(目的)

第一条　この規程は、町長が保有する文書の取扱いに関し、別に定めがあるもののほか、必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第三条　文書の種類は、別表第一のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第四条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(文書管理組織等)

第五条　総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(文書取扱主任)

第六条　所属に文書取扱主任を置く。

(文書の整理及び取扱い)

第七条　文書は、常にその所在及びその処理の経過を明らかにし、滅失、損傷、紛失、盗難その他の事故を予防しなければならない。

(文書の受領及び配布)

第八条　到達した文書は、総務課長が受領するものとする。ただし、直接主務課に到達した文書については、主務課長が受領するものとする。

(電話等による収受及び報告)

第九条　電話又は口頭により受けた重要な事項及び会議等における重要な事項は、電話・口頭・会議等報告書(別記様式第三号)に記録し、報告するものとする。この場合においては、次条第一項の規定を準用する。

(収受の手続)

第十条　文書取扱主任は、総務課長から配布を受けた文書並びに主務課に直接到達した文書について、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、軽易な文書は文書管理システムに登録することを省略できる。

(ファクシミリによる収受)

第十一条　前条の規定は、本庁等におけるファクシミリで受領した文書の収受についても準用する。

(電子文書の収受)

第十二条　電子文書は、受信後文書管理システムを利用し処理するものとする。この場合、供覧処理は電子決裁によることができるものとする。ただし、文書管理システムが導入されていない部署にあっては、紙に出力し閲覧に供するものとする。

(起案)

第十三条　文書の起案は、起案用紙(別記様式第五号)に左横書きすることを原則とする。

(決裁区分の表示)

第十四条　起案者は、内灘町事務決裁規程(平成六年内灘町訓令第一号)別表第一から別表第二までに規定する専決事項の定めるところにより、あらかじめ不用と認められる決裁欄の区分を抹消して、決裁区分を明確にしなければならない。

(決裁等)

第十五条　起案文書又は閲覧に供する文書は、関係担当、関係主査、総括主査、課長補佐等、課長、部長及び副町長その他関係職員を経て町長の決裁又は供覧を受けなければならない。

(重要文書の持ち回り)

第十六条　起案文書又は閲覧に供する文書で特に重要なもの、秘密を要するもの及び緊急を要するものは、主務課長又は事務担当者が持ち回り、決裁又は供覧を受けなければならない。

(合議)

第十七条　他の部課に関係のある事案は、同一部内にあっては主務課長の、他の部にわたるものにあっては主務部長の決裁を経て、当該関係部課に合議しなければならない。

(起案文書の変更又は廃案)

第十八条　起案文書で決裁の趣旨が最初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例等の案の合議)

第十九条　条例、規則、訓令、告示及び公告の案は、総務課長に合議しなければならない。ただし、告示及び公告のうち、その文案について、あらかじめ総務課長の審査を受けているものについては、この限りでない。

(未処理文書の調査)

第二十条　主務課長は、毎月末日現在において、所属内の文書について調査し、特別の理由がなく未処理である文書について、処理の促進を図る措置を講じなければならない。

(公印及び電子署名の使用)

第二十一条　電子文書を除く発送文書は、原議書と契印をもって割印し、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(文書の審査)

第二十二条　総務課長及び主務課長は、公印又は電子署名使用の時に提示された発送文書中に違法、違式又は訂正すべき字句を認めるときは、所要の補正又は訂正をさせなければならない。

(文書分類表)

第二十三条　総務課長は、文書分類表(別表第三)を変更する必要が生じたときは、直ちに当該文書分類表を修正しなければならない。

(完結文書と未完結文書の区分)

第二十四条　文書は、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。

(完結文書の年度区分)

第二十五条　完結文書は、その完結した日の属する年度ごと(年度ごとに区分することが適当でないものは暦年ごと)に整理しなければならない。

(完結文書の整理方法)

第二十六条　完結文書は、指定ラベル(別記様式第六号)をはったファイリング用品に、整理しなければならない。

(電磁的記録の整理及び保管)

第二十七条　電磁的記録は、所属において年度別に整理し、電磁的記録の性質に応じて最も効率的な記録媒体に保管しなければならない。また、電磁的記録のうち電子情報の保管は、当該電子情報を管理するシステムにより行うものとする。

(文書索引)

第二十八条　ファイル(保存期間が一年以上の完結文書をとじ込むものに限る。)に複数の文書を綴込む場合は、文書索引(別記様式第七号)を添付しなければならない。ただし、他に文書の検索を行うことができるものがある場合は、この限りでない。

(文書の保存期間)

第二十九条　文書の保存期間は、法令等により別に定めがあるを除き、その利用度及び重要性等を考慮した上で、文書保存期間基準に基づき次のとおり定める。

(完結文書の保管)

第三十条　完結文書で保存を必要とするものは、事案の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算し一年間執務室で保管し、二年目及び三年目は各階の書庫で保管するものとする。ただし、保管期間中であっても総務課に移管することができる。

(文書台帳等の作成)

第三十一条　保管及び保存文書台帳の作成は、文書管理システムにより作成することができるものとする。

(保存文書の移管)

第三十二条　主務課長は、保管期間が経過した文書を、前条の規定により作成した保存文書台帳の写しを添えて、毎年度、総務課長が別に定める日までに移管しなければならない。ただし、電磁的記録並びに保存期間が三年以内の文書については、この限りでない。

(担当事務の変動に伴う文書等の引継ぎ)

第三十三条　主務課長は、その担当する事務が他の主務課長の担当する事務となったときは、当該事務に係る文書並びに保存文書台帳及び保管文書台帳を新たに当該事務を担当することとなった主務課長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第三十四条　完結文書は、マイクロフィルムにより保存することができるものとする。

(保存文書の借覧)

第三十五条　保存文書(第三十二条第三項の規定により保存している文書をいう。以下同じ。)を借覧しようとする職員は、所定の手続により行うものとする。

(書庫の管理)

第三十六条　本庁地下書庫は、総務課長が管理する。また、それ以外の各階の書庫及び出先機関の書庫は、担当主務課長が管理する。

(保存文書の廃棄)

第三十七条　本庁においては総務課長、出先機関にあっては主務課長(以下「総務課長等」という。)は、保存文書が所定の保存期間を経過したときは、その文書を廃棄するものとする。ただし、保存期間経過後、主務課より保存期間延長の申し出のあった文書については、総務課長と協議の上、保存期間を延長できるものとする。

(保管文書等の廃棄)

第三十八条　主務課において保管していた文書で所定の保存期間を経過したもの及び用済み後保存を必要としない文書は、主務課長が廃棄するものとする。ただし、保存期間経過後、保存期間の延長が必要な文書については、総務課長と協議の上保存期間を延長できるものとする。

(歴史的価値を有する文書の保存等)

第三十九条　前二条の規定により廃棄すべき文書(以下「廃棄文書」という。)のうち歴史資料として価値を有すものの取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(保存期間の特例)

第四十条　主務課長は、次の各号に掲げる文書については、第三十七条及び第三十八条に規定する保存期間の経過後においても、当該各号の区分に応じてそれぞれに定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

第四十一条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱い等に関し必要な事項は別に定める。