○八戸市文書取扱規程
平成5年3月31日
規程第8号
第1章 総則
(この規程の趣旨)
第1条 この規程は、別に定めのあるものを除くほか、当市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館等において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(2) 文書 文書等のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて電磁的記録媒体に記録されているもの(総合行政ネットワーク文書を除く。)をいう。
(4) 総合行政ネットワーク 地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続したネットワークをいう。
(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が行われ交換される電子文書をいう。
(6) 電子署名 電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
(文書等取扱いの原則)
第3条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(文書取扱責任者)
第4条 課室等(以下単に「課」という。)に文書取扱責任者1人を置く。
2 課の長(以下「課長」という。)は、職員のうちから文書取扱責任者を指名し、文書主管課長に報告しなければならない。
3 文書取扱責任者は、当該課の文書等に関する次に掲げる事項を処理するものとする。
(1) 文書等の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書等の処理の促進に関すること。
(3) ファイリング・キャビネット内のガイド、個別フォルダー及び文書の整理に関すること。
(4) 完結した文書等の編集、整理及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書等の処理に関し必要な事項
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例
イ 規則
(2) 公示文書
ア 告示
イ 公告
(3) 令達文書
ア 規程
イ 訓令
ウ 指令
エ 達
(4) 一般文書
往復文書及び部内文書その他の文書で法規文書、公示文書及び令達文書以外のもの
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(文書等の集配)
第6条 文書等の集配は、文書主管課の職員が適宜行うものとする。ただし、大量の印刷物、小包等でその集配が困難な場合は、この限りでない。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(文書等の取扱いに必要な帳票)
第7条 文書等の取扱いに必要な帳票等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 文書処理簿(別記第1号様式)
(2) 金券処理簿(別記第2号様式)
(3) 特殊文書受領簿(別記第3号様式)
(4) 収受印(別記第4号様式)
(5) 金券添付印(別記第5号様式)
(6) 郵便切手受払簿(別記第6号様式)
(7) 使送(送付)簿(別記第7号様式)
(一部改正〔平成14年規程1号・19年5号・23年2号〕)
(収発記号等)
第8条 文書処理簿に記入する文書には、収発記号、収発番号及び分類記号を付さなければならない。
2 収発記号は、八戸市及び当該課の頭文字を用いるものとする。ただし、課の頭文字によりがたいときは、当該課長が文書主管課長と協議して定めるものとする。
3 収発番号は、会計年度及び各課ごとの一連番号によるものとする。ただし、同一事件については、当該事件が完結するまで同一の番号を用いるものとする。
4 第1項の規定にかかわらず、軽易な文書については、収発番号に代えて「号外」の文字を付するものとする。
5 分類記号は、別に定める文書分類表によるものとする。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(公布番号及び令達番号)
第9条 法規文書、公示文書及び令達文書には、文書主管課に備え付けてある公布令達文書番号簿(別記第8号様式)により、番号を付さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、文書主管課長が特に必要があると認める課の令達文書(指令及び達に限る。)には、当該課に備え付けてある公布令達文書番号簿により、番号を付すことができる。
3 前2項の番号は、別に定めるものを除き、暦年(指令及び達については会計年度)ごとの一連番号によるものとする。
(一部改正〔平成23年規程2号・28年15号〕)
(議案番号)
第10条 議会議案には、文書主管課に備え付けてある議案番号簿(別記第9号様式)により番号を付さなければならない。
2 前項の番号は、暦年ごとの一連番号によるものとする。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
第2章 文書等の受領、収受及び配布
(全部改正〔平成23年規程2号〕)
2 執務時間外に到着した文書等の取扱いは、八戸市職員の時間外勤務及び宿日直勤務等規程(昭和31年八戸市規程第9号)の定めるところによるものとする。
(一部改正〔平成14年規程1号・19年5号・23年2号〕)
(文書等の配布)
第12条 文書主管課の職員は、前条の規定により受領した文書等を、配布先が不明である場合を除き、閉封のまま当該課の文書取扱責任者に配布しなければならない。
2 文書等を配布する場合において、2以上の課に関連する文書等については、その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において、当該課を定めがたいときは、上司の指示を受けなければならない。
(一部改正〔平成18年規程4号・23年2号〕)
(特殊文書の配布)
第13条 文書主管課の職員は、受領した文書等に次に掲げるものがあるときは、特殊文書受領簿に必要な事項を記載して当該課長が指定する職員に配布し、その受領印を受けなければならない。
(1) 書留、配達証明等による文書
(2) 訴訟、審査請求等到達の日時が権利の得喪に関わる文書
(3) 開封した文書で現金、有価証券又は金券を添付したもの
(4) その他特殊な取扱いを要する文書
(追加〔平成23年規程2号〕、一部改正〔平成28年規程7号〕)
(文書等の収受)
第14条 前3条の規定により文書等を受領し、又は文書等の配布を受けた当該課の文書取扱責任者は、当該文書等を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、親展、秘扱い等の表示のあるものを除き、全て開封し、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出書類を除き、発信者名の上欄余白に収受印を押し、文書処理簿に必要事項を記入すること。ただし、軽易な文書及び常例的な文書は、その記入を省略するものとする。
(2) 親展文書等は、閉封のまま、あて名人に直接配布すること。この場合において、あて名人は、配布を受けた親展文書が秘密に属しないときは、当該文書の欄外余白に認印を押し、封筒を添えて一般文書の手続により処理しなければならない。
(3) 現金、有価証券及び金券を添付した文書は、発信者名の上欄余白に金券添付印を押し、金券処理簿に必要事項を記入すること。
(追加〔平成23年規程2号〕)
(電子文書の受信及び配信)
第15条 前4条の規定にかかわらず、電子文書の収受処理は、通信回線を利用して行うことができるものとし、その方法は、次に定めるところによる。
(1) 当市の代表送受信装置で受信した電子文書は、文書主管課長が主管課に配信するものとする。
(2) 各課の送受信装置で受信した当該課に係る電子文書は、当該課の文書取扱責任者が収受処理を行うものとする。
(3) 前号の場合において、受信した電子文書が他の主管課に係るものである場合は、当該電子文書を当該主管課に配信しなければならない。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上の誤りがないときは受領通知を、形式上の誤りがあるときは否認通知をそれぞれ送信すること。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
第3章 文書等の処理
(一部改正〔平成19年規程5号〕)
(収受した文書等の処理)
第17条 文書取扱責任者は、文書等(親展文書を除く。次項において同じ。)を収受したときは、当該文書等を課長の査閲に供しなければならない。
(1) 重要な文書等で上司の指示により処理する必要のあるもの
(2) 当該文書等の処理について調査等のため日時を要するもの
(一部改正〔平成18年規程4号・23年2号〕)
2 前項の規定により総合行政ネットワーク文書を用紙に出力した場合は、当該用紙の収受印の下及び文書処理簿に「LGWAN文書収受」と明記しなければならない。
3 第1項に規定する電子文書及び総合行政ネットワーク文書の収受日は、これらの着信を確認した日とする。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
(主管でない配布文書等の取扱い)
第19条 文書取扱責任者は、配布を受けた文書等が当該課の主管でないと認められるときは、直ちに主管課に回付しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(収受文書の処理期限)
第20条 配布を受けた文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(口頭受理の取扱い)
第21条 口頭又は電話により受理した事項で文書により処理する必要のあるものは、口頭受理書(別記第10号様式)により処理しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(1) 起案の理由、趣旨、方針等を明記すること。
(2) 必要に応じ、参考資料、関係法規の抜粋等を添えること。
(3) 文章は、努めて平易簡明にし、訂正をした場合は、当該箇所に認印を押すこと。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(帳票等による処理)
第23条 常例的な文書は帳票により処理するものとし、軽易な文書及び訂正を命ずるものは付せん(別記第12号様式)により処理するものとする。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(1) 市長の決裁を要するもの 市長
(2) 副市長が専決できるもの 副市長
(3) 所長が専決できるもの 所長
(4) 部長が専決できるもの 部長
(5) 次長が専決できるもの 次長
(6) 課長が専決できるもの 課長
(全部改正〔平成17年規程6号〕、一部改正〔平成19年規程5号・20年7号・23年2号〕)
2 文書主管課長は、前項の審査の結果訂正すべき箇所が多数あるときは、起案者に返付し再提出させなければならない。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(合議)
第26条 起案の内容が他の部課に関連する文書(以下「合議文書」という。)の場合は、当該関係部課に合議しなければならない。
2 合議は、主管の部課を最初とし、関係の深い課から順次行わなければならない。
3 合議文書について関係課の意見が異なる場合は、当該関係課で協議し、意見が一致しないときは、当該意見を記入した付せんを添えて上司の指示を受けなければならない。
4 合議文書の回議中原案を加除訂正したときは、当該箇所に認印を押し、特に重要な事項を訂正したときは、欄外にその理由を記入して押印しなければならない。
5 合議文書は、直ちに処理することとし、調査等のため日時を要するときは、起案課にその旨連絡しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(合議文書の処理後の供覧)
第27条 合議文書について緊急に処理を要する場合で、合議のいとまがないときは、上司の決裁を得て処理した後、当該合議文書を関係課に供覧しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(合議文書再供覧の明示)
第28条 合議文書について、合議を受けた課において再供覧を要するときは、当該文書にその旨を明示しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(変更又は廃止した原案の通知)
第29条 重要な合議文書で上司の命により当該原案を著しく変更し、又は廃止したときは、起案者がその旨を合議先に通知しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
第4章 浄書及び発送
(浄書の外注の合議)
第30条 各課において浄書の外注をしようとするときは、当該文書について文書主管課長の審査を受けなければならない。ただし、第25条第1項の規定により文書の審査を受けたものについては、この限りでない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(発信者名)
第31条 文書の発信は、市長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内又は出先機関あての文書は、副市長名、部長名若しくは課長名又は部課名を用いることができる。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号・24年3号〕)
(発送文書の公印及び割印)
第32条 発送文書には、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認められるものには、これを省略することができる。
2 発送文書で特に重要なものには、割印を押さなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(電子署名)
第33条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を総合文書ネットワークの電子文書交換システムにより発信する場合にあっては、公印及び割印に代えて電子署名を行わなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
2 電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に当該決裁文書を添えて文書主管課長に提示し、電子署名を行うことを請求するものとする。
3 文書主管課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該決裁文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
(発送の手続)
第34条 文書等の発送は、各課において、次に掲げるところにより、所定の時刻までに行わなければならない。
(1) 発送文書は、郵便料金計器で処理すること。
(2) 前号の規定により処理した文書は、当該処理した日に発送すること。
2 一時に多量の文書等を発送するときは、当該文書取扱責任者は、発送予定日の3日前までに、その旨を文書主管課に連絡しなければならない。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
第35条 前条第1項の規定にかかわらず、軽易な文書等及び総合行政ネットワーク文書の発送は、市が所管する送受信装置から通信回線を利用して送信することにより行うことができる。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
第36条 使送により文書を発送するときは軽易なものを除き、使送簿又は送付簿により配布の手続をすること。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第37条 文書は、事件がすべて完結するまで順次整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 課長及び文書取扱責任者並びに文書主管課の職員は、常に事務処理の促進を図るよう未処理文書の整理に努めるものとする。
3 事件が完結したときは、当該文書に「完結」と朱記し、直ちに起案文書及び文書処理簿に完結年月日を記入しなければならない。
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(完結した文書の編集及び保存)
第38条 完結した文書の編集及び保存は、八戸市文書編集保存規程(昭和39年訓令第2号)に定めるところによる。
(一部改正〔平成19年規程5号・23年2号〕)
(準用)
第39条 本章の規定は、第18条の規定により用紙に出力された電子文書及び総合行政ネットワーク文書の整理並びに保存について準用する。
(追加〔平成19年規程5号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
附則
1 この規程は、平成5年4月1日から施行する。
2 八戸市事務取扱規程(昭和31年八戸市規程第3号)は、廃止する。
附則(平成7年10月26日規程第5号)
この規程は、平成7年11月1日から施行する。
附則(平成14年3月18日規程第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月31日規程第5号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月30日規程第6号)
この規程は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成18年3月31日規程第4号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日規程第5号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第21条第1項第3号の改正規定は、同年3月31日から施行する。
附則(平成20年3月31日規程第7号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日規程第5号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月29日規程第2号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月28日規程第3号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日規程第7号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年12月28日規程第15号)
この規程は、平成29年1月1日から施行する。
(全部改正〔平成23年規程2号〕)
(全部改正〔平成14年規程1号〕、一部改正〔平成23年規程2号〕)
(全部改正〔平成23年規程2号〕)
(一部改正〔平成14年規程1号・23年2号〕)
(一部改正〔平成14年規程1号・23年2号〕)
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(一部改正〔平成14年規程1号・23年2号〕)
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(一部改正〔平成23年規程2号〕)
(一部改正〔平成18年規程4号・19年5号・23年2号〕)
(全部改正〔平成7年規程5号〕、一部改正〔平成14年規程1号・18年4号・19年5号・23年2号〕)
(一部改正〔平成14年規程1号・18年4号・23年2号〕)
