(趣旨)

第1条　この規程は、豊後高田市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の種類)

第2条　文書の種類は、次のとおりとする。

(適用)

第3条　学校における文書の取扱いは、別に定めるものを除き、この規程の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、常に丁寧に扱い、正確かつ迅速に処理し、事務が能率的に行われるようにしなければならない。個人情報等に関する文書は、特に注意して取り扱わなければならない。

(文書管理者及び職務)

第5条　学校に、文書管理者を置き、校長をもって充てる。

(文書取扱者及び職務)

第6条　文書管理者の事務を補佐させるため、学校に文書取扱者を置く。

(収受)

第7条　学校に到達した文書は、文書取扱者において収受するものとする。ただし、収受すべきでない文書については返送し、親展文書は、開封せずに名あて人に配布する。

(供覧)

第8条　収受文書は、上欄の受付印の右隣に供覧印(第3号様式)を押し、供覧する。

(配布)

第9条　供覧後の文書は、文書取扱者が豊後高田市立学校管理規則(平成17年豊後高田市教育委員会規則第16号)第23条に規定する校務の分掌により定められた職員(以下「担当者」という。)に配布する。

(処理)

第10条　担当者は、文書を配布されたときは、関係職員と協議の上、速やかに処理しなければならない。

(起案)

第11条　担当者は、法令の規定等に基づき回答、報告、申請又は届けを要する文書その他必要な文書を、所定の時期に、所定の様式に従って起案しなければならない。

(回議)

第12条　担当者は、起案文書に必要に応じて関係資料等を添付し、これを回議しなければならない。この場合において、その起案文書の内容が校務運営上特に重要であるときは、持回りにより回議しなければならない。

(決裁)

第13条　起案文書は、校長の決裁を受けなければならない。

(浄書)

第14条　担当者は、前条の規定による決裁を受けた文書(以下「決裁文書」という。)を浄書し、決裁文書とともに豊後高田市教育委員会公印規則(平成17年豊後高田市教育委員会規則第9号。以下「公印規則」という。)に定める公印保管者に提示しなければならない。

(公印の押印)

第15条　公印保管者は、前条の規定により浄書された文書の提示があったときは、次の事項に留意し、公印を押印するものとする。ただし、公印規則に定める公印保管者が、公印省略と認めたときは、この限りではない。

(発送)

第16条　文書取扱者は、前条の規定により公印の押印がなされたとき又は公印省略と認められたときは、次に掲げる手続により文書を発送しなければならない。

(経路)

第17条　往復文書の処理の経路は、文書処理経路表(別表)に掲げるとおりとする。

(完結及び分類)

第18条　完結した文書(以下「完結文書」という。)は、教育長が別に定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)に基づき、件名簿の区分欄に分類番号を記入し、文書ファイルにとじる。

(保管)

第19条　完結文書は、文書取扱者が所定の場所に保管し、適切に管理しなければならない。

(表簿の作成)

第20条　文書管理者は、表簿ごとに担当者を定めるものとする。

(校内文書の作成)

第21条　校内文書の作成に当たっては、校務分掌上の担当者が事案の関係者と十分協議し、その責任関係を明確にするために、配布期日及び係名を明記しなければならない。

(校内文書の処理)

第22条　校内文書は、校務分掌上の担当者又は文書管理者が指定した職員が編てつするものとする。

(保管)

第23条　文書の保管は、当該年度又は当該年の文書について行うものとする。

(保存)

第24条　前条の規定により保管された文書は、年度末において編集する。ただし、その年度で編集するに適さないものは、累年で編集することができる。

(閲覧)

第25条　職員は、前2条の規定により保管又は保存された文書を閲覧しようとするときは、文書取扱者に申し出るものとする。

(廃棄)

第26条　保存年限が経過した文書は、速やかに、かつ、確実な方法で廃棄しなければならない。

(その他)

第27条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。