○屋久島町文書事務取扱規程
平成19年10月1日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の受付及び配布(第7条―第10条)
第3章 起案(第11条―第27条)
第4章 文書の浄書及び発送(第28条―第33条)
第5章 公文書の保管(第34条―第38条)
第6章 公文書の保存(第39条―第43条)
第7章 公文書の管理の特例(第44条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、屋久島町における文書事務について必要な事項を定めるものとする。
(文書等による事務処理の原則)
第2条 意思決定に当たっては、次に掲げる場合を除き、文書等(文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。以下同じ。)を作成して行うこととする。
(1) 意思決定と同時に文書等を作成することが困難である場合で、事後に文書等を作成するとき。
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 事務及び事業の実績については、処理に係る事案が軽微である場合を除き、文書等を作成することとする。
3 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、処理経過を明らかにし、及び適正に管理しなければならない。
4 起案文書は、回議及び合議に必要な余裕をおいて起案し、必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、各課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように指導しなければならない。
(各課長の職務)
第4条 各課の長(以下「各課長」という。)は、その課の文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。
(取扱者)
第5条 各課各係に文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置き、職員のうちから各課長が指定する。
2 取扱者は、その課及び係における次の事務を処理するものとする。
(1) 文書事務の改善及び指導
(2) 文書の受付、配布及び発送
(3) 文書の審査
(4) 文書等の整理及び保管
(5) 情報公開に係る総合調整
(文書主任)
第6条 総務課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置き、総務係長をもって充てる。
2 文書主任は、その部局における総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)の電子文書交換システムにより電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)が付され交換される電磁的記録をいう。以下同じ。)の送信及び受信を行うものとする。
第2章 文書の受付及び配布
(文書の受付及び配布)
第7条 郵便、使送、ファクシミリ、電子メール(コンピューターのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により本庁に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、総務課長又は地域住民課長(以下「総務課長等」という。)が受け付ける。
2 総務課長等は、受け付けた文書を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、封のまま主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布先が判明しない封書は、開封し、主務課に配布する。
(3) 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。
(4) ファクシミリは、出力用紙を主務課へ配布する。
(5) 電子メールは、庁内ネットワークにより主務課に転送が可能なものは転送により、転送が不可能なものは、電子媒体により主務課へ配布する。
3 郵便料金が未納又は不足の郵便による文書は、公務に関係があるものに限り、当該未納又は不足の郵便料金を納めて受け付ける。
(執務時間外の受付)
第8条 執務時間(屋久島町の執務時間を定める規則(平成19年屋久島町規則第1号)に規定する時間をいう。以下同じ。)外に本庁に到達した文書は、警備員又は宿直員が受け付け、総務課長等に引き継がなければならない。
(各部局主務課での受付及び配布)
第9条 取扱者は、毎日午前及び午後それぞれ1回以上、総務課長等が受け付けたその属する課の所掌する事務に係る文書及び各課に直接到達した文書の有無を確認し、当該文書を受領しなければならない。
2 取扱者は、受領した文書を次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、課長の判断により、手続の一部を省略することができる。
(1) 文書の余白に各課受付日付印を押し、文書受発簿(別記第2号様式)に記入のうえ、課長の指示を受け主務係長に配布すること。
(2) 親展文書は、封筒に受付日付印を押し、封のまま名あて人に配布すること。
3 主務係長は、受領した文書を、処理期限を明示して担当者に配布しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の受信及び処理)
第10条 総合行政ネットワーク文書の受信は、文書主任又は主務課の取扱者が行う。
2 文書主任は、受信した総合行政ネットワーク文書を確認し、庁内ネットワークにより主務課に配信し、又は紙に出力して主務課に配布しなければならない。
3 文書主任は、原則として定時に総合行政ネットワーク文書の着信の状況を確認しなければならない。
4 取扱者は、前項の規定により配布を受けた文書の余白に各課受付日付印を押し、文書受発簿に記入のうえ、課長の指示を受け主務係長に配布しなければならない。
5 主務係長は、受領した文書を、処理期限を明示して担当者に配布しなければならない。
第3章 起案
(文書の規格等)
第11条 文書に用いる用紙は、原則として日本工業規格A列4番のものを縦長にして用いる。
2 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。
(1) 法令の規定により書式が定められているもの
(2) 他の官公署が書式を定めたもの
(3) 祝辞、賞状、感謝状その他これらに類するもの
3 文書は、原則として左側をとじる。
(起案用紙等)
第12条 文書を起案するときは、原則として起案用紙(別記第3号様式)を用いなければならない。
2 軽易な事案及び定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を利用し、又は簡易な帳票を用いて行うことができる。この場合においては、起案年月日、起案者、決裁年月日等を記載しなければならない。
(起案の要領)
第13条 文書の起案は、次の要領により行う。
(1) 内容のよく分かる題名を付けること。
(2) 文章は、分かりやすく、簡潔にすること。
(3) 必要により起案理由、関係法令又は参考資料を付記し、又は添付すること。
(4) 用字用語は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。
(文書の種類及び例)
第14条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政行為又は行政行為の結果又は事実を公示するもの
イ 公告 一定の事実を公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 所管の職員に対する一般的命令
イ 指令 特定の個人、法人又は団体に対して発する許可、認可、承認等
(4) その他の公文 通達、通知、照会、回答等
2 公文例は、別表第1のとおりとする。
(決裁区分等の記入)
第15条 文書を起案するときは、次に定めるところにより決裁区分等を明記しなければならない。
決裁区分 | 記号 |
町長の決裁を要するもの | 甲 |
副町長限りで処理するもの | 乙 |
総務課長限りで処理するもの | 丙 |
主務課長限りで処理するもの | 丁 |
(発信者名の基準)
第16条 法規文、公示文及び令達文は、町長名をもってするものとする。
2 文書の発信は、原則として町長名をもってする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限のある者の職及び氏名又は町名を用いることができる。
(担当者等の表示)
第17条 発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち、相手方からの照会等が予想される文書には、文書の末尾に事務担当者の所属、氏名、電話番号等を記載するように努めなければならない。
(作成年月日等の表示)
第18条 事業説明資料、会議資料等起案用紙を用いずに作成する文書には、その右上余白に作成年月日及び作成課名を記入するように努めなければならない。
(回議)
第19条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。
2 秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書は、起案者又は上司が自ら持ち回って回議しなければならない。
(合議)
第20条 起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は、主務課長を経て当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。
2 前条第2項の規定は、合議について準用する。
3 起案文書の合議を受けた者は、起案文書の内容に異議があるときは主務課長と協議して調整するものとし、協議が調わないときは意見を付しておかなければならない。
(代決、後閲、廃案等の場合の処理)
第21条 起案文書を屋久島町事務決裁規程(平成19年屋久島町訓令第1号)の定めるところにより代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載し、後閲を要するものについては「要後閲」と朱書きしておかなければならない。
2 回議又は合議の過程で起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案が廃案になったときは、主務課長は、速やかに回議又は合議を終わった関係課長にその旨を通知しなければならない。
(機密又は緊急を要する事案の処理)
第22条 機密又は緊急を要する事案は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。
(法制上の審査)
第23条 条例、規則、訓令、告示及び公告の制定及び改廃又は法令の解釈及び適用に関する重要な起案文書は、関係課長に回議し、又は合議した後、総務課長に合議し、法制上の審査を受けなければならない。
(文書の審査及び決裁日付印)
第24条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、各課において、取扱者の審査を受けた後、決裁日付欄に日付の記入を行うものとする。
(文書の記号及び番号)
第25条 前条の手続を終えた文書(公告を除く。)には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
(2) 前号の文書以外の文書には、各課において各課名の頭文字に「屋」を冠したものを用いた記号を付け、各課備付けの文書受発簿により番号を付けること。この場合において、取扱者は、当該決裁文書の番号欄に番号を記入するものとする。
(議案原稿の送付)
第26条 議会に提出する議案は、主管課において議案原稿を作成し、決裁後総務課長に送付しなければならない。
(条例の公布等)
第27条 条例、規則、告示及び訓令の公布は、屋久島町公告式条例(平成19年屋久島町条例第3号)の定めるところにより公布するものとする。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書及び校合)
第28条 原則として、決裁文書の浄書は起案者が行い、浄書した文書の校合は起案者以外の職員が行うものとする。
2 浄書及び校合を行った場合は、起案用紙の浄書欄及び校合欄に浄書を行った者及び校合を行った者がそれぞれ押印するものとする。
(公印の押印及び電子署名)
第29条 発送文書には、屋久島町公印規則(平成19年屋久島町規則第12号)に定める公印を押さなければならない。ただし、町の機関相互間の文書、軽易な文書又は案内状、礼状等権利の得喪若しくは変更に関係のない文書については、公印の押印を省略することができる。
2 公印を使用するときは、主務課長は、各課備付けの公印使用申請簿(別記第9号様式)に必要事項を記入し、総務課長等の承認を得なければならない。ただし、総務課長等は、必要があると認めるときは、あらかじめ公印取扱主任を指名し、公印を使用させることができる。
3 主務課長は、第1項本文の規定にかかわらず、事務処理の便宜上特に必要があると認めるときは、押印を要する文書に公印の印影を印刷し、又はこれを縮小して印刷することができる。
5 総合行政ネットワーク文書を送信するときは、電子署名を行うものとする。
6 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(文書の発送)
第30条 文書の発送は、総務課長等が行うものとする。
2 取扱者は、文書の発送を依頼するときは、封筒に発送先の住所、所在地、宛名等を明記し、封を行った状態の発送文書を総務課長等に送付しなければならない。この場合において、取扱者は、当該決裁文書の施行欄を発送日欄に置き換え、発送の日付を記入するものとする。
3 取扱者は、ファクシミリ及び電子メールを除き特殊な発送を要するものは、総務課等備付けの特殊発送申請簿(別記第11号様式)に記入し、総務課長等の許可を得なければならない。この場合において、取扱者は、当該決裁文書の標記欄に、発送の方法を記入するものとする。
4 総務課長等は、文書の発送の依頼を受けたときは、発送文書の封筒の表示に従って発送するものとする。この場合において、取扱いに不適当なものがあるときは、総務課長等は、これを変更することができる。
5 総務課長等は、文書の区分、発送の種別に応じ、文書発送依頼書(別記第12号様式)により発送の記録を取らなければならない。
(主務課における文書の発送)
第31条 勤務時間外において発送しなければならない文書又は勤務時間内であっても緊急に発送しなければならない文書については、主務課の取扱者が発送することができる。
2 第29条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書については、ファクシミリ又は電子メールにより、主務課の取扱者が発送することができる。
3 使送により文書を発送する場合は、取扱者は、主務課長の許可を得て行うことができる。
4 主務課において文書を発送したときは、取扱者は、当該決裁文書の施行欄を発送日欄に置き換え、発送の日付を記入するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の浄書、校合及び発送)
第32条 総合行政ネットワーク文書の浄書及び校合については、第28条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし、端末機に入力した内容と決裁原義との確認をもって校合とみなす。
2 総合行政ネットワーク文書の発送は、文書主任又は主務課の取扱者が行うものとし、端末機により送信されたときに発送されたものとみなす。
(文書の完結)
第33条 取扱者は、文書の発送等の手続を終えた当該決裁文書の編集項目欄に当該決裁文書を保管するファイル名、保存年限欄に保存年数を記入するものとする。
第5章 公文書の保管
(公文書の整理)
第34条 公文書(屋久島町情報公開条例(平成19年屋久島町条例第18号)第2条第2項に規定する公文書をいう。以下同じ。)は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう保管しておかなければならない。
(完結公文書のファイルへの保管)
第35条 事案の処理が完結した公文書(以下「完結公文書」という。)は、ファイル等にとじひも等を用いて編集し、その背表紙部分及び表紙部分に当該完結公文書の所属年度及び保存期間並びにファイル名を明示して保管しなければならない。
(ファイル等の保管用具)
第36条 ファイル等は、その保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし、当該保管用具に収納することが不適当なファイル等については、それぞれ適切な保管用具を使用することができる。
(未完結公文書の保管)
第37条 事案の処理が完結していない公文書(以下この条において「未完結公文書」という。)は、ファイル等に収納し、担当者の机の引出しに保管しなければならない。ただし、ファイル等に収納することが適当でない未完結公文書については、この限りでない。
(公文書の持出し等の禁止)
第38条 公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。
2 公文書は、主務課長の承認を受けなければ、関係者以外の者に閲覧させ、若しくは謄写させ、又はその謄写したもの(電磁的記録を用紙に出力したものを含む。)を交付してはならない。
第6章 公文書の保存
(公文書の保存期間)
第39条 公文書の保存期間の区分は、1年、3年、5年、10年及び永久とする。
2 保存期間を定める基準は、別表第2のとおりとする。
3 主務課長は、前項の基準に基づき、原則として、ファイル等ごとに保存期間を定めるものとする。
4 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 屋久島町情報公開条例第5条の規定による開示請求があったもの 当該開示請求に係る開示又は不開示決定の日の翌日から起算して1年間
6 公文書が使用又は保存に耐えなくなった場合等には、当該公文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の公文書を作成するものとする。
(完結公文書の管理)
第40条 完結公文書は、主務課において保管し、又は文書庫に保存しなければならない。ただし、主務課長が他の場所において保管し、又は保存することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
2 職員は、総務課長等の承認を受けなければ文書庫内に立ち入ってはならない。
(保存文書の閲覧等)
第41条 文書庫内の保存文書を借り受けようとする者は、保存文書借用簿(別記第13号様式)に所要事項を記入して主務課長の承認を受けなければならない。
2 借り受けた保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取り換え、若しくは訂正してはならない。
3 借り受けた保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに保存文書破損(亡失)届(別記第14号様式)により主務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
(保存文書の借受期間等)
第42条 保存文書の借受期間は、原則として30日以内とする。
(保存文書の廃棄等)
第43条 主務課長は、保存期間が満了した保存文書については、総務課長と協議のうえ、廃棄又は保存期間の延長を決定しなければならない。
2 主務課長は、前項の規定により廃棄する保存文書で秘密保持を必要とするものは、焼却、裁断等の方法により確実に廃棄しなければならない。
3 公文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、当該保存期間の満了前であっても、廃棄することができる。この場合においては、廃棄する公文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成するものとする。
第7章 公文書の管理の特例
第44条 この規程に定めるもののほか、公文書の分類、作成、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事項について法令又は条例若しくは規則に特別の定めが設けられている場合は、当該事項については、当該法令又は条例若しくは規則の定めるところによるものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の屋久町文書事務取扱規程(昭和48年屋久町訓令第2号)又は上屋久町文書取扱規程(平成15年上屋久町規程第1号)(以下これらを「合併前の訓令等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
3 当分の間、合併前の訓令等により保存されている公文書の保存年限については、なお合併前の訓令等の例による。
附則(平成25年3月26日訓令第2号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和元年12月12日訓令第18号)
この規程は、令和元年12月12日から施行し、令和元年5月1日から適用する。
別表第1(第14条関係)
公文書の書式
第1 条例
1 新たに制定の場合
(1) 条を設ける場合
(×は空白の字数を表す。)
(2) 条を設けない場合
2 改正の場合
(1) 全部を改正する場合
(2) 一部を改正する場合
ア 1の条例の一部を改正する場合
イ 複数の条例の一部を1の条例で改正する場合
(注)改正する条例の数が2であるときは、原則として「○○条例及び○○条例の一部を改正する条例」という題名を付ける。
3 廃止する場合
(1) 1の条例を廃止する場合
(2) 複数の条例を1の条例で廃止する場合
(注)廃止する条例の数が2であるときは、原則として「○○条例及び○○条例を廃止する条例」という題名を付ける。
4 条例改正文例
(1) 題名の改正
原則として、題名の全部を改正する方式を用いるが、いくつかの語句から成っている長い題名中のわずかな部分を改正するにすぎないときは、題名の一部を改正する方式を用いる。
ア 全部を改正する場合
イ 一部を改正する場合
(2) 目次の改正
ア 目次の新設の場合
イ 全部改正の場合
ウ 一部の字句を改める場合
エ 章、節等を廃止する場合
(注)中途の章、節等を廃止する場合に用いる。
(注)最終又は枝番の最後の章、節等を廃止する場合に用いる。
(3) 章、節等の改正
ア 章、節等の区分を新たに設ける場合
イ 条文を含めて章、節等の全部を改める場合
ウ 章、節等の名称を改める場合
(注)章、節等の名称の一部を改める場合に用いる。
(注)章、節等の名称の全部を改める場合に用いる。
エ 章、節等を加える場合
(注)繰り下げを行う場合に用いる。
オ 章、節等を廃止する場合
(注)形がいを残す場合に用いる。
(注)形がいを残さない場合に用いる。
(4) 見出しの改正
ア 新たに見出しを付ける場合
イ 見出しの全部を改正する場合
ウ 見出しの一部を改正する場合
エ 見出しを削る場合
(5) 条文中の字句の改正
ア 1条文中において字句を1箇所又は同一字句を2箇所以上改める場合
(注)2項以下の項のない条又は複数の項のある条の全部の項で同一字句を改める場合に用いる。
(注)複数の項のある条の特定の項の字句を改める場合に用いる。
イ 2以上の条文にわたって同一字句を改める場合
ウ 1の条例中のたくさんの箇所で同一字句を改める場合
エ 1条文中で異なる字句を2箇所以上改める場合
(注)改めようとする字句が同じ項にある場合に用いる。
(注)改めようとする字句が別々の項にある場合に用いる。
(注)改めようとする字句が別々の号にある場合に用いる。
オ 字句を追加する場合
カ 字句を削る場合
キ 同一条文中で字句を改め、追加し、及び削る場合(対称となる字句の順に整理する。)
(6) 条の全部改正、追加及び廃止
ア 条の全部を改める場合
固有見出しは、条の一部であるので、固有見出しの付いた条を全部改正するときは、改正後の条文に固有見出しを付けることを忘れないこと。
イ 第1条の前に条を加える場合
この場合は、同じ条が衝突しないように既存の条を繰り下げ、追加するスペースを作ってから追加する。
(注)枝番号を使用する場合に用いる。
(注)繰り下げによる場合(繰り下げの対象となる条の数が3以下である場合)に用いる。
(注)繰り下げによる場合(繰り下げの対象となる条の数が4以上である場合)に用いる。
ウ 条と条の間に条を加える場合
(注)枝番号を使用する場合に用いる。
(注)繰り下げによる場合(繰り下げの対象となる条の数が3以下である場合)に用いる。
エ 最終条の次に条を追加する場合
オ 章、節等の最初又は最後に条を追加する場合
章、節等に条を加える場合、追加する条がどの章、節等に属するかを明らかにするため、次の例のように「第○章中」と表現する。
カ 条を廃止する場合
(注)形がいを残す場合に用いる。
(注)形がいを残さない場合(繰り上げの対象となる条の数が4以上である場合)に用いる。
(注)形がいを残さない場合(最終条を廃止する場合)に用いる。
(7) 項の全部改正、追加及び廃止
ア 項の全部を改める場合
イ 項の冒頭に項を追加する場合
ウ 項の中途に項を追加する場合
エ 項の最後に項を追加する場合
オ 項を廃止する場合
(注)中途の項を廃止する場合に用いる。
(注)最終項を削る場合に用いる。
(8) 号の全部改正、追加及び廃止
ア 号の全部を改める場合
イ 号の冒頭に号を加える場合
(注)繰り下げの場合(繰り下げの対象となる号数が3以下である場合)に用いる。
ウ 号の中途に号を加える場合
(注)繰り下げの場合(繰り下げの対象となる号数が4以上である場合)に用いる。
エ 号の最後に号を加える場合
オ 号を廃止する場合
(注)形がいを残す場合に用いる。
(注)形がいを残さない場合(繰り上げの対象となる号数が3以下である場合)に用いる。
(注)最終号を廃止する場合に用いる。
(10) 表の改正
ア 表の全部改正、追加及び廃止の場合
イ 表の中の部分的な改正の場合
(11) 別表の改正
ア 別表の全部改正の場合
エ 別表を廃止する場合
(注)2以上ある別表のすべてを削る場合であっても、同様の表現を用いる。
(12) 附則の改正
(注)改正附則を改正する場合に用いる。制定附則を改正する場合は、「○○○条例の一部を改正する条例」とする。
第2 規則
条例の場合と同様とし、「条例」を「規則」と置きかえて用いる。
第3 告示
1 新たに制定の場合
(1) 条を設ける場合
(2) 条を設けない場合
2 改正の場合
(1) 条を設けてある場合
(2) 条を設けていない場合
第4 公告
(注)
1 告示に準じるが、番号及び附則は付けない。
2 公告には、公告の文字を付し、必要な場合は、その内容を要約した題名を付ける。
第5 訓令
(注)
1 訓令には、公布文を付けないほか、おおむね条例に準じる。
2 訓令の改正は、条例の改正に準じる。
第6 指令
第7 その他の公文(照会、回答、通知等)
別表第2(第39条関係)
保存期間を定める基準
1 永久保存
(1) 条例、規則等の制定、廃止及び一部改正の原議書
(2) 国、県等からの通知及び報告文書で将来的に例証となるもの
(3) 告示、公告文書で重要なもの
(4) 職員の採用、任命、進退、賞罰等に関する書類及び履歴書
(5) 恩給及び退職年金の裁定書類
(6) 台帳及び原簿で特に重要なもの
(7) 町及び字の配置分合、境界変更及び名称変更に関する書類
(8) 予算、決算又は出納に関するもので重要な書類
(9) 裁判等に関する書類
(10) 長期振興計画等10年以上にわたる計画に関するもの(主管課)
(11) 試験、研究等で得られたデータで特に重要なもの
(12) 許可、認可、登録等で永久保存の必要なもの
(13) 各種契約書で重要なもの
(14) 各種統計で得られた結果で永久保存の必要なもの
(15) 名誉町民及び褒賞に関する書類で重要なもの
(16) 町史編纂に関して参考となる書類及び図書
(17) 公有財産及び町債に関する重要な書類
(18) 地方交付税の算出等に関する書類
(19) 工事関係書類等で特に重要な書類(設計書面)
(20) 町長の事務引継書
(21) その他永久保存の必要があると認められるもの
2 10年保存
(1) 租税及びその他各種公課に関する書類
(2) 寄附受納に関する書類
(3) 台帳及び原簿で永久保存を要しないもの
(4) 職員の給料の支払等に関する書類
(5) 覚書に関する書類
(6) 工事執行伺及び入札等に関する書類で重要なもの
(7) 国庫補助事業及び県補助事業に関する書類
(8) 10年未満の計画期間を有する事業計画に関する書類
(9) その他10年保存の必要があると認められるもの
3 5年保存
(1) 予算要求資料(総務課所管のもの)
(2) 収入支出伝票、預金通帳等(会計課所管のもの)
(3) 物品の売買契約に関する重要な書類
(4) 各種団体等への補助金及び助成金に関する書類
(5) 各種会議資料で重要なもの
(6) 許可、認可、登録等の書類
(7) 各種証明に関する申請書類で例証となるもの
(8) 毎年発行される統計資料で行政執行上必要と認められるもの
(9) 町単独工事に関する書類(工事執行伺及び入札関係を含む。)
(10) 陳情、請願に関する書類(完結したものに限る。)
(11) 建築確認申請書
(12) 文書の受発簿
(13) その他5年保存の必要があると認められるもの
4 3年保存
(1) 国及び県等からの照会文書で毎年報告するもの
(2) 職員の勤務等に関する書類(出勤簿、出張命令簿、時間外勤務命令簿、休暇願簿等)
(3) 予算要求資料(総務課以外のもの)
(4) 官報及び県公報
(5) 契約期間を終了した各種契約書
(6) 収入支出伝票(会計課以外のもの)
(7) 税、使用料等の納付書
(8) その他3年保存の必要があると認められるもの
5 1年保存
(1) 一時の通知、照会等文書で他日参照を必要としないもの
(2) 軽易な報告書、届出書その他これらに類するもの
(3) 各種証明の申請書類で軽易なもの
(4) 会議等の資料で軽易なもの
(5) 各課間の軽易な往復文書
(6) ポスター、雑誌、新聞等で保存を要しないもの
(7) 永久保存、10年保存、5年保存及び3年保存に属しないもの
別記
