機の入出力装置から出力することにより作成した書面による場合を除き、原則としてインクをもって記載すること。
(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、文書管理システムによる場合にあっては関係する文書情報を、書面による場合にあっては関係書類を添付すること。
(3) 同一案件に関する回議書は、文書管理システムによる場合にあっては所要の電子情報を付記し、書面による場合にあってはその処理順序にまとめてつづり、まとめてつづり難いときは、所要の事項を付記して回議すること。
(4) 回議書を加除し、又は訂正したときは、文書管理システムによる場合にあってはその旨の電子情報を付記し、書面による場合にあっては軽易なものを除き、その者の印を押すこと。
(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨を回議書に朱書すること。
(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」等と回議書(文書管理システムにより決裁されるものにあっては、当該決裁済の文書情報を出力することにより作成する決裁済回議用紙)に朱書すること。
(回議の要領)
第21条 回議書は、職制の順で回議しなければならない。
2 回議書の内容が、他の課に関連するものであるときは、主管課長の回議を経てその関連する課長に合議しなければならない。
3 前項の合議事項について、課の間で意見を異にするときは、町長が決定するものとする。
(回議の促進)
第22条 回議書の回議に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、回議の促進に努めなければならない。
(1) 回議は、必要最小限の範囲にとどめること。
(2) 庁議その他の連絡会議で決定した事項又は事案の処理案を関係課又は関係係に送付して意見の調整が行われた事項については、回議書にその旨付記し、特に必要のない限り、関係課長又は関係係長への回議書による合議を省略すること。
(3) 第20条第5号の回議書は、文書管理システムによる場合はその内容を十分に理解するに足る電子情報を付記し、文書管理システムによらない場合は起案者又はその内容を十分説明できる者が持ち回ること。
(合議後の通知)
第23条 主管課長は、合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき、又は当初の起案が廃案となったときは、速やかに、合議した課長にその旨通知しなければならない。
(文書の審査)
第24条 次に掲げる事案に係る回議書は、課長等の決裁を受けた後、他の課に関係のあるものは更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 法規文書案
(2) 議案
(3) 法令及び町例規の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更又は消滅に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(6) 往復文書で重要又は異例に属するもの
(例規整備の促進)
第25条 主管課長は、常に例規の整備に努め、条例等の制定又は改廃を必要とするときは、適宜な処置を講じなければならない。
2 総務課長は、必要と認めるときは、主管課長に対し、例規の整備について適宜な処置を講ずるよう要請することができる。
(決裁済の表示)
第26条 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)のうち文書管理システムによる回議に係るものには、決裁済年月日の登録を行うものとし、書面による回議に係るものには、決裁済年月日を記入するものとする。
第4章 文書の施行
(施行文書の処理)
第27条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに、施行しなければならない。
2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。
(文書の施行者名)
第28条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。
2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。
(文書の日付)
第29条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。
(1) 法規文のうち条例 条例公布簿
(2) 法規文のうち規則 規則公布簿
(3) 公示文 告示番号簿又は公告番号簿
(4) 令達文のうち訓令 訓令番号簿
(5) 令達文のうち達及び指令 令達簿
(6) 往復文 文書番号簿
2 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。
3 条例、規則、訓令及び告示、公告の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。
(浄書及び校合)
第31条 施行する文書は、主管課において浄書、校合するものとする。
(公印等の押印)
第32条 施行する文書(電子申請システム文書及び課長名で施行する軽易な文書を除く。以下この条において同じ。)には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 町の機関に発する往復文(特に重要なものを除く。)
(2) 町の機関以外に発する往復文で次に掲げるもの
ア 図書刊行物、統計資料、ポスター等を送付する旨の文書(配布、掲示等の依頼が含まれているものを含む。)
イ 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書
ウ 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告等に関する文書
エ 定期的な報告文書(法令等で様式が定まっているものを除く。)
オ 所掌事務の照会文書のうち軽易なもの
カ 所掌事務の回答文書のうち軽易なもの
キ 法令等の定め、通知等により文書を提出する相手方が公印が不要であること、又は省略できるものであることを明記しているもの
(3) あいさつ文及び書簡文
(4) 前3号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
(電子署名)
第33条 施行する電子申請システム文書については、当該文書の情報の送信の際、当該電子申請システム文書情報に電子署名を行うものとする。ただし、当該電子申請システム文書が前条第1項各号に掲げるものに該当する場合は、この限りでない。
(文書の発送)
第34条 施行する文書(電子計算機により施行する文書及び電子申請システム文書を除く。以下この項において同じ。)は、次に定めるところにより総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け発送することができる。
(1) 料金後納により発送する文書は、当日午後3時30分まで総務課に依頼されたものとし、当該時刻を過ぎて依頼されたものは、翌日発送するものとする。ただし、官公庁あての文書は、特殊取扱郵便によるもの及び急を要するものを除き、一括同封して発送すること。
(2) 前号本文の規定にかかわらず、特に急を要するものは、随時発送すること。
(3) 郵便で発送する場合は、原則として料金後納の方法とし、料金後納郵便物差出票(様式第15号)に必要事項を記入して発送するものとする。
2 第32条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は、郵送、手渡し又は使送により行うほか、電送(ファクシミリ又は電子計算機による送信をいい、電子申請システム文書情報の送信を除く。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送は、前項及び第6条第2号の規定にかかわらず、主管課において、当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。
3 電子計算機により施行する文書及び電子申請システム文書の発送は、それぞれの文書情報を送信することにより行うものとする。
4 施行する電子申請システム文書の発送は、主管課において、当該文書に係る事務を担当する者が行うものとする。
(処理中の文書の管理)
第35条 主管課長は、第16条第2項に規定する文書について、常にその処理状況を把握しておくものとし、処理が完了していないものがある場合には、速やかに、その処理に当たらなければならない。
第5章 文書の整理、保存等
(文書の整理)
第36条 主管課長は、文書(電磁的記録を除く。以下この章において同じ。)を未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書は、災害に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第37条 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(完結文書の編集及び製本)
第38条 完結文書は、主管課において次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。
(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
(2) 一冊の厚さは、10センチメートルを限度とすること。
2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムで決裁された完結文書にあっては、文書管理システムにより編集するとともに、電磁的記録による簿冊として保管するものとする。
3 主管課長は、前2項の規定により完結文書を編集し、及び製本したときは、速やかに、行政文書簿冊一覧表を整理しなければならない。
(文書の保存年限の種別)
第39条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
第1種 30年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。
(保存年限の種別の基準)
第40条 前条第1項に規定する保存年限の種別の基準は、次のとおりとし、その設定は、主管課長が総務課長と協議して行うものとする。
第1種 30年保存
(1) 町の沿革、廃置分合、境界変更、名称変更、区域変更などに関する文書
(2) 叙位、叙勲、表彰及び褒章に関する重要な文書
(3) 儀式等に関する特に重要な文書
(4) 不服申立て、訴訟、調定及び和解に関する特に重要な文書
(5) 例規制定改廃、告示及び公告に関する文書(原議、原本など)
(6) 町議会に関する文書(議案、議決書、議事録など)
(7) 地方交付税等に関する重要な文書
(8) 行政組織の設定・改廃に関する重要な文書
(9) 町の長期的な計画の策定に関する文書
(10) 職員の任免、進退、賞罰、身分等人事に関する文書並びに履歴書
(11) 町の発行する刊行物(町の広報紙など)
(12) 予算、決算に関する特に重要な文書(予算書、決算書など)
(13) 財産及び地方債に関する重要な文書
(14) 大規模工事、公共施設等の工事施工に関する特に重要な文書(設計図、図面、契約書など)
(15) 用地の買収計画書及び登記書等
(16) 土地、工作物等の収用、使用に関する重要な文書
(17) 契約、協定及び陳情、請願、要望等に関する特に重要な文書
(18) 台帳、帳簿等で特に重要なもの
(19) 調査、研究、統計に関する重要な文書
(20) その他10年を超えて保存する必要のあるもの
第2種 10年保存
(1) 附属機関に関する重要な文書(諮問、答申、議事録など)
(2) 国、県に対する許認可、申請等に関する文書
(3) 事務事業の基本計画及び運営の基本方針などの樹立に関する文書
(4) 儀式等に関する文書
(5) 財産及び地方債に関する文書
(6) 予算、決算及び予算執行等に関する重要な文書
(7) 工事施工に関する重要な文書
(8) 契約、協定に関する重要な文書
(9) 町税の賦課徴収、その他公課に関する重要な文書
(10) 許可、認可、承認、取消などの行政処分に関する重要な文書(法的に5年を超えるもの)
(11) 陳情、請願、要望、上申、訴願に関する特に重要な文書
(12) 調査、研究、統計に関する文書
(13) 各種原簿、台帳等
(14) その他5年を超えて保存する必要のあるもの
第3種 5年保存
(1) 町議会に関する文書(各主管部署)
(2) 予算、決算に関する文書
(3) 予算執行、出納に関する文書
(4) 監査及び検査に関する文書
(5) 職員の給与等の支給に関する文書
(6) 町税の賦課徴収に関する文書
(7) 寄付又は贈与の受納に関する文書
(8) 工事に関する文書
(9) 許可、認可、承認、取消などの行政処分に関する重要な文書(法的に3年を超え5年未満のもの)
(10) 陳情、請願、要望、上申、訴願に関する重要な文書
(11) 契約、協定に関する文書(業務委託、施設保守委託など)
(12) 附属機関に関する文書
(13) 照会、回答に関する文書
(14) その他3年を超えて保存する必要のあるもの
第4種 3年保存
(1) 事務引継に関する文書
(2) 職員の勤務の状況が記録された文書(出勤簿、旅行命令簿など)
(3) 許可、認可、承認、取消などの行政処分に関する重要な文書(法的に1年を超えるもの)
(4) 調査、研究、統計に関する軽易な文書
(5) 文書収受及び発送に関する文書
(6) 諸証明交付申請書等
(7) 庁内通知に関する文書
(8) その他1年を超えて保存する必要があるもの(単独事業など)
第5種 1年保存
(1) 庁内通知に関する軽易な文書
(2) 事務事業に関して、保存期間が法的に1年以内の文書
(3) その他1年を超えて保存する必要がないもの
(文書の保存)
第41条 完結文書の保存は、文書管理システムにより決裁された文書及び保存年限が10年、5年、3年又は1年のものにあっては主管課長が、保存年限が30年のものにあっては総務課長が行わなければならない。
2 完結文書は、完結の翌年度又は翌年の末日まで主管課の事務室において保管するものとし、完結から2年以上経過した文書については、総務課長が指定する保存場所に保存するものとする。
3 文書の保存方法については、保存箱に入れて保存するものとし、その際、保存箱簿冊一覧表を2枚作成し、1枚は保存箱に貼り付け、もう一枚は主管課長が保管しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けるときは、保存年限、編集製本等について審査し、不適当と認めるものは、補正をさせることができる。
3 保管文書の引継ぎは、毎年7月までに行うものとする。
(文書の閲覧及び借覧)
第43条 総務課長が保存している文書を閲覧し、又は借覧しようとする場合は、文書閲覧・借覧書(様式第18号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。
2 前項の借覧の期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が承認したときは、この限りでない。
第44条 文書を閲覧し、又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。
(文書の廃棄)
第45条 保存年限が10年、5年、3年又は1年の文書又は常用文書で保存年限を経過したものについては、主管課長がこれを廃棄しなければならない。
2 保存年限が30年の文書(常用文書を除く。)で保存年限を経過したものについては、総務課長が主管課長と協議の上これを廃棄しなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、文書管理システムにより決裁された文書については、総務課長が主管課長と協議の上、廃棄しなければならない。
4 主管課長は、保存年限を経過した文書で必要と認めるものについては、当該保存年限を延長してこれを保存することができる。ただし、総務課長に引き継いだものについては、主管課長が総務課長と協議の上、当該保存年限を延長して総務課長が引き続き保存することができる。
2 総務課長は、前項の規定により選定した文書については、主管課長と協議の上、保存するものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
(関係訓令の廃止)
2 次に掲げる訓令は、廃止する。
(1) 美里町文書取扱規程(平成18年美里町訓令第10号)
(2) 美里町公文規程(平成18年美里町訓令第11号)
(経過措置)
3 この訓令の施行の日の前日までの間に、この訓令による廃止前の美里町文書取扱規程の規定に基づき総務課長又は主管課長に引き継がれた10年保存又は5年保存の文書のうち、暦年によるものの保存期限は、第39条第2項の規定にかかわらず、文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算するものとする。
4 前項に定めるもののほか、この訓令の施行の日の前日までの間にこの訓令による廃止前の美里町文書取扱規程の規定に基づき施行し、編集若しくは製本し、又は保存された文書については、なお従前の例による。
附則(平成27年4月1日訓令第10号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月17日訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月24日訓令第4号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日訓令第5号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月18日訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日訓令第4号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第5号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年9月4日訓令第11号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年10月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
別表第1(第10条関係)
1 法規文、公示文及び令達文
美里町条例第 号
美里町規則第 号
美里町告示第 号
美里町公告第 号
美里町訓令第 号
美里町( )達第 号
美里町( )指令第 号
2 往復文
美総第 号 総務課
美企第 号 企画財政課
美まち第 号 まちづくり推進課
美防第 号 防災管財課
美税第 号 税務課
美町第 号 町民生活課
美産第 号 産業振興課
美建第 号 建設課
美下水第 号 下水道課
美健福第 号 健康福祉課
美長寿第 号 長寿支援課
美子家第 号 子ども家庭課
美会第 号 会計課
美子育第 号 子育て支援センター
美南病第 号 町立南郷病院
美水第 号 水道事業所
美児第 号 美里児童館
美契第 号 契約関係文書
美徴第 号 徴収関係文書
